DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO 9000 Bizagi Process Modeler

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1 SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO Bizagi Process Modeler Copyright bizagi

2 Contenido 1. DIAGRAMA DEL PROCESO... 3 Sub proceso Acción Correctiva... 4 Ejecutar Plan de Acción PROCESO ACCIÓN PREVENTIVA MODELO DE DATOS Tablas Paramétricas Parametrización de la entidad Procesos DEFINIR FORMAS Forma Identificar Causas de NC y Plan de Acción Forma Analizar Rechazo de NC REGLAS DE NEGOCIO DEFINIR EXPRESIONES EJECUTANTES CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS INDICADORES

3 1. DIAGRAMA DEL PROCESO DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN Un punto clave dentro de un Sistema de Gestión de Calidad es la solución de una no conformidad. La no conformidad es el incumplimiento de una especificación. No corregir una no conformidad o la continua presencia de ellas trae costos asociados a re-procesos, reposiciones, perdidas de clientes y hasta la pérdida de la certificación de calidad, por nombrar solo algunos de ellos. Pensando en el desarrollo y la eficiencia de las compañías Bizagi ofrece un nuevo proceso que ayuda a gestionar sus No conformidades de forma rápida y eficiente. El proceso comienza cuando un auditor reporta una No Conformidad, es necesario asignar la No Conformidad a un proceso específico. El dueño del proceso puede aceptar o rechazar la No conformidad. Si esta es aceptada, se debe crear un plan de acción para corregir la no conformidad, el plan puede incluir tareas para corregir el problema puntual en corto tiempo, y/o abrir una acción correctiva para eliminar las causas raíz de la no conformidad. Es posible escoger entre tres acciones inmediatas, Rechazar, Corregir o Concesión de productos. Si la No Conformidad no es aceptada, un analista de SGC debe analizar el caso, es posible cerrar la No Conformidad o re direccionar está a otra área. Luego de realizar las actividades propuestas en el plan de acción, ya sean inmediatas o en una acción correctiva, es necesario que el auditor revise el resultado. Es necesario revisar que la no 3

4 conformidad haya sido corregida, en otras palabras, que el requisito contra el cual se generó la no conformidad, se cumpla. Por último la no conformidad es cerrada. Sub proceso Acción Correctiva Una Acción Correctiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad que ha sido detectada. El primer paso es identificar y analizar las causas de la No Conformidad. Existen varios métodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de causa y efecto, análisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el área de SGC establezca una metodología para la identificación de las causas vitales de las No Conformidades. Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de ejecución y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No Conformidad. Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar Actividad. Luego de ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no conformidad fue corregida. 4

5 Ejecutar Plan de Acción Es posible incluir dentro del plan de acción varias actividades con diferentes responsables, por esto el desarrollo del plan de acción es un sub proceso múltiple que abre un caso por cada actividad. El sub proceso incluye dos tareas. La tarea Ejecutar actividad es realizada por la persona asignada por el dueño del proceso, esta persona debe implementar lo solicitado. Cada actividad necesita la validación del dueño del proceso. 5

6 2. PROCESO ACCIÓN PREVENTIVA Una Acción Preventiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad potencial. El primer paso es identificar y analizar las causas de la posible No Conformidad. Existen varios métodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de causa y efecto, análisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el área de SGC establezca una metodología para la identificación de las causas vitales de las No Conformidades. Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de ejecución y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No Conformidad. Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar Actividad. Luego de ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no conformidad fue corregida. 6

7 3. MODELO DE DATOS La entidad principal del modelo es No Conformidad, en ella se encuentra información de la No Conformidad como Descripción, Proceso Responsable, Fecha del reporte, Fecha de cierre, Acción inmediata. La entidad está relacionada con las entidades maestras Acción Correctiva, Plan de Acción y Causas Vitales, la relación con Causas Vitales y con Plan de Acción es una a muchos, con la otra entidad es uno a uno. Una No Conformidad puede tener varias causas, y necesitar de varias actividades para la solución de ellas. Los atributos principales del Plan de Acción son: Actividad, Resultado de la actividad, Fecha Limite, Responsable. La entidad Causas Vitales solo tiene un atributo, Descripción. 7

8 2.1 Tablas Paramétricas El modelo incluye tres tablas paramétricas. La primera, Acción Inmediata, contiene las acciones que pueden ser ejecutadas en un periodo de tiempo corto (Corregir, Rechazar o Realizar una Concesión). La tabla Procesos incluye todos los procesos de su compañía, cada registro incluye el área al cual pertenece y el dueño de este. Es muy importante para el Administrador de Bizagi establecer la parametrización de la entidad, ya que la información contenida en ella es necesaria para el correcto desarrollo del proceso, la asignación de la No Conformidad incluye varios campos que obtienen información de la tabla Procesos, si no se realiza la parametrización de ella, es imposible seguir con la siguiente tarea. 8

9 2.1.1 Parametrización de la entidad Procesos Para realizar la parametrización: Cree todos los usuarios en la aplicación con el Rol de administrador. DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN Para incluir un nuevo usuario de clic en el botón Nuevo Usuario. 9

10 En necesario incluir toda la información de los dueños de los procesos, especialmente el área a la cual pertenece. Luego de crear todos los usuarios dueños de procesos, ingrese al menú Admin en la opción entidades. 10

11 Clic en la entidad Procesos. Incluya toda la información sobre el proceso, Nombre, Área, y Dueño del proceso. 11

12 4. DEFINIR FORMAS La plantilla de No Conformidades incluye varias formas que ayudan al manejar de la información del proceso. 3.1 Forma Identificar Causas de NC y Plan de Acción La forma incluye cuatro grupos. El primero tiene la información de la No Conformidad como Descripción, Tipo, Auditor, etc. Todos los campos son no editables. El segundo grupo incluye las causas vitales de la No Conformidad, el dueño del proceso especifica cuáles son las causas de la No Conformidad. Una validación de la grilla controla que al menos una causa ha sido ingresada. El grupo Plan de Acción Inmediata presenta la información de las actividades que se deben realizar de forma inmediata, por ejemplo si se necesita realizar una corrección en corto tiempo. El último grupo tiene la información de la Acción Correctiva. Todos los grupos incluyen reglas de visibilidad, debido a que toda la información no se necesaria en todos los casos. 12

13 3.2 Forma Analizar Rechazo de NC La forma incluye la descripción de la No Conformidad, además posibilita a el analista de SGC (persona que ejecuta la actividad) elegir entre cerrar la No Conformidad o asignarla a otra área. La forma incluye una regla de Comportamiento en el campo Proceso. El campo se pone en rojo si la opción re direccionar está en Si. 13

14 14

15 5. REGLAS DE NEGOCIO 4.1 DEFINIR EXPRESIONES EL proceso usa compuertas inclusivas y exclusivas para indicar en flujo del proceso. La compuerta inclusive valida cuales son las actividades que se deben ejecutar de acuerdo a los datos del proceso. Es posible abrir uno de los dos caminos, o los dos, dependiendo si se necesita una acción inmediata y/o una acción correctiva. 15

16 6. EJECUTANTES Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de clic en definir participantes. 16

17 La tarea Reportar No conformidad es realizada por una persona que tenga el rol de Auditor. Las tareas Verificar Resultado de Acción Inmediata, Acción Preventiva y Correctiva, son ejecutadas por el Auditor que creo el caso. La tarea Ejecutar Actividad es realizada por la persona que fue asignada por el dueño del proceso cuando se realizó el plan de acción. 17

18 7. CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN La plantilla Solución de No Conformidades incluye varios correos para informar el avance de la solución. Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envío de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuración personalizada. Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación. Para más información referirse a los siguientes artículos: Configuración de ambiente: Servidor SMTP: 18

19 8. INDICADORES Bizagi ofrece diferentes herramientas que ayudan a la construcción y el análisis de reportes del proceso. El cronómetro ayuda a calcular el número de casos que han pasado a través de una ruta escogida y el tiempo que han tardado en completarse. Únicamente los casos que completaron el camino seleccionado son tenidos en cuenta para los reportes. Con el uso de los cronómetros es posible crear estadísticas acerca del tiempo de ciclo del proceso, niveles de servicio, etc. For more information go to: 19

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