PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS

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1 Página 1 de 6 PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Firma Revisado por: Carolina Arriaza Estay Cargo: Coordinador de la Documentación Firma Aprobado por: Pedro Palominos Belmar Cargo: Representante de la Rectoría para la Calidad

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO Y ALCANCE Establecer las actividades necesarias para identificar, documentar y reportar las no conformidades potenciales, analizar sus causas y tomar acciones que permitan eliminarlas, con el objetivo de prevenir su ocurrencia. Este procedimiento se aplica por las unidades incluidas en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad de Santiago de Chile. 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 2.1 Detección de la No Conformidad Potencial Cualquier funcionario que tenga responsabilidad en la realización de las actividades del SGC puede detectar No Conformidades potenciales que pudiesen afectar al sistema, los procesos o el producto/servicio. Dichas NC potenciales pueden surgir del análisis de datos, análisis de reclamos o sugerencias de los usuarios/clientes, resultados de auditorías, revisiones por la rectoría, detecciones internas u otras. Así también los resultados del análisis resultante del punto 2.7 del Procedimiento Control de No Conformidades y Acciones Correctivas PNT Las observaciones producto de auditorías internas o externas pueden derivar en acciones preventivas, en la medida que ellas efectivamente correspondan a no conformidades potenciales. Quien haya detectado la NC potencial debe informar al Encargado de la Calidad (ECA) de su unidad para su registro (Columnas: Fecha, Emisor, Origen de la NC Potencial y Descripción de NC Potencial) en la planilla electrónica Control de Acciones Preventivas (Anexo 1), adjuntando aquella información adicional que se considere relevante para respaldar la NC potencial. El ECA registra la información y en conjunto con el responsable del proceso o quién este último designe deben analizar la solicitud para determinar si

3 Página 3 de 6 potencialmente se podría incumplir un requisito. Si corresponde la NC potencial, el ECA registra en la planilla de Control de Acciones Preventivas su aceptación. En el caso que no corresponda una NC potencial, el ECA debe registrar en la planilla las razones del rechazo, cerrar la potencial NC informada e informar al solicitante. 2.2 Identificación de la(s) causa(s) de la No Conformidad Potencial y de la Acción Preventiva Una vez aceptada la potencial NC, el responsable del proceso en conjunto con el ECA, deben determinar la(s) causa(s) raíz y evaluar su impacto en la calidad del producto/servicio y/o en el(los) proceso(s). Para ello, si lo requiere puede solicitar apoyo del ECA. La causa raíz puede ser determinada mediante alguna técnica que permita establecer qué es lo que genera el potencial problema detectado, por ejemplo: técnicas estadísticas, análisis del documento, brainstorming u otra que se aplique al tipo de potencial NC detectada. El ECA y el responsable del proceso pueden solicitar la asesoría de su analista de la calidad respectivo, para este análisis. Posteriormente, el responsable del proceso en conjunto con el ECA evalúan la conveniencia de actuar para adoptar una o más acciones preventivas. Si procede la acción preventiva (AP), establecen la acción a implementar y su responsable, y se acuerda el plazo de implementación con la persona designada. Luego, el ECA debe registrar esta información en la planilla electrónica Control de Acciones Preventivas. Si el responsable del proceso en conjunto con el ECA, una vez determinada la causa de la NC potencial, estiman que no corresponde realizar una AP, el ECA debe registrar las razones en la planilla electrónica Control de Acciones Preventivas, cerrar la potencial NC e informar al solicitante.

4 Página 4 de Seguimiento Vencido el plazo de implementación de la acción preventiva, el ECA o quien éste designe (puede ser un auditor interno de la calidad) realiza el seguimiento de la acción preventiva verificando la eficacia del plan ejecutado. Para realizar el seguimiento, el responsable de llevarlo a cabo, debe verificar al menos dos aspectos: que se hayan cumplido los plazos de implementación comprometidos y que la(s) acción(es) tomada(s) eliminó la(s) causa(s) del problema potencial. a) Si la acción preventiva no es eficaz y/o se advierten riesgos potenciales en el sistema, proceso o producto, la NC potencial continúa abierta y se procede nuevamente desde el punto 2.2. b) Si la acción preventiva es eficaz, es decir se eliminó la causa de la NC potencial, se cierra la NC potencial. En ambos casos, el ECA registra los datos en la planilla Control de Acciones Preventivas. 2.4 Publicación de las Acciones Preventivas Mensualmente o cuando el ECA realice una actualización en la planilla de Control de Acciones Preventivas, debe enviarla por correo electrónico al CDOC para su publicación en el sitio Web de la documentación del SGC de la Universidad.

5 Página 5 de 6 3. CONTROL DE REGISTROS Identificación del registro Almacenamiento Protección Recuperación Retención y Disposición Registro electrónico: Acceso Mis Acciones restringido documentos\sgc\acciones Permanente, Preventivas, en el con clave Preventivas actualizar computador del de usuario Encargado de la Calidad ECA Control de Acciones Preventivas Registro electrónico: En Servidor Hosting ubicado en dependencias de Segic Acceso restringido con clave de usuario Sitio Web de la documentación del SGC de la Universidad Usuario habilitado por la DCA Permanente, actualizar 4. GLOSARIO Encargado de la Calidad (ECA): Corresponde al Coordinador de la Calidad, integrantes del Comité de la Calidad o funcionarios designados para cumplir esta labor en una unidad. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito. No Conformidad Potencial: Potencial incumplimiento de un requisito. Acción Preventiva (AP): Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

6 Página 6 de 6 5. MATERIALES, EQUIPOS Y/O SOFTWARES No Aplica 6. DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS Norma ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos 7. TABLA DE ACTUALIZACIONES Pág. Modificada Todo el documento Todo el documento 5 Se elimina el término USACH Resumen del cambio Se reemplaza la Dirección de Calidad y Sistemas (DCS) por el Departamento de Calidad y Acreditación (DCA). Se modifica la dirección web de la documentación pasando de a 8. ANEXOS Anexo 1: Control de Acciones Preventivas (FNT ).