Guía para la Gestión de Talento Humano

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1 Página 1 de 6 ROL: Director(a) Oficina de Pagaduría y Tesorería PROCEDIMIENTO EN QUE PARTICIPA: Preparación, presentación y aprobación del Presupuesto, Ejecución presupuestal de gastos, Ejecución presupuestal de Ingresos Recepción, Trámite, pago y Archivo de Cuentas, Conciliación Bancaria e Ingresos DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Depende de la Dirección Administrativa DEPENDEN: Asistente Técnico de Pagaduría y Tesorería (1), Auxiliar de Pagaduría y Tesorería (1), Auxiliar de Pagaduría (2), Técnico de Tesorería (1), Técnico de Pagaduría (2), Técnico de Pagaduría y Tesorería (2) EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA Título profesional Universitario en: Contaduría Pública, Economía, Administración Pública, Administración de Empresas, Licenciatura en Comercio. Titulo de Postgrado Conocimiento de la Norma ISO 9001:2000. Conocimiento de la Norma NTCGP 1000:2009. Conocimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Conocimiento básicos de informática Conocimiento en el área relacionada. Atención al Cliente. Conocimiento o Formación como auditor interno en normas de calidad. Manejo del aplicativo TNS. Compromiso institucional Honestidad Discreción Responsabilidad Buenas relaciones interpersonales Buena atención al cliente Confiabilidad Colaboración Capacidad para la toma de decisiones Oportunidad cooperativa Iniciativa Adecuada utilización de los recursos de la institución Cinco (5) años de experiencia en funciones relacionadas con el cargo. RESPONSABILIDAD AUTORIDAD COMUNICACIÓN Administración y manejo de los portales empresariales de los bancos Popular, BBVA, Bogota, Agrario. En coordinación con la oficina de control interno y el jefe inmediato, aplica, desarrolla y responde por el sistema de Se lleva a cabo a través de: Correo electrónico.

2 Página 2 de 6 control interno de la dependencia a su cargo. Llamada Telefónica. Descargar del portal empresarial, de los bancos Popular, BBVA, Bogota los archivos planos correspondientes a las cuentas asignadas para recaudo de matriculas de los estudiantes presenciales. Descargar del portal empresarial, del banco Bogotá, Popular y BBVA los archivos planos correspondiente a la cuenta asignadas para recaudo de matriculas de los estudiantes Distancia. Cargar los archivos planos de pagos de matricula y procesar archivo bancario en el sistema ACADEMUSOFT, por recaudo de ingreso de matricula de los estudiantes de pregrado, modalidad presencial y distancia, Descargar del portal empresarial, del banco Bogotá, los archivos planos correspondiente a la cuenta asignadas para recaudo de INSCRIPCIONES y realizar el respectivo cargue en Academusoft. Aprobar pagos en los portales empresariales de los bancos Popular, Establece indicadores de evaluación del desempeño y gestión de la dependencia en coordinación y asesoría con la Oficina de Planeación y el jefe inmediato. Participa en coordinación con el jefe inmediato, en los procesos de auto evaluación institucional. Promueve, organiza y adelanta, según las necesidades de la dependencia, políticas, planes, programas y proyectos integrales de bienestar y capacitación para el personal a su cargo, de acuerdo con las políticas establecidas por la institución y el comité de bienestar universitario Prepara anualmente el proyecto de presupuesto para la dependencia. Maneja las diferentes cuentas de la Universidad de Pamplona en los Bancos del País. Autoriza la elaboración de todos los comprobantes de ingresos y egresos así como su control para la oficina de Link Pagina Web institucional. Por escrito mediante Memorandos cuando se requiera. Servicio de Conversación en Línea Spark. Reuniones de Grupo de Mejoramiento Otros medios de información institucionales.

3 Página 3 de 6 BBVA y Bogotá. presupuesto y contabilidad. Elaborar cuentas de cobro, según soportes suministrados por el coordinador del convenio. Descargar del portal empresarial, de los bancos Popular, BBVA, Bogota las respuestas de los pagos realizados por concepto de nóminas: tiempo completo docente y administrativos, docentes ocasionales, cátedra, tutores pasantes y nomina colegio san Gabriel; Pagos de orden de prestación de servios, becas trabajo, seminarios; giro de cuentas.a proveedores, viáticos, devoluciones de matriculas, contratos y diplomados, que se efectúen por este medio. Autoriza la elaboración de Certificados de ingresos y retenciones de todo el personal de la Universidad y posterior entrega. Autoriza la elaboración de certificados de pago a terceros. Elaborar certificación de pagos de aportes parafiscales, previa verificación de la oficina de talento humano. Elaboración de certificación de ingresos y retenciones. Reportar diariamente, las cuentas por pagar que se encuentran en la dependencia a la dirección administrativa, para conocimiento y autorización de pago.

4 Página 4 de 6 Programar los pagos de los diferentes obligaciones de la universidad de acuerdo con la disponibilidad efectiva de caja y autorización de la dirección administrativa y rectoría. Presentar estado de saldos de bancos. Establece metas y planes de acción con el fin de lograr las estrategias y los objetivos de desarrollo institucional. Vela y responde por el cumplimiento de los planes, las políticas, las estrategias, las leyes, las normas, las directrices y procedimientos internos de la institución. Colabora en la actualización de los planes, programas y proyectos de la Institución en coordinación con el jefe inmediato y las distintas dependencias. Coordinar las actividades y tareas del Proceso Gestión Presupuestal y de Pagos en la oficina de Tesorería y Pagaduría. Responde por todos los ingresos en dineros, giros, cuentas pagadas a la Universidad, ingresos por matrícula, postgrados, presencial y del Centro de

5 Página 5 de 6 Educación a Distancia, educación continuada, aportes departamentales y nacionales, etc. Informar sobre los inconvenientes generados en el sistema en el desarrollo de las funciones a cargo, proponer mejoras y elaborar requerimientos a gestión tecnológica y soporte. Llevar y mantener actualizado los registros de carácter técnico administrativo o financiero; verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes. Servir de apoyo a los directivos y al jefe inmediato en el proceso de toma de decisiones para conseguir los objetivos y las metas propuestas. Participar en el cálculo y análisis de los indicadores de Gestión del proceso. Participar activamente en la evaluación de la Medición de la Satisfacción del Cliente incluyendo sus quejas y reclamos y proponer acciones de mejora.

6 Página 6 de 6 Ejecutar las Acciones correctivas y preventivas del proceso Gestión de Pagaduría y Tesorería. Colaborar en la elaboración de los planes de mejoramiento del proceso. Participar activamente en las reuniones del grupo de mejoramiento. Colaborar en la actualización del centro interactivo del proceso y hacer un uso efectivo de la información allí disponible. Participar proactivamente en el desarrollo de las auditorias para el mejoramiento continuo del proceso. Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato y que estén relacionadas con la naturaleza del cargo. OBSERVACIONES:

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