CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION DEL RECURSO FISICO Y LOGÍSTICO

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1 LÍDER DEL PROCESO SUBSECRETARIO(A) DE BIENES Y SERVICIOS OBJETIVO Administrar los bienes y servicios que demande la Administración Municipal, en total acatamiento de la normatividad legal, y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad, contribuyendo al cumplimiento de las metas, los objetivos institucionales y la satisfacción del usuario 1. REQUISITOS APLICABLES: NTCGP ISO 9001 TIPO DE PROCESO APOYO ALCANCE Inicia con la recepción de los bienes y termina con la administración efectiva y la aplicación de acciones de mantenimiento a los mismos Secretarias en las que se ejecuta: Secretaría de Administrativos, Subsecretaría de bienes y,, Secretaría de Deportes, Secretaría General. Norma Requisitos Norma Requisitos Control de documentos Control de los registros 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS MECI 6.3 INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN Seguimiento y medición de los procesos 8.4 ANÁLISIS DE DATOS SISTEDA 8.5 MEJORA Acuerdos Compromisos y Protocolos Eticos Indicadores de Gestión Identificación de Riesgos Análisis y Valoración del Riesgo Autoevaluación del Control y Gestión Plan de Mejoramiento Eje Transversal de Información y Comunicación Gestión de la Calidad Desarrollo del Talento Humano Estatal Moralización y transparencia en la Administración Pública 2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE: (Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso) Revisado por: LUIS ALFONSO RESTREPO ZULUAGA Cargo: Subsecretario de Bienes y Aprobado por: CLARA CECILIA MUÑOZ USMA Cargo: Secretaria de Administrativos Página 1 de 9

2 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA) Proveedores Entradas Actividades Salidas Servidores públicos Usuarios Planificación Financiera Entidades gubernamentales del Orden Nacional y Departamental. Todos los Procesos del SIGI Proveedores Contratos Proceso Sistemas de Información e infraestructura Tecnológica Proceso Gestión del Talento Humano Solicitudes Necesidades de Recursos Necesidades administrativas Presupuesto Normatividad Aplicable Insumos de oficina Documentos soporte de adquisición de bienes muebles. P H Identificar necesidades de adquirir insumos de oficina. Definir los recursos necesarios para la adquisición de insumos de oficina. Programar mantenimientos. Identificar necesidades de aseguramiento de bienes. Planificar la prestación del servicio de transporte Recibir, verificar e ingresar los insumos de oficina. Identificarlos (sticker) e Inventariar los bienes muebles. Entregar a los responsables Registrar novedades de inventarios. Lista de necesidades Identificación de recursos Plan de mantenimiento Necesidades de aseguramiento. Programación de transporte. Necesidades de contratación. Inventario actualizado almacén. Inventarios actualizados Clientes o Usuarios Proceso de Adquisiciones Procesos del SIGI Proceso sistemas de Información e infraestructura Tecnológica Proceso Planificación Financiera Procesos de la entidad Servidores públicos Proveedores de Públicos y telefonia celular Proceso Sistemas de Información e infraestructura Página 2 de 9

3 Proveedores Entradas Actividades Salidas Proceso Planificación Financiera Proceso adquisiciones Plan de mantenimientos contratados Programación de Transporte Bienes asegurados Ejecutar el mantenimiento correctivo o preventivo. Verificación de la prestación del servicio contratado. Prestar el servicio de transporte Pólizas actualizadas Mantenimiento realizado (supervisión del contrato) Planilla de Prestación del Servicio. Clientes o Usuarios Tecnológica Proceso Gestión del Talento Humano Proceso Planificación Financiera Proceso adquisiciones. Facturas de cobros servicios públicos Gestionar el pago de las cuentas de los servicios públicos analizando que estas correspondan a bienes de uso de la administración. Solicitud orden de pago. Proceso Gestión de Bienes y Logística Proceso Evaluación y control de la Gestión Registro de productos o no Conformes Indicadores de gestión Resultados de la gestión del proceso. Informes de auditoría V Administrar las pólizas de seguros. Atender las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS. Determinar, recopilar y analizar los datos (Servicio no conforme, satisfacción del cliente, análisis de PQRS, entre otros). Realizar seguimiento y medición al proceso y al servicio (planes aplicables e indicadores). Realizar acciones de autoevaluación (Informes de Solicitudes pagos siniestros. Análisis de la gestión del proceso Indicadores analizados Riesgos controlados Hallazgos de Auditoria analizados. Proceso Gestión de Bienes y Logística Proceso Análisis y Mejoramiento Continuo Página 3 de 9

4 Proveedores Entradas Actividades Salidas Proceso Gestión de Bienes y Logística Mapa de riesgos Indicadores analizados Hallazgos de Auditoria analizados actividades, actas). Analizar los riesgos de mayor probabilidad A 1. Aplicar acciones de mejora Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora (Planes de Mejoramiento) Clientes o Usuarios Proceso Evaluación Independiente Proceso Mejoramiento Continuo. 4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO: OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara a la comunidad. COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS) Administrando adecuadamente los bienes de la entidad Realizando seguimiento al uso adecuado de los bienes públicos 5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO Inventarios Aseguramiento de bienes Actualizando permanentemente el inventario de bienes muebles y personalizando la entrega de los mismos. Verificando la existencia física de los bienes a asegurar. Técnico, Auxiliar Administrativo Técnico, Auxiliar Administrativo, Profesional Universitario Inventarios personales e institucional Documentos soportes de adquisición y verificación del Bien. Página 4 de 9

5 QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO Pago de servicios públicos Servicio de transporte Entrega de materiales e insumos Estado y la Calibración de los equipos de seguimiento y de medición Verificando que las facturas correspondan a bienes de uso de la Administración Municipal. Cumplimiento de la programación de servicio de transporte, a través de la firma de la planilla de prestación del servicio. Análisis de las Solicitudes y del histórico de entrega de insumos de oficina. En caso de ser necesario solicitud de aclaración en cantidades de insumos de oficina. Seguimiento y Control periódico del estado y calibración de los mismos Auxiliar Administrativo, Subsecretario de Bienes y, Secretario de Administrativos. Auxiliar Administrativo, Conductor Técnico Secretarios de Despacho, Subsecretario de Bienes y Solicitud de orden de pago Planilla de programación del servicio de transporte Reporte de Entrega de Insumos de oficina. Inventarios Certificados de Calibración 6. INDICADORES (Ver Ficha Técnica de Indicadores) Indicador Formula Meta Pólizas de aseguramiento Tiempo de elaboración de minutas y aprobaciones de pólizas Adiciones en valor de los contratos Nº de pólizas requeridas para el aseguramiento de bienes y personas/ Nº de pólizas adquiridas para asegurar bienes y personas X100 # de minutas y aprobaciones de pólizas realizados en un tiempo < 7 días / # de minutas y aprobaciones de pólizas dados en reparto x 100 (No de contratos suscritos y adicionados en el periodo/ Total de contratos suscritos en el 100% bienes asegurados Elaborar el 95% de las minutas y aprobaciones de pólizas en un tiempo inferior a siete (7) días calendario 25% de los contratos fueron Frecuencia de Revisión Mensual Responsable Profesional Universitario Técnico Subsecretaría de Bienes y Subsecretaría de Bienes y Página 5 de 9

6 Indicador Formula Meta Liquidación de contratos en los términos y plazos establecidos por la entidad Documentación que hace parte de los expedientes contractuales Administración correcta de la implementación deportiva, recreativa adquirida por la Secretaría de Deportes Escenarios en buenas condiciones para la práctica deportiva y recreativa periodo)*100 (Nº de contratos liquidados en los términos y plazos establecidos por la entidad/total de contratos liquidados en el periodo de medición) x 100 Número de contratos con documentación no conforme N de Implementación deportiva, recreativa custodiada (inventario) y entregada en buenas condiciones a los usuarios / N de Implementación deportiva, recreativa adquirida y recibida por el Banco de implementación N de Escenarios deportivos en buenas condiciones para su uso / Numero de escenarios deportivos existentes adicionados en valor Liquidar el 90% de los contratos en los términos y plazos establecidos por la entidad Cero (0) documentación incorrecta o faltante en los expedientes contractuales Frecuencia de Revisión Trimestral Mensual 100% 90% Responsable Subsecretaría de Bienes y Subsecretaría de Bienes y Secretaría de Deportes Secretaría de Deportes 7. GESTIÓN DEL RIESGOS (consultar Mapa de Riesgos) Riesgo No control de los Activos. Acciones La Subsecretaria de Bienes y servicios es la que alimente el Modulo de todos los activos adquiridos por el municipio. Ingreso inmediato al módulo de activos, Medidas y seguimiento a las perdidas, hurtos y bajas. Frecuencia de Revisión Responsable Subsecretaría de Bienes y No disponer de suficientes Hacer revisiones periódicas al estado del parque automotor. Subsecretaría Página 6 de 9

7 Riesgo vehículos para el servicio de transporte No disponer de insumos necesarios para la ejecución de los procesos en las diferentes dependencias Apropiación de líneas móvil con plan empresarial a favor de un particular. Que los implementos adquiridos no cumplan con los estándares de calidad propuestos por el ente deportivo Falta de cobertura suficiente en el aseguramiento de los usuarios de los diferentes programas ofertados por la secretaría de deportes y recreación. Acciones Programación diaria de los vehículos disponibles, mantenimiento preventivo periódico al parque automotor Organizar rutas para cubrir las necesidades de diferentes áreas de manera conjunta Se realiza control por medio informe generado por el sistema Consolidado de elementos despachados, en el cual se visualiza lo consumido por las diferentes dependencias y de acuerdo a su consumo se entregan insumos. Hacer visitas sorpresas a las diferentes áreas para verificar los materiales e insumos disponibles, verificar el consumo de los materiales cuando sea posible antes de entregar mas elementos de la misma especie, Mantener disponible los insumos de mayor demanda, para no alterar el desarrollo normal de los procesos y en caso de no existencia de los mismos expedir Certificación para compra por caja menor. Hacer seguimiento al uso de cada línea móvil. Verificar que las líneas móviles estén siendo utilizadas por los funcionarios a los cuales les han sido asignadas. Especificaciones técnicas de la implementación en los estudios previos para el proceso de adquisición. Verificación de los estándares de calidad al momento de recibir la implementación del proveedor. Establecer mecanismos de control y verificación asociados a estándares de calidad para la adquisición de la implementación deportiva y recreativa Realizar los estudios y medidas pertinentes para saber si se cuentan con las pólizas para cubrir los diferentes escenarios deportivos y recreativos del Municipio de Itagüí. Requerir a la dependencia competente la necesidad de constitución de pólizas para la cobertura de los beneficiarios de los diferentes programas de la Secretaria. Frecuencia de Revisión Responsable de Bienes y Subsecretaría de Bienes y Subsecretaría de Bienes y Secretaría de Deportes Secretaría de Deportes Página 7 de 9

8 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS Código Nombre Código Nombre PR-RF-01 Gestión de Bienes e Insumos PR-RF-05 Aseguramiento de bienes y personas PR-RF-02 Administración de bienes muebles PR-RF-06 Administración de Implementos Deportivos PR-RF-03 Administración de bienes inmuebles PR-RF-07 Administración de escenarios Deportivos PR-RF-04 Administración del parque automotor PR-RF-08 Procedimiento para el mantenimiento de la Infraestructura 9. RECURSOS: Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra Humanos Físicos Ambiente de Trabajo Secretario(a) de servicios Administrativos; Lideres de Programa, Profesionales Universitarios, Técnicos y Auxiliares Administrativos Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los servicios, conservación y Protección de los materiales e implementos en Stock, Oficinas dotadas de equipos de cómputo, software, red interna, aplicaciones, Internet, sistemas de información y comunicación y Papelería en general, Condiciones ambientales favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura, humedad, iluminación y ventilación entre otras que garanticen la protección y conservación de los materiales e implementos en Stock, Espacios locativos con condiciones adecuadas de iluminación, temperatura, ruido, ergonomía, relaciones interpersonales, trabajo en equipo Gestión del Talento Humano Proceso Gestión de Recursos Físicos y Logísticos Proceso Sistemas de Información e Infraestructura Tecnológica Proceso Gestión de Recursos Físicos y Logísticos Gestión del Talento Humano 10. CONTROL DE CAMBIOS Página 8 de 9

9 Versión Fecha Descripción del Cambio 01 31/07/2013 No Aplica para esta Versión 02 Se actualizan los requisitos del MECI 1000, los Indicadores y Riesgos y la Descripción de los recursos. Página 9 de 9

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