Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Contabilidad

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1 Nombre del Puesto Jefe Departamento de Contabilidad IDENTIFICACIÓN Nombre / Título del Puesto: Puesto Superior Inmediato: Dirección / Gerencia Departamento: Jefe Departamento de Contabilidad Director Financiero Dirección Financiera Departamento de Contabilidad Puestos que supervisa: Coordinador Área Técnica Contable Coordinador Área Técnica de Análisis Financiero Técnico Contable Asistente Técnico Contable Encargado de Archivo Asistente Administrativo Ordenanza Fecha: 1 de marzo de 2012 MISIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y controlar, la gestión técnico administrativa financiera que se realiza en el Departamento de Contabilidad relacionada con el proceso de registro contable del devengado de obligaciones, anticipos de fondos, percepción de fondos, pago de obligaciones, ajustes contables, depreciaciones, amortizaciones, así como el registro de cualquier otro tipo de operaciones que modifican los recursos y obligaciones de la institución, el proceso de análisis de las cifras que presentan los estados financieros y reportes contables, el proceso de archivo y resguardo de los comprobantes contables con su documentación de soporte, estados financieros y demás información de carácter contable, cumplimiento de metas del Plan Anual de Trabajo, implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, así como otros aspectos vinculados a la gestión del Departamento, de conformidad a lo establecido en la normativa legal y técnica vigente, con la finalidad de proveer información financiera contable, útil, oportuna y confiable que sirva de apoyo a la toma de decisiones y contribuya a lograr una eficiente gestión administrativa financiera y coadyuvar al logro de los objetivos estratégicos institucionales. FUNCIONES/ACTIVIDADES BÁSICAS 1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar el diseño del sistema de contabilidad institucional de acuerdo a los requerimientos internos y de conformidad a lo establecido en el marco general para el Subsistema de Contabilidad Gubernamental, con el fin de disponer del instrumento que contenga los principios, normas y procedimientos técnicos para registrar contablemente los hechos económicos expresables en términos monetarios del. 2. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar la elaboración de los planes de cuentas y sus modificaciones y someterlos a la aprobación de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental para actualizar la base de datos del catálogo institucional de la Aplicación Informática SAFI, con la finalidad de disponer de las cuentas contables relacionadas con los conceptos propios de la institución. 3. Coordinar, supervisar y velar porque las transacciones que modifican los recursos y obligaciones de la institución se registren contablemente en forma diaria y por orden cronológico, con el fin de disponer de información financiera útil y oportuna para la toma de decisiones. Elaborado por: Dirección Financiera 1

2 4. Supervisar y velar porque toda operación que dé origen a un registro contable cuente con la documentación necesaria y toda la información pertinente que respalde, demuestre e identifique la naturaleza y finalidad de las transacciones que se están contabilizando, con la finalidad de respaldar en forma debida el registro contable de dichas operaciones. 5. Supervisar y velar porque la documentación que respalda las operaciones contables cumpla con los requisitos exigibles en el orden legal y técnico, con el fin de cumplir y hacer cumplir lo establecido en la normativa legal y técnica aplicable al ámbito financiero. 6. Revisar, verificar y autorizar los ajustes contables efectuados a los hechos económicos contabilizados, con el fin de garantizar que los mismos cumplan con lo establecido en la normativa legal y técnica vigente. 7. Supervisar y velar que los cierres contables mensuales y anuales de las operaciones financieras se realicen en los plazos establecidos en la normativa legal y técnica, con la finalidad de contar con información financiera útil y oportuna que contribuya a la toma de decisiones. 8. Ejercer el control administrativo financiero previo y concurrente de la documentación e información recibida relacionada con el registro contable de las operaciones que modifican los recursos y obligaciones, el proceso de análisis de las cifras que presentan los estados financieros y reportes contables y el proceso de archivo y resguardo de los comprobantes contables con su documentación de soporte, estados financieros y demás documentación contable, con la finalidad de proveer información para la toma de decisiones. 9. Coordinar, supervisar y revisar los informes financieros contables preparados con base en la información que presentan los estados financieros básicos de la institución y velar porque contengan información suficiente, fidedigna y oportuna, con la finalidad de presentar la situación financiera institucional. 10. Supervisar, verificar y velar porque se preparen notas explicativas a los estados financieros, de conformidad a lo que establece la normativa legal y técnica, con la finalidad de facilitar la interpretación de la información financiera. 11. Supervisar y velar porque los comprobantes contables con su documentación de soporte, estados financieros, reportes contables y demás información contable, sean archivados y se encuentren debidamente ordenados y referenciados, con la finalidad que sean resguardos durante los periodos establecidos en la normativa legal y técnica vigente. 12. Coordinar en forma oportuna con el personal y con las unidades internas y externas con las que existe un vínculo de trabajo, según sea pertinente, la realización de reuniones periódicas, con el fin de dar respuesta en forma oportuna a los asuntos de carácter financiero relacionados con las actividades que se desarrollan en el Departamento de Contabilidad. 13. Fomentar, propiciar y velar por el desarrollo de una comunicación y coordinación permanente y efectiva con los departamentos o áreas de trabajo con las cuales existe un vínculo laboral, y con el personal subalterno; fomentar la mística de trabajo en equipo para mejorar para mejorar el proceso administrativo financiero. 14. Planificar, organizar, coordinar y supervisar la elaboración del plan anual de trabajo del Departamento de Contabilidad, en armonía con los objetivos estratégicos institucionales, normativa legal y técnica vigente, y participar en la elaboración del plan anual de trabajo de la Dirección, así como velar por el cumplimiento de las metas establecidas en el mismo y emprender en forma oportuna las acciones correctivas pertinentes. 15. Elaborar notas, opiniones e informes técnicos y gerenciales, orientar y supervisar al personal bajo su cargo en la elaboración de dichos documentos, con la finalidad de contribuir al análisis y toma de decisiones. 16. Coordinar y supervisar las actividades que se llevan a cabo en las diferentes áreas que conforman el Departamento, con la finalidad de definir estrategias de trabajo para contribuir a la mejora continua y obtener resultados esperados. 17. Remitir y proporcionar los estados financieros y reportes contables mensuales y anuales, así como toda información y/o explicaciones relacionadas con el proceso administrativo financiero que se desarrolla en el Departamento de Contabilidad, a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, con la finalidad de contribuir al proceso de consolidación, análisis financiero y a la toma de decisiones, de conformidad a lo establecido en la normativa legal y técnica vigente. Elaborado por: Dirección Financiera 2

3 18. Atender, documentar y justificar en forma plena, oportuna y con base a criterios técnicos y legales, las peticiones de información y/o explicaciones del proceso administrativo financiero, las no conformidades, observaciones y comentarios generales del período vigente examinado y las de periodos anteriores, que se reflejen en informes de entes contralores, así como de las otras unidades organizativas internas y externas, con el fin de presentar en forma correcta, oportuna y definitiva la información y documentación requerida y velar para que en lo sucesivo no se susciten nuevamente los hallazgos determinados y proponer la mejora continua. 19. Efectuar análisis razonado y sustentado sobre aspectos o variables relacionadas con la gestión del personal bajo su responsabilidad, elaborar y remitir a la Dirección Financiera en su oportunidad, informe técnico con la finalidad de realizar las acciones administrativas o disciplinarias en materia de recurso humano pertinentes. 20. Impulsar la actualización y desarrollo del recurso humano, mediante la identificación de las necesidades de capacitación del personal bajo su responsabilidad, elaborar el plan anual de capacitación del Departamento que proporcione las competencias y conocimientos técnicos necesarios y remitir el mismo a la instancia correspondiente de manera oportuna, con el propósito de elevar el nivel de eficiencia, eficacia en el desempeño de las labores. 21. Ejecutar mecanismos de rotación interna de personal de manera sistemática, de conformidad a las necesidades existentes en cada una de las áreas que conforman el Departamento o por estrategia de trabajo, con la finalidad de constituir un mecanismo de capacitación para cubrir necesidades del recurso humano y coadyuvar al logro de los objetivos. 22. Conducir las actividades promoviendo el cumplimiento permanente del sistema de control interno establecido de las operaciones financieras, planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar la autoevaluación al control interno del Departamento de Contabilidad, analizar los resultados en forma conjunta con el personal, con la finalidad de proponer y ejecutar las acciones correctivas pertinentes para la elaboración y remisión del informe técnico respectivo y efectuar seguimiento en la implementación de acciones Revisar y desarrollar mejoras en los procesos de trabajo bajo su ámbito, así como fomentar la participación de los empleados en las propuestas de mejoras, y promover una filosofía dinámica, transparente, responsable y abierta a las innovaciones, con el fin de aplicar la mejora continua en la gestión financiera y transparencia en el la actuación de los empleados. 24. Cumplir y hacer cumplir con lo establecido en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, así como lo establecido en las normas éticas para la función pública, con la finalidad de contribuir al fortalecimiento de una cultura de calidad en los servicios prestados y preservar las características de seguridad de la información. 25. Marcar y custodiar la información confidencial o sensible que le ha sido confiada en cuanto al manejo y divulgación de la misma, así como reportar inmediatamente los incidentes de seguridad a su jefe inmediato, con la finalidad de preservar las características de seguridad de la información. 26. Desarrollar y cumplir con otras funciones que sean establecidas por la jefatura inmediata, con el fin de contribuir al logro de los objetivos y metas del Departamento, Dirección y de la Institución. ESTRUCTURA DEL PUESTO Título del Puesto Coordinador Área Técnica Contable Coordinador Área Técnica de Análisis Financiero Técnico Contable Función Básica Planificar, coordinar, revisar, supervisar, dirigir y controlar el proceso de registro contable de las transacciones que modifican la composición de los recursos y obligaciones de la institución, que se realiza en el Área Técnica Contable. Planificar, coordinar, revisar, dirigir, supervisar y controlar el proceso de análisis de las cifras que presentan los estados financieros, y demás información contable, que se realiza en el Área Técnica de Análisis Financiero. Realizar las actividades de verificación y análisis de las cifras que presentan los estados financieros y demás información contable; así como actualizar los controles internos respectivos con la información Elaborado por: Dirección Financiera 3

4 Título del Puesto Función Básica contable relacionada con las cuentas de bienes muebles, inmuebles e intangibles y el cálculo de la depreciación, amortización y valor actual de dichos bienes. Asistente Técnico Contable Apoyar en las actividades relacionadas con el análisis de las cifras que presentan los estados financieros y demás información contable; así como apoyar en la actualización de los controles internos respectivos con la información contable relacionada con las cuentas de bienes muebles, inmuebles e intangibles y el cálculo de la depreciación, amortización y valor actual de dichos bienes. Asimismo, efectuar seguimiento a todo lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión de Seguridad de la Información del Departamento de Contabilidad. Encargado de Archivo Efectuar, las actividades que se realizan en el archivo contable para el control, registro, resguardo y préstamo de los comprobantes contables con su documentación de soporte, estados financieros y demás información contable. Asistente Administrativo Recibir, despachar, archivar y controlar la correspondencia, elaborar las requisiciones de productos de limpieza y artículos de oficina. Revisar y verificar las características de los bienes muebles detallados en los documentos de gasto por concepto de mantenimiento y reparaciones de los mismos, apoyar en el cálculo de la depreciación, amortización y valor actual de bienes muebles, inmuebles e intangibles. Recibir, verificar, controlar y archivar comprobantes contables con su documentación de soporte, así como los estados financieros y demás información contable. Ordenanza Realizar actividades de limpieza general, distribución de correspondencia, anillar los estados financieros y reportes contables, trasladar documentos al Archivo General de la Secretaría de Estado, recibir y trasladar del Almacén de Suministros de la Secretaria de Estado los productos de limpieza y artículos de oficina para las necesidades del personal del Departamento y apoyar en algunas actividades administrativas a las diferentes áreas de trabajo del Departamento. CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO Resultados Principales 1. Estados Financieros y notas explicativas. 2. Reportes contables de la Aplicación Informática SAFI. 3. Informes técnicos. 4. Cumplimiento de objetivos y metas. 5. Atender los aspectos reflejados en los informes de entes contralores. 6. Gestiones administrativas y disciplinarias referentes al personal. 7. Planes de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Seguridad de la Información. 8. Continuidad a la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. 9. Informe de autoevaluación del Sistema de Control Interno 10. Lineamientos de trabajo al personal. 11. Asesoría a las Unidades ejecutoras. 12. Asesoría en materia contable. 13. Comprobantes contables con la documentación de soporte. 14. Plan de Trabajo. 15. Perfiles y procedimientos de trabajo actualizados. Elaborado por: Dirección Financiera 4

5 16. Reuniones de Trabajo con personal y unidades e instituciones con las que existe un vínculo de trabajo. Marco de Referencia para la Actuación Constitución de la República Ley de la Corte de Cuentas de la República y su Reglamento Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento Código Tributario y su Reglamento de Aplicación Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios y su Reglamento Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento Ley de Servicio Civil Ley de Ética Gubernamental Código de Comercio Código de Trabajo Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República Disposiciones Generales del Presupuesto Acuerdo Nº 793 Funcionamiento de la Dirección General de Administración y Dirección Financiera Disposiciones normativas del Sistema de Gestión de seguridad de la información del Disposiciones normativas del Sistema de Gestión de la Calidad del Manual Técnico del SAFI Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público Manual de Organización para las Unidades Financieras Manual de Políticas de Control Interno del Instructivos, Reglamentos y circulares emitidos por la DINAFI Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad) Otras disposiciones normativas relacionadas a la gestión financiera del sector público CONTROLADORES DE LOS RESULTADOS DEL PUESTO. Director Financiero PERFIL DE CONTRATACIÓN Formación Básica. Grado Universitario Indispensable Especialidad: Licenciado en Contaduría Pública Para el desempeño del puesto se requiere conocimientos sólidos de Contabilidad del sector gubernamental y/o privado, aspectos tributarios, análisis financiero y conocimiento de la normativa legal y técnica aplicable en el ámbito financiero gubernamental. Conocimientos Específicos. 1. Curso de Contabilidad Gubernamental. Indispensable 2. Conocimiento sobre paquetes utilitarios computacionales Indispensable 3. Conocimiento de la normativa técnica y legal aplicable al ámbito financiero gubernamental. Indispensable Elaborado por: Dirección Financiera 5

6 4. Conocimiento del marco lógico del Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad) Indispensable 5. Análisis e Interpretación de Estados Financieros Gubernamentales. Indispensable 6. Normas Internacionales de Contabilidad. Indispensable 6.3. Experiencia Previa. Haberse desempeñado en puestos relacionados con la gestión financiera pública o privada. Coordinador Área Técnica Contable Coordinador Área Técnica Análisis Financiero De 2 a 4 años De 2 a 4 años De 2 a 4 años OTROS ASPECTOS Responsabilidad. Ética y Valores. Discreción. Liderazgo. Iniciativa. Espíritu de servicio. Conocimiento y experiencia en la aplicación de leyes, reglamentos e instructivos relacionados con la naturaleza del puesto. Buenas relaciones interpersonales. Capacidad de análisis y síntesis. Habilidad para seguir instrucciones Facilidad de expresión verbal y escrita. Capacidad para trabajar en equipos. Habilidad numérica. Dirigir equipos de trabajo. Toma de decisiones. Negociación. Disposición para trabajar en base a metas y objetivos. Elaborado por: Dirección Financiera 6

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