CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SISTEMAS DE INFORMACIÓN E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Transcripción

1 Código: CA-SI /12/2014 LÍDER DEL PROCESO ASESOR DE LA OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN OBJETIVO Asegurar la disponibilidad, actualización y optimización las tecnologías la, a través la prestación los servicios asociados forma oportuna y eficaz, en apoyo al cumplimiento la misión la Entidad. TIPO DE PROCESO APOYO ALCANCE Inicia con la intificación necesidas los servicios asociados al proceso y finaliza con la prestación y evaluación los servicios y la generación estadística l SIGI. Secretarias en las que se ejecuta: Secretaría General, Oficina Sistemas, Secretaría Salud y, Subdirección Información y Caracterización 1. REQUISITOS APLICABLES: Norma Requisitos Norma Requisitos 4.1 Requisitos Generales 6.3 INFRAESTRUCTURA Seguimiento y medición los procesos 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 8.5 MEJORA MECI 1000 NTCGP ISO 9001 SISTEDA Gestión la Calidad Eficiencia administrativa Democratización la Administración Pública Planes,Programas y Proyectos Molo Operación por s Indicadores Gestión Políticas Operación Políticas Administración Riesgos Intificación Riesgos Análisis y Valoración l Riesgo Autoevaluación l Control y Gestión Plan Mejoramiento Eje Transversal Información y Comunicación 2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE: (Consultar Listado maestro documentos externos l proceso) 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA) Revisado por: JORGE LEÓN GUARÍN OSPINA Cargo: Asesor la Oficina Sistemas e Informática Aprobado por: JOSE LEONARDO ARANGO ARANGO Cargo: Secretario General Página 1 9

2 Proveedores Entradas Actividas Salidas Usuarios Direccionamient o Estratégico Todos procesos. los Estructura organizacional, planta cargos y manual funciones y competencias laborales Política y Objetivos Calidad. Documentación aplicable al proceso. Plan Desarrollo y Planes Aplicables al. Normatividad Aplicable. Necesidas sistemas. Necesidas Recursos Necesidas o solicitus los usuarios las Tecnologías P Recibir y registrar todas las solicitus los usuarios. Evaluar necesidas tecnologías y comunicaciones Planear la prestación l servicio. Intificar las necesidas recursos. Planear la administración la plataforma Tecnología e Informática Planear los sistemas corporativos. Planear los respaldos los sistemas corporativos Plan Acción. Actividas planeadas Necesidas Recursos. Necesidas Contratación. Programación respaldos a los sistemas corporativos. Direccionamiento Estratégico Sistemas e infraestructura tecnológica Gestión l Talento Humano Gestión recursos físicos y logísticos Todos los procesos l SIGI. Todos los Plan Acción. H Realizar o prestar los servicios Reportes prestación Usuarios Internos Página 2 9

3 Proveedores Entradas Actividas Salidas Usuarios procesos SIGI. l Actividas planeadas y con recursos asignados (mantenimientos). Recursos requeridos suministrados. Contratación Bienes y Servicios. Planes sarrollo sistemas. Disponibilidad presupuestal. Programación respaldos a los sistemas corporativos. Bienes y Servicios Contratados. asociados al proceso acor a lo planeado Realizar seguimiento a la prestación los servicios. Administrar la plataforma TIC, (Bases datos, Sistemas, y res y comunicación). Desarrollar o modificar sistemas corporativos Realizar los respaldos y recuperación a los sistemas corporativos. servicios y seguimiento. Reporte Inventario. Aprobación Proyectos Tecnologías y comunicaciones. Desarrollo o modificaciones sistemas. Respaldos los sistemas corporativos. Todos los s l SIGI Órganos control Sistemas Información e Infraestructura Tecnológica Evaluación y control la Gestión Registro productos o Servicios no Conformes Indicadores gestión Resultados la gestión l proceso. Informes auditoría Mapa riesgos V Determinar, recopilar y analizar los productos o Servicios no conforme. Realizar seguimiento y medición al proceso y al servicio (planes aplicables e indicadores). Realizar interventoría a los servicios contratados Realizar acciones autoevaluación Análisis la gestión l proceso Indicadores analizados Riesgos controlados Hallazgos Auditoria analizados. Sistemas Información e Infraestructura Tecnológica Análisis y Mejoramiento Continuo Página 3 9

4 Proveedores Entradas Actividas Salidas Usuarios (Informes actividas, actas). Analizar los riesgos mayor probabilidad Sistemas Información e Infraestructura Tecnológica Indicadores analizados Hallazgos Auditoria analizados A 1. Aplicar acciones mejora Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones Mejora (Planes Mejoramiento) Evaluación y Control la Gestión Análisis y Mejoramiento Continuo. 4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO: OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA Atenr oportuna y eficazmente las necesidas y solicitus la comunidad Mejorar continuamente los procesos la administración municipal, cumpliendo con los estándares calidad conjuntamente con la aplicación instrumentos tendientes a la innovación y mornización la entidad. COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS) Garantizando el soporte técnico y el funcionamiento los sistemas para una acuada prestación los servicios a la comunidad Aplicando acciones e instrumentos tendientes a la innovación y mornización Tecnológica la entidad. 5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO Oportunidad en el Soporte técnico en TIC Programando la prestación los servicios Profesional Universitario Tecnico Programación prestación servicios Página 4 9

5 QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO Protección la Información Aplicando medidas tendientes a la Políticas protección la Oficina sistemas protección la Información la entidad Respaldo la Programando la realizando copias Registro diario copias Oficina sistemas seguridad seguridad Mantenimiento a Software Con la ejecución plan mantenimiento Oficina sistemas Plan Mantenimiento Mantenimiento correctivo y preventivo a equipos Con la ejecución plan mantenimiento Oficina sistemas Plan Mantenimiento Cobertura SISBEN Reportes población certificada Reportes población certificada Calidad en la Información Reporte errores o inconsistencias y Reportes inconsistencias Estadística generadas caracterización generados por el Sistema Oportunidad en el reporte Información Seguimiento a las fechas reporte Secretaría salud Informes oportunidad 6. INDICADORES (Ver Ficha Técnica Indicadores) Indicador Formula Meta Solución incintes Inventario hardware y software actualizado Respaldo la Información corporativa Equipos con mantenimiento preventivo realizado Tasa cobertura población SISBEN N incintes solucionados/ N incintes registrados x 100 N hardware registrado en el inventario / N total hardware existente x 100 N software registrado en el inventario / N total software existente x 100 N Backups Realizados/ N Backups Programados x 100 N Equipos con Mantenimiento preventivo / N Total equipos programados para mantenimiento preventivo x 100 No. De Población Certificada DNP/ No. Población proyectada DANE X % trimestral Oficina Sistemas 100% semestral Oficina Sistemas 100% trimestral Oficina Sistemas 100% semestral Oficina Sistemas 70% Semestral. y caracterización Página 5 9

6 Indicador Formula Meta Potenciales Beneficiarios los No. Población Certificada D.N.P/ No. Población Programas Sociales SISBEN registrada (Base Bruta). X100 Oportunidad en él envió la No. envíos realizados oportunamente/ No. Total Información SISBEN al DNP envíos al DNP x100 No. encuestas efectivas / Total encuestas Relación Encuesta realizadas x100 No. documentos intidad en cero l período/ No. Total registros en base datos l período*100 Depuración baja calidad Numero encuestas efectivas por grupo encuestadores Información estadística Porcentaje reportes realizados. Porcentaje reportes realizados. No. documentos intidad reportados duplicados según base datos certificada l D.N.P para un período /No. Total registros certificados por DNP para el mismo período*100 No. encuestas efectivas por grupo encuestador sin inconsistencias / No. total encuestas efectivas por grupo encuestadores *100 Numero informes estadísticos entregados /Numero informes estadísticos solicitados Número reportes realizados en el periodo / Total reportes a realizar en el periodo Número reportes realizados en el periodo / Total reportes a realizar en el periodo 95% Semestral 100% Semestral y caracterización 90% Semestral socioeconómica 1% Semestral 90% 100 Semestral Porcentual 100% Porcentual 100% y caracterización socioeconómica y caracterización socioeconómica Secretaria Salud y Secretaria Salud y 7. GESTIÓN DEL RIESGOS (consultar Mapa Riesgos) Riesgo Pérdida Información Acciones Claves acceso única por usuario. Perfiles para cada Sistema Información. Oficina Sistemas Página 6 9

7 Riesgo Inoportunidad en la respuesta al usuario Suspensión l servicio por fallas técnicas Alteración Información Desatención al usuario por la caída la red Incumplimiento protocolos y requisitos Ley. Registrar falsa o imprecisa en las Acciones Log registro Backup Información 'Backup's institucionales programados Registro las solicitus usuario en Software Mesa Ayuda Registrar, clasificar, priorizar y distribuir las solicitus forma automática en el Software Mesa Ayuda Mantenimientos periódicos Soporte técnico constante Disponibilidad técnicos realizando soporte técnico constantemente para mantener los equipos operativos Permisos seguridad por usuario en el Directorio Activo Copias Respaldo la (Backup) Tablas alternas la Información Sensible Logs Auditoría seguridad por cada usuario en el Directorio Activo Realizar copias Respaldo la corporativa (Backup) en disco externo Crear en las Bases Datos Tablas Alternas la Información Sensible Logs Auditoría l ERP DINÁMICA GERENCIAL Operación con la red informatica municipal, conexión alterna con UNE Se hace seguimiento a través 4 filtros: El Supervisor verifica cumplimiento requisitos en el diligenciamiento la encuesta y reporta inconsistencias, El Crítico verifica la consistencia la en cada una las preguntas la encuesta y registra inconsistencias. El Digitador y Administrador a través l proceso mallas validación tecta otros errores rango e inconsistencias. El Administrador a través l paso las fichas a histórico verifica las personas en duplicidad real o eventual Se hace seguimiento a través 5 filtros: El Supervisor evalua requisitos y diligenciamiento la encuesta y reporta inconsistencias, El Crítico verifica Semestral Semestral Semestral Oficina Sistemas Oficina Sistemas Oficina Sistemas Información y Caracterización. Información y Caracterización. Información y Página 7 9

8 Riesgo Acciones encuestas para SISBEN la consistencia la en cada una las preguntas la encuesta y registra las inconsistencias. El Digitador y Administrador a través l proceso mallas reporta los errores rango e inconsistencias. El Supervisor realiza auditorias en campo (autocontrol). El Administrador a través l proceso subir las fichas a histórico tecta las duplicidas. Desatención en la estadística a usuarios internos y externos (inacuada calidad, no respuesta o inoportuna) Ocultar Información relevante para la Administración Entrega no autorizada Información relevante para la Administración No envío oportuno norma Recolección a través bases datos suministradas por el SISBEN, Secretaria Educación. Informes gestión, por las diferentes penncias adscritas a la administración, Informes Pagina web l DANE, Area Metropolitana y solicitud archivos, certificaciones indicadores la población Itagüí Se realiza revisión trimestral indicador reporte El municipio cuenta con un aplicativo para realizar seguimiento a las PQRS. El Municipio Itagüí cuenta con un procedimiento para la administración y seguridad la (PR-SI-07) El Municipio Itagüí cuenta con un maestro reportes, al cual un funcionario hace seguimiento para verificar que no se presente incumplimiento en los envíos regulada por la normatividad vigente. Semestral Caracterización. Información y Caracterización. Secretaría Salud y Secretaría Salud y Secretaría Salud y 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS Código Nombre Código Nombre PR-SI-01 Procedimiento para mesa ayuda PR-SI-07 Procedimiento para la administración y seguridad la PR-SI-02 Procedimiento para el mantenimiento preventivo equipos PR-SI-08 Procedimiento para copias seguridad la Página 8 9

9 PR-SI-03 Procedimiento para la administración servidores PR-SI-09 Procedimiento para la administración l licenciamiento software PR-SI-04 Procedimiento para la administración la red PR-SI-10 Procedimiento para sistemas en salud PR-SI-05 Procedimiento para el soporte técnico e instalación PR-SI-11 Procedimiento para la actualización base PR-SI-06 software y equipos Procedimiento para el inventario hardware y software PR-SI-12 datos l SISBEN Procedimiento para la producción estadísticas 9. RECURSOS: Tipo Recurso Descripción Quien lo Suministra Humanos Físicos Ambiente Trabajo Secretario Salud y, Subdirector Información y Caracterización, Lír l Programa (Sistemas), Asesor Externo, Profesionales Universitarios, Técnicos, Instalaciones físicas, Equipos cómputo, Res comunicación, Sistemas Información, Internet, condiciones especiales temperatura para la conservación los Servidores Condiciones favorables temperatura, ventilación, iluminación y seguridad acceso a las instalaciones. Lugar trabajo acuado para el personal informática acuerdo a las indicaciones promovidas por el área Salud Ocupacional. Gestión l Talento Humano Gestión Recursos Físicos y Logísticos Sistemas Información e Infraestructura Tecnológica Gestión Recursos Físicos y Logísticos Gestión l Talento Humano 10. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción l Cambio 01 31/07/2013 No Aplica para esta Versión 02 15/12/2014 Se actualizan los requisitos l MECI 1000, los Indicadores y Riesgos y la Descripción los recursos. Página 9 9