INSTRUCTIVO DE MEJORA CONTINUA

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 1 de 10 CONTENIDO: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. METODOLOGIA PARA IDENTIFICAR PROYECTOS DE MEJORA 5. METODOLOGIA PARA ELABORAR Y EJECUTAR PROYECTOS DE 6. METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO 7. RESPONSABILIDAD 8. DISTRIBUCIÓN 9. ANEXOS Fecha: Aprobó: NORMA ISO 9001:2008 REFERENCIA: Artículo: 8.1 Generalidades Prefecto Provincial del Azuay Ing. Paúl Carrasco Carpio

2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 2 de OBJETO: Este manual tiene por objeto establecer la metodología para identificar, ejecutar y evaluar proyectos de mejoramiento continuo, como parte del compromiso del GOBIERNO PROVINCIAL DEL AZUAY con el mantenimiento y mejoramiento de su Sistema de gestión de calidad. 2. ALCANCE: Este Instructivo de mejoramiento continuo se aplica para la identificación, ejecución y evaluación de proyectos de mejoramiento continuo proveniente de cualquiera de las siguientes fuentes de su sistema de gestión de calidad: Política de la Calidad. Objetivos de la Calidad Evaluación de la satisfacción del servicio al ciudadano Resultados de Auditorías Internas Seguimiento y medición de procesos Seguimiento y medición del producto Control del producto no conforme Análisis de datos del SGC Acciones Correctivas Acciones Preventivas Resultados de las reuniones por la dirección Recomendaciones para la mejora establecidas por el SGC Estado de los proyecto de Mejoramiento Continuo, identificados y ejecutados en el año anterior 3. DEFINICIONES: Mejora de la calidad.- Parte de la gestión de la calidad, orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad. Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de la auditoría, las conclusiones de la auditoría, el análisis de datos, la revisión de la dirección u otros medios, y generalmente conduce a la acción correctiva y preventiva. Eficiencia.- la utilización racional existente. de los recursos productivos, adecuándolos con la tecnología Eficacia.- actividad y poder para obrar, relacionada al cumplimiento de objetivos.

3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 3 de 10 Planificación de la Gestión de la Calidad.- para identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema que contribuya a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. Análisis de datos.- Conjunto de técnicas utilizadas para comprender la variabilidad de los datos generados en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), que ayudan al Gobierno Provincial del Azuay a resolver problemas y a mejorar la eficacia y eficiencia de su SGC. Proyectos de mejoramiento continuo.- Conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo que permita el mejoramiento continuo del SGC, conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. 4. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR PROYECTOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO 4.1 En el mes de enero de cada año, el representante de la Dirección se reúne con el Prefecto, y analiza la siguiente información recopilada durante el año que termina: a) Estado de cumplimiento de los objetivos de calidad planteados para el año que termina b) Posibles modificaciones a la política de calidad c) Resultados de Auditorías internas d) Estado de acciones correctivas e) Estado de acciones preventivas f) Estado de proyectos de mejoramiento continuo identificados y ejecutados durante el año que termina g) No conformidades del servicio y otras no conformidades detectadas fuera del servicio h) Resultados del seguimiento de la satisfacción del cliente i) Resultados del seguimiento del desempeño de los procesos del SGC, proveniente del informe anual del subproceso de Seguimiento y Medición. j) Resultados del seguimiento del desempeño del producto o servicio del SGC, proveniente del informe anual del subproceso de Fiscalización. k) Informes para la revisión por la dirección l) Actas de reunión de revisión por la dirección m) Resultados de evaluación de proveedores n) Resultados de análisis de costos de prevención, detección, fallas internas y fallas externas 4.2 Con esta información, el Representante de la Dirección y/o el Prefecto identifican los aspectos que requieren decisiones o proyectos de mejoramiento continuo, utilizando para ello cualquier técnica que pueden ser: la técnica del grupo nominal y/o la técnica de tormenta de ideas. Para la identificación de proyectos de mejoramiento continuo, si es conveniente, pueden ser utilizadas también otras técnicas estadísticas, como cartas control por variables, cartas de control por atributos, histogramas, gráficos de barras, histogramas, benchmarking o diagramas de fuerzas. 4.3 Todos los aspectos que requieren proyectos de mejoramiento continuo son registrados por el Representante de la Dirección, en el Plan de mejoramiento continuo, con código GPA-ISO-F-.02 y de acuerdo a las prioridades se definen proyectos a corto plazo (hasta

4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 4 de 10 seis meses de ejecución), a mediano plazo (de hasta un año de ejecución) y a largo plazo (más de 1 año de ejecución). 4.4 Durante esta reunión, el Prefecto y/o el Representante de la Dirección nomina a los responsables de cada proyecto y se definen los recursos necesarios para la ejecución de los mismos. 5. METODOLOGÍA PARA ELABORAR Y EJECUTAR PROYECTOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO 5.1 Una vez identificados los aspectos que requieren decisiones o proyectos de mejoramiento, para los casos que lo ameriten, utilizan la técnica causa efecto o diagrama de pescado, para identificar las causas de estos aspectos, caso contrario el responsable designado para elaborar y ejecutar el proyecto de mejoramiento continuo. 5.2 Para estructurar los proyectos de mejoramiento continuo los responsables designados definen claramente los objetivos del mismo y pueden utilizar las técnicas estadísticas como: diagrama de priorización de matrices y/o la técnica del árbol de decisión, para determinar las etapas y recursos necesarios para la ejecución del mismo. De este análisis pueden surgir actualizaciones a los objetivos de calidad que podrían ser tomados en cuenta para el desarrollo de la gestión durante el siguiente año. 5.3 En el proyecto de mejoramiento continuo constan los siguientes aspectos: 1 Objetivos generales del proyecto (los que se definieron en el plan de mejoramiento continuo, código GPA-ISO-F-02) 2 Objetivos particulares del proyecto de mejoramiento continuo 3 Cronograma de actividades con los plazos de ejecución para cada etapa, los respectivos responsables directos y los recursos planificados (recursos físicos, humanos, técnicos y económicos) 4 Indicadores para evaluar el proyecto de mejoramiento continuo 5.4 Los responsables de elaborar el proyecto de mejoramiento continuo presentan el mismo al Prefecto o su delegado para su aprobación, quien podrá aprobar o rechazar dependiendo de las posibilidades en las que se encuentre la Institución. 5.4 Una vez aprobado el proyecto, el responsable inicia su ejecución y en los períodos establecidos informa acerca del cumplimiento del mismo al encargado de supervisar el proyecto, definidos en el Plan de mejoramiento continuo, con código GPA-ISO-F En caso de que el proyecto no tenga la posibilidad de ejecutarse por condiciones externas que influencian en la Institución o características internas de planeación o alguna otra causa mayor, el responsable del proyecto debe informar inmediatamente al Representante de la dirección, quien informará al Prefecto, para que el proyecto sea dado de baja y no sea tomada en cuenta como parte de la evaluación, este informe debe hacerlo por escrito.

5 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 5 de METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL MEJORAMIENTO CONTINUO 6.1 El responsable de supervisar los proyectos de mejoramiento continuo evalúa periódicamente el avance de los mismos utilizando los siguientes indicadores y si es necesario indicadores adicionales: Efectividad: Objetivos cumplidos/ Objetivos alcanzados hasta la fecha - % de avance del proyecto Eficacia: Recursos utilizados/ Recursos asignados hasta la fecha Estos resultados son comparados con los plazos establecidos en el Plan de mejoramiento continuo y con el cronograma de actividades detallado en el proyecto de mejoramiento continuo y se mantiene en el registro Cumplimiento del plan de mejoramiento continuo, código GPA-ISO-F El Prefecto o su delegado, en el mes de enero de cada año, efectúa la evaluación de todos los proyectos que fueron identificados para ser ejecutados durante ese año o que concluyeron en el año corriente, esta evaluación identifica a la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad a través del índice de Efectividad, cuya relación matemática es la siguiente: Ic = Número de Proyectos Ejecutados x 100 Número de Proyectos Planificados en el año La eficiencia del Sistema de Gestión de Calidad se calculará mediante la siguiente ecuación: Ie = Inversión prevista en los proyectos efectuados X 100 Inversión realizada en los proyectos efectuados La evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad, define al inicio los índices obtenidos para el primer año, estos son los índices referenciales para el 2do. Año. Para el 2do. Año el Mejoramiento Continuo se reflejará siempre y cuando exista un mejoramiento de los índices de eficacia y eficiencia, de los costos de calidad, de rentabilidad, de Satisfacción del servicio al Ciudadano o de cualquier otro de los índices que estén identificados.

6 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 6 de 10 Los índices son evaluados al final de cada año o al inicio del año próximo por el Prefecto y/o su delegado, quienes tomarán la decisión de mantener, modificar, eliminar o incorporar nuevos índices, siempre y cuando den la oportunidad de establecer un proceso de Mejoramiento Continuo. 7. RESPONSABILIDAD La responsabilidad de aprobar este procedimiento es del Prefecto Provincial del Azuay. La responsabilidad de cumplir este procedimiento es de todo el personal que forma parte del Sistema de Gestión del Gobierno Provincial del Azuay GPA La autoridad para hacer cumplir este procedimiento es del Representante de la Dirección. El responsable de las revisiones y actualizaciones a este documento es del Representante de la Dirección. 8. REGISTROS Los solicitados por cada procedimiento de este documento(formatos: GPA-ISO-F-02 y GPA- ISO-F-03). 9. DISTRIBUCIÓN -Proceso Estratégico (Prefectura) Impreso y Digital -Proceso de Soporte (Representante de la Dirección) Impreso y Digital -Procesos descritos en el Manual de Procesos GPA-ISO-M-02 Digital 10. ANEXOS Registro de Cambios No. de Capítulo del documento Párrafo/Figura /Tabla/Nota Adición (A) o Supresión (S) Cambio realizado Anexo 1: Formato Plan de mejoramiento continuo, código GPA-ISO-F-02 Anexo 2: Formato Cumplimiento del plan de mejoramiento continuo, código GPA-ISO-F-03.

7 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 7 de 10 ANEXO 1: Plan de mejoramiento continuo

8 Formato Plan de mejoramiento continuo CODIGO: GPA-ISO-F-02 Rev.: 00 PROGRAMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO Fecha: PMC identificado Objetivos principales Responsable(s) de elaborar el PMC Responsable de ejecutar el PMC Recursos necesarios Plazo de cumplimiento Responsable supervisar cumplimiento de el Período de supervisión PMC: Plan de mejoramiento continuo Definir si son a corto plazo, mediano plazo, largo plazo (CP, MP o LP) Aprobado por: PREFECTO (Adjuntar lista de asistentes a la reunión, y técnicas de mejoramiento continuo utilizadas para identificar los PMC).

9 ANEXO 2: Formato Cumplimiento del plan de mejoramiento continuo

10 Formato: Cumplimiento de los proyectos de mejoramiento continuo CODIGO: GPA-ISO-F-03 Rev.: 00 GPA-ISO-F-03. Proyecto (s): Responsable de supervisar el avance del proyecto: Responsable de ejecutar el proyecto: Período 1 desde. Hasta Período 2 desde. Hasta Período n desde... Hasta... Otros indicadores: (I1, I2) Período Fecha de evaluación Efectividad % Indicadores Eficacia % % de avance del proyecto I1 I2 Observaciones Firma de responsabilidad: