GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

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1 FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi, con el fin de identificar las condiciones en las que se encuentra, detectar posibles deficiencias y oportunidades de manejo y de esta manera elaborar acciones encaminadas al mejoramiento de la problemática archivística encontrada. 2. ALCANCE Identificar, evaluar y analizar el Archivo de la Personería Municipal de Choachí Cundinamarca y de esta manera llegar a implementar de forma adecuada la normatividad que rige el funcionamiento de los archivos en Colombia. 3. APLICACIÓN El procedimiento de diagnóstico se aplicara al Archivo Central y de Gestión de la Personería Municipal de Choachí. 4. DEFINICIONES ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información la investigación y la cultura. GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

2 La gestión documental en las entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, Valoración. DIAGNOSTICO: Un método de conocimiento y análisis del desempeño de una empresa o institución, interna y externamente, de modo que pueda facilitar la toma de decisiones. 5. CRITERIOS El diagnóstico del archivo de la Personería Municipal de Choachí, se realiza en base a la normatividad vigente establecida para su gestión, especialmente: LEY 594 DE 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. DECRETO NÚMERO 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". 6. DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD Para realizar el diagnóstico de la Personería Municipal es necesario realizar un levantamiento de información, el cual sirve de base para definir la situación actual del archivo y de esta manera plantear estrategias para el mejoramiento de las situaciones que se definan. Para realizar el diagnóstico de archivo de la Personería se tomó como base los procesos de la Gestión Documental, con el fin de establecer cuáles han sido los avances y cuales las falencias (estado actual de la entidad) que se tiene en cada uno de estos, Área de Análisis Descripción Estado actual de la Entidad. PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,.- La Entidad cuenta con las tablas de retención Documental TRD..- La Entidad cuenta con el formato único de inventario documental..- La Entidad tiene comité

3 funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. interno de archivo, el cual se creó mediante resolución 001 de La entidad cuenta con el mapa de procesos en cual se encuentra incluido el de gestión documental..- La entidad cuenta con formatos para citaciones, quejas, visitas, etc..- La entidad diseño un formato para registro de las personas que acuden a la Personería..- Se tiene un formato para el registro de la correspondencia..- La entidad diseño una base de datos para el manejo adecuado de la información de la población desplazada que vive en el Municipio. *- Es necesario Elaborar y aprobar el programa de gestión documental. n capacitaciones en relación a la normatividad vigente y su aplicabilidad. *- Hace falta Planeación de la gestión documental. *- Es necesario actualizar las tablas de Retención Documental y las tablas de valoración documental. capacitación en relación con el diseño, elaboración de las TRD Y

4 PRODUCCIÓN GESTIÓN Y TRÁMITE Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a TVD. gestionar la creación de una página web para la entidad. *- La Entidad cuenta únicamente con dos funcionarios y poco presupuesto por lo cual se dificulta la implementación de la normatividad en su totalidad..- La producción de los documentos de la Personería, se realiza teniendo en cuenta la utilidad del documento, con el fin de garantizar la buena gestión..- La Personería Municipal de Choachí cuenta con un membrete en el cual se identifica la entidad y los datos de contacto de esta..- La creación de los documentos se hace a partir de un análisis legal y archivístico, en cumplimiento de la normatividad vigente. capacitación en la normatividad que rige la gestión del archivo en Colombia y su aplicación. FORTALEZAS.- La Personería Municipal es una Entidad

5 un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. muy responsable con el manejo de los documentos, entre ellos la correspondencia la cual se verifica para determinar que esté acorde con lo anunciado y que sea competencia de la entidad para efectos de su respectiva radicación con el fin de dar inicio a los trámites a que haya lugar..- La Entidad cuenta con un formato para radicar la correspondencia, en el cual se asigna un número consecutivo a los documentos, se especifica la fecha de recibo del documento, la entidad productora, el asunto que trata, etc..- Los documentos en la entidad se pueden recibir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio siempre y cuando estén regulados por la normatividad vigente..- Cuando se produce un documento dirigido a otra persona o entidad, se verifica que este llegue a su destino..- Se expiden certificaciones y constancias solicitadas sin generar trámites

6 ORGANIZACIÓN Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. innecesarios..- Se da respuesta a solicitudes y demás requerimientos en el menor tiempo posible. capacitación en el tema con el fin de dar cumplimiento a la normatividad que rige la gestión del archivo..- El archivo de la Personería Municipal de Choachí está organizado teniendo en cuenta las tablas de retención documental TRD que se encuentran aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo..- Se encuentran conformadas las series y sub series documentales..- Los documentos son debidamente foliados, organizados en carpetas debidamente identificadas, lo cual facilita su consulta. *- Es necesario actualizar las tablas de retención documental. capacitación en el tema de organización de archivo y TRD para que

7 se aplique la normatividad de forma adecuada. capacitación en cuanto al manejo que se le debe dar a los documentos electrónicos. TRANSFERENCIA Conjunto de operaciones adoptadas por la Entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos..- Los documentos del archivo de gestión son transferidos al archivo central de la entidad una vez a finalizado el año, los cuales son debidamente clasificados en el formato único de inventario documental. capacitación en el tema. DISPOSICIÓN DOCUMENTOS DE Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental..- Los documentos producidos en la entidad y que se encuentran en el archivo están clasificados en el formato único de inventario documental y teniendo en cuenta las tablas de retención documental. *- Es necesario actualizar las tablas de retención documental. un ente externo que evalué las tablas de valoración documental y retención

8 documental y defina si se están llevando de forma adecuada y acorde a la normatividad vigente. *- Hace falta capacitaciones en el tema PRESERVACIÓN LARGO PLAZO A Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento..- Los documentos que produce la entidad son tratados de forma adecuada con el fin de garantizar su conservación en el tiempo..- Son archivados en carpetas plastificadas debidamente marcadas, las cuales son guardadas en cajas de archivo también debidamente identificadas, en un lugar fresco, sin humedad, ni polvo ya que se mantiene debidamente aseado, con el fin de garantizar su consulta y conservación. *- Es necesario realizar un sistema integrado de conservación de los documentos. capacitación en el tema. VALORACIÓN Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de.- La entidad evalúa todos los documentos que produce durante su ciclo vital, con el fin de determinar su permanencia y/o destino

9 establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). final. *- Los funcionarios de la entidad requieren capacitaciones en normatividad y manejo de archivo, con el fin de gestionar de forma adecuada el archivo 7.- CONCLUSIONES A través del diagnóstico realizado al Archivo de la Personería Municipal de Choachí se divisaron fortalezas y debilidades que afronta la Gestión documental y de archivos en la entidad, las cuales ayudarán a implementar planes para su mejoramiento, que permitan aplicar e implementar de forma adecuada la normatividad que rige la gestión del archivo en Colombia. La Personera Municipal de Choachí reconoce la importancia que tiene el archivo para la memoria de nuestra Entidad, por lo cual se encuentra comprometida con su manejo adecuado y acorde con la normatividad vigente.

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