MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

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1 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

2 INTRODUCCIÓN Con la expedición del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el Gobierno Nacional adopta el nuevo Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. : 1000:2005, en aras de continuar con el fortalecimiento de su sistema de Control Interno. La presente cartilla, tiene por objeto dar a conocer, de manera didáctica y con un lenguaje sencillo, los aspectos más relevantes del Modelo Estándar de Control Interno, en sus tres subsistemas: Control Estratégico, de Gestión y de Evaluación, y la forma de interrelación de sus componentes con cada uno de los elementos que lo conforman.. Esta herramienta genera unos lineamientos básicos que permite a todos los servidores públicos su utilización en la gestión del día a día con estándares de calidad en beneficio de la comunidad Belenita, así como propiciar herramientas y técnicas mínimas de funcionamiento del modelo. En forma específica enmarca a la entidad en dar alcance a las leyes, reglamentos en materia de Control Interno, proponer un plan de diseño e implementación básica, asegurar la interpretación del modelo por parte de los funcionarios, y fortalecer los canales de comunicación entre las diferentes áreas organizacionales de la entidad.

3 PRESENTACIÓN El objetivo de la presente cartilla está orientado a que los funcionarios de la Alcaldía de Belén se apropien del Modelo Estándar de Control Interno 1000:2005, conforme a lo establecido en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1599 del 20 de mayo de 2005; conociendo la conceptualización básica y la forma de implementación, que permitan a los actuales y futuros responsables del control en la Alcaldía contar con los mecanismos para poner en funcionamiento un sistema de Control Interno que soporte efectivamente su función administrativa. El marco conceptual desarrollado propone un Modelo Estándar de Control Interno, estableciendo una estructura básica de control, respetando las características de la entidad, utilizando un lenguaje común para coadyuvar en el cumplimiento de sus objetivos. El Modelo Estándar de Control Interno lo que busca es organizar la estructura administrativa existente para que cumpla con las disposiciones asignadas por la constitución y las normas, y no crea nuevas responsabilidades de las que por ley nos corresponden. El Control Interno en la alcaldía de Belén lo ejercemos todos los funcionarios que día a día trabajamos unidos en equipo para el logro de los objetivos y metas propuestas. La Alcaldía de Belén pone a disposición de sus funcionarios la presente cartilla, con el fin de promover la institucionalización del control como herramienta de gestión y de esta manera facilitar el cumplimiento del cometido estatal de nuestra entidad. La cartilla que se formula desde la Oficina de control Interno contribuirá a prestar un mejor servicio a la comunidad y que nos hace ser mejores ciudadanos.

4 Se iniciará definiendo Qué es? Es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en la entidad. Por lo que es importante conocer Qué es Control Interno? Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Qué interesante! Y sus principios? Se enmarcan, integran y complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales (Art. 209) Y cuáles son? AUTOCONTROL: capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos. AUTOREGULACIÓN: capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno. AUTOGESTION: capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa delegada por la constitución y la sus reglamentos. Muy bien! Ahora miremos! Objetivos del Control Interno Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales permitiendo establecer las acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de

5 prevención, de evaluación y de mejoramiento continuo en la entidad. Para lograrlo contamos con unos objetivos específicos de control. Como cuáles? El control de cumplimiento.. (Legalidad) El control estratégico... (Planeación) El control de evaluación.. (Verificación) El control de ejecución.. (Operación) El control de información... (Comunicación) Qué bien! Es por esto que el Sistema de Control Interno es complementario al Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo? Correcto! Porque se habla de Sistema de Control Interno? Porque se fundamenta en la construcción de una ética institucional, orientada a la prevención del riesgo. Se hace efectivo en una organización por procesos (gestión de calidad), encauza la entidad a un control corporativo permanente, mide la gestión en tiempo real, genera información de utilidad organizacional y social, fortalece la evaluación independiente, estandarización de procedimientos y, otorga nivel de importancia a los planes de mejoramiento institucional. Todo interrelacionado como un conjunto Ósea que Sistema Es un conjunto de elementos ordenados e interactuantes para cumplir con un propósito o un fin determinado. Ahh!ya entiendo Por eso es que se dice que el Control Interno en la entidad es un sistema, mas no es la oficina de Control Interno, y que lo ejercemos. Correcto! Ahora veamos la estructura del famoso!

6 : Modelo Estándar De Control Interno Para El Estado Colombiano El Modelo Estándar de Control Interno está compuesto por tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve elementos que a continuación se describen. Cuáles son los subsistemas? Subsistema de control estratégico Subsistema de control de gestión Subsistema de evaluación de control Cuáles son los componentes? Cada subsistema contiene unos componentes así: Subsistema de control estratégico Ambiente de control Direccionamiento estratégico Administración de riesgos Subsistema de control de gestión Actividades de control Información Comunicación publica Subsistema de control de evaluación Autoevaluación Evaluación independiente Planes de mejoramiento Y cada componente esta subdividido en elementos distribuidos para un total de 29 que son los que se van a desarrollar en la implementación del.

7 Estructura orgánica del Subsistemas Componentes Elementos Control Estratégico Control de Gestión Control de Evaluación. Ambiente de Control Direccionamiento Estratégico. Administración del Riesgo. Actividades de control. Información. Comunicación Pública. Autoevaluación. Evaluación Independiente. Planes de mejoramiento Acuerdos, Compromisos, Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano. Estilo de Dirección. Planes, Programas. Modelo Operación por Procesos. Estructura Organizacional. Contexto Estratégico. Identificación del Riesgo. Análisis del Riesgo. Valoración del Riesgo. Políticas de administración del Riesgo. Políticas de Operación Procedimientos. Controles. Indicadores. Manual de Procedimientos. Información Primaria. Información Secundaria. Sistemas de Información. Comunicación Organizacional. Comunicación Informativa. Medios de Comunicación. Autoevaluación del Control. Autoevaluación de la Gestión. Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno. Auditoría Interna. Planes de Mejoramiento Institucional. Planes de Mejoramiento por procesos. Planes de Mejoramiento Institucional.

8 Ahora veamos que es cada uno de los subsistemas, componentes y elementos en forma detallada. Qué es el Subsistema de Control Estratégico? Agrupa y correlaciona los parámetros de control que orienta la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, metas y políticas. Y sus componentes son 1. Ambiente de control: Lo constituye el conjunto de elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de la importancia del control en la Alcaldía. Es la base sobre la cual descansa el Sistema Control Interno al proporcionar el conjunto de circunstancias o condiciones físicas, sociales y culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno por parte de la máxima autoridad o representante legal, de su nivel directivo y de todos los servidores en general y la divulgación de los valores y principios necesarios para favorecer una entidad con servidores más comprometidos. Sus elementos son Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Desarrollo del talento humano Estilo de dirección 2. Direccionamiento estratégico: Está constituido por el conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la ENTIDAD al cumplimiento de la misión, el alcance de la visión y cumplimiento de las metas institucionales. Está compuesto por los siguientes elementos Planes y programas Modelo de operación por proceso Estructura organizacional 3. Administración de riesgos: Conjunto de elementos de control que permiten evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos

9 institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de la misión. Sus elementos son: Contexto estratégico Identificación de riesgos Valoración de riesgos Políticas de administración de riesgos. Qué es el Subsistema de Control de Gestión? En este subsistema se reúnen e interrelacionan las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestión, normas, políticas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación. Y sus componentes son 1. Actividades de control: que son todas aquellas actividades que garantizan el ejercicio del control al cumplimiento de las funciones, planes y programas de la alcaldía de Belén, haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de resultados, metas y objetivos. Cuyos elementos son Políticas de operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de procedimientos 2. Información: Es el conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para diferentes grupos de interés o entidades que la requieran. Hacen parte fundamental de la actividad operativa y administrativa de la alcaldía de Belén al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.

10 Están compuestas por los siguientes elementos Información primaria Información secundaria Sistemas de información 3. Comunicación pública: apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la organización con diferentes entidades y grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales. Y sus elementos son Comunicación organizacional Comunicación informativa Medios de comunicación Subsistema de control de evaluación? En este subsistema se unen y asocian las partes que garantizan la valoración permanente de los resultados de la organización y mecanismos de evaluación y verificación. Sus componentes son 1. Autoevaluación: Conjunto de elementos de control que al actuar de manera coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional lograr la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos misionales. Está integrado por los siguientes componentes Auto evaluación del control Autoevaluación de la gestión 2. Evaluación independiente: control que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la Alcaldía de Belén por parte de la Oficina de Control Interno, presentando como características la independencia, la neutralidad, la objetividad de quien la realiza y los seguimientos a los planes de mejoramiento de la entidad. Sus componentes son Evaluación del sistema de Control Interno

11 Auditoría interna 3. Planes de mejoramiento: elemento del control que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos misionales institucionales de la entidad pública. Dentro del modelo estándar de Control Interno,, se incluye además del institucional, el plan de mejoramiento funcional que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento a nivel de procesos y los planes de mejoramiento individual que debe ejecutar cada servidor público, para mejorar su desempeño y el del área a la cual pertenece. Sus elementos son: Institucional Por procesos Individual Ya entiendo! Para implementar el al 100% hay que Implementar cada uno de los 29 elementos que lo conforman? Correcto! Somos los funcionarios los que le damos vida a nuestra organización, por lo tanto los que hacemos del Control Interno una realidad, cuya responsabilidad recae no solo por nuestra condición de servidores públicos, también por el cargo que ocupemos dentro de los diferentes niveles institucionales, quienes tenemos un rol determinado de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad. Ahora veamos las responsabilidades que cada uno de nosotros tenemos con respecto al Roles y responsabilidades en relación con el Comité Coordinador De Control Interno El comité coordinador de Control Interno está conformado en la alcaldía de Belén por: Secretario de Planeación Municipal. Tesorero. Director Local de Salud.

12 Funcionario de la Oficina de Control Interno. Y cuáles son las funciones de este comité? Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de cada organismo o entidad; Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios; Asesorar al Representante Legal en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos; Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas; Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del organismo o entidad; Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y Funciones que corresponden a cada una de las dependencias del organismo o entidad; Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades; Presentar a consideración del respectivo Representante Legal propuestas de modificación a las normas sobre el Control Interno vigentes. Alta Dirección El alcalde de Belén quien por ley es el responsable de la implementación y mantenimiento del Y qué papel juega el Alcalde? Se centra en el compromiso de la entidad con el Control Interno y en la capacidad del nivel directivo de visualizar la herramienta gerencial como

13 un mecanismo de autoprotección, que le permita cumplir con eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia la finalidad para la cual fue creada la entidad. Por lo tanto, la decisión de diseñar, implementar y mejorar el Sistema de Control Interno, debe ser consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad, del nivel directivo y de todos los servidores públicos de disponer los recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura y de talento humano requeridos para la implementación del Representante de la dirección Directivo designado por el representante legal para el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno Y que le corresponde hacer? Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseño e implementación del Modelo. Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño e implementación del Modelo. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del, aplicando correctivos donde se requiera. Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Modelo, para su aprobación. Equipo Conformado por servidores públicos de la Entidad, de carácter multidisciplinario, de la Entidad, el cual deberá ser coordinado y supervisado por el Representante de la Dirección.

14 Otro equipo?.. Y estos que hacen? Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo. Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Modelo. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Modelo al representante de la dirección, para su aplicación. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Modelo. Oficina de Control Interno Tendrá bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del 1000:2005 Como responsable de realizar la evaluación del Sistema de Control Interno, con un criterio de independencia frente a la operación y autonomía de los actos de la administración, es el responsable de presentar los informes al Representante Legar y al Comité de Coordinación de Control Interno. Como una herramienta de apoyo permite establecer los mecanismos para definir las acciones preventivas y correctivas sobre los planes de mejoramiento, los cuales se deben diseñar conjuntamente con los servidores responsables de los procesos involucrados. La evaluación del Sistema de Control Interno en el Comité de Coordinación debe observar y verificar la efectividad del cumplimiento de los objetivos, principios, roles, responsabilidades, subsistemas, componentes y elementos del Nuevo Modelo Estándar de Control Interno :1000: 2005, revisando las directrices fijadas por el representante legal y su delegado que faciliten la socialización, implementación y mantenimiento del sistema en toda la Alcaldía de Belén y el mejoramiento

15 continuo en cada uno de los procesos para el cumplimiento del cometido misional. Ósea que Control Interno no implementa el? No! Control Interno vela porque se cumplan con la implementación y evalúa, recomienda y orienta para que el modelo se mantenga. Y nosotros como servidores públicos que papel jugamos en el? Servidores Públicos Al entender el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervenimos los servidores públicos, nos permite tener presente las condiciones de satisfacción de los compromisos frente a la ciudadanía, por lo que se concluye: La responsabilidad frente al Control Interno, que se sintetiza en estar al servicio del Estado y de la Comunidad. Tienen repercusiones en el desempeño de nuestras funciones fijadas por Ley o reglamento al implementar el autocontrol, autorregulación y autogestión, anticipamos y corregimos; oportuna, efectiva y eficientemente nuestras acciones. Los procesos de selección, capacitación, formación y motivación son fundamentales para garantizar los objetivos de Control Interno con un clima organizacional adecuado. Como servidores públicos debemos conocer nuestras responsabilidades y limites de autoridad, es necesario conocer el manual de funciones. Con la participación activa de todos, generaremos un acuerdo fundamental sobre los principios y valores éticos que direccionan la función asignada a la alcaldía de Belén, en cumplimiento de su cometido misional y el posicionamiento de la imagen institucional. Todos los servidores públicos que hacemos parte de la Alcaldía de Belén, debemos saber que... El control es una actividad inherente a los seres humanos, quienes se unen para coordinar acciones que les permitan garantizar su supervivencia, mejorar sus condiciones de vida o conseguir sus propósitos individuales o como sociedad.

16 Conclusiones Debemos comprender que el Control Interno es ejecutado por personas, garantiza coordinación de acciones de manera intencional, consiente y efectiva al definir los flujos de información y comunicación que permite a los servidores públicos anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se presentan en su quehacer dentro de la institución. Los directivos tienen la responsabilidad de direccionar y orientar el Control Interno para que cumpla con sus objetivos utilizando la información que este genera a fin de retroalimentar y reorientar la función administrativa de la entidad hacia los fines que persigue. Para le ejecución del Control Interno es necesario contar con las capacidades, habilidades y conocimientos de todas las personas de la institución, por esto los procesos de selección, capacitación, formación y motivación son fundamentales para garantizar los objetivos del Control Interno. Los servidores públicos deben conocer sus responsabilidades y limites de autoridad, por lo tanto es necesario entregar a cada funcionario público un detalle de sus funciones oficializado por ley o reglamento propio de la entidad que defina la relación entre los deberes, la manera de llevarlos a cabo y la correspondencia con los objetivos de la institución. Son los servidores quienes hacen del Control Interno una realidad, pues a través de sus acciones se concreta el cumplimiento de los objetivos de la institución. La actuación de todos los funcionarios públicos en búsqueda de las mejores prácticas, depende de un acuerdo fundamental sobre los principios y valores éticos que direccionan la función administrativa de la entidad. La oficina de Control Interno, no busca encontrar fallas para sancionar, lo que busca es oportunidades de mejora para que seamos mejores servidores públicos y prestar un mejor servicio a nuestra comunidad.

17 Marco legal del Constitución Nacional: artículos Ley 87 de 1993 Ley 42 de 1993 Decreto 1826 de 1994 Ley 152 de 1994 Ley 298 de 1996 Ley 489 de 1998 Decreto 2145 de 1999 Decreto 2539 de 2000 Decreto 1537 de 2001 Ley 734 de 2002 Ley 872 de 2003 Decreto 2757 de 2003 Decreto 1599 de 2005 Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación Ya conocemos en forma general que es el! Ahora todos los trabajaremos en EQUIPO para ser multiplicadores del TODOS COMPROMETIDOS CON EL

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