MANUAL NIVEL DE REVISIÓN 2 MANUAL DE PROCESOS

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1 MANUAL DÍA MES AÑO MANUAL DE PROCESOS REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO: ACTIVIDAD PUESTO FIRMA ELABORO: REPRESENTANTE DEL COMITÉ DE CALIDAD REVISO: REPRESENTANTE DEL COMITÉ DE CALIDAD APROBÓ: DIRECTOR GENERAL LISTA DE DISTRIBUCIÓN: COPIAS ORIGINAL COPIA MEDIO ELECTRONICO PUESTO Representante del Comité de Calidad LISTA DE CAMBIOS NIVEL DE REVISIÓN 1 01/10/12 FECHA: MODIFICACIÓN RESPONSABLE Se adjunta el punto Se cambian los puntos: 1.1, 1.2, 1.3, 4.2, 4.3 y Subpuntos, 4.4 y 5.0 así como la portada en el campo de distribución 2 01/06/13 Se cambia todo el manual 3 4 Representante del Comité de Calidad Representante del Comité de Calidad PAG. 1 DE 16

2 DÍA MES AÑO ÍNDICE PAGS. PORTADA... 1 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1.1 GENERALIDADES OBJETIVOS ALCANCE DOCUMENTOS Y NORMAS DE REFERENCIA 2.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIA NORMAS DE REFERENCIA DEFINICIONES DEFINICIÓN Y MODELO DE PROCESOS 4.1 QUÉ ES UN PROCESO MODELO DE PROCESO MODELO DE SUB PROCESOS DE PLANTA DE ASFALTO MODELO DE INTERACCIÓN DE SUB PROCESOS DE PLANTA DE ASFALTO METODOLOGÍA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE PLANTA DE ASFALTO DUEÑOS DEL PROCESO RESPONSABILIDADES DEL DUEÑO DEL PROCESO ANÁLISIS DE PROCESO METODOLOGÍA PARA PRESENTAR INDICADORES. 16 PAG. 2 DE 16

3 1.0 INTRODUCCIÓN 1.1 GENERALIDADES DÍA MES AÑO Para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO 9001:2008 bajo un enfoque de procesos en la Planta de Asfalto, estratégicamente el flujo del negocio (fabricación de la mezcla asfáltica) se dividió en 6 procesos principales. CLIENTE PLANTA DE ASFALTO MEZCLAS ASFÁLTICAS CLIENTE PROCESOS PRINCIPALES Producción Técnico (Control de Calidad) Administración Soporte Planeación Directiva SGC PAG. 3 DE 16

4 Este manual tiene la finalidad de explicar el alcance de los procesos y sub procesos de la Planta de Asfalto que participan en sistema de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001:2008, así como promover su aplicación y entendimiento, logrando con esto tener una cultura bajo de un enfoque de procesos. Para la realización de este manual partimos de la visión de la norma con respecto al enfoque de procesos y su modelo. Partes Partes interesadas MEJORAMIENTO CONTINUO CONTINUO DEL DEL SISTEMA SISTEMA DE DE GESTIÓN GESTIÓN DE DE LA LA CALIDAD CALIDAD RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION MEDICION, GESTIÓN DE LOS ANALISIS, RECURSOS MEJORA Partes Partes interesadas Satisfacción Requisitos Entradas REALIZACION DEL PRODUCTO Salidas Producto Actividades de Valor Agregado Flujo de información Se desarrolla un modelo de procesos en donde se indica los sub procesos que están involucrados en el sistema de gestión de la calidad ver el punto 4.2. PAG. 4 DE 16

5 1.2 OBJETIVO Definir e implantar los procesos y sub procesos que están involucrados en el SGC (ver alcance) y así cumplir con los compromisos y requerimientos del cliente de la Planta de Asfalto. 1.3 ALCANCE Los procesos y los sub procesos involucrados de la Planta de Asfalto en el SGC: PLANEACIÓN DIRECTIVA SGC (SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD) PRODUCCIÓN Venta/distribución Producción mezcla asfáltica Producción en Piedra Engreña Producción en Trituración TÉCNICO Control de Calidad ADMINISTRACIÓN Recursos Materiales Recursos Humanos Recursos Financieros SOPORTE Mantenimiento Servicios Generales 2.0 DOCUMENTOS Y NORMAS DE REFERENCIA 2.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Calidad Procedimiento para elaborar y controlar los documentos de calidad del SGC Plan de Calidad. 2.2 NORMAS DE REFERENCIA ISO 9000 versión 2005, Sistema de Gestión de Calidad- Fundamentos y Vocabulario ISO 9001 versión 2008, Sistemas de Gestión de Calidad Requisitos. PAG. 5 DE 16

6 3.0 DEFINICIONES DÍA MES AÑO 3.1 SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. 3.2 Este Manual de Procesos hace uso de las definiciones de la norma ISO 9000: Planta de Asfalto: Planta de Asfalto del Distrito Federal. 4.0 DEFINICIÓN Y MODELO DE PROCESOS 4.1 QUE ES UN PROCESO?: Para la norma ISO 9000:2005 (VOCABULARIO), la definición de proceso es: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforma elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos. Entradas Actividades Salidas R E Q U E R IM IE N TO Insumos Recursos Productos Estos elementos pueden incluir recursos (humanos y económicos), las instalaciones, los equipos, las técnicas, los controles y los métodos de trabajo. Las normas ISO 9001:2008, en la sección 0.2, promueven el manejo de un enfoque basado en procesos para la administración de la calidad, este enfoque es la aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacción entre estos procesos, así como su gestión. PAG. 6 DE 16

7 Una ventaja del enfoque de procesos es el control continuo sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del propio sistema de procesos así como su interacción. Proceso A Proceso B Entrada Salida Controles Proceso C Proceso D 4.2 MODELO DE PROCESO Partiendo de lo general a lo particular en la siguiente figura se muestra los modelos de procesos y sub procesos que participan en la implantación del sistema de gestión de la calidad de la Planta de Asfalto. PLANEACIÓN DIRECTIVA C L I E N T E ADMINISTRACIÓN RECURSOS MATERIALES RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS PRODUCCIÓN VENTAS Y DISTRIBUCIÓN PRODUCCIÓ DE PIEDRA EN GREÑA PRODUCCIÓN DE TRITURADO PETREO PRODUCCIÓN MEZCLAS ASFALTICAS TÉCNICO CONTROL DE CALIDAD C L I E N T E SOPORTE SERVICIOS GENERALES MANTENIMIENTO S.G.C. Lo que está marcado de amarillo son los procesos principales y lo de blanco los subprocesos que participan en el SGC Y en el flujo de negocio para la venta y producción de la mezcla asfáltica. PAG. 7 DE 16

8 Como se puede observar se transforman los requerimientos del cliente en un producto (mezcla asfáltica) cumpliendo con las especificaciones solicitadas en un pedido. Nuestros clientes principales clientes son las Delegaciones y Dependencias del Gobierno del Distrito Federal y si el presupuesto proporcionado alcanza para la fabricación de la mezcla también se le puede vender a particulares. El flujo inicia con la solicitud de nuestro clientes a través de un pedido (oficio) en donde se establecen los requisitos solicitados (especificaciones, tiempo y entrega), dándole continuidad a estos con otros sub procesos, asegurándonos en cumplir con el servicio requerido. 4.3 MODELO DE SUB PROCESOS DE PLANTA DE ASFALTO. A continuación se explica brevemente cada uno de los procesos y sub procesos involucrados en el sistema de gestión de la calidad para un mejor entendimiento de estos, el detalle de sus actividades se describe en procedimientos operativos, administrativos y los requeridos por la norma ISO 9001: PROCESO DEL SGC Este proceso tiene a su cargo toda la responsabilidad de la implantación del SGC, en la Planta de Asfalto, cumpliendo con los requisitos necesarios bajos las normas ISO 9001:2008 para garantizar su implantación, seguimiento y mejora. Se debe medir y mejorar el comportamiento de los procesos del SGC PROCESO DIRECTIVO Tiene como finalidad que los procesos y sub procesos de la Planta de Asfalto, funcionen según los objetivos, normativa y metas establecidas, así como también el de proporcionar los recursos adecuados a través del proceso administrativo para garantizar el cumplimiento y requerimientos del cliente y del mismo SGC. Con respecto al sistema de gestión de la calidad, tiene como finalidad el de proporcionar las evidencias de que el sistema de gestión de la calidad está implantado evaluado y mantenido por la organización PROCESO DE ADMIINISTRACIÓN Este proceso tiene como finalidad el de coadyuvar y gestionar los recursos (económicos, humanos y de infraestructura) que requiere la Planta de Asfalto y así cumplir con las metas establecidas por el Gobierno del Distrito Federal. PAG. 8 DE 16

9 Este proceso se compone de 3 subprocesos Sub proceso de Recursos Materiales Sub proceso de Recursos Humanos Sub proceso de Recursos Financieros SUB PROCESO DE RECURSOS MATERIALES Este proceso tiene como finalidad el de gestionar y controlar los bienes que requiere y tiene la Planta de Asfalto a través de las áreas de Adquisiciones, Control de Bienes y Almacenes y así cumplir con los requerimientos solicitados. Se provee la materia prima y/o insumos, así como la contratación de servicios de apoyo a los procesos que lo requieran. Las compras se realizan con proveedores aceptados y/o condicionados para cumplir con los requisitos de las compras solicitados Se controlan todos los bienes que pertenecen a la Planta de Asfalto a través de un control y un inventario. Se selecciona, almacena, acomoda, manipula y proporcionar cuando se requiera, materia prima, herramientas de trabajo e insumos, una vez pasado por las áreas de compras y control de calidad, se identifican las áreas a colocar el material de acuerdo a sus especificaciones SUB PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Este proceso tiene la finalidad el asegurar que el personal de los procesos y sub procesos que están involucrados en el sistema de gestión de la calidad sean competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia como lo requiere la norma ISO 9001:2008. Así como también, ayuda al incremento de talento, habilidades y asegura el buen desempeño de sus funciones dentro de los procesos involucrados en el SGC de la Planta de Asfalto. Integrar personal de nuevo ingreso a la Planta de Asfalto. Se brinda y evalúa la formación que se da al personal involucrado en el Sistema de Gestión de la Calidad. Así como realizar las gestiones de pago al personal. PAG. 9 DE 16

10 SUB PROCESO DE RECURSOS FINANCIEROS Este proceso tiene la finalidad el de controlar y gestionar el presupuesto que proporciona el Gobierno del Distrito Federal a la Planta de Asfalto. Se paga a los proveedores Se gestionan y notifica al Gobierno del Distrito Federal los ingresos por la venta de la Mezcla Asfáltica. Así como también se realiza la Contabilidad de la Planta de Asfalto. Esto se lleva a cabo a través de las áreas de Contabilidad General, Tesorería, Control Presupuestal e Informes de Gestión PROCESO TÉCNICO SUB PROCESO DE CONTROL DE CALIDAD Este proceso inicia con una solicitud de inspección del Proceso de Producción a través del llenado de la Solicitud de Prueba que se realiza para que se hagan las pruebas solicitadas. Se recibe y revisa la solicitud de inspección, verificando lo solicitado, para saber si se puede realizar las inspecciones solicitadas. Posteriormente se realiza una planeación (considerando capacidad de operación, personal y equipo) y así realizar las actividades correspondientes según los requerimientos solicitados plasmados en la solicitud de requerimientos de inspección. Se da instrucciones al personal entregando una orden de trabajo y cumplir con los requerimientos solicitados. Se evalúa la percepción del proceso de producción y el cumplimiento de sus requerimientos. Así también se verifica la materia prima e insumos así como el servicio que proporciona el proceso de control de calidad. Se realizan pruebas de laboratorio utilizando equipos de medición, dichos equipos se calibran y/o verifican. PAG. 10 DE 16

11 4.3.5 PROCESO DE SOPORTE Este proceso tiene como finalidad el de brindar apoyo en los servicios de: mantenimiento, limpieza, fotocopiado, gestoría, parque Vehicular a través de los siguientes subprocesos: Sub proceso de Mantenimiento Sub proceso de Servicios Generales SUB PROCESO DE MANTENIMIENTO Este proceso es responsable de preservar y mantener la infraestructura, (edificios, software, hardware, sistemas de comunicación y espacios de trabajo), así como el buen funcionamiento y de los equipos que se utilizan en los procesos de Producción, Administración y Control de Calidad de la Planta de Asfalto. En este proceso se desarrollan planes de mantenimiento preventivo que permiten realizar las actividades de manera coordinada y evitando fallas que afecten a los procesos o sub procesos involucrados en el sistema de gestión de la calidad, así como también se realiza mantenimiento correctivo cuando se requiere a través de una solicitud. Esto se lleva a cabo a través de las áreas de T.I.C. (Tecnología en Informática y Comunicaciones), Servicios Generales y Mantenimiento SUB PROCESO DE SERVICIOS GENERALES Este proceso gestiona y/o brinda servicios de Limpieza y Mantenimiento a la Infraestructura, Gestoría, Parque Vehicular, Fotocopiado e Imprenta que requieren los procesos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad la Planta de Asfalto PROCESO DE PRODUCCIÓN Este proceso tiene como finalidad el de producir la mezcla asfáltica cumpliendo con los requisitos del cliente, a través de los siguientes subprocesos: Sub proceso de Venta/distribución Sub proceso de Producción de la mezcla asfáltica Sub proceso de producción de Piedra en Greña Sub proceso de producción de Triturado Petreo PAG. 11 DE 16

12 SUB PROCESO DE VENTA/DISTRIBUCIÓN En este proceso se establecen los lineamientos requeridos para el control de las de ventas y suministros de mezcla asfáltica, solicitado por las Dependencias del Gobierno del Distrito Federal y Particulares, así como asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos por los clientes de la Planta de Asfalto SUB PROCESO DE PRODUCCIÓN DE LA MEZCLA ASFALTICA Este proceso tiene la finalidad de controlar el proceso para la producción de la Mezcla Asfáltica y así asegurar el cumplimiento de la producción y las especificaciones de los clientes de la Planta de Asfalto SUB PROCESO DE PRODUCCIÓN DE PIEDRA ENGREÑA Este proceso tiene la finalidad de controlar y producir la Piedra en Greña asegurando en cumplir con los requisitos que se requieren para su trituración SUB PROCESO DE PRODUCCIÓN DE TRITURACIÓN Este proceso tiene la finalidad de controlar y producir material triturado una vez pasado por la piedra engreña y asegurar en cumplir con las especificaciones de la Planta de Asfalto para la fabricación de la mezcla asfáltica. l 4.4 MODELO DE INTERACCIÓN DE LOS SUB PROCESOS DE PLANTA DE ASFALTO. La interacción de los procesos que están involucrados en el SGC y en el flujo de negocio para la Planta de Asfalto (fabricación de mezcla asfáltica) de pueden observar en el Diagrama de Flujo del Plan de Calidad. PAG. 12 DE 16

13 4.5 METODOLOGÍA DE MEJORA PARA LOS PROCESOS INVOLUCRADOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Todos los procesos involucrados en el sistema de gestión de la calidad aplicarán esta metodología para asegurar su mejora continua. ENTRADA SALIDA REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Planear 1 Actuar 4 Hacer 2 Verificar 3 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE PLANEAR: Mapear procesos Identificar entradas y salidas Definir indicadores y controles Organizarse para la mejora HACER: Actuar sobre el proceso Administrar recursos Reportar resultados VERIFICAR (CHECAR): Verificar indicadores Verificar desviaciones Verificar requisitos del cliente ACTUAR (CORREGIR): Implantar acciones correctivas y/o preventivas Realizar propuestas estratégicas PAG. 13 DE 16

14 DÍA MES AÑO 5.0 DUEÑOS DEL PROCESO Cada proceso y sub proceso tiene un dueño el cual es el responsable de aplicarlo. Proceso Planeación Directiva Proceso del SGC Proceso Técnico Subproceso de Control de Calidad Proceso de Administración Sub Proceso de Recursos Materiales Sub Proceso de Recursos Humanos Sub Proceso de Recursos Financieros Proceso de Producción Sub Proceso de Distribución y Venta Sub Proceso de producción de la mezcla asfáltica Sub Proceso de Voladura Proceso de Trituración Proceso de soporte Sub Proceso de Mantenimiento Sub Proceso de Servicios Generales Direcciones: General y Administrativo Comité de Calidad Sub Director Técnico JUD de Calidad y Medio Ambiente Dirección Administrativa JUD de Recursos Materiales JUD de Recursos Humanos JUD de Recursos Financieros Dirección Administrativa JUD de Distribución JUD de Mezcla Asfáltica JUD de Trituración JUD de Trituración JUD de Mantenimiento JUD de Servicios Generales Jefe del TIC JUD de Servicios Generales 5.1 RESPONSABILIDADES DEL DUEÑO DEL PROCESO. Definir las actividades relacionadas con el proceso. Definir y revisar los indicadores del proceso. Archivar los registros que se generen del proceso. Entregar un reporte de comportamiento de los indicadores al Responsable del comité de calidad. Implantar este proceso. PAG. 14 DE 16

15 6.0 ANÁLISIS DE PROCESOS Cada proceso se define, analiza y se mide mediante una ficha de procesos a través del siguiente formato: RESULTADO DE INDICADORES NOMBRE DEL PROCESO: DUEÑO DEL PROCESO: INDICADOR: META: FRECUENCIA: HERRAMIENTA ESTADÍSTICA A UTILIZAR: HOJA DE REGISTRO DE DATOS DIAGRAMA DE LÍNEAS DIAGRAMA DE PAY DIAGRAMA DE BARRAS HISTOGRAMA DIAGRAMA DE PARETO OTROS (MENCIONAR CUAL) RESULTADO DEL INDICADOR SE CUMPLIÓ CON EL INDICADOR SI NO % DE EFECTIVIDAD FECHA EN LA QUE SE PRESENTA EL INDICADOR NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN EVALÚA LOS RESULTADOS Se anexa herramienta estadística a utilizar y hoja de datos, libre de formato. En el caso de no cumplir con los indicadores se aplica el procedimiento para detectar no conformidades e implantar acciones correctivas. PAG. 15 DE 16

16 7.0 METODOLOGÍA PARA PRESENTAR LOS INDICADORES 1. Cada dueño de proceso establece sus indicadores, objetivos y frecuencia de su proceso. 2. Concentra y analiza la información para evaluar su indicador, considerando la frecuencia a presentar su indicador. 3. Evalúa su indicador considerando el objetivo de su proceso. 4. Llena el formato de la ficha de procesos y grafica sus resultados del indicador, considerando el cumplimiento integral en porcentaje. 5. Entrega su ficha de procesos al responsable del comité de calidad y acude a la junta de presentación de indicadores. 6. Se realiza minuta de dicha junta 7. El responsable del comité de calidad realiza un reporte de estos indicadores y lo entrega a la Dirección Administrativa. 8. El responsable del comité de calidad realizara un concentrado anual de cada proceso para ver su comportamiento mediante una grafica de barras o de líneas. PAG. 16 DE 16