Manual de Organización y Procedimientos Administrativos de Trabajo

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1 Manual de Organización y Procedimientos Administrativos de Trabajo UNIDAD DE PROTOCOLO Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Secretaría de Estado en el Despacho de Desarrollo Económico Tel.: (504) Fax (504) Tegucigalpa, MDC

2 Tabla de contenido Contenido Introducción 1 Funciones de la Unidad 3 Atribuciones de la Unidad 5 Organigrama 7 Simbología del Flujograma 8 Flujograma Técnica Protocolaria 9 Descripción Narrativa Técnica Protocolaria 10 Validación 12 Información de Contacto 13 Información de la Institución 13

3 Pág. 01 Introducción El Manual de Procedimientos reviste una gran importancia en el actuar de las Instituciones, ya que contiene la información necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas Introducción El presente manual de procedimientos de la Unidad de, es de observancia general, como instrumento de información y de consulta. El manual es un medio de familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Unidad. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y procedimientos de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones. Objetivo del Manual Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la Dependencia de la Secretaria de Estado en los Despachos de Industria y Comercio. Marco Jurídico Ley General de la Administración Pública. Reglamento de organización, funcionamientos y competencias del poder ejecutivo. Ley de procedimiento administrativo. Ley de la jurisdicción de lo contencioso administrativo. Reglamento interno de la Secretaria de Estado en los Despachos de Industria y Comercio.

4 Pág. 02 Introducción

5 Pág. 03 Funciones de la Unidad Funciones de la Unidad Objetivo Básico: Realizar actividades relacionadas con protocolo y ceremonia, planificando coordinando y supervisando actos o eventos de la institución, a fin de garantizar el cumplimiento de las normas protocolares requeridas. Misión La Unidad de planifica y coordina las ceremonias oficiales de la SIC. Sirve de enlace entre las misiones diplomáticas y la SIC. También organiza y coordina el uso del edificio o cualquier otro para las funciones de carácter protocolar o socio-cultural. Visión Brindar una satisfacción total a nuestros actos ceremoniales en todo lo relacionado al servicio de protocolo, fomentando una eficiente organización y responsabilidad a las personas beneficiadas, tratando de ser siempre innovadores buscando un continuo crecimiento hacía la atención que con calidad se brinda dentro de la Secretaría. Valores

6 Pág. 04 Funciones de la Unidad Servicio Prontitud Compromiso

7 Pág. 05 Atribuciones de la Unidad Atribuciones de la Unidad 1. Dirigir actividades técnicas y administrativas de la Unidad, incluyendo la distribución de tareas y la asignación de responsabilidades al personal a su cargo. 2. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar los eventos que ejecute la SIC. 3. Asistir al Secretario y Subsecretarios de estado en los asuntos que le competen. 4. Velar por los asuntos relativos al Ceremonial Diplomático, y a las relaciones con las Misiones Diplomáticas y de Organismos Internacionales acreditados ante el Gobierno de la Republica, incluyendo lo concerniente a inmunidades, privilegios, prerrogativas, reciprocidades y cortesías diplomáticas, de acuerdo con las leyes y convenios internacionales. 5. Servir de enlace entre misiones diplomáticas acreditadas en la Republica de Honduras y la Secretaría de Industria y Comercio, y a todos los niveles de la Administración Pública. 6. Crear condiciones propicias para que la negociación internacional se efectué actos oficiales, eventos y los demás atinentes a su naturaleza. 7. Brindar el apoyo requerido por la autoridad nominadora de la Secretaria de Industria y Comercio y por la Presidencia de la Republica, en los diferentes actos y ceremonias que se desarrollan a lo largo de todo el periodo de gobierno.

8 Pág. 06 Atribuciones de la Unidad 8. Coordinar ceremonias de condecoración y reconocimiento. 9. Elaborar notas para coordinar asistencia y apoyo con las demás Secretarias de Estado. 10. Asistir a reuniones con el Secretario de Estado en actos relativos a actividades de tipo protocolario. 11. Preparar y coordinar el desarrollo de eventos en los que participa el Secretario de Estado o Sub - Secretarios de la Secretaría. 12. Cubrir eventos oficiales de la Secretaría dentro y fuera de la misma. 13. Brindar Información a fin de actualizar la página Web en lo relativo a ceremonial diplomático, en coordinación con la Unidad de Informática. 14. Formar y custodiar un archivo de Himnos nacionales, letra y música, así como de modelos exactos de escudos y bandera de países con los que se tienen relaciones diplomáticas o de cooperación estrechas. 15. Coordinar con la Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión (UPEG), la elaboración del Plan Operativo Anual de la unidad, conforme los objetivos gubernamentales e institucionales. 16. Las demás que se le asignen y corresponda a la naturaleza de su unidad.

9 Pág. 07 Organigrama Organigrama

10 Pág. 08 Simbología del Flujograma Simbología del Flujograma

11 Pág. 09 Flujograma Técnica Protocolaria Flujograma Técnica Protocolaria

12 Pág. 10 Descripción Narrativa Técnica Protocolaria Descripción Narrativa Técnica Protocolaria Descripción del Proceso: Cada dependencia o institución que esté orientada según fines y objetivos de la Secretaría, deberá presentar una iniciativa de proyecto donde debe incluir las pautas a tratar en el evento, describiendo todo lo que requiera para que se lleve a cabo el proyecto. Alcance: Empresas e instituciones públicas, empresas privadas, organismos internacionales y financieros, funcionarios y trabajadores de la institución. Objetivos del Proceso: Cumplir con todo lo establecido antes, durante y después de la ceremonia. Lograr de manera eficiencia cada paso del proceso. Lograr una mayor organización de los procesos dentro de la institución. Documentación de referencia: Ley simplificación administrativa. Optimización de servicios públicos. Planificación estratégica. No. Descripción de la Actividad Responsable 1. Iniciativa de proyectos presentada por interesados. Parte Interesada

13 Pág. 11 Descripción Narrativa Técnica Protocolaria 2. Elaboración de proyecto (programa y presupuesto). 3. Solicitar presupuesto a gerencia administrativa. / Gerencia 4. Aprobación del proyecto. Gerencia 5. Ejecución y desarrollo del proyecto. 6. Evaluación del proyecto. 7. Fin.

14 Pág. 12 Validación Validación

15 Pág. 13 Información de Contacto Información de Contacto La Unidad de queda localizada en el cuarto piso de la Secretaría. Teléfono: Información de la Institución Secretaría de Estado en el Despacho de Desarrollo Económico Tegucigalpa, MDC Tel.: (504) Fax (504)

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