Trámite de Viáticos. Comprende desde la Solicitud y Aprobación del Requerimiento de Viáticos hasta el Pago de Viáticos y Archivo de la cuenta.

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1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Definir los pasos a seguir para la solicitud y trámite de viáticos para el personal asignado a realizar labores propias de sus cargos en representación de la de Pamplona. Comprende desde la Solicitud y Aprobación del Requerimiento de Viáticos hasta el Pago de Viáticos y de la cuenta. 2. Responsable El responsable de la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Director Administrativo de la. 3. Definiciones 3.1 Viáticos Subvención en dinero para gastos de manutención y alojamiento cuando una persona ejerce su función en un lugar diferente al pactado en el contrato de trabajo. 3.2 CDP Certificado de Disponibilidad. Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de la aprobación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000/2000. Sistemas de Gestión de La Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Solicitud y Aprobación Responsable: Funcionario Solicitante del Requerimiento de Viáticos Los líderes de procesos misionales (Academia, Investigación e Interacción Social), de apoyo o de evaluación y control mediante el FGT-14 Carta a través del correo electrónico, solicitan a la rectoría la autorización para los viáticos requeridos Para Convenios y Contratos debe solicitarse con ocho (8) días de anticipación y el visto bueno está sujeto al análisis previo del flujo de caja. El tiempo promedio para la aprobación por parte de los líderes de proceso es de un día. Elaboró Aprobó Validó María Teresa Silva León Ramiro Prato Flanklin Maria Victoria Bautista Bochagá Fecha 20 de Enero de 2011 Fecha 21 de Enero de 2011 Fecha 24 de Enero de 2011

2 Página 2 de Autorización de Viáticos Responsable: Ordenador del Gasto El ordenador del gasto en un tiempo máximo de dos días dará la autorización o rechazo de la solicitud. En caso de aprobación, remite y comunica la autorización al Dirección Administrativa de la mediante correo electrónico a la dirección o en medio físico, envía copia a los líderes de procesos misionales (Academia, Investigación e Interacción Social), de apoyo o de evaluación y control o Coordinador del Convenio o Contrato solicitante para la continuación del proceso; si se presenta un rechazo comunica a los líderes de procesos misionales (Academia, Investigación e Interacción Social), de apoyo o de evaluación y control o coordinador del Convenio o Contrato solicitante con su observación, con el fin de tomar las medidas necesarias para realizar los ajustes si dieran lugar a los mismos, o el rechazo radical. Responsable: Funcionario en 4.3 Constancia de Cumplimiento Comisión Una vez autorizada la comisión por parte del ordenador del gasto, el funcionario solicitante debe descargar el FDE.DA-04 Constancia de Cumplimiento, imprimirlo y presentarlo a la entidad o persona ante la cual realiza la comisión para su diligenciamiento. 4.4 Liquidación y Trámite de Viáticos Responsable: Técnico Administrativo s Dirección Administrativa Recepciona la autorización de la comisión por parte del ordenador del gasto ya sea por la dirección de correo o en medio físico, verifica si cumple con los requisitos, procede a su liquidación teniendo en cuenta la normatividad vigente y según lo descrito en el presente procedimiento, en un tiempo de dos días hábiles. Para el personal docente y para órdenes de prestación de servicios, aplica el Decreto No del 26 de Abril de 2010, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública e igualmente el correspondiente a cada vigencia. Para el personal administrativo aplica la Resolución No del 17 de Enero de 2006, emanada de la Rectoría de la. Asigna el número de la Resolución de Viáticos. Solicita la disponibilidad presupuestal, adjuntando el FDE.DA-03 Liquidación de Viáticos, debidamente diligenciado dejando evidencia en el Libro Radicador Viáticos.

3 Página 3 de Elaboración del Certificado de Responsable: Técnico de Presupuesto Disponibilidad Recepciona FDE.DA-07 Solicitud de Disponibilidad junto con el FDE.DA-03 Liquidación de Viáticos. Ingresa al Aplicativo TNS Módulo Presupuesto, en la opción Egresos Disponibilidad y ejecuta la actividad según el manual del usuario, genera el FGP-04 Certificado de Disponibilidad, imprime el original, lo presenta a la líder del proceso de Gestión y Contable para la revisión, si no existe ninguna observación lo firma y lo entrega para la elaboración del FGP-23 Registro. 4.6 Elaboración del Registro Responsable: Auxiliar de Presupuesto y Técnico de Presupuesto y Contabilidad Toma el FGP-04 Certificado de Disponibilidad, y el FDE.DA-03 Liquidación de Viáticos, Ingresa al Aplicativo TNS Módulo Presupuesto, en la opción Egresos Registro y ejecuta la actividad según el manual del usuario y genera el FGP-23 Registro, con el nombre de la persona autorizada para la comisión. Imprime el original del FGP-23 Registro para anexarlo a los soportes; lo presenta a la líder del proceso de Gestión y Contable para la revisión y la entrega al Analista Contable para la elaboración del FGP-32 Orden de Pago. Responsable: Analista de Contabilidad y 4.7 Elaboración de la Orden de Pago Técnico de Contabilidad Toma el FGP-04 Certificado de Disponibilidad, y el FDE.DA-03 Liquidación de Viáticos y el FGP-23 Registro. Ingresa al Aplicativo TNS Módulo Presupuesto, en la opción Egresos Definitiva y ejecuta la actividad según el manual del usuario, genera e imprime el FGP-32 Orden de Pago. Lo entrega a la líder del proceso para su revisión y si no existe ninguna observación firma el FGP-23 Registro y le coloca el visto bueno al FGP-32 Orden de Pago, lo entrega al auxiliar de presupuesto quien radica en el libro radicador de Cuentas y hace entrega a la Dirección Administrativa dejando soporte en el libro radicador de cuentas. 4.8 Elaboración de Resolución de Responsable: Técnico Administrativo de Viáticos para su Aprobación la Dirección Administrativa Recibida la cuenta, (IGP-01 Expedición del Certificado de Disponibilidad, PGP-02 Ejecución de Gastos e IGP-18 Elaboración Definitiva ), elabora la Resolución incluyendo el número, rubro y nombre de rubro del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Hace entrega al líder del proceso para su correspondiente aprobación y legalización quien aprueba y legaliza la resolución mediante la firma. Legalizada la Resolución de Viáticos remite los documentos al

4 Página 4 de 5 de la para la continuación del proceso según lo establecido en el presente documento, en un tiempo de un día hábil, dejando evidencia en el libro radicador. 4.9 Pago de Viáticos y de la Cuenta Responsable: Técnico Administrativo, Auxiliar Administrativo, Una vez el funcionario haya cumplido el tiempo de la comisión debe entregar el FDE.DA- 04 Constancia de Cumplimiento en la Oficina de para anexarla a la cuenta y efectuar el pago. Revisa la documentación y verifica que los soportes estén completos. el pago por el Ordenador del Gasto, lo presenta al Director(a) de para su conocimiento, registra la cuenta en el libro radicador y lo entrega al Técnico Administrativo para la elaboración del cheque o consignación por giro electrónico, quien realiza la actividad según lo establecido en el IPT-01 Comprobante de Egreso. Realizado el pago el auxiliar administrativo entrega la cuenta al auxiliar administrativo de archivo para el trámite correspondiente. NOTA: Para todos los efectos se aplicará el Acuerdo 095 del 08 de Septiembre de 2003 en la ejecución del presente procedimiento. 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario - NTC ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos - NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. - NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. - Acuerdo 095 del 08 de Septiembre de Decreto No.1398 del 26 de Abril de Departamento Administrativo de la Función Pública. - Resolución No.0036 del 17 de Enero de 2006, Oficina de Rectoría - PGP-02 Ejecución de Gastos - IGP-01 Expedición del Certificado de Disponibilidad - IGP-18 Elaboración Definitiva - IPT-01 Comprobante de Egreso - Ley 962 de 2005 Antitrámites 6. Historia de Modificaciones Versión 00 Naturaleza del Cambio Acta 002 del 20 enero de 2011 Fecha de Aprobación Fecha de Validación 21 de enero de de enero de 2011

5 Página 5 de 5 7. Administración de Formatos Código FDE.DA-03 FDE.DA-04 FDE.DA-07 FGT-14 FGP-04 FGP-23 FGP-32 Nombre Liquidación de Viáticos Constancia de Cumplimiento Solicitud de Disponibilidad Carta Certificado de Disponibilidad Registro Orden de Pago Responsable del Almacenamiento Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final 8. Anexos. No Aplica

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