ANEXO 4 FORMATO-FASE DE DIAGNÓSTICO

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1 ACTUALIZACIÓN MODELO ÉSTANDAR DE CONTROL INTERNO MUNICIPIO DE EL CARMEN DE VIBORAL MUNICIPIO EL CARMEN DE VIBORAL ANEO 4 FORMATO-FASE DE DIAGNÓSTICO ESTADO Elemento de control Productos mínimos No existe Se encuentra en proceso Está document ado Evaluado/R evisado Evidencia encontrada Documento con los principios y valores de la entidad, construido participativamente Código de ética, Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad Decreto 098 del 27 de Septiembre del 2003 Por medio del cual se adopta la guia de valores y politicas eticas del Municipio de El Carmen de Viboral. Socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores Publicación de los valores en cartela interna, y socialización en la inducción a los empleados.

2 Manual de funciones y competencias laborales Decreto 081 del 14 de septiembre de Se viene trabajando con la ESAP en la actualización del manual de funciones por competencias laborales, el cual se espera implementar en el primer semestre de Plan institucional de formación y capacitación Formato LRH-01 Plan Anual de Capacitaciones Programa de inducción y reinducción realizado a los servidores vinculados a la entidad *Procedimiento P-RH-04 Procedimiento de inducción y reinducción. Programa de reinducción en respuesta a cambios organizacionales, técnicos o normativos *Procedimiento P-RH-04 Procedimiento de inducción y reinducción Desarrollo del Talento Humano Programa de bienestar Decreto 070 del 12 de abril de 2012 Por medio de la cual se adopta el programa de bienestar social del Municipio de El Carmen de Viboral y se incorporan los decretos nº 038 del 18/05/2006 y 093 del 08/08/2008. Encuesta de necesidades de capacitación, bienestar y clima organizacional. Actas del Comité de Bienestar Social.

3 Plan de incentivos Decreto 070 del 12 de abril de 2012 Por medio de la cual se adopta el programa de bienestar social del Municipio de El Carmen de Viboral y se incorporan los decretos nº 038 del 18/05/2006 y 093 del 08/08/2008. Procesos meritocráticos de cargos directivos N.A Mecanismos de evaluación del desempeño acordes a la normatividad que aplique a la entidad : Salud Ocupacional F RH 004 Evaluación Nivel Asistencial, F RH 005 Evaluación Nivel Técnico F RH 006 Evaluación Nivel Profesional F RH 007 Evaluación Nivel Directivo F RH 011 Evaluación Nivel Asesor Anexo 2 Comisión NAcional del Servicio Civil Evaluación empleados de carrera, P-RH-005 PROCEDIMIENTO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO- BIENESTAR LABORAL Misión, visión y objetivos institucionales adoptados y divulgados Adoptados, divulgados en página web, carteleras y Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad Planes, programas y proyectos Documentos que soporten la revisión sobre necesidades de los usuarios, legales y de presupuesto Acuerdo Municipal 01 de 2012 Por medio del cual se adopta el Plan de Desarrollo Prosperidad y Buen Gobierno. Acuerdo Municipal, Acuerdo Municipal 018 del 03/12/2013 por medio del cual se adopta el presupuesto de ingresos y egresos para la el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2014

4 1.2.1 Planes, programas y proyectos Planes operativos con cronogramas y responsables *Planes de Acción, plan anual de adquisiciones, Plan plurianual de inversiones, plan indicativo del cuatrenio. Fichas de indicadores para medir el avance en la planeación Procesos de seguimiento y evaluación que incluya la satisfacción del cliente y partes interesadas Caracterizaciones de proceso elaboradas y divulgadas a todos los funcionarios de la entidad Mapa de procesos Cuadro de mando de indicadores, formato F AM 012 Indicadores * Informes de Gestión (1 vez al año) *Encuesta externa de satisfacción al usuario *Encuesta interna de satisfacción al usuario, Buzón de sugerencias. P AM 006 Procedimiento Servicio no Conforme, P AM 005 Procedimiento Manifestaciones La Entidad cuenta con 11 procesos los cuales están debidamente caracterizados identificando claramente el objetivo, alcance, líder del proceso, indicadores, y riesgos asociados a cada uno de los procesos. Formato Caracterización por procesos. Actas de inducción y reinducción del personal. La Entidad cuenta con mapa de procesos O PE 001 implementado dentro del Sistema de Gestión Integral con sus respectivas entradas "necesidades de la comunidad, insumos y usuarios finales. En este se discriminan los procesos Estratégicos, misionales, de apoyo, y de evaluación. Indicadores por proceso para realizar la medición correspondiente *Están documentados en el SGI, Indicadores establecidos por procesos en el formato F AM 012 Indicadores Modelo de operación por

5 1.1.2 Modelo de operación por procesos Actas de reuniones u otros soportes para revisiones o ajustes a los procesos *Actas de reunión del comite de calidad, revisión por la dirección, indicadores de los procesos. Procedimientos diseñados de acuerdo a las actividades que desarrollan los procesos Todos los procesos se encuentran documentados con sus respectivos procedimientos en el sistema de gestión integral. Actas u otro documento que soporte la divulgación de los procedimientos a todos los funcionarios *En la inducción y reinducción se hace la difusión de los procesos. *En la intranet están los procedimientos de cada proceso. Documento u otro soporte que evidencian el seguimiento a los controles *Auditorías internas, programa de auditorías internas, planes de mejoramiento.

6 1.2.3 Estructura organizacional Evidencias que soporten la comunicación a todo el personal para sensibilizar la relación entre la estructura y los procesos de la entidad *Estructura organizacional *Manual de funciones, socializado con los empleados, procesos de inducción y reinducción Indicadores de gestión Políticas de Operación Fichas de indicadores donde se registra y hace seguimiento a la gestión Cuadros de control para seguimiento a los indicadores clave de los proceso Documento que contiene las políticas de operación Acta u otro documento que soporte la divulgación de las políticas de operación a todos los funcionarios F AM 012 Formato Medición De Indicadores, Cuadro de mando de indicadores. Cuadro de mando de indicadores en el cual se especifica cada indicador con sus componentes y a los cuales se les hace seguimiento. Manual de politicas de operación La divulgación de las Políticas de operación se realizan en la inducción a los empleados y se tiene en la intranet los procesos, los cuales se consultan por cada empleado.

7 Mapa institucional de riesgos F PE 005 Formato De Identificación De Riesgos, Esta identificación se realiza a cada proceso Políticas de administración del riesgo Actas u otro documento que soporte la divulgación de los mapas de riesgos a todos los funcionarios de la entidad Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles establecidos para los riesgos Actas comité de calidad, proceso de inducción y reinducción. Plan anticorrupción. Evaluación riesgos anticorrupción. F PE 006 Formato Calificación y Evaluación De Riesgo. F PE 010 Formato Seguimiento y Control De Riesgos. Actas comites primarios. s Identificación de los factores internos y externos de riesgos F PE 005 Formato De Identificación De Riesgos, 009 Plan Estartégico De Gestión De Riesgos. F PE Identificación del riesgo Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad F PE 005 Formato De Identificación De Riesgos, F PE 009 Plan Estartégico De Gestión De Riesgos. Plan Anticorrupción Análisis del Riesgo F PE 007 Análisis Estratégico de los Riesgos Evaluación de los Controles existentes F PE 006 Evaluación de los Riesgos, Plan Anticorrupción Análisis y

8 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo Valoracion del Riesgo Controles F PE 009 Plan Estratégico de Gestión de Riesgos, 005 Identificación de los Riesgos. F PE P PE 002 Procedimiento de Gestión de Riesgos, F PE 010 Formato Seguimiento y Control de Riesgos, P PE 004 Procedimiento Revisión por la Dirección. 2.1 Autoevaluación Institucional Mapa de Riesgos de proceso Mapa de riesgos institucional Documentos soporte sobre aplicación de encuestas de autoevaluacion de los procesos. Documentos soporte sobre realizacion de talleres de autoevaluacion Informes u otros soportes de informes de autoevaluacion realizados. Informes sobre análisis de los indicadores por proceso Informes de gestion por procesos Plan Anticorrupción, F PE 005 Formato De Identificación De Riesgos.F PE 009 Plan Estratégico de Gestión de Riesgos Mapa de Riesgos Plan Anticorrupción, F PE 005 Formato De Identificación De Riesgos Actas comites primarios,p PE 004 Procedimiento Revisión por la Dirección, P AM 001 Procedimiento de Auditorias internas, F AM 004 Informe de Auditoría Revisión por la Dirección. Actas comites de calidad. F AM 004 Informe de Auditoría, 004 Procedimiento Revisión por la Dirección. P PE actas comites de calidad, F AM 012 Formato Indicadores. Actas comites primarios, F AM 004 Informe de Auditoría

9 Informes pormenorizados de la vigencia Se carga a la página web de la entidad cada 4 meses el informe pormenorizado de control interno dando cumplimiento a la Ley 1474 de Auditoría Interna 2.3 Plan de Mejoramiento Resultados Informe Ejecutivo Anual realizado ante el DAFP Procedimiento para auditoría interna Programacion Anual de Auditorías aprobado Informes de auditorías realizadas. Herramienta definida para la construccion del plan de mejoramiento Documentos que evidencien el seguimiento a los planes de mejoramiento. Certificado de recepción de información con fecha 11/02/2014 y radicado nº913 emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública P AM 001 Procedimiento de Auditoría Interna F AM 001 Programa de Auditorías, F AM 002 Plan de Auditorias. F AM 004 Informe de Auditoría Planes de Mejoramiento institucional, F AM 010 Formato Gestión de Mejoramiento por procesos, Plan de Mejoramiento Individual F AM 010 Formato Gestión de Mejoramiento por proceso. Oficios remisorios.

10 Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía. Buzones de sugerencias, página web, P AM 005 Procedimiento Manifestaciones, Formato F AM 011 registro de manifestaciones Mecanismos de consulta para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad. Página web, Boletín Institucional(Trimestral), Emisora comunitaria, Prensa escrita, Programas de Televisión. Publicación en página web de la información relacionada con la planeación institucional. Plan de desarrollo, Planes de acción, Informe de Gestión. F PE 012 Formato Difusión y Convocatoria

11 Publicación en página web de los formularios oficiales relacionados con trámites de los ciudadanos Se tiene publicado la declaración virtual de industria y comercio, y los trámites relacionados en el SUIT Información y comunicación Externa Lineamientos de planeación establecidos para llevar a cabo el proceso de rendición de cuentas. Plan Anticorrupción, componente de rendición pública de cuentas Actas u otros documentos que soporten la realización de procesos de rendición de cuentas. Actas de rendición anual de cuentas, Página web, Boletín Institucional(Trimestral), Emisora comunitaria, Prensa escrita, Programas de Televisión.

12 Publicación en página web de los resultados de la última rendición de cuentas realizada. Se tiene publicado el informe de gestión en la página web de la entidad. Actas u otros documentos que evidencien la realización de otro tipo de contacto con la ciudadanía (diferente a la rendición de cuentas). Boletín Institucional(Trimestral), Emisora comunitaria, Prensa escrita, Programas de Televisión. Programa Alcaldia con todos, Programa Con el Alcalde la noticia en detalle.

13 Identificación de las fuentes de información externa *En la página web de la entidad contamos con un link de PQRS en la cual se encuentra una breve descripción de lo que son las PQRS, Notificaciones judiciales, preguntas frecuentes y un espacio donde el usuario tiene la posibilidad de diligenciar y enviar a la Entidad las pqrs por medio electrónico. *En la oficina de Atención al ciudadano también se recepcionan las pqrs en forma personalizada. *Se aplica diariamente la encuesta de satisfacción al ciudadano en las diferentes oficinas de la entidad. *La entidad cuenta con (6) seis buzones de sugerencias en las diferentes dependencias de la entidad en los cuales el usuario transfiere sus PQRS, su apertura se realiza quincenalmente y de cuya actividad se deja constancia en un acta. *Cada año se realiza una encuesta de medición de la satisfacción de los usuarios para medir el grado de satisfacción de los mismos.

14 3. Eje Transversal Informacion y Comunicación Interna Externa Fuentes internas de información: Manuales, actas, actos administrativos u otros documentos necesarios para la gestión de los procesos, de facil acceso y sistematizados Publicación en página web de la informacion relacionada con la planeacion institucional. La Entidad cuenta con un software el cual está compuesto por diferentes módulos de información (Tesorería, presupuesto, contabilidad, archivo, almacén, nómina, facturación) por lo tanto cada área tiene acceso para la consulta de diferentes necesidades. *Se tiene a disposición de toda el área administrativa la red interna en la que se encuentra toda la documentación y archivos del Sistema de Gestión Integral, entre otros. *La Entidad cuenta con un archivo central el cual está acondicionado de forma adecuada, prestando servicios de consulta a los usuarios internos y externos de la entidad. En la página web se encuentran publicados los planes de acción y el plan de desarrollo de la entidad, asi como su seguimiento y evaluación. Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veeduría y ciudadanía La entidad realiza una rendición anual pública de cuentas con los diferentes grupos organizados y veedurias del municipio, se cuenta con acta de esta rendición de cuentas y listados de asistencia, como además las convocatorias. En ella se hace un balance de las obras, programas y proyectos ejecutados durante la vigencia por parte de la Administración Municipal.

15 Tablas de Retencion Documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad La entidad aolica las tablas de retención documental, asi mismo se cuenta con un software que permite realizar un mejor control de la documentación de la entidad. Se cuenta también con un archivo histórico, en el cual esta depositada la información y documentación de alto valor histórico para el Municipio. Políticas de Comunicación *Se tiene implementado el P PE-05 Procedimiento de comunicaciones. F PE 013 Formato Matriz de Comunicaciones. La entidad también cuenta con el plan O PE 002 Plan de Comunicaciones Actas u otros documentos que evidencien la realizacion de otro tipo de contacto con la ciudadanía (diferente a la rendicion de cuentas) Encuentros zonales, página web, correo electrónico, Alcaldía con todos, Reuniones de Asocomunal. Mecanismos para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios Buzones de sugerencias, F PE 001 Formato Registro de solicitudes. F RH 014 Formato Necesidad de Capacitación

16 Tablas de Retencion Documental Actualmente Implementadas por la entidad 3. Eje transversal Informacion y Comunicación Interna Fuentes internas de información: Manuales, actas, actos administrativos u otros documentos necesarios para la gestión de los procesos, de facil acceso y sistematizados Politica y Plan de Comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios. En la intranet se encuentra todo el sistema de gestión de la calidad y cada funcionario tiene acceso a él y a todos sus registros. Manual de trámites, de procedimientos, etc. Se cuenta con un plan de comunicaciones el cual se, este opera a través del Comité de comunicaciones; el cual se le hace seguimiento a todas las actividades realizadas durante el año. Matriz de responsabilidades. Cada proceso y procedimiento cuenta con las responsabilidades de cada funcionario para su correcta aplicación, igualmente dentro del manual de funciones se tienen establecidas las responsabilidades tanto laborales como frente al sistema de gestión de la calidad para cada cargo existente en la entidad, igualmente se cuenta con las políticas de operación. Sistemas de información para el proceso documental institucional La Entidad cuenta con un software de archivo documental para el manejo de la información de la entidad, a través del cual se recepciona y se envían las comunicaciones que se generan tanto internas como externas. C GD 001 Caracterización Proceso Gestión Documental.

17 Sistemas de informacion de las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos de los ciudadanos. La entidad posee un procedimiento de manifestaciones el P AM 005. En la página web se cuenta con el link de PQRS, en el cual los ciudadanos expresan sus PQRS. 3. Eje Transversal Sistemas de información y comunicación Sistemas de información para el manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros. Pagina web Se cuenta con un software para el manejo de la información de nómina, liciencias e incapacidades, sistemas y bases de datos de información, software de Tesorería, presupuesto y contabilidad, Igualmente se cuenta con el proceso de recurso humano dentro del Sistema de gestión de la calidad. La Entidad cuenta con página web la cual está en permanente actualización con base en las necesidades que se manifiestan a diario, así mismo la comunidad tiene la posibilidad de realizar la consulta y estar actualizado en información de la entidad. Punto de atencion al usuario La Entidad cuenta con una oficina para la atención al ciudadano donde se atiende a la comunidad en general, ésta se encuentra ubicada en el primer piso del Palacio Municipal. s medios de comunicación virtual (chat, foro, redes sociales) Contamos con un chat interno a nivel administrativo, y con redes sociales como facebook y twitter, igualmente con e- mail institucional. s

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