Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN

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1 Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN Noviembre

2 ESQUEMA DE CONTENIDO I. Organigrama Estructural 2 II. Cuadro para Asignación de Personal 3 III. Hoja de Especificaciones de Funciones- Jefatura 4 Hoja de Especificaciones de Funciones Sub jefatura 10 2

3 I. Organigrama Estructural ALTA DIRECCION JEFE Asesores de la Alta Dirección SUB JEFE 3

4 II.- Cuadro para Asignación Personal (R.S. N PCM) SITUACION DEL CARGO Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin Orden CLASIFICADOS ESTRUCTURALES NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto JEFATURA 001 JEFE DEL INDECI JEFE DEL INDECI ASESOR II D SECRETARIA V T OFICINISTA III A OFICINISTA III A SUBJEFATURA 009 SUBJEFE DEL INDECI SUBJEFE DEL INDECI SECRETARIA V T DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D SECRETARIA V T OFICINISTA III A

5 III.- HOJAS DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Jefe del INDECI JEFE DEL INDECI N de Orden: 001 Aprobar y dirigir la política del INDECI y evaluar su cumplimiento. Ejercer la titularidad del Pliego Presupuestal y la representación del INDECI. Proponer al Consejo de Ministros, por intermedio del Presidente del Consejo de Ministros, los objetivos y políticas de Defensa Civil. Aprobar los planes y programas, estrategias y metas de la institución y evaluar su cumplimiento. Aprobar el presupuesto institucional y los balances y los estados financieros. Aprobar y difundir la Doctrina de Prevención y Atención de Desastres. Promover y coordinar las acciones de carácter multisectorial de prevención y atención de desastres que ejecuten los organismos componentes dell Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI). Promover la participación activa de todas las personas naturales y jurídicas, instituciones y demás organizaciones del país en la Defensa Civil. Asesorar al Presidente del Consejo de Ministros y por su intermedio al Consejo de Ministros en materia de Defensa Civil. Representar al INDECI y al SINADECI ante organismos, eventos y conferencias nacionales e internacionales. Aprobar la constitución de las Comisiones y/o Comités de trabajo necesarios para desarrollar asuntos específicos del Sistema Nacional de Defensa Civil. Proponer y suscribir convenios de cooperación a nivel nacional e internacional relacionados a la prevención y atención de desastres. Constituir y presidir las reuniones de los Consejos Consultivos y Comités de Asesoramiento y Coordinación, regulando la frecuencia de las reuniones y los mecanismos de funcionamiento. Proponer a la Presidencia de la República, a través de la Presidencia del Consejo de Ministros, la necesidad de gestionar apoyo internacional en casos de desastres de magnitud que así lo ameriten, o de disponer el apoyo a otros países en casos similares. 5

6 Designar mediante Resolución Jefatural a los titulares de los Organos dell INDECI. Delegar en el Sub Jefe, Directores Nacionales y Directores Regionales, las facultades y atribuciones que estime conveniente. Expedir, mediante resoluciones jefaturales, normas técnicas de carácter general en materia de Defensa Civil. Proponer a la Presidencia del Consejo de Ministros, leyes y demás dispositivos legales de carácter general en materia de Defensa Civil, así como formular opinión sobre proyectos de leyes y normas legales que involucren aspectos de Defensa Civil. Disponer las acciones orientadas a la implementación de programas y actividades educativas encaminadas a crear y/o promover en la población nacional una cultura de prevención en Defensa Civil. Disponer las acciones necesarias orientadas a la preparación y atención de emergencias y desastres, y dirigir el Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COEN) en situaciones de emergencia o desastres de gran magnitud que así lo ameriten. Dirigir la marcha administrativa de la Institución, así como contratar, suspender o remover a los servidores y funcionarios de la Institución. Proponer la política laboral y salarial del INDECI. Disponer acciones de control sobre la gestión y manejo de recursos de la Institución. Ejercer las demás atribuciones que señale el ordenamiento legal. Depende del Presidente del Consejo de Ministros. Tiene mando directo sobre los Funcionarios, Directivos, Profesionales, Técnicos y Auxiliares de los diversos órganos del INDECI. 6

7 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES Asesor de Jefatura ASESOR II N de Orden:002/ 003 / 004 / 005 Código: D Prestar asesoramiento especializado en el ámbito de su competencia profesional al Jefe del INDECI. Proponer iniciativas o alternativas que permitan potenciar, dinamizar u optimizar el accionar institucional del SINADECI en el cumplimiento de su Misión. Formular estudios, investigaciones, proyectos y otros sobre asuntos vinculados a la prevención y atención de desastres, así como al desarrollo institucional. Participar en Comisiones y/o Reuniones de carácter nacional o internacional en asuntos de su especialidad, de acuerdo a las disposiciones que sobre el particular emita el Jefe del INDECI. Otras funciones que le asigne el Jefe del INDECI. Depende del Jefe del INDECI. REQUISITOS MINIMOS Titulo profesional universitario en Ingeniería, Arquitectura, Administración o Economía, que incluya estudios de Post Grado, Maestría o Doctorado. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en temas de prevención y Aaención de desastres y/o en gestión y desarrollo institucional. Amplia experiencia, mínimo 15 años en labores de su especialidad profesional. 7

8 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES Secretaria Ejecutiva SECRETARIA V N de Orden: 006 Código: T Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Jefatura. Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la Jefatura, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la Jefatura. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Jefatura. Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la Jefatura. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información de la Jefatura. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Jefatura. Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Jefatura. Otras actividades que le asigne el Jefe del INDECI. Depende del Jefe del INDECI. REQUISITOS MINIMOS Título de Secretaria Ejecutiva de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 10 años. 8

9 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES OFICINISTA III N de Orden: 007 / 08 Código: A Oficinista Ejecutar labores de carácter administrativo. Registrar y distribuir la documentación que disponga la Jefatura. Informar sobre la documentación que ingresa y egresa de la Jefatura. Clasificar y actualizar el archivo de la Jefatura. Solicitar el abastecimiento de útiles de escritorio. Recibir visitantes y mantener la buena imagen de la Institución. Las demás que le asigne el Jefe del INDECI Depende de la Jefatura del INDECI. REQUISITOS MINIMOS Instrucción secundaria completa. Capacitación en el área requerida. Experiencia mínima de 3 años en labores de oficina. 9

10 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Sub Jefe del INDECI SUB JEFE DEL INDECI N de Orden: 009 Hacer cumplir las disposiciones impartidas por el Jefe del INDECI. Asumir la Jefatura del Instituto en los casos de ausencia del Jefe del INDECI. Presidir los actos de carácter protocolar y otros por delegación del Jefe del INDECI. Supervisar la organización de las reuniones de los Consejos Consultivos Supervisar y establecer coordinación permanente con los Directores Regionales. Coordinar y supervisar las reuniones oficiales y conferencias de prensa. Supervisar y evaluar las acciones de la Secretaría General e Imagen Institucional y Oficina de Estadística y Telemática. Representar al Jefe del INDECI, en caso necesario. Supervisar los actos administrativos del INDECI, de acuerdo con la normatividad vigente. Expedir resoluciones Sub Jefaturales. Ejercer las facultades que le delegue el Jefe del INDECI Otras funciones que le asigne el Jefe del INDECI. Depende del Jefe del INDECI. Tiene mando directo sobre todos los órganos de línea, desconcentrados, de asesoramiento y apoyo del INDECI. REQUISITOS MINIMOS Oficial Superior de las Fuerzas Armadas en retiro, o profesional universitario titulado en Ingeniería, Arquitectura, Economía o Administración. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia profesional. Amplia experiencia, mínimo 15 años en labores de su especialidad profesional. 10

11 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES Secretaria Ejecutiva SECRETARIA V N de Orden: 010 / 012 Código: T Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Sub Jefatura. Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la Sub Jefatura, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la Sub Jefatura. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Sub Jefatura. Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la SubJefatura. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información de la Sub Jefatura. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Sub Jefatura. Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Sub Jefatura. Otras actividades que le asigne el Sub Jefe. Depende del Sub Jefe. REQUISITOS MINIMOS Título de Secretaria Ejecutiva de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 10 años. 11

12 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I Director de Sistema Administrativo N de Orden: 011 Código: D Revisar y analizar toda la documentación interna y externa que recepciona la Sub Jefatura, y despacharla con el Sub Jefe. Coordinar con los órganos de línea, desconcentrados, asesoramiento y apoyo los aspectos de gestión institucional que deberán ser canalizados a través de la Sub Jefatura. Efectuar el seguimiento de todas las disposiciones y proveídos emitidos por la Sub Jefatura. Proyectar las Resoluciones Sub Jefaturales, coordinando con los órganos pertinentes a fin de verificar y analizar la documentación sustentatoria técnica, administrativa y legal que corresponde. Coordinar y supervisar la organización de los actos protocolares de la institución. Coordinar la organización de las reuniones de los Consejos Consultivos. Otras funciones que le asigne el Sub Jefe. Depende del Sub Jefe REQUISITOS MINIMOS Titulo profesional universitario en Ingeniería, Arquitectura, Economía o Administración. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 10 años en labores de su especialidad profesional. 12

13 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES OFICINISTA III N de Orden: 013 Código: A Oficinista Ejecutar labores de carácter administrativo. Registrar y distribuir la documentación que disponga la Sub Jefatura. Informar sobre la documentación que ingresa y egresa de la Sub Jefatura. Clasificar y actualizar el archivo de la Sub Jefatura. Solicitar el abastecimiento de útiles de escritorio. Otras funciones que le asigne el Sub Jefe. Depende del Sub Jefe. REQUISITOS MINIMOS Instrucción secundaria completa. Capacitación en el área requerida. Experiencia mínima de 3 años en labores de oficina. 13

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