A-CA-004 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y DE SERVICIOS GENERALES. Versión 5 acta de mejoramiento 20 de abril 30 de 2013 Proceso A-CA-004

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1 CÓDIGO A-CA-004 GENERALIDADES NOMBRE OBJETIVO ALCANCE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y DE SERVICIOS GENERALES Prestar los servicios de apoyo logístico, de infraestructura física y control de inventarios para garantizar el efectivo funcionamiento de la entidad. Desde la identificación o el requerimiento de la necesidad hasta el suministro de los servicios de apoyo logístico, infraestructura física, servicios públicos, mantenimiento de instalaciones y muebles y/o control de inventarios, pasando por los procesos de contratación y adquisición de bienes y servicios de aseo, cafetería, vigilancia, transporte, fotocopias, insumos de oficina y cómputo, mensajería, seguros y materiales para el mantenimiento. TEMA POLÍTICA (S) DE OPERACIÓN PALABRAS CLAVES A-LE-003 POLITICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ASEO, CAFETERÍA, CAJA MENOR, CÓMPUTO, CONTRATACIÓN, GENERALES, INFRAESTRUCTURA, INSTALACIONES, INSUMOS, INVENTARIO, LOGÍSTICO, MANTENIMIENTO, PAPELERÍA, RECURSOS, SEGUROS, SERVICIOS, TRANSPORTE.

2 LÍDER DE PROCESO ELEMENTOS TECNOLÓGICOS (Aplicaciones, Servidores, Equipos de Red, Equipos de Seguridad de Red, Etc.) Y GRADOS DE IMPLEMENTACIÓN ESTADO DE AUTOMATIZACIÓN REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN PAPEL POR ELECTRÓNICOS Responsable: Subsecretario/Subsecretaria de Gestión Corporativa. Corresponsable: Director/Directora de Recursos Físicos y Gestión Documental. - Sistemas de información y/o aplicaciones (SAE-SAI, para la administración y el control de almacén e inventarios) - Servicios Web (Bus de Servicios Empresarial) - Infraestructura tecnológica: Servidores, equipos de red y comunicaciones, equipos de seguridad - Políticas de seguridad de la información Inventarios de activos de información. El aplicativo para la administración y el control de los inventarios, SAE-SAI, se encuentra sistematizado totalmente. El Programa de Oficina sin Papel en la SDP, pretende minimizar el consumo de papel y digitalizar e indexar los expedientes análogos, para aumentar la seguridad documental, preservar el expediente análogo y ampliar la disponibilidad y el uso documental masivo en línea las 24 horas del día, los 365 días del año. Con el módulo de correspondencia para la administración y el control de las comunicaciones oficiales en el aplicativo SIPA, los documentos textuales que se reciben, los documentos textuales complementarios, las comunicaciones internas se generan, ya sea como adicionales para atender las peticiones o las mismas respuestas parciales o definitivas se producen digitalmente. ENTRADAS Insumos Plan de Desarrollo Distrital Plan Estratégico SDP. Planes, Programas y Proyectos Internos. Normatividad y jurisprudencia en temas de inventarios e infraestructura física Necesidades y requerimientos de apoyo logístico e infraestructura física. Recursos Proveedor Alcaldía Mayor de Bogotá. Secretaria Distrital de Planeación. Todas las áreas de la SDP Órganos legislativos, ejecutivos, Altas cortes, Contaduría General de la Nación, Secretaría de Hacienda Distrital Todos los procesos Procesos de Apoyo de la SDP CICLO PHVA ACTIVIDADES DEL PLANEAR

3 Identificar las necesidades de apoyo logístico e infraestructura física Elaborar el Plan Operativo Anual Elaborar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura física Elaborar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos Elaborar el plan de compras de elementos de consumo Elaborar los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad Elaborar el anteproyecto presupuestal para la contratación de bienes y servicios. Identificar los riesgos del proceso Formular los planes de acción del proceso Elaborar el plan anual de inventarios. Elaborar la resolución anual de caja menor. ACTIVIDADES DEL HACER Atender las necesidades de apoyo logístico e infraestructura física Ejecutar el Plan Operativo Anual Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura física Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos Realizar la contratación de bienes y servicios Administrar las contingencias y riesgos del proceso Desarrollar los planes de acción del proceso Ejecutar el plan anual de inventarios. Cumplir la resolución anual de caja menor. Tramitar los pagos de servicios públicos.

4 ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Evaluar los servicios de apoyo logístico e infraestructura física Realizar el control de inventarios. Hacer seguimiento a la ejecución del plan de contratación Verificar el pago oportuno de los servicios públicos Verificar la ejecución del Plan Operativo Anual Verificar el aseguramiento de la totalidad de los bienes devolutivos a cargo de la entidad. Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable al manejo de los recursos de caja menor Realizar la medición de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del proceso. Medir el nivel de satisfacción y percepción del servicio de los usuarios del proceso. ACTIVIDADES DEL AJUSTAR Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora

5 SALIDAS PRODUCTO/SERVICIO/SALIDA CLIENTE/USUARIO REQUISITOS/CARACTERISTICAS ÁREA QUE LÍDERA ESPECIFICADO NECESARIO LEGAL ADICIONAL Servicios de apoyo logístico, de infraestructura física y control de inventarios Todos los procesos y ciudadanía en general. Infraestructura física suficiente, segura y limpia con equipamiento y elementos dispuestos y adecuados para el desarrollo de la labor institucional. Contratación oportuna y correcta ejecución de los bienes y servicios logísticos y de mantenimiento Toma Física de Inventarios de conformidad con la resolución 001 del 20 de septiembre de Normograma del proceso N.A. Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental A-LE-003 Política para la administración de Inventarios MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Plan de Desarrollo Distrital X Alcaldía Mayor de Bogotá. Determinar las metas distritales Vía electrónica Cuatrienal Plan de Desarrollo : Bogotá humana Plan Estratégico SDP. X Secretaria Distrital de Planeación. Determinar las metas institucionales Vía electrónica Cuatrienal DocManager Plan estratégico

6 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Planes, Programas y Proyectos Internos X Todas las áreas de la SDP Determinar acciones de gestión documental Vía electrónica Anual Sistema Integrado de Información para la Planeación, SIIP Programa Operativo Anual Normatividad y jurisprudencia en temas apoyo logístico, infraestructura física y contratación estatal. X Órganos legislativos, ejecutivos, Altas cortes, Contaduría General de la Nación, Secretaría de Hacienda Distrital Orientar la gestión del apoyo logístico, infraestructura y contratación estatal Vía electrónica Irregular Páginas Web Alcaldía de Bogotá, Contaduría General de la Nación, Ministerio de Vivienda, Presidencia de la República, Secretaría de Hacienda Distrital Decreto 2649 de 1993 Ley 400 de 1997 Resolución 001 de 2001 Ley 1150 de 2013 Decreto 1464 de 2010 Decreto 1397 de 2012 Necesidades y requerimientos de apoyo logístico e infraestructura física. X Todos los procesos y ciudadanía en general Atender requerimientos particulares para la prestación de servicios generales y de infraestructura física. Recibidos a través de SIPA y correo electrónico. Permanente SIPA, correo electrónico Formato establecido para la solicitud de cada servicio.

7 INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Anteproyecto presupuestal en el que se contemplan las necesidades y solicitudes de apoyo logístico e infraestructura física Proceso de Contratación de Bienes y Servicios y proceso de Direccionamiento Estratégico Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Plan Operativo Anual del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura física Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos Plan de compras de elementos de consumo Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos. Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos. Proceso de Contratación de Bienes y Servicios y proceso de Direccionamiento Estratégico, inmerso en el anteproyecto presupuestal Correo electrónico Correo electrónico A-FO-216 Plan de Compras de Elementos de Consumo Riesgos del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Sistema Integrado de Gestión Planes de acción Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos. Documento electrónico Memorandos para pagos de servicios públicos Proceso de Administración de Recursos Financieros Tramitado en el Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP Plan anual de inventarios Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos. Correo electrónico Reintegros de caja menor Proceso de Administración de Recursos Financieros Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Trámite de pago de servicios públicos Proceso de Administración de Recursos Financieros Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Indicadores de gestión del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Presentado en el Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP y publicado en el Sistema Integrado de Gestión Informe de inventarios Proceso de Administración de Recursos Financieros Aplicativo SAE-SAI Estudios previos procesos contractuales Proceso de Contratación de Bienes y Servicios A-FO-120 Solicitud para contratar bienes y servicios (y anexos) Informe de avance del Plan Operativo Anual del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP.

8 INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Pólizas de seguros Informe de medición de indicadores de gestión Encuestas de satisfacción y percepción del cliente del proceso. Políticas de administración de recursos físicos, tecnológicos y de servicios generales Matriz de control de la ejecución contractual Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos. Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de evaluación y control Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de Participación y Comunicación Todos los procesos Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos. Pólizas documento físico Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Sistema Integrado de Gestión Documento electrónico Estadística del pago y consumo de servicios públicos Proceso de Evaluación y Control Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP Banco de estadísticas. Informe de toma física de inventarios Proceso de Gestión Financiera Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Informe de avance de planes de mejoramiento Control de mantenimiento locativo Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de evaluación y control Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de evaluación y control Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP A-FO-167 Planilla de control de mantenimiento locativo

9 REQUISITOS SIG CALIDAD X X X X X a X X SEG. INFORM b. X X X X 4.1.c. X a 8.1 X X d. X b 8.2 X e. X c X 3.1. X X f. X d X X f X X X g a X 8.3 X b. 6 X 8.4 X c. X X 3.3. X RESP. SOCIAL d. X X X X e. 6.3 X X X 5.2 X X X X X X a. 7 MECI AMBIENTAL b. X c. X 7.2 X X X X a X X b X c d X 4.4 X DOCUMENTAL e X SALUD OCUP A f g X X X X 5 X X X X X 15 A X 7.4 X 2.1 X X X X X X X X X 7.5 X X X X X X

10 1 INDICADORES Link al Indicadores OTRAS VARIABLES DOCUMENTOS TRAMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS NORMAS GLOSARIO VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER NORMOGRAMA A- LE-012 VER GLOSARIO A-LE-011 RIESGOS RECURSOS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO VER MAPA DE RIESGOS E-LE-007 VER MATRIZ DE RECURSOS A- LE-013 VER PROGRAMACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIG E- PD-008 Y EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADOS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO S-PD-001 ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTROS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA SDP A- IN-013 VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER POLITICAS Y DIRECTRICES DE GESTION DOCUMENTAL A-LE-007 TRAZABILIDAD

11 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 1 SIN CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA ACTA DE COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 SIN ASOCIADO A PRIMER MAPA DE LA ENTIDAD DESPACHO COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 COMITÉ SGC NOV 24 DE M-CA-013 Y - CA-014 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE APOYO FÍSICO Y DE APOYO TECNOLÓGICO ACTA DE COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 SIN ASOCIADO A SEGUNDO MAPA DE LA ENTIDAD DESPACHO COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE A-CA-004 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS, Y DE SERVICIOS GENERALES RESOLUCIÓN 838 DE OCTUBRE 02 DE 2008 SIN ASOCIADO MAPA DE LA ENTIDAD APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN 555 DE 2008 DESPACHO TODAS LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD COMITÉ SIG DE SEPTIEMBRE 29 DE A-CA-004 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS, Y DE SERVICIOS GENERALES A C T A MEJORAMIENTO 0004 DE ENERO 25 DE 2011 SIN MEJORÓ TODO EL PROCESO E INCLUYÓ NUEVAS VARIABLES DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL SOFIA WANG, CARLOS BALLESTEROS, YOLANDA PINZÓN, MA CLAUDIA VEGA, MA TERESA GONZÁLEZ, ELAINE TOVAR. GUILLERMO GÓMEZ GÓMEZ; ANGÉLICA MARIA ACUÑA P

12 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 5 A-CA-004 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOSY DE SERVICIOS GENERALES A C T A MEJORAMIENTO 0020 DE ABRIL 30 DE 2013 SIN CAMBIO DE NOMBRE, SE MODIFICAN TODOS LOS CONTENIDOS DEL PROCESO DE ACUERDO A LO ESTABECIDO EN EL DECRETO 16 DE 2013 Y AL NUEVO MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD. SE INCLUYEN INDICADORES Y CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO EN EL PROCESO DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL GUIOMAR PATRICIA GIL ARDILA JHON FLAVIO VÁSQUEZ RODRÍGUEZ NELSON ALFONSO MOSQUERA GONZÁLEZ - LOURDES VIVAS PAVAJEAU LUIS MIGUEL DOMÍNGUEZ GARCÍA - ANGÉLICA MARÍA ACUÑA PORRAS

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