OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME DE GESTION 2014

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1 Página 1 MUNICIPIO DE ZARZAL VALLE OFICINA DE CONTROL INTERNO 2014

2 Página 2 TABLA DE CONTENIDO PAG INTRODUCCION. 3 RENDICION DEL INFORME FORTALECIMIENTO, DESARROLLO Y EVALUACION DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO ROL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ROL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE A LA ADMINISTRACION DEL RIESGO AUDITORIA INTERNA ADMINISTRACION DEL RIESGO ASESORIA FRENTE A LA ADMINISTRACION DEL RIESGO ROL DE ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA ROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO EVALUACION DEL SISTEMA D E CONTROL INTERNO AUDITORIA INTERNA SEGUIMIENTO FOMENTO CULTURA DEL CONTROL RELACION CON ENTES DE CONTROL OBSERVACIONES.. 10

3 Página 3 INTRODUCCION La Constitución Política de 1991 incorporó el concepto de Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. Por su parte, la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado, y la ley 489 de 1998 dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno. Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado, el Departamento Administrativo de la Función Pública, promovió la adopción e implementación de un modelo de control interno, iniciativa que fue acogida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, que condujo a la expedición del Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI1000:2005, Zarzal adopto este Modelo de Control Interno mediante el Decreto 53 de Abril 07 de El Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano MECI 1000:2005, proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en dos módulos y un eje transversal desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control: Modulo de Control y Planeación y Gestión: Dentro de este modulo se encuentran los componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de las mismas en la entidad tendrán los controles necesarios para realizarlos. Modulo de Control de Evaluación y Seguimiento: Este modulo permite evaluar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad del control interno de la entidad publica, con el propósito de detectar desviaciones,

4 Página 4 Establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización publica. Eje transversal de información y comunicación: Este eje es transversal a los módulos del control del modelo, dado que las práctica de las organizaciones y las entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA, de tal manera que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los modulo en su integridad. RENDICION DEL INFORME En el ejercicio del cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos Reglamentarios 2145 de 1999, 1537 de 2001, y la Ley 951 de 2005 demás normas legales concordantes, la Dirección de Control Interno, procede a rendir el Informe de Gestión correspondiente al periodo Enero- Diciembre FORTALECIMIENTO, DESARROLLO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO En materia de fortalecimiento, desarrollo y evaluación del Sistema de Control Interno, las Directrices y políticas son formuladas por parte del Consejo Nacional Asesor en Materia de Control Interno del Departamento Administrativo de la Función Publica. La Dirección de Control Interno de la Alcaldía de Zarzal, de acuerdo a los parámetros señalados por las Entidades mencionadas, ha iniciado el proceso de evaluación y seguimiento del Sistema de Control Interno. 2. ROL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO La Dirección de Control Interno debe ser considerada como un proceso retro alimentador que contribuye al mejoramiento continuo de la Administración Pública. Para ello desarrolla cinco funciones esenciales: 2.1 Rol de la Dirección de Control Interno frente a la Administración del riesgo. La Administración Pública debe contar con una política de Administración del Riesgo tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos. El Modelo Estándar de Control Interno MECI

5 Página 5 contempla como un componente del Modulo de Control de Planeación y Gestión, La Administración del riesgo. La responsabilidad recae sobre la alta dirección. En este orden de ideas es función de la Oficina de Control Interno: Auditoría Interna en la Administración del Riesgo. El propósito de la Dirección de Control Interno respecto a la administración del riesgo es el de proveer una evaluación objetiva a la entidad a través del proceso de auditoria interna sobre la efectividad de las políticas y acciones en la materia. Al respecto le corresponde: - Brindar elementos para la evaluación sobre procesos de administración del riesgo. - Brindar elementos para determinar si la evaluación de los riesgos es correcta. - Evaluar los procesos de administración del riesgo. - Evaluar reportes de riesgos institucionales. - Revisar el manejo de los riesgos institucionales Asesoría frente a la Administración del Riesgo. La Dirección de Control Interno al apoyar al equipo MECI en el establecimiento y mejora de los procesos de administración del riesgo, en su plan de trabajó debe incluir una estrategia clara y un tiempo asignado para transferir la responsabilidad de estas actividades a los miembros del equipo. Algunas de las actividades de asesoría que puede realizar la Dirección de Control Interno son: - Poner a disposición de la Alta Dirección Herramientas y Técnicas usadas por auditoría interna para analizar riesgos y controles. - Ser defensor del fortalecimiento de la administración del riesgo y conocimientos de la organización. - Actuar como punto central de la coordinación monitoreo y reporte sobre riesgos. - Apoyar a la Alta Dirección en su trabajo a través de identificar mejores vías para mitigar un riesgo. Matriz del mapa de riesgos La Dirección de Control Interno Contribuyo con su asesoría a la identificación y diseño de los riesgos que se presentan en los procesos, insumo fundamental en la matriz del

6 Página 6 mapa de riesgos. De igual forma se construyo el mapa de riesgos Institucional, de igual forma se contribuyo la construcción del Plan Anticorrupción. 2.2 Rol de acompañamiento y asesoría. Un factor clave de éxito para lograr que el acompañamiento y asesoría se realicen de óptima manera, es la buena relación y comunicación entre la Dirección de Control Interno y la Alta Dirección, reflejada en un trabajo conjunto que permita identificar fácilmente las necesidades en esta materia y el planteamiento de las soluciones. En este sentido es fundamental que la Dirección de Control Interno asesore y acompañe principalmente en la orientación técnica y recomendaciones orientadas a: - Evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas - Mejorar los procesos y eficacia de las operaciones - Identificar riesgos a través de las auditorias y evaluar la administración de los mismos. - Desarrollar cada uno de los Módulos, componentes, elementos y eje transversal del MECI. La Dirección de Control Interno contribuyó a la actualización del normo grama, manual de procesos y procedimientos. 2.3 Rol de evaluación y seguimiento. La evaluación y el seguimiento son quizá uno de los roles más relevantes de la responsabilidad que le corresponde a las Dirección de Control Interno, es evidente concluir que el rol evaluador y de seguimiento, independiente y objetivo es el que define claramente la naturaleza del papel de las Oficinas de Control Interno. La evaluación independiente se ejecuta a través de: - Evaluación del Sistema de Control Interno - Auditorias internas. La Dirección de Control Interno debe realizar seguimiento y evaluación a los siguientes aspectos de la entidad: - A la gestión de la entidad con el fin de asegurar que los planes, programas y proyectos, estén acorde con los objetivos establecidos en el plan institucional.

7 Página 7 - De la ejecución presupuestal que se adelanta en la entidad. - Asesoría y seguimiento a los procesos de contratación. - A los planes de mejoramiento de la Contraloría. - A los informes a la Alta Dirección sobre los hallazgos encontrados con el fin de contribuir al mejoramiento continuo y a la corrección o prevención de posibles riesgos. Planes de Mejoramiento Corresponde al conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de auto evaluación, de evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control Fiscal, tal como lo establece la Directiva Presidencial No. 08 del 2003, la Resolución Orgánica No del 2004 de la Contraloría General de la República. En cumplimiento de estos elementos conceptuales y las directrices señaladas por el Gobierno, la Dirección de Control Interno de la alcaldía de Zarzal ha realizado la siguiente gestión: Seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos en el año 2013 por la Alcaldía de Zarzal con la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, producto de las auditorias realizadas por este ente de control a las vigencias fiscales 2011 y 2012, los cuales constan de 21 y 33 hallazgos respectivamente. Seguimiento al Plan de Mejoramiento producto de la auditoria modalidad especial practicada por el ente de control a las rentas del municipio, consta de 32 hallazgos. Seguimiento al Plan de Mejoramiento por procesos producto de las auditorias internas realizadas a los procesos Gestión Documental y Talento Humano. Se rindieron los informes de avance de los planes de mejoramiento al Cercofis Cartago en la fecha establecida por este ente de control en los meses de enero y julio Evaluación del Sistema de Control Interno.

8 Página 8 Dentro de las funciones asignadas a la Dirección de Control Interno, con relación a la evaluación de Sistema de Control Interno se encuentran: - Planear, dirigir y organizar la verificación del sistema de control interno - Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la entidad. - Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad se cumplan por los responsables de su ejecución.para determinar el grado de avance del Sistema de Control Interno La Oficina de Control Interno Rinde la siguiente información: - Se rindió Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno (28 de febrero de cada año). - Se rindió informe pormenorizado del estado de control interno MECI (cada cuatro meses) esta información se debe colgar en la página Web de la Administración. en cumplimiento de la Ley 1474 Articulo 9 de Se rindió Informe austeridad del gasto (rendición trimestral) la cual fue colgada en la página Web del municipio. - Se rindió la evaluación del sistema de control interno contable CHIP. - Se presento el informe semestral sobre las P.Q.R.S y se público en la página Web del Municipio Auditoria Interna. Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad. La auditoría interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno Seguimiento Es un proceso por el cual la Dirección de control interno determina la adecuación, eficacia y oportunidad de las medidas tomadas por la alta dirección con relación a las observaciones y recomendaciones del trabajo informadas. En este sentido son actividades de la Dirección de control interno las siguientes: - Auditorias internas

9 Página 9 - Seguimiento al Plan de Desarrollo - Seguimiento a los planes de Acción - Seguimiento a los planes indicativos - Seguimiento a la ejecución presupuestales ingresos y egresos - Seguimiento a la deuda publica - Seguimiento a los derechos de petición quejas y reclamos - Seguimiento a los inventarios - Seguimiento a la contratación - Seguimiento a la nomina - Austeridad en el gasto La Dirección de Control Interno realizó Auditorias a los procesos Gestión documental, Proyección y organización del municipio, Adquisición de obras bienes y/o servicios, Talento Humano y Gestión Financiera de los cuales se desprendieron los planes de mejoramiento por procesos. Se llevaron a cabo seguimientos al Plan de Desarrollo, Planes de Acción, a las P.Q.R.S y al plan anticorrupción y atención al ciudadano. 2.4 Fomento de la cultura del control La Dirección de control interno verifica que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiadas y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad y para esto es de vital importancia fomentar en toda la organización la formación de una cultura del control. Para ello esta Dirección Realizo talleres de sensibilización que le permiten al funcionario interiorizar la cultura del autocontrol. 2.5 Relación con entes externos Teniendo en cuenta que la Dirección de control interno es un componente dinamizador del sistema de control interno, debe ser quien facilite los requerimiento de los organismos de control externo y la coordinación de los informes de la entidad. Esta Dirección sirvió de enlace con los entes de control que permanecieron en nuestra entidad, con el fin de desarrollar las auditorias programadas. 3. OBSERVACIONES

10 Página 10 Los diferentes comités que integran el sistema de control interno no presentaron una operatividad que permitiera a la organización ser eficiente y eficaz en los procesos. Con respeto al sistema general de calidad SGC, nos encontramos en un proceso de implementación. No se pudo realizar la auditoria al Proceso Gestión Financiera, por que la información solicitada para el desarrollo de esta no fue suministrada, no se suscribió el plan de mejoramiento al procesos proyección y organización del municipio. ANIBAL SERNA AGUILAR Director de Control Interno

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