PROCEDIMIENTO N 012 EGASA Revisión N 4 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN DE EGASA

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1 PROCEDIMIENTO N 012 EGASA Revisión N 4 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN DE EGASA 1. OBJETIVO El presente procedimiento establece los pasos a seguir para la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y control del Plan de EGASA. 2. ALCANCE Esta norma alcanza en su aplicación de manera directa a: - Gerencia de Administración y Finanzas - Departamento de Recursos Humanos - Departamento de Finanzas y de manera indirecta a todas las dependencias y personal de EGASA. 3. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN - Identificación de Necesidades de - Requerimiento de - Evaluación de Logros de la 4. APROBACIÓN, DIRECCIÓN Y DIFUSIÓN - Aprobación : Gerencia General - Supervisión General : Gerencia de Administración y Finanzas - Implementación y Ejecución : Dpto. Recursos Humanos - Divulgación y Actualización : Dpto. Organización y Métodos e Información 5. NORMAS ESPECÍFICAS 5.1 El Plan contiene los requerimientos y necesidades de capacitación del personal de EGASA que hayan sido debidamente identificados, sustentados y aprobados por los niveles jerárquicos correspondientes. 5.2 El Departamento de Recursos Humanos llevará el control del Plan, reportando a la Gerencia General y Gerencias de Área, la información mensual sobre: - Porcentaje de cumplimiento del Plan en forma general y por áreas. - Porcentaje de ejecución del Presupuesto de en forma general y por áreas. - Horas de capacitación brindadas por dependencia y trabajador. - Otros adicionales que señale la Alta Dirección.

2 5.3 La decisión de selección de las instituciones o especialistas a cargo de los programas de capacitación será coordinada por el Departamento de Recursos Humanos con los usuarios de los mismos, proceso en el cual primará la calidad de los contenidos, la experiencia y seriedad de la institución y ponentes, sobre la oferta económica, sin que ello signifique dejar de cautelar los intereses económicos de la Empresa. 5.4 Todos los programas y cursos de capacitación serán conducidos única y exclusivamente por Recursos Humanos de manera integral, cargándose a la partida presupuestal correspondiente a capacitación. 5.5 Sólo podrá proceder el pago a proveedores por concepto de capacitación, en sus diversas formas, si el comprobante de pago correspondiente cuenta con la conformidad expresa de Recursos Humanos. 5.6 Recursos Humanos es responsable de la labor de seguimiento correspondiente para velar que todos los pasos del presente procedimiento sean cumplidos de manera oportuna y adecuada. 5.7 La aceptación o solicitud de la capacitación es un acto potestativo del trabajador, que se convierte en obligatorio cuando éste la acepta o cuando es requisito indispensable para el cumplimiento de las funciones asignadas a éste. La negación a participar en un proceso de capacitación por parte de los trabajadores sólo es posible cuando exista una razón justificada, la que deberá ser presentada por escrito al Departamento de Recursos Humanos con el V B de su jefatura inmediata. 5.8 El trabajador que acepta participar en un evento de capacitación está obligado a: - Asistir obligatoriamente a todas las fechas de su desarrollo, salvo causa de fuerza mayor debidamente autorizada por su jefe inmediato. - No abandonar la capacitación, salvo casos de urgencia o emergencia laboral o personal debidamente acreditadas. - Aprobar los procesos evaluativos que considere el programa de capacitación. De no cumplir con lo citado anteriormente, el trabajador queda expuesto a que EGASA le haga cargo del costo de la capacitación que le correspondiese.

3 6.0. PROCEDIMIENTO PASO N LABOR A REALIZAR 1 El Departamento de Recursos Humanos durante la elaboración del presupuesto del ejercicio siguiente, solicitará a los jefes de cada dependencia de EGASA, la identificación de necesidades de capacitación del personal a su cargo, con su respectivo presupuesto, que será la base para la formulación del Plan de. 2 Cada Jefatura en coordinación con sus trabajadores procesará el formato Identificación de Necesidades de, en el que se consignará la siguiente información: - Temas sobre los cuales necesitan capacitación y/o cursos específicos requeridos, con indicación de la institución que los dicta, inversión y fecha requerida. - Sustento de la necesidad y beneficios a obtenerse con la capacitación. (Objetivos). Hará visar el formato Identificación de Necesidades de por el Gerente de Área y lo remitirá al Departamento de Recursos Humanos 3 Recursos Humanos recibirá los formatos Identificación de Necesidades de de los trabajadores de EGASA y procederá a elaborar el Plan y el Presupuesto, presentando ambos documentos a la Gerencia de Administración y Finanzas para su revisión en la oportunidad establecida por dicha Gerencia. 4 La Gerencia de Administración y Finanzas revisará el Plan, procediendo a su aceptación y presentación ante la Gerencia General. El Presupuesto será remitido a Finanzas para ser incluido en el Presupuesto General de la Empresa. 5 Gerencia General, previa revisión, procederá a aprobar el Plan mediante Resolución, comunicando este hecho a Recursos Humanos. 6 El Departamento de Recursos Humanos, a la recepción de la Resolución que aprueba el Plan, comunicará a todas las Gerencias de la empresa y lo pondrá en ejecución, llevando los controles y emitiendo los reportes que se detallan en el numeral 5.2 de la presente normativa.

4 PASO N LABOR A REALIZAR 7 La Gerencia de Área de la que depende el trabajador que requiere asistir a un evento de capacitación, a pedido de la jefatura inmediata del trabajador, generará a través del Sistema de Presupuestos, el documento Requerimiento de consignando la información correspondiente contenida en el sistema, haciéndola validar por Recursos Humanos, quien verificará que el evento de capacitación esté contenido en el Plan y que cuente con el presupuesto necesario. 8 Con la conformidad de Recursos Humanos y de la jefatura inmediata del trabajador, la Gerencia de Área consignará su V B en el Requerimiento de y lo presentará a la Gerencia General para su aprobación final. 9 Gerencia General evaluará la solicitud, aprobándola o procediendo a denegarla, según sea el caso. 10 Requerimiento de es aprobado? 10A No.- Continúa en el Paso N 16 10B Sí.- Remite Requerimiento de a Recursos Humanos y continúa en el paso siguiente. 11 El Departamento de Recursos Humanos procederá a efectuar los trámites de inscripción del(os) trabajador(es) y/o de la contratación del servicio correspondiente, comunicando al trabajador la fecha de inicio, lugar de la capacitación y horario de la misma. 12 El Departamento de Recursos Humanos efectuará el seguimiento correspondiente para verificar que el programa/curso se realice en las mejores condiciones, velando porque éstas se cumplan, así como los pagos contractuales acordados. 13 El trabajador al término de la capacitación entregará a Recursos Humanos copia fotostática de la certificación correspondiente para ser incluida en su legajo personal. 14 El Departamento de Recursos Humanos mensualmente emitirá los reportes de control y evaluación de las capacitaciones programadas y ejecutadas, así como del avance en la ejecución presupuestal correspondiente a capacitación en general. 15 El Departamento de Recursos Humanos, en el mes de diciembre de cada año, emitirá un récord de la capacitación anual impartida a cada trabajador, haciéndola llegar a cada jefatura.

5 16 Cada jefatura inmediata a la recepción del récord de capacitación de su personal, emitirá el formato Evaluación de Logros de la, consignando los beneficios obtenidos como producto de la capacitación recibida por su personal, y remitiéndolo a Recursos Humanos. 17 Recursos Humanos revisa los formatos recibidos, los analiza y sugiere a las jefaturas correspondientes, de ser el caso, opciones de capacitación específicas para trabajadores que así lo requieran, para su inclusión en el Plan de del siguiente ejercicio. 18 Término del procedimiento. APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N 202/2009-EGASA DEL 16 DE DICIEMBRE DEL 2009

6 Código Trabajador IDENTIFICACION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Apellidos y Nombres FECHA / / Cargo Gerencia División Departamento NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PARA PROGRAMACION Tema Justificación Institución Sugerida Fecha Probable Inversión Estimada JEFE INMEDIATO GERENTE DE ÁREA

7 REQUERIMIENTO DE CAPACITACIÓN FECHA / / GERENCIA DIVISION DEPARTAMENTO OBJETIVOS DE LA CAPACITACION Objetivos y Metas de SGI Mejora de Procesos Elevar el Nivel de Competencia Detalle : CODIGO PARTICIPANTES EVENTOS INSTITUCIÓN CIUDAD FECHAS HORARIO N DE HORAS INVERSION JEFE INMEDIATO GERENTE DE AREA GERENTE GENERAL

8 Curso o Programa de EVALUACION DE LOGROS DE LA CAPACITACION Fecha / / Institución que Brindó la Fecha Logros Esperados Cumplimiento Objetivos y Metas SGI Mejora de Procesos Incremento del Nivel de Competencia Otros (Especifique): Dependencia Evaluador Cargo del Evaluador EVALUACIÓN DE LOGROS OBTENIDOS TRABAJADOR Sobresaliente Bueno Aceptable Observaciones y Comentarios FIRMA EVALUADOR Fecha : / /

9 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN RECURSOS HUMANOS JEFATURA INMEDIATA GERENCIA DE ÁREA G. ADM. Y FINANZAS GERENCIA GENERAL INICIO Solicita Identificación de Necesidades de Determina con trabajadores Necesidades de Identificación de Necesidades de Genera requerimiento y lo hace validar por RR.HH. 1 Recibe y analiza Plan 1 Plan Elabora Plan y Presupuesto Lo hace aprobar por Gerente de Área y lo remite a RR.HH. Requerimiento de Recibe, analiza y valida Plan Aprueba Plan con Resolución 2 Recibe Resolución que aprueba Plan Comunica a las dependencias de la empresa Trabajador requiere asistir a de acuerdo al plan Solicita a Ger. de Área que genere Requerimiento de Remite requerimiento aprobado a Gerencia General Plan Envía Plan Anual de a Gerencia General Remite Resolución que aprueba Plan 2 4 Efectúa trámites de inscripción y verifica participación Efectúa seguimiento y vela porque se cumpla objetivos Trabajador asiste a capacitación y envía a RR.HH. certificación Recibe requerimiento y lo autoriza o deniega Emite reportes periódicos sobre ejecución de capacitaciones Recibe certificación y la incluye en el Legajo Personal 3 No Lo autoriza? Sí En diciembre emite Récord de Récord de Recibe Récord de Genera Evaluación de Logros de la Requerimiento de 3 TERMINO Analiza logros y sugiere opciones de capacitación, de ser el caso Evaluación de Logros de la 4

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