PROCEDIMIENTO-03 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 1 de 5

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1 PROCEDIMIENTO-03 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las fuentes que generan acción correctiva o preventiva, corregir las fallas que se presenten durante y después del proceso y prevenir su incidencia, aprovechando las oportunidades de mejora. 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Fundación Academia de Dibujo Profesional. Y cubre a todas las dependencias encargadas de implementar acciones correctivas o preventivas, para mejorar el servicio o el proceso que no cumpla con los requisitos. 3. DEFINICIONES 3.1 FADP: Abreviatura de Fundación Academia de Dibujo Profesional. 3.2 ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. En una acción correctiva, el problema existe pero la solución se implanta para que dicho problema no vuelva a presentarse. Implica investigación de las causas. 3.3 ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable. En una acción preventiva el problema no se ha presentado aún dado a que se toma para prevenir que algo suceda. 3.4 NO CONFORMIDAD: No cumplimiento de un requisito especifico, detectado durante una revisión o verificación de los procesos o de sus productos. El requisito puede ser de los estudiantes, padres de familia, egresados, del entorno, el sector productivo, de la norma NTC ISO 9001:2008, de carácter legal o establecido por la Fundación Academia de Dibujo Profesional. 3.5 REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos. 3.6 SERVICIO NO CONFORME: Aquel al que se le detecta el incumplimiento de un requisito (previamente definido por cada proceso) antes, durante o después de la prestación del mismo. La identificación de un servicio no conforme puede ocurrir por la medición de indicadores, las auditorias o las quejas y reclamos. 3.7 VERIFICACIÓN: confirmación mediante la aportación de evidencia de que se ha cumplido los requisitos especificados.

2 PROCEDIMIENTO-03 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 2 de 5 4. DESARROLLO 4.1 FUENTES QUE GENERAN UNA ACCIÓN CORRECTIVA Sugerencias de los estudiantes, padres de familia, egresados, entorno y sector productivo Reportes de no conformidad con los servicios y procesos del SGC Registros de calidad Revisión por la alta dirección Quejas, reclamos o insatisfacción de los estudiantes, padres de familia, egresados, entorno y sector productivo, detectadas por encuestas, quejas y reclamos. Resultados de auditoría de calidad tanto internas como externas. Incumplimiento de objetivos. Incumplimiento de los indicadores de los procesos 4.2 FUENTES QUE GENERAN ACCIÓN PREVENTIVA Sugerencias de los usuarios de los procesos del SGC. Auditorias internas (observaciones) Registros de calidad Cambios institucionales Reproceso en la prestación del servicio o ejecución de los procesos Revisión por la dirección. Resultados de la planificación de la calidad. Análisis e identificación de riesgos potenciales. Revisión de las necesidades y expectativas de los estudiantes, padres de familia, egresados, entorno, sector productivo o del personal de la Fundación Academia de Dibujo Profesional. Autoevaluación. Análisis de tendencias de servicios y de procesos. 4.3 CRITERIOS PARA INICIAR UNA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA Se deben considerar los siguientes criterios para determinar si se inicia o no una acción correctiva o preventiva, luego de presentada una no conformidad: El efecto sobre el no cumplimiento de los requisitos de estudiantes, padres de familia, egresados, entorno y sector productivo.

3 PROCEDIMIENTO-03 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 3 de 5 El efecto sobre el incumplimiento de los objetivos de calidad o de los procesos. La frecuencia con que se presentan las no conformidades (repetitividad). El efecto sobre la eficacia de los procesos. Resultado de auditorías. La aplicación de estos criterios para cada situación en particular es responsabilidad del dueño de cada proceso. Una vez decidida la toma de una acción correctiva o de una acción preventiva, se debe aplicar el procedimiento. La acción puede estar relacionada con los estudiantes, padres de familia, egresados, entorno y sector productivo, el servicio educativo, resultados de auditorías, un proceso o el SGC. El análisis de la causa (Tanto para acción preventiva como correctiva) se puede realizar teniendo en cuenta los siguientes métodos: Criterio del Vicerrector, Director, Coordinador o responsable del proceso. Lluvia de ideas Diagrama causa efecto Entre otras No obstante los Vicerrector, Director, Coordinador o responsable de los procesos, pueden investigar y utilizar otros mecanismos técnicos para el análisis de causa dependiendo del impacto y complejidad de la no conformidad detectada. 4.4 RESPONSABLE Los responsables de las ejecuciones de acciones que conlleven a la toma de acciones correctivas o preventivas son los líderes de cada proceso. El seguimiento será determinado por el responsable del proceso y el Comité de Gestión Calidad, definiendo en el formato la fecha de este.

4 PROCEDIMIENTO-03 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 4 de DIAGRAMA DE FLUJO INICIÓ 1. Detectar la falla o el problema potencial 2. Diligenciar el formato de reporte de acción correctiva o preventiva(formato-07) 3. Analizar la causa y la propuesta 4. Aprobar la propuesta de acción correctiva o preventiva 5. Implementar la acción correctiva o preventiva 6. Programar seguimiento 7. Ejecutar el seguimiento No 8. La acción correctiva o preventiva fue eficaz? 9. Iniciar desde el paso 3 Si 10. Archivar documentación FIN

5 PROCEDIMIENTO-03 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 5 de 5 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS: NOMBRE NTC-ISO 9001:2008 CÓDIGO N/A 6. REGISTROS RELACIONADOS: NOMBRE Reporte de acción correctiva o preventiva CÓDIGO FORMATO-07 ELABORO: REVISO: Vo.Bo. APROBÓ: FIRMA: CARGO: Tatiana Moreno Representante por la dirección para el SGC Adalberto Ríos Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional Alejandro Larrahondo Asesor de Calidad Adalberto Ríos Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional FECHA: Marzo 18 de 2013 Marzo 20 de 2013 Marzo 20 de 2013 Abril 2 de 2013