PROGRAMA EFICIENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS PROYECTO CAPACITACIÓN MECI ENTIDADES NIVEL NACIONAL

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1 PROGRAMA EFICIENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS PROYECTO CAPACITACIÓN MECI ENTIDADES NIVEL NACIONAL 1

2 CONTENIDO 1. OBJETIVOS DE LA SESIÓN 2. COMO VAMOS? 3. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN ELEMENTOS INDICADORES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ( DE OPERACIÓN). 1. OBJETIVOS DE LA SESION Transferir los conceptos asociados a las metodologías y procedimientos base para la implementación del Subsistema de Control de Gestión, de los elementos Indicadores y Manual de Operación. Nuevo objetivo 2

3 CONTENIDO 1. OBJETIVOS DE LA SESIÓN 2. COMO VAMOS? 3. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN ELEMENTOS INDICADORES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ( DE OPERACIÓN). 2. COMO VAMOS? SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios al cumplimiento de su misión. 3

4 2. COMO VAMOS? SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTES ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA ELEMENTOS Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Operación Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación INSUMOS Autoregulación del comportamiento ético Polìticas y prácticas de Desarrollo del Talento Humano Caracterización del Estilo de Dirección Planes y Programas Modelo de Operación por procesos Estructura Organizacional Administración de Riesgos Insumos y productos del componente Actividades Departamento de Control Administrativo PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL Elementos: * Políticas de Operación * Procedimientos * Controles * Indicadores * Manual de Procedimientos Lineamientos claros para la acción y el desempeño Procedimientos estandarizados para la ejecución de la Misión de la Entidad Controles inmersos de los procesos Mecanismos de monitoreo a la operación Instrumento general para la regulación de las operaciones 4

5 PROCESOS Objetivos. Productos y servicios. M.O.P. Políticas de riesgos ADM RIESGOS POLÍTICAS OPERACIÓN Necesidad de Parametrizar de manera general las posibilidades de acción y desempeño de manera que operen dentro de un marco determinado. ACTIVIDADES DE CONTROL INDICADORES Contar con INDICADORES (mecanismos de monitoreo) a fin de determinar si las acciones ejecutadas están efectivamente dirigidas al logro de los objetivos trazados y si los resultados corresponden a lo fijado. PROCEDIMIENTOS Establecer PROCEDIMIENTOS específicos para ejecutar las ACTIVIDADES de cada PROCESO. CONTROLES Diseñar los CONTROLES asociados a las actividades que permitan reducir los eventos que pueden afectar su ejecución como parte de los PROCEDIMIENTOS CONTENIDO 1. OBJETIVOS DE LA SESIÓN 2. COMO VAMOS? 3. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN ELEMENTO INDICADORES ELEMENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ( DE OPERACIÓN). 5

6 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ELEMENTO INDICADORES QUE ES UN INDICADOR? 6

7 Qué es un Indicador? HOY- Línea Base EJECUCIÓN Estrategias Planes Proyectos Procesos FUTURO Objetivos Metas Resultados Esperados DEFINICIÓN INDICADORES Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medición que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstas. Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios a la evaluación de la gestión de toda entidad pública. 7

8 Objetivos de la formulación de indicadores Evaluar el estado de las variables que determinan el cumplimiento de los objetivos institucionales. Mantener el control sobre los procesos que realiza la entidad. Evaluar el comportamiento de la organización en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Controlar las tendencias y resultados de las estrategias, planes, programas, procesos, etc. Brindar información permanente sobre el estado de la organización, para tomar decisiones oportunas. LOS INDICADORES DEBEN Ser comprensibles: Claros, sencillos y fáciles de interpretar. Ser medibles: Que puedan cuantificarse. Ser controlables: Tener capacidad de influir en ellos. Ser adecuados: Número de indicadores necesarios. Ser oportunos: Disponibles cuando se necesiten 8

9 Formas de expresión del indicador Simples o cifras absolutas: Expresan características particulares en un momento dado. Ej: No. De ingredientes, No. De puestos, No. De inspecciones, No. De contribuyentes. En porcentaje: Destacan aspectos de distribución. Ej: porcentaje de homicidios, de población escolar atendida, de avance del proyecto. Formas de expresión del indicador En tasas: Muestran la evolución de un fenómeno en el tiempo. Ej: tasa de crecimiento, de desempleo, de morbilidad Medidas estadísticas: Muestran comportamientos típicos. Ej: promedios, mediana, moda, ingresos, edad, robos. 9

10 Formas de expresión del indicador Indice: Es un instrumento matemático mediante el cual se mide el comportamiento que toman las variables a través del tiempo; sirve para cuantificar el nivel de una variable en un período. Ej: Indice de precios al consumidor. QUE MEDIR CON LOS INDICADORES GESTIÓN RIESGOS DESEMPEÑO RESULTADOS 10

11 TIPOS DE INDICADORES Eficacia Miden el grado de cumplimiento de las metas definidas para alcanzar los objetivos establecidos por la organización. EFICACIA = MC/ME MC = METAS CUMPLIDAS ME = METAS ESTABLECIDAS TIPOS DE INDICADORES Eficiencia Establecen la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtención de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos. RU = RECURSOS UTILIZADOS RA = RECURSOS ASIGNADOS EFICIENCIA = RU/RA 11

12 TIPOS DE INDICADORES Efectividad Miden la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía o las partes interesadas. EFECTIVIDAD = EFICIENCIA + EFICACIA EFECTIVIDAD = EFICIENCIA * EFICACIA NIVEL ESTRATÉGICO FUNCIÓN Objetivo constitucional y legal para el cual fue creada la entidad NIVEL OPERATIVO MISIÓN Razón de ser, qué es la entidad? CONFORMACIÓN DE INDICADORES POR NIVELES Qué quiere la entidad en un período de tiempo determinado VISIÓN OBJETIVOS Resultados o logros que la entidad espera alcanzar en un tiempo determinado ESTRATEGIAS Recursos humanos, físicos y financieros requeridos Asignación de responsables PROYECTOS PROGRAMAS PLANES Acciones a llevar a cabo para el logro de los objetivos trazados ACTIVIDADES 12

13 CONFORMACIÓN DE INDICADORES POR NIVELES Eficacia ESTRATÉGICOS OBJETIVOS METAS Eficiencia Efectividad TACTICOS ESTRATEGIAS PLANES Eficacia Eficiencia Efectividad PROCESOS PROCESOS PROCESOS Eficacia OPERATIVOS Eficiencia ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES Efectividad COMO SE FORMULA UN INDICADOR? 13

14 ETAPAS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES 1. Análisis de objetivos: Precisar los resultados a lograr para cada uno de los elementos objeto de análisis. 2. Meta: Define la franja de valores de referencia o condiciones para alcanzar los términos acordados en los objetivos, debe estar delimitada en el tiempo, referirse a una acción y tener una escala de medida. ETAPAS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES 3. Definición de variables: la variable es un atributo, característica o cualidad del elemento de análisis, asociado a un factor clave de éxito. Por Factor Clave de Éxito se entiende una variable o aspecto clave de cuyo resultado depende el logro de los objetivos del mismo. 14

15 ALGUNOS FACTORES CLAVES DE EXITO Objetivo Estratégico / Proceso Gestión del talento humano Descripción Factor Clave de Éxito Planeación estratégica ALGUNOS FACTORES CLAVES DE EXITO Objetivo Estratégico / Proceso Gestión de recursos financieros Misional Descripción Factor Clave de Éxito 15

16 ETAPAS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES 4. Fijación del estándar de la variable: Valor de referencia que se determina para un proceso, objetivo o meta, sobre el cual se ejerce el control y la medición. Se deben establecer un valor mínimo, aceptable y máximo. ETAPAS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES 5. Realización de la medición: Realizar la observación y medición en tiempo real del ciclo del proceso, plan, programa o proyecto comparando el valor real logrado de la variable del indicador contra el valor de referencia o estándar esperado, de acuerdo con la frecuencia que se hará la medición. 16

17 ETAPAS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES 6. Análisis de resultados: Una vez obtenido el valor del indicador que muestra la situación o tendencia de la variable, realizar el análisis de su comportamiento de acuerdo al rango en el cual se ubique. Valor máximo, aceptable y mínimo. Crecimiento del servicio Rentabilidad patrimonial Objetivo Indicador Frecuencia Rentabilidad sobre ventas Calidad de servicio RR.HH T Resultado de explotación sobre ventas M C (nº Margen de bruto quejas sobre ventas y reclamos) M C Margen de contribución sobre ventas M T % de crecimiento en número de servicios % de servicios prestados por empleado Índice de ausentismo laboral Promedio Valor creado de evaluaciones del desempeño Rotación media del personal Incorporación de nuevos titulados y técnicos Horas de formación por tipo de formación Tecnología T Inversión anual en tecnología A M M M M M A A A 17

18 TALLER FECHA DE ELABORACIÓN OBJETIVO ESTRATEGICO O CORPORATIVO HOJA DE VIDA DEL INDICADOR DIA MES AÑO CÓDIGO PLAN PROGRAMA PROYECTO PROCESO NOMBRE O DENOMINACIÓN DEL INDICADOR OBJETIVO DEL INDICADOR Eficiencia Eficacia Efectividad FORMULA DEL INDICADOR FRECUENCIA O PERIODICIDAD DE MEDICION MENSUAL SEMESTRAL BIMENSUAL ANUAL TRIMESTRAL OTRO Cual? UNIDAD DE MEDIDA DEL INDICADOR ÁREA QUE ORIGINA LA INFORMACION Porcentaje % Numerador Valor absoluto Denominador VALOR ESPERADO O META MINIMO ( X < ) RANGO DE ANÁLISIS SATISFACTORIO SOBRESALIENTE ( X ) ( X > ) INTERPRETACION DE LA MEDICION OBSERVACIONES ELABORÓ: APROBÓ: (Responsable del proceso) Nombre: Nombre: Firma: Firma: 18

19 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ELEMENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (DE OPERACIÓN) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (DE OPERACIÓN) Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos. 19

20 Elemento de Control que: Orienta y concentra los esfuerzos y la asignación de recursos, en procura del cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. Consolida los criterios y lineamientos determinados en los PLANES Y PROGRAMAS con los del Modelo de Operación y los Procedimientos, definiendo su interacción y su interrelación. Se estructura mediante la determinación de un sistema de codificación y la descripción de los aspectos a incluir, los cuales hacen parte del MODELO DE OPERACIÓN, de la ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS y demás elementos del Componente ACTIVIDADES DE CONTROL. PROCESOS Objetivos. Productos y servicios. M.O.P. ACTIVIDADES DE CONTROL Políticas de riesgos ADM RIESGOS Compilación y difusión buscando la estandarización del conocimiento acerca de la Entidad que lleve al autocontrol en cada uno de los servidores públicos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (DE OPERACIÓN) POLÍTICAS OPERACIÓN Necesidad de Parametrizar de manera general las posibilidades de acción y desempeño de manera que operen dentro de un marco determinado. INDICADORES Contar con INDICADORES (mecanismos de monitoreo) a fin de determinar si las acciones ejecutadas están efectivamente dirigidas al logro de los objetivos trazados y si los resultados corresponden a lo fijado. PROCEDIMIENTOS Establecer PROCEDIMIENTOS específicos para ejecutar las ACTIVIDADES de cada PROCESO. CONTROLES Diseñar los CONTROLES asociados a las actividades que permitan reducir los eventos que pueden afectar su ejecución como parte de los PROCEDIMIENTOS 20

21 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ( DE OPERACIÓN) Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad. Acto Administrativo de adopción o modificación del Sistema de Control Interno. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Misión y Visión. Objetivos. Mapa de Procesos. Caracterización de Procesos incluyendo los indicadores y controles. Normograma de la entidad. Descripción de procesos CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ( DE OPERACIÓN) Mapa de riesgos Calificación y Evaluación de los riesgos en las Actividades. Políticas de Operación. Políticas de Administración de Riesgos. Planta de Personal. Funciones, roles y responsabilidades. Niveles de Autoridad y Responsabilidad de Cargos. Manual de Funciones y Competencias Laborales. Manual de Calidad (sí ya se ha adoptado) 21

22 Los documentos relacionados no necesariamente deben incluirse como parte del texto del Manual sino que pueden ser referenciados en el mismo; no obstante, debe garantizarse que su consulta física o magnética se haga en un mismo lugar. NOTA!! GRACIAS POR ESCUCHARNOS!! 22

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