INFORME DE AUDITORIA

Transcripción

1 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 2014 Página: Página 1 de 6 Código: CI INFORME DE AUDITORIA Fecha AUDITORÍA Nº 02 NOMBRE DE ENTIDAD: MUNICIPIO DE SOCORRO SANTANDER. Día Mes Año PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL AUDITOR: OBJETIVO: CARLOS ARTURO CARREÑO SÁNCHEZ. REALIZAR UNA AUDITORÍA DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA VERIFICAR EL NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS PARA ENTIDADES PÚBLICAS, SU APLICACIÓN Y SOSTENIMIENTO, DE CONFORMIDAD A LAS DISPOSICIONES DEL AGN Y COMPETENCIAS DE LAS DEPENDENCIAS SOBRE EL TEMA DE MANEJO DE ARCHIVO DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL. CRITERIOS: CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, LEY 190 DE 1995, LEY 527 DE 1999, LEY 594 DE 2000, LEY 734 DE 2002, CIRCULAR AGN NO. 1 DE 1997, CIRCULAR AGN NO. 002 DE 1997, LEY 43 DE 1913, LEY 527 DE 1999, DECRETO 2150 DE 1995, ACUERDO AGN 060 DE 2001, ACUERDO AGN 004 DE 2013, ACUERDO AGN NO. 037 DE 2002, CIRCULAR INTERNA AGN NO.13 DE 1999, NTC 1673, NTC 2223:1986, NTC 3393, NTC 4436 DECRETO 2150 DE 1995, LEY 489 DE 1998, DECRETO 229 DE 1995, LEY 58 DE 1982, DECRETO 2150 DE 1995, LEY 1437 DE 2011, DECRETO 1222 DE 1999, PROCEDIMIENTOS, DOCUMENTOS, REQUISITOS Y NORMAS (NTC - GP 1000:2009) (NTC OHSAS 18001). CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA Auditoría Interna realizada en la Secretaria de General y de Gobierno y Oficina de Archivo, permitió identificar fortalezas entre las cuales podemos destacar las siguientes. Como la principal fortaleza de la gestión documental de la administración Municipal, es la formulación del Reglamento del proceso de Gestión Documental donde se establecen las directrices para los procesos de producción, recepción, distribución, consulta, recuperación y la disposición final. Además la alta dirección ha mostrado el interés por fortalecer el proceso de gestión documental de la entidad a través de capacitaciones a los funcionarios encargados del archivo de gestión como a los encargados del archivo central. Además para dar cumplimiento a lo estipulado en los decreto 2578 de 2012 se conformó el Comité Interno de Archivo. Esta Organizado el Archivo Físico de la Administración (Gestión y Central). Está conformado el comité interno de archivo, el cual se reúne periódicamente con el fin de desarrollar acciones tendientes a la legalidad del archivo de gestión y central. Están aprobadas las TRD y se aplican en las dependencias de la administración municipal. Se ha diseñado base de datos para organizar la información física de la correspondencia entrante al municipio. Los encargados del Proceso de Gestión Documental con consientes de la responsabilidad de aplicar las normas archivísticas. De igual manera nos permitió hacer referencia a las principales oportunidades de mejora, las cuales enunciamos a continuación: Solicitar ante la oficina de talento humano capacitaciones de manejo de archivos. El espacio físico del archivo de gestión debe ser ampliado a fin de evitar cumulo y desorganización de los expedientes. Estructuración de las TVD. Actualización de TRD. Conformación del Archivo Histórico del Municipio.

2 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 2014 Página: Página 2 de 6 Código: CI DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Se cumplió con el Plan de Auditoria, tal como estaba previsto en el Programa. Se realizó reunión con el Líder de Proceso y su grupo de trabajo, dando a conocer el alcance del proceso auditor, las responsabilidades frente al Sistema de Control Interno. Se entrevisto a los funcionarios: YADIRA CALA CALDERÓN, Secretaria General y de Gobierno (E); NUBIA HERRERA MONSALVE, Técnico Administrativo y CARLOS ARTURO RODRÍGUEZ CALA, Auxiliar Administrativo. NO. DESCRIPCIÓN REQUISITO INCUMPLIDO Cf NC Cr AC AP OBSERVACIÓN 1 Se evidencia en los entrevistados el conocimiento de la Misión y Visión Institucional. Los funcionarios entrevistados conocen y expresan su contenido. 2 Se evidencia acto administrativo para la creación del archivo central del municipio. Decreto número 196 de 2010 y Decreto número 053 de Se evidencia que los responsables del Proceso de Gestión Documental conocen la normatividad vigente sobre Ley de Archivos (Ley 594 de 2000 y demás normas del AGN). Entrevistados definen el sistema de gestión documental y aplican las normas del proceso, salud, talento humano, oficina de contratación. 4 Se evidencia que están definidas legalmente las responsabilidades frente al proceso de gestión documental en el municipio. 5 Se evidencia que los responsables del SGD conocen los requisitos legales hacen parte del proceso de gestión documental y actividad archivística. 6 Se evidencia tablas de retención documental y están aprobadas, sin embargo deben actualizarse periódicamente. 7 Se evidencia la aplicación de las tablas de retención documental en todas las dependencias del municipio. 8 Se evidencia la organización del archivo Central y está definido quien es responsable del mismo. 9 Se evidencia que las dependencias han organizado adecuadamente el archivo de gestión. 10 Revisada la información del equipo de cómputo del archivo central se evidencia que gran parte de documentos del archivo de gestión y central han sido digitalizados documentos misionales. 11 Se evidencia que esta institucionalizado el comité interno de archivos. Resolución número 408 de 2012, define las responsabilidades del proceso de gestión documental, articulo 16 y siguientes. Se evidencia registro de capacitaciones para todo el personal de la administración municipal. Resolución 016 de 2011, no obstante se requiere su actualización periódica. Revisado el archivo de gestión de las dependencias se verifica la aplicación de las TRD. Fotografías 100_9953 a 100_9962, evidencian la organización del archivo central. Visitadas las dependencias de Hacienda, Salud, Transito y Gobierno se evidencia organización del archivo de gestión, fotografías 100_9980 a 100_9993. Acuerdos, Decretos, Resoluciones y parte de contratación. Decreto número 054 de 2013.

3 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 2014 Página: Página 3 de 6 Código: CI Se evidencia registro de capacitaciones del personal sobre el adecuado manejo de los archivos y utilización de TDR. 13 Se evidencia actas de reuniones del comité interno de archivos, en actas de 2013 y Se evidencia la organización de la información física (expedientes) en las dependencias antes de proceder al envío a archivo central. 15 Se evidencia en documentos físicos debidamente tratados y aplicativo en Excel para funcionamiento del la ventanilla única de correspondencia. 16 Se evidencia que la información recepcionada en la ventanilla única de correspondencia, tiene el tratamiento adecuado de acuerdo a las disposiciones legales en la materia. 17 Se evidencia el aseguramiento de los documentos, para que permanezcan legibles e identificables. 18 No se evidencian el control de registros sobre todos los documentos que se generan diariamente en las dependencias (oficios, memorandos, circulares, actas, contratos etc., regulados dentro del procedimiento de producción documental). 19 Se evidencia que los expedientes del archivo central están plenamente foliados, identificados y organizados de conformidad a las disposiciones del AGN. 20 Se evidencia que el archivo central cuenta con un sistema de información o bases de datos, que permita la identificación y búsqueda de los expedientes documentales. 21 No se evidencia el cumplimiento de los tiempos definidos en TRD para traslado de archivos de gestión. 22 Se evidencia la aplicación adecuada del procedimiento para organizar y legajar expedientes, estando acorde con las disposiciones legales en materia de protección y conservación de los archivos del municipio. Artículo 23 de la Resolución 408 de Resolución 409 de Numeral Control de Registros, NTC GP Artículo 23 de la Resolución 408 de Resolución 409 de Resolución 016 de Planilla de junio 27 de Actas numero 001 de mayo 22 de 2013 y 001 de marzo 31 de Evidencia en fotografías 100_9981 a 100_9992. Resolución 411 de 2012 y aplicativo evidencia fotográfica 100_9951 y 100_9952. Evidencia fotográfica 100_9951 y 100_9952 y estadística los datos registrados en el aplicativo. Evidencia fotográfica 100_9959 a 100_9962. No se observan registros de aprobación de documentos, Revisión y actualización de documentos, Identificación de Cambios de la versión de documentos, Distribución de documentos, Mantener documentos legibles e identificables y Control de documentos obsoletos; no obstante existe reglamento de general de archivos, resolución número 408 de Evidencia fotográfica 100_9957 a 100_9962. Evidencia fotográfica 100_9963 y 100_9964. Las dependencias visitadas salud, hacienda, gobierno y transito no han realizado el traslado del archivo de gestión al central por problemas de espacio en el archivo central y muebles. Evidencia fotográfica 100_9954 a 100_9964.

4 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 2014 Página: Página 4 de 6 Código: CI Se evidencia que se cuenta con la documentación necesaria (incluidos los registros pertinentes) para establecer, implementar, mantener y mejorar proceso de gestión documental. 24 No se evidencia documentación referente a (manuales, procedimientos, instructivos, guías, protocolos), para asegurar la eficaz planificación operación y control del proceso de gestión documental. 25 No se evidencia la documentación referente a los procedimientos exigidos por esta norma (Control de documentos, control de registros, control del producto no conforme, acciones correctivas, acciones preventivas, auditorías internas). 26 No se evidencia acciones de evaluación de la eficacia y eficiencia en el uso y control de los documentos con criterios tales como la funcionalidad, la facilidad de uso, requisitos actuales y futuros, con relación a la gestión del conocimiento, la comparación con sistemas de documentación de otras organizaciones y el enfoque hacia las partes interesadas. 27 Se evidencia la aplicación de normas del proceso de gestión documental con coherencia con los Objetivos Organizacionales y con el PDM. 28 Se evidencia procedimiento que asegura que los documentos del SCI se actualicen permanentemente y estén disponibles para su uso. 29 Se evidencia procedimiento que describe el mecanismo para elaborar, editar, revisar, aprobar los documentos internos, controlar los documentos de origen externo y los documentos obsoletos. 30 No se evidencia registros de conformidad, eficiencia, eficacia y efectividad del proceso de gestión documental. 31 Se evidencia procedimiento para la identificación, almacenamiento, recuperación, protección, tiempo de conservación, y disposición de los registros Control de Documentos, NTC GP Control de Documentos, NTC GP Resolución número 411 de 2012, Decreto 196 de 2010, Decreto 053 de 2013, Resolución número 016 de 2011, Resolución número 409 de 2012, Decreto numero 054 de 2013 y Resolución número 408 de A pesar de estar documentado el reglamento interno de archivo, es prioritario que se construya el manual de procedimientos para desarrollar el sistema de gestión documental. A pesar de estar documentado el reglamento interno de archivo, es prioritario que se construya el manual de procedimientos y se diseñen las guías para el control de registros del sistema de gestión documental. El sistema de gestión documental debe evaluarse periódicamente, con el fin de determinar la eficiencia y eficacia de la producción documental en el municipio. Líneas estratégicas del PDM. Resolución número 408 de 2012, Reglamento. Resolución número 408 de 2012, Reglamento. El sistema de gestión documental debe evaluarse periódicamente, con el fin de determinar la eficiencia y eficacia de la producción documental en el municipio, por tal motivo es prioritario desarrollar las herramientas que permitan evidenciar el respectivo control. Resolución número 408 de 2012, Reglamento.

5 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 2014 Página: Página 5 de 6 Código: CI Se evidencia la identificación e implementación las disposiciones legales que le sean aplicables a la institución sobre el control de los registros (Ley de archivos). 33 No se evidencia el cumplimiento de los tiempos establecidos para la retención en el archivo central y disposición final de los registros, debido a la falta de espacio u mobiliario. 34 Se evidencia que el Municipio garantiza la confidencialidad de la información de los registros producidos. 35 Se evidencia que archivo central y dependencias cuenta con los elementos de seguridad para la prevención y atención de emergencias. (extintores) 36 No se evidencio tablas de valoración documental y aprobación de las mismas. 37 Se evidencia la existencia un sistema de registro para el préstamo de documentos del archivo central y de gestión de hacienda, transito y oficina de contratación. 38 Se evidencia que las TDR están debidamente actualizadas, aprobadas y adoptadas por la autoridad competente. 39 No se evidencian actas o cualquier otro registro que dé cuenta del conocimiento a todo el personal o partes interesadas sobre las modificaciones del TRD. 40 No se evidencia una adecuada ubicación, condiciones ambientales y área del archivo central, el espacio es insuficiente, no cumple con los requerimientos mininos establecidos por el AGN. 41 Se evidencia la aplicabilidad a la política pública de la cultura de cero papel en todas las dependencias de salud, hacienda, gobierno y transito. Resolución número 016 de Acuerdo AGN 004 de Acuerdo AGN 09 de Acuerdo AGN 039 de Acuerdo AGN No. 037 de Resolución número 408 y 409 de Se observa en el archivo central que ciertos documentos ya cumplieron el tiempo de conservación en el archivo central, urge la necesidad de transferir documentos misionales a archivo histórico. Se evidencio que existe un responsable para custodiar los documentos del archivo central, el acceso es restringido a expedientes se utiliza registro de salida de expedientes; fotografía 100_9968. Evidencia fotográfica 100_9965 y 100_9966. La entidad debe elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar las TRD y TVD, Articulo 1 del Acuerdo AGN 004 de Evidencia fotográfica 100_9968 y registro de salida de documentos en cuadernos en secretarias. Resolución número 016 de 2011 Las actualizaciones a documentos maestros deben ser divulgadas para el conocimiento y aplicación. El depósito y custodia de los archivos debe garantizar una adecuada ubicación, infraestructura y capacidad de almacenamiento. Se observo en las secretarías de hacienda, salud, gobierno y transito la utilización del papel por doble cara en la producción de documentos y utilización de correos institucionales para comunicación interna.

6 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 2014 Página: Página 6 de 6 Código: CI Se evidencia aseo del archivo central y de gestión de tres dependencias el cual es adecuado para conservar y proteger las series documentales. 43 Se evidencia la utilización de caratula de cajas y carpetas las cuales están plenamente identificadas con información del municipio de conformidad a las disposiciones del AGN. 44 Se evidencia aplicativo desarrollado en Excel para el manejo del sistema de correspondencia, se aplica una base de datos para el registro y control. 45 Se evidencia archivo digital que permite inventariar y buscar de manera rápida expedientes de archivo de gestión y central. 46 Se evidencia la aplicación de foliación de expedientes está acorde a las disposiciones del AGN. 47 Se evidencia la utilización de cajas y carpetas utilizadas cumplen con las especificaciones técnicas del AGN. 48 No se evidencia organización en archivos, ubicados en la zona posterior del parqueadero del municipio. 49 No se evidencia condiciones adecuadas que mitiguen los riesgos ambientales, biológicos y ergonómicos en el archivo central. Circular AGN No. 1 de Circular AGN No. 2 de Acuerdo AGN 060 de Circular Interna AGN No.13 de Gestión Documental, NTC GP Acuerdo AGN No. 037 de Ley 100 de Decreto Ley 1295 de Resolución de 1989, Ley 9a. de Resolución 2400 de Decreto 614 de Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles NTC OHSAS Se observo una adecuada limpieza de cajas libres de polvo y telarañas. Evidencia fotográfica 100_9960 y 100_9961. Evidencia fotográfica 100_9951 Evidencia fotográfica 100_9963 y 100_9964. Evidencia fotográfica 100_9957 y 100_9958. Evidencia fotográfica 100_9960 a 100_9962. Evidencia fotográfica 100_9969 a 100_9977 El espacio, la iluminación y la sillas utilizadas por el personal propician factores de riesgo que pueden generar daños físicos en los funcionarios del archivo central; evidencia fotográfica 100_9967, 100_9969 a 100_9977, 100_9978 y 100_9979 CARLOS ARTURO CARREÑO SÁNCHEZ Jefe de Control Interno Cf= Conformidad NC= No Conformidad Cr = Corrección Pr = Preventiva