CONCLUSIONES GENERALES AUDITORÍAS INTERNAS. Enero a Agosto de 2013 Fecha del Informe 15 de octubre de 2013

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1 Periodo Auditado Objetivo de la auditoría Procesos auditados CONCLUSIONES GENERALES AUDITORÍAS INTERNAS Enero a Agosto de 2013 Fecha del Informe 15 de octubre de 2013 Verificar la implementación y cumplimiento de requisitos del Sistema Integral de Gestión, así como evaluar la efectividad de los controles y requisitos legales en actividades especificas de la gestión desarrollada por APC- Colombia. Proceso Direccionamiento, Planeación y Seguimiento Proceso Evaluación y Control. Proceso Coordinación Interinstitucional Proceso Gestión de Cooperación Sur- Sur y Triangular Proceso Demanda de Cooperación Internacional. Proceso Administrativo Proceso Financiero PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES No. 1 Conclusión Proceso(s) Responsable(s) Compromiso y disposición de los niveles directivos Proceso Direccionamiento, planeación y y de sus equipos para el desarrollo del proceso seguimiento, Proceso Evaluación y Control, auditor Proceso de Gestión de Cooperación Internacional, Proceso Gestión de Demanda de Cooperación Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso administrativo y Proceso Financiero. 2 Compromiso de los líderes de los procesos con la Proceso Direccionamiento, planeación y formulación e implementación del Sistema de seguimiento, Proceso Evaluación y Control, Gestión Integral. Proceso Gestión de Demanda de Cooperación Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Interinstitucional, Proceso administrativo y Proceso Financiero. 3 Disposición y conocimiento de las funciones por parte de los equipos que conforman los diferentes procesos Proceso Direccionamiento, planeación y seguimiento, Proceso Evaluación y Control, Proceso Gestión de Demanda de Cooperación Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Interinstitucional, Proceso administrativo y Proceso Financiero. 4 Caso particular se evidenció la portunidad para la Proceso Financiero generación de informes financieros requeridos por los entes de control. 1/6

2 5 Se reconoce que las auditorías internas son un Proceso Direccionamiento, planeación y medio para identificar aspectos del sistema que seguimiento, Proceso Evaluación y requieren ser mejorados y sirven como preparación Control,Proceso de Gestión de Cooperación para futuras auditorías externas. Internacional, Proceso Gestión de Demanda de Cooperación Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso Administrativo y Proceso Financiero 6 7 Se reconoce la existencia de documentos guías de Proceso Gestión de Demanda de Cooperación las actividades misionales, así como de Internacional, Proceso Gestión de Cooperación procedimientos que orienta a los equipos de trabajo la operación y control con los diferentes grupos de Interinstitucional interés. Se destaca el nivel de organización, planeación y el Proceso de Gestión de Cooperación grado de conocimiento de los procedimientos y su Internacional, Proceso Gestión de Demanda de alineación con el direccionamiento estrategico. Cooperación Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Sur-Sur y Triangular 8 Conocimiento del proceso, Disposición de apoyo y Proceso Direccionamiento Planeación y acompañamiento a los procesos, existencia de Seguimiento y Proceso de Evaluación y Control procedimientos documentados con cumplimiento a los puntos de control establecidos en los mismos; evidencia de existencia de registros de manera organizada, legibles y facilmente identificables y existencia de mecanismos de autocontrol de la gestión. 2/6

3 ASPECTOS NO CONFORMES Y OBSERVACIONES No. 1 2 Conclusión Proceso(s) Responsable(s) Se deben fortalecer actividades de Proceso Direccionamiento, planeación y acompañamiento, asesoría y de capacitación para seguimiento. la mejora de conceptos y aplicabilidad de la gestión del riesgo. Se debe aplicar permanente control sobre los Proceso Direccionamiento, planeación y procedimientos, con el fin de garantizar que estos seguimiento, Proceso Administrativo, Proceso se encuentran ajustados y actualizados en sus Gestión de Demanda de Cooperación actividades, así como la de observar y aplicar las Internacional, Proceso Gestión de Cooperación disposiciones sobre la administración y control de documentos definidos por la Entidad. Interinstitucional. 3 4 La Entidad debe definir disposiciones especificas Proceso Direccionamiento, planeación y que den aplicación a la política de atención al seguimiento, Proceso Administrativo ciudadano. La Entidad debe establecer las disposiones, el Proceso Direccionamiento, planeación y metodo y los mecanismos que aseguren la seguimiento, Proceso Gestión de Demanda de medición de satisfacción del servicio prestado y el Cooperación Internacional, Proceso Gestión de analisis de los resultados arrojados por los grupos Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de de interés que permita la toma de decisiones para la mejora continua. 5 La Entidad debe definir disposiones especificas Proceso Direccionamiento, planeación y sobre el procedimiento, la definición de controles y seguimiento,proceso Gestión de Demanda de las responsabilidades para dar tratamiento del Cooperación Internacional, Proceso Gestión de servicio No Conforme. Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de 6 7 La Entidad debe definir metodos apropiados para el Proceso Direccionamiento, planeación y seguimiento y medición de los resultados seguimiento. planeados por parte de los procesos Como resultado del seguimiento y medición los Proceso Direccionamiento, planeación y procesos deben adelantar las acciones preventivas seguimiento,proceso Gestión de Demanda de y correctivas según corresponda para garantizar el Cooperación Internacional, Proceso Gestión de logro de los resultados planeados. Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de 8 La Entidad debe asegurarse que se identifican los Proceso Direccionamiento, planeación y indicadores que demuestran la capacidad de los seguimiento,proceso Gestión de Demanda de procesos para alcanzar los resultados planeados, el Cooperación Internacional, Proceso Gestión de buen uso de los recursos y el impacto logrado. Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de Coordinación Interinstitucional, Proceso Administrativo y Financiero. 3/6

4 9 Para mejorar y garantizar que el Sistema de Proceso Direccionamiento, planeación y Gestión Integral alcance su adecuación, alineación seguimiento e interacción entre los procesos se, requiere trabajar en la identificación y formulación de objetivos de calidad La Entidad debe asegurarse que los procesos Proceso Direccionamiento, planeación y aplican metodos apropiados para el seguimiento y seguimiento, Proceso Evalaución y analisis de resultados arrojados por los indicadores Control,Proceso Gestión de Demanda de y que se toman las medidas de mejora a la gestión Cooperación Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de Coordinación Interinstitucional, Proceso La Entidad debe asegurar que la gestión de los administrativo Proceso Direccionamiento, y Proceso Financiero. planeación y procesos se encuentra debidamente documentada seguimiento, Proceso administrativo. y conforme a las disposiciones sobre la Gestión Documental y Seguridad de la Información 12 La Entidad debe asegurar que se de cumplimiento Proceso Direccionamiento, Planeación y a lo establecido en las directrices para el manejo de Seguimiento,Proceso Gestión de Demanda de información, difusión, fortalecimiento de imagen, Cooperación Internacional, Proceso Gestión de vocería y transmisión de mensajes estratégicos de Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de la agencia. OPORTUNIDADES DE MEJORA No. 1 2 Conclusión Proceso(s) Responsable(s) Afianzar al interior de la Entidad acciones y medios de comunicación para logarar que en todos los niveles se conozca el Sistema de Gestión Integral, Proceso Direccionamiento, planeación y la política, los objetivos y los niveles de autoridad y seguimiento (Asesor Comunicaciones) responsabilidad. Mejorar en los equipos de trabajo el conocimiento de la caracterización del proceso y de los procedimientos asociados con el fin de reconozcan las actividades y puntos de control que garanticen la eficiencia y eficacia en la gestión. Proceso Administrativo y Proceso Financiero. 3 Establecer las políticas de gestión documental y la política de seguridad de la información, permitirán a la Entidad dar cumplimiento con los requisitos del Sistema de Gestión Integral y asegurar trazabilidad de la gestión. Proceso Administrativo 4 Mejorar el conocimiento y uso de documentos y Proceso Direccionamiento, planeación y formatos, garantizará que la entidad aplique con seguimiento, Proceso Evaluación y Control, efectividad los controles definidos y cumpla con los Proceso Gestión de Demanda de Cooperación requisitos establecidos para el Sistema de Gestión. Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Interinstitucional, Proceso administrativo y Proceso Financiero. 4/6

5 5 Definir y aplicar metodos e instrumentos que Proceso Direccionamiento, planeación y permitan a la Entidad realizar seguimiento y seguimiento, Proceso Gestión de Demanda de evaluación de la gestión de cooperación que recibe Cooperación Internacional, Proceso Gestión de y otorga el país, asegurando que se cumpla con Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de esta función de la gestión misional. 6 Como fortalecimiento de la planeación institucional Proceso Direccionamiento, Planeación y garantizar que se incorporan los lineamientos Seguimiento, Proceso Gestión de Demanda de aprobados por el Consejo Directivo, en Cooperación Internacional, Proceso Gestión de cumplimiento de la función dada por el numeral 1 Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de del artículo 10 del decreto 4152 de 2011 Coordinación Interinstitucional, Proceso Administrativo y Proceso Financiero 7 Mejorar los criterios de presentación de informes de Proceso Direccionamiento, Planeación y comisiones, que permita evidenciar los resultados Seguimiento, Proceso Gestión de Demanda de logrados y advertir sobre decisiones que se deban Cooperación Internacional, Proceso Gestión de tomar para fortalecer la gestión de los procesos Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de misionales. 8 Promover el autocontrol como principio en la Proceso Direccionamiento, Planeación y gestión de los servidores públicos va a permitir a la Seguimiento, Proceso Evaluación y Control, Entidad que los procesos tomen decisiones Proceso Gestión de Demanda de Cooperación aportunas para asegurar el cumplimiento de lo Internacional, Proceso Gestión de Cooperación planificado. Interinstitucional, Proceso Administrativo y Proceso Financiero 9 Las Mesas de Autocontrol propuestas como Proceso Direccionamiento, Planeación y escenario de seguimiento y evaluación integral a la Seguimiento, Proceso Evaluación y Control, gestión y al control facilitarán la promoción y el Proceso Gestión de Demanda de Cooperación fortalecimineto de la cultura del autocontrol Internacional, Proceso Gestión de Cooperación Interinstitucional, Proceso Administrativo y Proceso Financiero 10 Definir y aplicar canales de comunicación con los Proceso Direccionamiento, Planeación y procesos, garantizará que oportunamente se Seguimiento, Proceso Gestión de Demanda de conozcan los lineamientos, los procedimientos y Cooperación Internacional, Proceso Gestión de resultados de encuestas de satisfacción sobre Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de servicios aplicados a los diferentes grupos de interés y permitiorá que dichos insumos sirvan para la revisión del Sistema de Gestión Integral. 5/6

6 11 Mantener el esquema de control sobre la Proceso Direccionamiento, Planeación y oportunidad de advertir cambios que se requieran Seguimiento, Proceso Gestión de Demanda de en la planificación y que puedan afectar Cooperación Internacional, Proceso Gestión de especialmente las metas de los proyectos de Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de inversión, dejando trazabilidad sobre la gestión realizada. 12 Realizar el respectivo registro de las acciones Proceso Direccionamiento, Planeación y preventivas y/o correctivas que se tomen en el Seguimiento, Proceso Gestión de Demanda de ejercicio de las auditorías internas de calidad, de Cooperación Internacional, Proceso Gestión de gestión y de verificación interna por Autocontrol, Cooperación Sur-Sur y Triangular, Proceso de conforme al Procedimiento Planes de Mejoramiento Coordinación Interinstitucional, Proceso y con el fin de garantizar la trazabilidad de la Administrativo y Proceso Financiero. mejora continua de los procesos. OPINIÓN DE CONTROL INTERNO El resultado de las auditorías internas al Sistema de Gestión Integral de APC-Colombia, permite observar un avance significativo en la planificación e implementación del sistema, la identificación y definición de procedimientos que orientan la aplicación de actividades propias de la gestión de los procesos. Sin embargo, Control Interno recomienda tener en cuenta el resultado de las auditorías internas, ya que estos van a permitir que la Dirección General y los Líderes de los diferentes procesos tomen decisiones oportunas y efectivas para la mejora del sistema. Recomienda igualmente que se lleve a cabo la Revisión por la Dirección, para que desde este escenario se documenten las acciones institucionales de mejora y se determinen las orientaciones a seguir para asegurar la adecuación, la conveniencia, eficacia y efectividad continua del sistema. Recomienda en general a todos los líderes de los procesos y a sus equipos a formular, aplicar, seguir y evaluar los planes de mejoramiento surgidos como resultados del proceso auditor, ya que estos se consideran como una parte del mejoramiento de la gestión institucional. ELABORADO POR ALEX ALBERTO RODRÍGUEZ CUBIDES Asesor con Funciones de Control Interno 6/6