Toma de Acciones Preventivas

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1 Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Identificar, dimensionar, analizar y iminar las causas de las No Conformidades Potenciales, detectadas en Sistema de Pamplona, definiendo las acciones que permitan mitigar cualquier impacto causado y emprender las acciones preventivas necesarias. Comprende desde la identificación de la necesidad de toma de Acciones Preventivas hasta archivo de la documentación en cada proceso. 2. Responsable El Administrador d Sistema debe garantizar entrenamiento y la correcta ejecución de este procedimiento por parte d líder de cada uno de los procesos. 3. Definiciones 3.1 Acción Preventiva Acción tomada para iminar la causa de una no conformidad (3.6.2) potencial u otra situación potencial no deseable NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva (3.6.5) se toma para prevenir que vuva a producirse 3.2 Efectividad Medida d impacto de la gestión tanto en logro de los resultados planificados, como en manejo de los recursos utilizados y disponibles. NOTA: La medición de la efectividad se denomina en la ley 872 de 2003 como una medición d impacto. 3.3 Verificación Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. Las demás definiciones que aplican para presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO-9000:2005. Sistema Fundamentos y Vocabulario. Elaboró Aprobó Validó Firma Mab Johana Coron Acevedo Firma Maria Victoria Bautista Bochagá Firma Maria Victoria Bautista Bochagá Fecha 8 de Abril de 2011 Fecha 12 de abril de 2011 Fecha 15 de Abril de 2011

2 Página 2 de 6 4. Contenido 4.1 Identificación de la Necesidad de Responsable: Grupo de Mejoramiento Toma de Acciones Preventivas de Cada Proceso Se pueden identificar acciones preventivas generadas por: El impacto de los resultados de los procesos en la ejecución de sus actividades o logro de los objetivo Observación de los Auditores Interno No conformidad potencial o riesgo Sugerencias de las partes interesadas (clientes, proveedores, entes de control, entre otros) Análisis de las quejas, reclamos y sugerencias Tendencias no deseadas de los indicadores. Decisiones de la Revisión por la Dirección Responsable: Grupo de Mejoramiento 4.2 Análisis de las Causas d Proceso El líder d proceso y su equipo de trabajo realizan un análisis de las posibles causas que generarían la no conformidad potencial identificada o riesgo con fin de tomar acciones preventivas o darle tratamiento al riesgo utilizando las técnicas para análisis de causas como: Lluvia de Ideas Matriz DOFA Diagrama o Histograma de Frecuencia diagrama de causa y efecto Espina de Pescado Los por qué En caso de ser un riesgo se verifica si ya se identifico en FCI-10 Mapa de Riesgos y se da tratamiento según GCI-04 d Riesgo. 4.3 Determinación de la (s) Acción (es) Responsable: Grupo de Mejoramiento Preventiva (s) de Cada Proceso Define las acciones para iminar las causas potenciales y asegurar que la no conformidad no suceda, diligenciando FCI-19 Plan de Mejoramiento y dejando evidencia en FAC-08 Acta de Reunión, documentos que deben ser enviados a la d Sistema en medio físico o escaneados debidamente firmados. NOTA: En caso de que las acciones sean identificadas en FCI-10 Mapa de Riesgos este se remite al proceso de Control Interno junto con FAC-08 Acta de Reunión.

3 Página 3 de 6 Responsable: Funcionario Asignado d 4.4 Ejecución de la Acción Preventiva Proceso Se asegura de ejecutar las actividades en los tiempos descritos en FCI-19 Plan de Mejoramiento, dejando las evidencias que considere pertinentes para su posterior verificación de la efectividad de las mismas por parte d Sistema. NOTA: Las acciones preventivas establecidas en FCI-10 Mapa de Riesgos también deben cumplirse en las fechas establecidas. 4.5 Control y Seguimiento de la Acción Preventiva Responsables: Grupo de Mejoramiento d Proceso y d Sistema Evalúa cumplimiento de los compromisos adquiridos, comprobando que las acciones tomadas si iminaron las posibles causas de la no conformidad potencial, dejando evidencia en FAC-08 Acta de Reunión y procediendo al cierre de la misma. a) Si aún no se ha cerrado la no conformidad potencial una vez cumplido su plazo de cierre : El responsable de la ejecución de la acción, analiza en reunión de Grupo de Mejoramiento y presenta alternativas de solución para que se implemente de nuevo plan. a) Si se cerró la no Conformidad potencial y no fue efectiva (La no Conformidad persiste), responsable de la ejecución de la acción, analiza junto con grupo de mejoramiento y presenta otras alternativas de solución. b) Si se cerró la no Conformidad potencial y se verificó su eficacia se procede de la siguiente manera: Si es caso actualiza los documentos que hayan sufrido modificaciones por causa de las soluciones implantadas de acuerdo con PAC-01 Elaboración y Control de s d Sistema. Socializa a las partes interesadas los cambios y resultados de las acciones tomadas. Envía los documentos a la d Sistema para su correspondiente validación. La d Sistema realiza control y seguimiento en reuniones de grupo de mejoramiento con cada proceso según las fechas establecidas en FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema.

4 Página 4 de Verificación de la Efectividad de las Responsable: d Acciones Preventivas Tomadas Sistema Con cada grupo de mejoramiento por proceso, en las reuniones mensuales establecidas en FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema, verifica la efectividad de las acciones planteadas en los planes de mejoramiento; Sistema en las reuniones mensuales con los procesos deja evidencia de la revisión de las acciones y de la efectividad de las mismas registrando la información suministrada en FAC-28 Verificación a la Efectividad de las Acciones de los Planes de Mejoramiento y en FAC-08 Acta de Reunión d SIG. NOTA: En caso de que las acciones sean identificadas en FCI-10 Mapa de Riesgos proceso de Control Interno se encarga de verificar la efectividad de las acciones preventivas tomadas. Responsable: Grupo de Mejoramiento 4.7 Archivo de la Documentación de Cada Proceso El responsable d proceso archiva la documentación según lo descrito en las de la Universidad 5. s de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2000. Sistema de de la Calidad. Requisitos - NTC ISO 9001:2008. Sistema de de la Calidad. Requisitos - NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Pública. - NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Pública. - MECI Modo Estándar de Control Interno - Ley 962 de 2005 Antitrámites - PAC-01 Elaboración y Control de s d Sistema de de la Calidad. - PAC-04 Control d Servicio o Producto no Conforme. 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza d Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 5 de Mayo de de Junio de de Octubre de de Octubre de 2007 Enero 18 de 2008 Enero 22 de 2008

5 Página 5 de documento Se realizaron cambios en todas las actividades d presente procedimiento según FAC-08 Acta de Reunión Nº 53 documento en todas las actividades según lo descrito en acta N 010 d 22 de abril de 2010 documento según lo descrito en acta Nº 009 d 12 de abril de 2011 Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008 Abril 07 de 2008 Abril 10 de de octubre de de Noviembre de de abril de de abril de de abril de de abril de de Formatos Código FAC-08 FCI-19 FGT-12 FAC-23 FAC-28 Nombre Acta de Reunión Plan de Mejoramiento Memorando Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Verificación a la Efectividad de las Acciones de los Planes de Mejoramiento Responsable d Almacenamiento Ubicación d Sistema d Sistema Oficina de Documental d Sistema d Sistema Acceso por d SIG por d SIG adscrito Oficina de Documental por d SIG por d SIG Tiempo de Retención Disposición Final

6 Página 6 de 6 FCI-10 Mapa de Riesgos Archivo de cada proceso y proceso de Control Interno por d SIG 8. Anexos No Aplica

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