MANUAL ORGANIZACIONAL MAN-ORG-100 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-AUDI-105 APROBADO POR: FECHA: Abril, 2009

Transcripción

1 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-AUDI-105 AUDITORIA La finalidad de Auditoria Interna es la indagación y determinación sobre el estado patrimonial, financiero e investigación y prevención de errores y fraudes. 2. OBJETIVO GENERAL a. Apoyar a los empleados de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria Interna les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. b. Apoyar a Junta Directiva y la Gerencia General 3. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Evaluar la gestión de la empresa, para emitir sugerencias orientadas a mejorar la gestión administrativa, y asegurar la vigencia de una estructura de control interno sólida y efectiva. 2. Verificar el debido cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas a cada funcionario de la empresa. 3. Evaluar el logro de los objetivos y metas, fijadas en los planes y programas, trazados por la empresa. 4. Identificar y comunicar a las autoridades competentes, las desviaciones importantes en la ejecución de las actividades, que impiden lograr los objetivos y las metas previamente establecidas; recomendar las medidas correctivas para subsanar dichas desviaciones y cumplir la finalidad para que fue creada la empresa. 5. Garantizar la calidad de la información financiera, administrativa o de cualquier otro tipo, de modo que permita a todos los niveles jerárquicos, tomar decisiones acertadas sobre una base firme y segura. 6. Establecer el grado en que la prestación de servicios ofrecidos a la colectividad, se han logrado en forma eficiente, efectiva y económica. 7. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, contractuales y normativas aplicables. 8. Ejercer revisión en forma preventiva a los egresos ejecutados por la empresa. 9. Evaluar los procesos informáticos de la empresa. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 1

2 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-AUDI ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4.1 Dependencia Jerárquica Auditoria Interna depende directamente de La Junta Directiva y La Gerencia General 4.2 Organización Interna Auditoria Interna no tiene dependientes dentro de la estructura organizacional. 5. RELACIONES DE COORDINACION 5.1 A nivel Interno Auditoria Interna se relaciona internamente con todas las áreas de la Empresa. 5.2 A nivel Externo Auditoria Interna se relaciona externamente con el Tribunal Superior de Cuentas y otras instituciones Gubernamentales afines. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 2

3 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-AAIN-105 AREA DE AUDITORIA INTERNA El Área de Auditoria Interna su finalidad es ayudar a la Gerencia General en el cumplimiento de sus funciones, responsabilidades, proporcionándole análisis, objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. a. Verificar la confiabilidad o grado de racionabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la empresa. b. Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Coordinar y generar las actividades desarrolladas por la unidad de Auditoria Interna, logrando que los exámenes y evaluaciones de las operaciones financieras, administrativas, contables y de gestión, se realicen en forma profesional y oportuna, en función de: Normas Internacionales de Auditoria, Normas emitidas por el Tribunal Superior de Cuentas, para empresas del sector público de Honduras, Ley Orgánica de Hondutel así como otras leyes aplicables al sector de telecomunicaciones y de las disposiciones emitidas por la Junta Directiva, que sirvan como base para emitir una opinión independiente, sobre los estados financieros u otros exámenes de auditoria, midiendo además lo siguiente: La economía con que la empresa desarrolla sus actividades administrativas, operacionales y financieras. La eficiencia de la utilización de los recursos humanos, materiales, financieros tecnológicos, gerenciales y de cualquier otro tipo con que cuenta la empresa. La eficacia de la empresa para alcanzar los objetivos y metas propuestas, comparando los resultados con los planes y programas establecidos por cada área de la empresa. 2. Coordinar que se ejerza el control preventivo y concurrente, vigilando que las actividades y operaciones de la empresa se ejecuten con transparencia, en apego a las disposiciones legales y reglamentarias, y demás procedimientos administrativos establecidos por la alta administración de la empresa. 3. Coordinar la evaluación de la estructura de control interno establecida por la empresa, con el propósito de brindar recomendaciones oportunas y pertinentes que permitan el mejoramiento de los procesos en general. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 3

4 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-AAIN Velar porque todas las áreas de la empresa den cumplimiento a las disposiciones legales, reglamentarias, estatutarias, contractuales, normativas y políticas aplicables a la empresa. 5. Asistir a las sesiones de junta directiva. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El área de Auditoria.Interna depende directamente de Auditoria 3.2 Organización Interna El área de Auditoria.Interna no tiene dependientes dentro de la Estructura Organizacional. 4. RELACIONES DE COORDINACION 4.1 A nivel Interno Se relaciona con todas las áreas que conforman la Empresa hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL) 4.2 A nivel Externo Se relaciona con el Tribunal Superior de Cuentas e Instituciones del Gobierno. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 4

5 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-ALEG-105 AUDITORIA LEGAL La finalidad de la auditoria legal es la prevención de sanciones de la autoridad laboral, las denuncias y demandas de los trabajadores o sindicatos y, por lo tanto, de los costes que estas acciones correctivas comportarían para la organización. También tiene por objetivo verificar la fiabilidad, exactitud de las informaciones. Ver si se cumplen las normas y reglamentaciones legales, como la elaboración de dictámenes respecto a las cauciones o garantías de cumplimiento de contratos, cuya sustitución se solicita en ciertos casos ante el Tribunal Superior de Cuentas, por la garantía de calidad, analizar el expediente e informar si procede tal sustitución, para que el ente antes mencionado emita la resolución correspondiente. 2. FUNCIONES 1. Integrar comisiones que se conformen con el objeto de llevar acabo: subastas, negociaciones de intención de compra (contratación directa) para ampliaciones de centrales, suministros, etc. 2. Evaluar ofertas presentadas, como integrante de la comisión respectiva, según sea el caso: en calidad de observadora, o brindando apoyo y/o asesoría en lo que corresponda. 3. Emitir dictámenes legales, respecto a las cauciones o garantías de cumplimiento de contratos, cuya sustitución se solicita en ciertos casos ante el Tribunal Superior de Cuentas, por la garantía de calidad, analizar el expediente e informar si procede tal sustitución, para que el ente antes mencionado emita la resolución correspondiente. 4. Participar en reuniones relacionadas con el presupuesto anual y/o procedimientos a ser aplicados, que requieran apoyo legal. 5. Realizar giras relacionadas con las funciones anteriores, colaborando a llevar información, documentos o explicaciones legales requeridas o solicitadas por las oficinas regionales (San Pedro Sula y La Ceiba). 6. Estudiar y analizar la legalidad de los contratos suscritos por Hondutel, y participar como miembro de la comisión supervisora de los proyectos de: obras civiles y compra de suministros. 7. Cualquier otra actividad que implique asistencia legal o participación en la que sea necesaria la intervención o la asesoría legal correspondiente. 8. Mantener actualizada toda la información de la empresa como ser: Manuales Reglamentos Resoluciones Leyes Contratos y convenios Subastas Donaciones Otros que el Auditor Interno le asigne. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 5

6 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-ALEG ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El área de Auditoria Legal depende directamente de Auditoria 3.2 Organización Interna El área de Auditoria Legal no tiene dependencia dentro de la Estructura Organizacional. 4. RELACIONES DE COORDINACION 4.1 A nivel Interno Se relaciona con todas las áreas que conforman la Empresa hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL) 4.2 A nivel Externo Se relaciona con el Tribunal Superior de Cuentas e Instituciones del Gobierno Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 6

7 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-APRE-105 AREA DE CONTROL PREVENTIVO La finalidad del área de Control Preventivo es salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitando desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Dar seguimiento al gasto corriente de los egresos e inversiones de la empresa, velando porque se cumplan los procedimientos políticos reglamentarios internos y demás leyes vigentes, así como brindar el asesoramiento a las áreas que lo soliciten. 2. Revisar los diferentes tipos de procesos: Solicitud de servicios Solicitud de pago Procesos de compra Autorización y Liquidación de gastos de viaje nacionales e Internacionales. Autorización y liquidación de viáticos Horas extraordinarias Recargo del 25% Recargo del 28% Reembolsos Devolución de procesos incompletos Preparación de informes de labores. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El área de Control Preventivo depende directamente de Auditoria 3.2 Organización Interna El área de Control Preventivo no tiene dependencia dentro de la Estructura Organizacional. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 7

8 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-APRE RELACIONES DE COORDINACION 4.1 A nivel Interno Se relaciona con todas las áreas que conforman la Empresa hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL) 4.2 A nivel Externo Se relaciona con los Proveedores externos por pagos de: Solicitudes de Servicios Ordenes de Compra. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 8

9 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-APRO-105 AUDITORIA DE PROYECTOS La finalidad de la Auditoria de Proyectos es Controlar, supervisar y darle seguimiento a todos los proyectos de la empresa a nivel nacional. 2. FUNCIONES 1. Controlar, supervisar y dar seguimiento a los proyectos a nivel nacional. 2. Revisar y aprobar las solicitudes de pago. 3. Controlar el ingreso de materiales en el almacén general de los proyectos que incluyen compras. 4. Investigar casos especiales. 5. Emitir dictámenes de garantía. 6. Integrar las comisiones, para revisiones de anteproyectos, de futuras inversiones de la empresa. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El área de Auditoria de proyectos depende directamente de Auditoria 3.2 Organización Interna El área de Auditoria de Proyectos no tiene dependencia dentro de la Estructura Organizacional. 4. RELACIONES DE COORDINACION 4.1 A nivel Interno Se relaciona con todas las áreas que conforman la Empresa hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL) 4.2 A nivel Externo No tiene relación alguna. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Auditoria Interna 9