CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE BIBLIOTECA. Formular el plan anual de biblioteca

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1 TIPO DE PROCESO APOYO LÍDER DEL PROCESO Director Operativo Departamento de y Extensión Cultural OBJETIVO DEL PROCESO Divulgar conocimiento científico, tecnológico, académico, artístico y social asegurando la disponibilidad y acceso del material bibliográfico que requieren los procesos de enseñanza y aprendizaje, investigación, extensión y administración, para la generación de escenarios culturales que faciliten la apropiación social del conocimiento ALCANCE Aplica desde la identificación de la necesidad de información de los usuarios de los procesos institucionales hasta la verificación del cumplimiento de los servicios ofrecidos Todos los s institucionales de Consejo Académico Planeación Requerimientos de material bibliográfico Plan anual de biblioteca de la vigencia anterior Calendario Académico Plan de Desarrollo Plan de Acción Estudios de prospectiva Metodologías para la formulación, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos Formular el plan anual de biblioteca la selección y adquisición de las fuentes de información bibliográfica en formato papel y electrónico el análisis, organización y disposición de la información bibliográfica y las colecciones la prestación de los servicios de información bibliográfica y capacitación de usuarios Recibir y verificar la adquisición de los materiales bibliográficos solicitados Analizar, organizar y poner a disposición de los usuarios los documentos bibliográficos Capacitar y orientar en la búsqueda y recuperación de la información y la documentación bibliográfica Información sobre el material bibliográfico existente Listados sobre nuevas adquisiciones bibliográficas Programa de formación de usuarios de biblioteca Portafolio de servicios Plan anual de biblioteca Listado de material bibliográfico descartado Todos los procesos institucionales de de Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica 1

2 Planeación Autoevaluación Filosofía (Misión, Visión, Valores y Objetivos) Divulgar los servicios, recursos de información y documentación bibliográfica Políticas institucionales Realizar préstamos de los documentos bibliográficos Información estadística Estructura Académico Administrativa Informe de gestión Programación Académica Manual de Riesgos con anexos Manual de Indicadores con anexos Resultados de la Revisión por la Dirección Informe de rendición de cuentas Informe de autoevaluación institucional y de programas Evaluar la ejecución del plan anual de biblioteca y proponer los ajustes necesarios Evaluar los servicios de información bibliográfica y capacitación de usuarios y realizar los ajustes necesarios Evaluar el crecimiento y pertinencia de las colecciones bibliográficas en formato papel y electrónico para la toma de decisiones Evaluar el estado físico y catalográfico para realizar mantenimiento de las colecciones en formato papel y electrónico Recuperar documentos bibliográficos con préstamo vencido GENERALES DEL PROCESO Realizar encuesta de satisfacción de usuarios, analizar información y tomar las acciones necesarias para el mejoramiento continuo Desarrollar el tratamiento adecuado al servicio y/o producto no conforme y volver a revisar Documentar y ajustar los manuales, procedimientos, instructivos, guías y formatos adscritos al Informe de utilización y disponibilidad de los recursos bibliográficos Listado para compra de material bibliográfico Requerimientos de Bienes y Servicios Informes de seguimiento de planes, programas y proyectos Información de entrada para la Revisión por la Dirección Datos estadísticos Identificación, medición y análisis de los indicadores Desarrollo Curricular de Autoevaluación del Conocimiento Adquisición de Bienes, Obras y Servicios s de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Planeación 2

3 Financiera Presupuesto de ingresos y gastos Informes de ejecución presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Compromiso Presupuestal Ejecución financiera revisada (actas de liquidación) Analizar y actualizar información (Riesgos, Indicadores y Análisis de datos) del Implementar y hacer seguimiento a las acciones, correctivas, preventivas y de mejora del Identificación, valoración y control de riesgos Requerimientos de comunicación y publicación Requerimientos de asesoría legal Requerimientos de Actos administrativos Solicitud de mantenimiento correctivo o mejoramiento de bienes o aplicativos a través de la plataforma tecnológica de la Comunicación Jurídica Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica Actos Administrativos Requerimientos de capacitación para el personal Jurídica Emisión de conceptos Reglamentos internos Tablas de Retención Documental Solicitudes de intervención específica de clima organizacional Requerimientos relacionados con el Sistema de de Seguridad y la Salud en el Trabajo Información para anexar al expediente laboral de los empleados y docentes para actualizar la información en el sistema de Nómina. Talento Humano 3

4 Jurídica Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Mecanismos de participación ciudadana Normograma Infraestructura física y recursos técnicos y tecnológicos para el desarrollo académico Infraestructura física y recursos técnicos y tecnológicos para el desarrollo administrativo Información institucional respaldada en medio digital Políticas de respaldo de la información institucional Manual para el Manejo de Inventarios, Bienes, Propiedad, Planta y Equipo del Instituto Tecnológico Metropolitano Contratos formalizados y ejecución autorizada Bienes, obras y Servicios Evaluación de Desempeño y planes de mejoramiento, si aplica Resultados de encuesta de satisfacción del cliente Acciones correctivas, preventivas y de mejora del - Planes de Mejoramiento Análisis del control del servicio y/o producto no conforme Acciones correctivas, preventivas y de mejora del - Planes de Mejoramiento Talento Humano de la Calidad Evaluación y Control de la Comunicación Campañas de promoción y divulgación ejecutadas Información a través de los medios de comunicación 4

5 de la Comunicación internos y externos: Boletines de prensa, periódicos, boletines electrónicos, carteleras, página web actualizada, correos electrónicos, mensajes en pantalla electrónica, avisos de prensa publicados, cuñas radiales y promos de televisión emitidos Textos, revistas y boletines publicados por el Fondo Editorial Manual de Funciones Plan de Capacitación a desarrollar del Talento Humano Programa de inducción y reinducción Sistema de de Seguridad y la Salud en el Trabajo Diagnóstico de clima organizacional, Plan de mejoramiento y Evaluación del clima Reconocimiento de los mejores empleados por nivel y los mejores equipos de trabajo de la Calidad Mapa de s Política y Objetivos de Calidad 5

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