PROCEDIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

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1 PROCESO DE CONTINUA Página: 1 de Objetivo del procedimiento: Formular, implementar, registrar, hacer seguimiento y revisar la efectividad de las acciones de mejora, mediante la identificación y análisis de las causas de las no conformidades detectadas o potenciales de los procesos, que permitan su eliminación y un mejoramiento continuo del desempeño institucional. 2. Glosario: Acción de mejora 1. Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. (Acción que se toma para evitar que algo vuelva a producirse) 2. Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. (La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda) 3. Acción de mejora continua: Acciones tomadas para aumentar la capacidad de los procesos, mediante el aprovechamiento de oportunidades de mejora. Causa: Origen, motivo o razón por la cual se presenta un hallazgo. Un hallazgo puede tener origen en varias causas. Corrección: Acción tomada para eliminar una No conformidad detectada, que ataca puntualmente el incumplimiento, más no ataca las causas. Una corrección puede darse junto con una acción correctiva.

2 PROCESO DE CONTINUA Página: 2 de 11 Evidencia: Registros, declaraciones de hechos, o cualquier otra información, que son pertinentes para permiten verificar el cumplimiento de una acción de mejora. Fortaleza: actuación positiva relevante identificada en el ejercicio de evaluación. Hallazgo: Resultado una acción evaluativa, que identifica oportunidades de mejora, no conformidades y no conformidades potenciales. continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. No conformidad potencial: Situación que implica el posible incumplimiento a futuro de un requisito. Es la posibilidad de incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. (Un riesgo es una no conformidad potencial, pero no la única). Oportunidad de mejora: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero debe ser tenida en cuenta para realizar acciones de mejora continua para optimizar el desempeño. Plan de mejoramiento Institucional: Documento que consolida las acciones de mejoramiento necesarias para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad rea o potencial o para mejorar el desempeño de los procesos. Se registra en el Instrumento de Registro y Control de este procedimiento, el cual incluye el Plan de miento por Proceso(s). Producto o servicio: Resultado de un proceso o de un conjunto de procesos. Ubicación del hallazgo: Clasificación del origen del hallazgo dependiendo si este pertenece a un proceso, proyecto, área o dependencia de acuerdo a lo establecido en el Decreto 607 de Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria. Riesgo: Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el

3 logro de sus objetivos. PROCESO DE CONTINUA Página: 3 de 11 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados, o la eficacia de las acciones implementadas para la eliminación de la causa de un hallazgo. Usuarios internos: Servidores públicos de la entidades que utilizan productos del proceso como insumos en sus labores. Usuarios externos: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio de la entidad, y organismos de control. 3. Condiciones Generales El incumplimiento de cualquiera de las actividades del procedimiento será informado a la Secretaria de Despacho, para que tome las medidas correspondientes. Origen de las acciones de mejora: Las acciones de mejora se deben formular cada vez que se presente alguno de los siguientes eventos, a partir de los hallazgos que allí se detecten con respecto a un proceso, dependencia o proyecto institucional: Origen a) Resultados de la medición de la satisfacción de la ciudadanía. b) Informe de producto y/o servicio no conforme (repetitivo). Tipo de acción de mejora Correctiva Preventiva continua X X X Subsecretaria Proveedor X X Líder del proceso. Interventoría de contrato. Supervisor de contrato. c) Resultados de la revisión por la dirección. X X X Representante de la entidad Consejo Directivo Representante de la Alta Dirección d) Auditorias externas. X X X Contraloría de Bogotá -Veeduría Distrital. e) Auditorias internas. X X X Oficina de Control Interno. f) Análisis de desempeño de los indicadores. X X X Líder de cada proceso. g) Informe de Quejas y Soluciones. X X X Grupo de quejas y soluciones.

4 PROCESO DE CONTINUA Página: 4 de 11 h) Identificación, clasificación y valoración de riesgos de X X Líder, gestor y/o equipo del proceso. los procesos. i) Informe de autoevaluación del desempeño del proceso X X X Líder del proceso Administración del instrumento de acciones de mejora. El Instrumento Registro y Control es administrado por la Oficina de Control Interno, y estará disponible para consulta en la intranet en el módulo del Sistema Integrado de Gestión. Es responsabilidad de cada líder de proceso, responsable de proyecto o jefe de dependencia con acciones de mejora bajo su coordinación (L-R-J) enviar a la OCI la información que requiera actualizarse en el instrumento, estableciéndose el día 25 de cada mes como fecha de corte de la información recibida por la Oficina de Control Interno, y el día 30 siguiente como fecha de cargue de dicha información en el instrumento. 4. Relación con otros procedimientos y procesos continua Orígenes para las acciones de mejora. Acciones de mejora Cierre de los hallazgos Todos los procesos para completar su ciclo (Actuar). Procedimiento de Revisión de la Dirección Organismos de control.

5 PROCESO DE CONTINUA Página: 5 de Diagrama de flujo del procedimiento:

6 PROCESO DE CONTINUA Página: 6 de 11

7 PROCESO DE CONTINUA Página: 7 de 11

8 PROCESO DE CONTINUA Página: 8 de Aclaración de las actividades: Actividad 2. Registrar, clasificar y enviar el hallazgo al líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia: El registro en el instrumento debe incluir la fecha esperada de validación de la acción de mejora por parte de la Oficina de Control Interno, con el fin de que el Representante de la Alta Dirección pueda reportar el nivel de oportunidad al formular dicha acción, como parte del Seguimiento Integral a la Gestión que se presente al Consejo Directivo. La fecha válida para la radicación de las acciones de mejora validadas, será aquella que no supere 15 días hábiles desde el envío del hallazgo. Dicho envío no se hará en el Instrumento de Registro y Control como tal, sino en una plantilla con las mismas características del instrumento que remitirá la OCI. Actividad 3. Validar el hallazgo: El líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia (L-R-J) tendrá dos (2) días hábiles contados a partir de la comunicación del hallazgo, para pronunciarse sobre su aceptación o rechazo; si transcurrido dicho termino no se ha recibido la comunicación con los argumentos correspondientes, la OCI, lo dará por aceptado y empezará a contar el término de cinco (5) días prorrogables por otros tres (3), para la presentación de los hallazgos. Actividad 5. Identificar, analizar y valorar las causas del hallazgo: Se sugiere utilizar metodologías como: los Cinco (5) por qué para la identificación de causas; diagramas causa-efecto; árbol de problemas. Se deben registrar en el Instrumento de Registro y Control. El registro de las causas del hallazgo identificadas en esta actividad no debe hacerse en el instrumento como tal, sino en una plantilla con las mismas características, puesto que la OCI, como única administradora del instrumento, cargará posteriormente dicha información. Actividad 6. Determinar y proponer acciones de mejora para tratamiento del hallazgo con visto bueno de los responsables externos: El registro de las acciones de mejora propuestas en esta actividad no debe hacerse en el instrumento como tal, sino en una plantilla con las mismas características, puesto que la OCI, como única administradora del instrumento, cargará posteriormente dicha información. Al determinar las acciones de mejora se deben tener en cuenta los costos, el tiempo de implementación y la competencia de la acción, la cual puede corresponder a instancias distintas de las que lidera el proceso, proyecto o dependencia. Actividad 6A. Revisar acciones de mejora propuestas: La OCI tendrá un término de dos (2) días hábiles para adelantar la revisión y validación de las acciones propuestas o en su defecto para enviar al líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia (L -R -J) las observaciones correspondientes. Actividad 6B. Analizar no conformidades indicadas por OCI. El líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia (L-R-J) tendrá dos (2) días hábiles para aceptar, ajustar y/o convocar la reunión de asesoría y remisión a la OCI para su validación y registro.

9 PROCESO DE CONTINUA Página: 9 de 11 Actividad 6C. Reunión de asesoría. El líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia (L-R-J) podrá convocar una reunión para recibir opiniones y análisis de terceros, cualquier instancia externa a su área, frente a las no conformidades indicadas por la Oficina de Control Interno. La OCI podrá participar en esta reunión con el fin de validar o no de manera inmediata las nuevas acciones propuestas. Actividad 6E. Hacer validación condicionada: La validación condicionada consiste en registrar las acciones de mejora no válidas para la OCI, con la condición de solicitar la investigación disciplinaria respectiva, si en el futuro llegara a aparecer nuevamente el hallazgo. Actividad 7. Registrar oficialmente las acciones de mejora en el Instrumento Registro y Control Acciones de. La Oficina de Control Interno debe registrar los datos definitivos de los planes de mejoramiento, en el Instrumento de Registro y Control. Cuando quiera que las acciones de mejora que no sean validadas y remitidas para su registro dentro del termino previsto en la actividad No 2, la OCI, requerirá al líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia (L-R-J) correspondiente, enviando copia de dicho requerimiento a la Oficina de Asuntos Disciplinarios. Actividad 8. Coordinar la ejecución de acciones de mejora. El líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia respectivo (L-R- J), será el responsable de participar en la coordinación y ejecución de la acción de mejora. Actividad 9. Hacer seguimiento mensualmente a la ejecución de las acciones de mejora. El líder del proceso, responsable del proyecto o jefe de dependencia respectivo (L-R-J) debe diligenciar mensualmente en la plantilla del Instrumento de Registro y Control los campos de Seguimiento correspondientes a fecha, evidencias y soportes ejecución acción de mejora, resultado del indicador y grado de avance físico de la meta e informar a la Oficina de Control Interno sobre el desempeño de las mismas. Si el líder, responsable o jefe, como resultado de los seguimientos y evidencias, podrá solicitar a la Oficina de Control Interno el cierre anticipado del hallazgo previa verificación de evidencias. Actividad 11. Hacer seguimiento trimestral a la ejecución de las acciones de mejora y consolidar en el instrumento: La Oficina de Control Interno debe diligenciar en el Instrumento de Registro y Control la columna de análisis y seguimiento OCI.La Oficina de Control Interno podrá realizar seguimiento trimestral sin que se requiera previa notificación. Para el caso de los planes de mejoramiento que son resultado de la revisión por la Dirección, el seguimiento será mensual.

10 7. Posibles productos y/o servicios no conformes PRODUCTO O ACTIVIDAD SERVICIO PROCESO DE CONTINUA Página: 10 de 11 CRITERIO DE ACEPTACIÓN CORRECCION REGISTRO 1. Informar hallazgo a la OCI Instrumento de Registro y Control de Acciones de Veracidad. El proveedor del origen del hallazgo deberá soportar con evidencias la existencia del hallazgo. Devolver el informe del hallazgo, hasta tanto sea justificado con evidencias Comunicación enviada 4. Enviar comunicación a OCI exponiendo argumentos y soportes para desvirtuar el hallazgo 6. Proponer y remitir a OCI las acciones de mejora para el tratamiento del hallazgo, de manera conjunta con los responsables involucrados externos a su dependencia. Comunicación Memorando remisorio con las acciones de mejora Oportunidad. La comunicación para desvirtuar el hallazgo debe ser enviada a la OCI dentro de los dos (2) días hábiles a partir de la fecha de recibo del hallazgo por parte del L-R-J Visto bueno. El memorando debe llevar la firma de todos los jefes de área involucrados en las acciones de mejora propuestas Oportunidad. El memorando debe radicarse dentro de los cinco (5) días hábiles a partir de la fecha en que se determine válido el hallazgo por parte de la OCI. Este plazo puede prorrogarse por tres (3) días hábiles más, previa solicitud del L- R-J dentro del plazo inicial. CONSECUENCIA Aceptación irrevocable del hallazgo Rechazar el memorando indicando no conformidad CONSECUENCIA - Reporte de la no conformidad al Consejo Directivo, por parte del Representante de la Alta Dirección - Remisión del hallazgo por parte de la OCI a la Secretaria de Despacho, con copia al responsable, para que se tomen las medidas pertinentes. Instrumento de Registro y Control Memorando con el que se rechaza el memorando remisorio Instrumento de Registro y Control Efectividad. Las acciones de mejora propuestas deben tener la capacidad de eliminar la causa origen del hallazgo Rechazar el memorando indicando no conformidad Memorando con el que se rechazan las acciones de mejora

11 9. Hacer seguimiento mensual a la ejecución de las acciones de mejora y consolidar en el instrumento 9. Hacer seguimiento mensual a la ejecución de las acciones de mejora y consolidar en el instrumento 10. Hacer seguimiento trimestral a la ejecución de las acciones de mejora y consolidar en el instrumento 10. Hacer seguimiento a trimestral a la ejecución de las acciones de mejora y consolidar en el instrumento PROCESO DE CONTINUA Plantilla Instrumento de Registro y Control actualizado Plantilla Instrumento de Registro y Control actualizado Instrumento de Registro y Control de Acciones de actualizado Instrumento de Registro y Control de Acciones de actualizado Eficacia. Verificar la ejecución de la acción de mejora Efectividad. Verificar la eliminación de las causas origen del hallazgo Eficacia. Verificar la ejecución de la acción de mejora Efectividad. Verificar la eliminación de las causas origen del hallazgo Formular Plan de Choque para garantizar el cumplimiento de la acción. Replanteamiento de la identificación, análisis y valoración de las causas del hallazgo Registrar la observación en el Instrumento registro y Control Acciones de Solicitar el replanteamiento de la identificación, análisis y valoración de las causas del hallazgo Página: 11 de 11 Plan de Choque Evidencias o soportes de la ejecución de la acción Plantilla Instrumento de Registro y Control Instrumento de Registro y Control Instrumento de Registro y Control NOMBRE CARGO ELABORO REVISO APROBO Ricardo Góngora Rojas Alcira Yanneth Malagon Muñoz Gustavo Parra Martinez Gustavo Parra Martinez Maria del Carmen Bonilla Profesionales Jefe Jefe Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno

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