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1 Revisión de Matrices 31/08/2015 Mediante contrato número Continuidad en la revisión de Secretaria de El contratista allega a la Plurianuales de Inversión de prestación de servicios con la programación y metas del PDM. Planeación y Desarrollo Secretaria de Planeación, del PDM, Plan Indicativo, persona jurídica ESA SERVICIOS Municipal informes de avance de metas Plan de Acción. INTEGRADOS COOPERATIVA DE del PDM. Elaboración de Proyectos. TRABAJO ASOCIADO, de adelanta la evaluación de metas del PDM. Revisión de avances de plan de acción. Mediante contrato número Continuidad en la revisión de metas de prestación de servicios con la del PDM. persona jurídica ESA SERVICIOS INTEGRADOS COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO, de adelanta la evaluación de metas del PDM Secretaria de Planeación y Desarrollo Municipal El contratista allega a la Secretaria de Planeación, informes de avance de metas del PDM. Capacitar a los funcionarios en las nuevas disposiciones legales aplicables al ejercicio de la administración publica. Capacitación del Jefes de dependencia Capacitación dependencias en Riesgos Secretaria General y de Salud Publica, Seguridad Vial, de las Secretarias de Salud, Hacienda, y procesos y procedimientos. Vivienda, FUT, Capacidad de Planeación y Desarrollo, Transito y Gestión entre otras, según Transporte; de igual forma se ha acta 001 de abril 09 de 2015 adelantado proceso de reinduccion a todo el personal de la administración municipal. de la comisión de personal y registro de firmas en control interno. Página 1

2 Acompañamiento Actualmente se adelantan las Secretaria de constante en el proceso supervisiones e interventorias de las Planeación y Desarrollo constructivo de las obras. obras en ejecución. Municipal Continuidad en las supervisiones e interventorias de las obras en ejecución, para 9 contratos de obra publica. Seguimiento contratos de obra publica números , , , , , , y Publicación de todos los procesos de contratación en el portal Publicación de todos los documentos que integran los procesos de contratación en el portal Revisión trimestral de procesos contractuales. Revisado el SECOP, se evidencia el registro de 80 procesos de contratación. Revisado el SECOP, se evidencia el registro de todos los documentos Acta de visita especial realizada el 31 de marzo de 2015, oficina jurídica para verificar la aplicación de hojas de ruta de los procesos contractuales. Revisado el SECOP, se evidencia el registro de 155 procesos de contratación, registrados. Continuidad Revisión SECOP, se evidencia el registro de todos los documentos del los procesos, revisados Acta de visita especial realizada el 30 de junio de 2015, oficina jurídica para verificar la aplicación de hojas de ruta de los procesos contractuales. Oficina Jurídica y Actas de seguimiento oficina Secretaria General y de jurídica. Oficina Jurídica y Actas de seguimiento. Secretaria General y de Oficina Jurídica y Actas de seguimiento. Secretaria General y de Auditorias internas sistema de salud subsidiada El 25 de marzo de 2015, se da inicio auditoria interna al proceso de administración de las salud Control Interno Evidencia física del informe definitivo da la auditoria realizada proceso de administración de la salud. Página 2

3 Seguimiento sistema de El 25 de marzo de 2015, se da inicio Control Interno Evidencia física del informe atención a la comunidad auditoria interna al proceso de definitivo da la auditoria SAC administración de las salud realizada proceso de administración de la salud. Auditoria sistema de salud subsidiada. El 25 de marzo de 2015, se da inicio auditoria interna al proceso de administración de las salud Control Interno Evidencia física del informe definitivo da la auditoria realizada proceso de administración de la salud. SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Identificación de los trámites del municipio de Socorro Santander, Priorización y selección los trámites a racionalizar y finalmente su publicación de los tramites en la WEB, para conocimiento general Publicados 8 tramites en el SUIT Registrados 22 tramites en el SUIT Secretaria de Evidencia en el portal SUIT, Planeación y Desarrollo. Página 3

4 SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Capacitar a los funcionarios Capacitación del Jefes de dependencia Capacitación dependencias en Riesgos Secretaria General y de Salud Publica, Seguridad Vial, en las nuevas disposiciones de las Secretarias de Salud, Hacienda, y procesos y procedimientos. Vivienda, FUT, Capacidad de legales aplicables al Planeación y Desarrollo, Transito y Gestión entre otras, según ejercicio de la Transporte. acta 001 de abril 09 de 2015 administración publica de la comisión de personal y registro de firmas. Dar a conocer a los servidores públicos de la Entidad el Código Único Disciplinario y sus incidencias sobre las conductas disciplinables que pueden generar riesgos de corrupción. Realizar por lo menos una rendición de cuentas por año, para dar cuenta de la gestión realizada, convocando a la ciudadanía a través de los medios de comunicación y canal escrito. El día 23 de abril de 2015 se realiza, el evento de rendición de cuentas de la vigencia 2014, para lo cual se realiza convocatoria por medio de comunicación, Televisiva, Radial y Escrita a partes interesadas. Alcalde Municipal Evidencia en pagina web del municipio, link Rendición de Cuentas, Informes a la Ciudadanía. Página 4

5 Iniciación de cobro Secretaria de Hacienda persuasivo y coactivo. y del Tesoro Revisión periódica a través de arqueos de caja por parte del líder del proceso. La secretaria de hacienda continua con el proceso de notificaciones a deudores morosos del impuesto predial unificado, industria y comercio y alumbrado publico. Continuidad en el proceso de notificaciones a deudores morosos del impuesto predial unificado, industria y comercio y alumbrado publico. Evidencia en la secretaria de Hacienda de Notificaciones físicas y acuerdos de pago. Verificación trimestral del estado de Archivos de Gestión Diseño de una base de datos para controlar las PQRS Revisión y Mantenimiento de las redes de datos. Diseñar mecanismos de seguridad para resguardo de la información Se encuentra organizado el archivo de Inventarios Documentales de las Secretaria General y de Evidencia Física en cada gestión de las cinco secretarias de secretarias de, Salud, Dependencia citada. despacho. Control Interno, Contratación y Despacho; al igual su organización para proceso de empalme. Diseñada la aplicación en Excel. Aplicabilidad de la herramienta. Secretaria General y de Evidencia Digital instalada en PC de Archivo. Mediante contrato de prestación de Se continua con el mantenimiento de Secretaria General y de Contrato de prestación de servicios se tiene garantizado el la red interna de datos. servicios numero mantenimiento de la red interna de datos. Copias de respaldo de información contable y archivo central. Secretaria de Hacienda y Secretaria General y de. Página 5

6 Mantenimiento de la red Mediante contrato de prestación de Se continua con el mantenimiento de Secretaria General y de Contrato de prestación de interna para su servicios se tiene garantizado el la red interna de datos. servicios numero optimización. mantenimiento de la red interna de datos. Adoptar medidas de seguridad para custodia y manipulación del archivo. Formulación del Reglamento de Gestión Documental. Adopción del Reglamento de Archivos. Secretaria General y de - Archivo Resolución 271 de junio 09 de Simplificación de procedimientos internos. Con la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECÍ, para la racionalización de los servicios y tramites. Se actualizo el Modelo Estándar de Se realiza revisión y ajustes de Alcalde Municipal y Evidencia Física de Control Interno de conformidad a las procedimientos. Secretaria General y de Documentos Actualizados, deposiciones del Decreto Número 943 de Resolución 638 de Comunicación Interna y Externa. Hacer más eficiente la atención de los clientes internos y externos, a través de los canales de comunicación físicos, virtuales y telefónicos. Mediante Resolución Número 369 de Control y seguimiento al sistema Alcalde Municipal y Planillas de registro de agosto 04 de 2014, se reglamenta el PQRS, correspondencia física y digital. Secretaria General y de correspondencia. sistema de respuestas de la administración municipal. Estrategia Antitramites Página 6

7 Fomento a la vocación de Estrategia Antitramites servicio en las conductas del servidor público. La prestación de servicio del servidor público, deberá ser más cálido, respetuoso y oportuno. Identificación de los trámites del municipio de Socorro Santander, Priorización y selección los trámites a racionalizar y finalmente su publicación de los tramites en la WEB, para conocimiento general. Publicados 8 tramites en el SUIT. Registrados 22 tramites en el SUIT. Secretaria de Evidencia en el portal SUIT Planeación y Desarrollo. Rendición de Cuentas Realizar por lo menos una rendición de cuentas por año, para dar cuenta de la gestión realizada, convocando a la ciudadanía a través de los medios de comunicación y canal escrito. El día 23 de abril de 2015 se realiza, el evento de rendición de cuentas de la vigencia 2014, para lo cual se realiza convocatoria por medio de comunicación, Televisiva, Radial y Escrita a partes interesadas. Alcalde Municipal Evidencia en pagina web del municipio, link Rendición de Cuentas, Informes a la Ciudadanía. Página 7

8 Rendición de Cuentas Publicación de Informe de Alcalde Municipal Gestión Informe de Gestión de la vigencia 2014, Publicado el 30 de enero de 2015 en pagina web del Municipio de Socorro. Evidencia en pagina web del municipio, link Rendición de Cuentas, Informes a la Ciudadanía. Actualización permanente de la Página WEB sobre temas de interés general y específicamente normatividad municipal, planes, programas y proyectos del municipio Revisión permanente de los canales de la pagina web del municipio. Revisión y control permanente de los Secretaria General y de canales de la pagina web del. municipio. Contrato de prestación de servicios número , para la administración de la pagina y redes sociales. Interacción con la ciudadanía, a través de CHAT; herramienta que permitirá a la ciudadanía Socorrana interactuar con cada una de las dependencias del municipio Esta habilitado chat de la pagina web Secretaria General y de Evidencia en pagina web del del municipio, para interactuar con la. municipio. comunidad. Página 8

9 Interacción con la Socorro Alcaldía Al Día, facebook, en Se continua con la publicación de Secretaria General y de Evidencia digital en los ciudadanía, a través de este portal se carga toda la noticias en el sitio Alcaldía Al Día de. portales. Redes Sociales; información de actualidad del facebook, en este portal se carga toda herramienta que permitirá municipio. la información de actualidad del a la ciudadanía Socorrana municipio, al igual que en la pagina interactuar con la persona web del municipio. contratada para atender este tipo de servicio Atención al Ciudadano Noticias; herramienta que permitirá a la ciudadanía conocer permanentemente la actualidad del municipio, en relación al ejercicio de las funciones de sus funcionarios Socorro Alcaldía Al Día, facebook, en Se continua con la publicación de Secretaria General y de Evidencia digital en los este portal se carga toda la noticias en el sitio Alcaldía Al Día de. portales. información de actualidad del facebook, en este portal se carga toda municipio. la información de actualidad del municipio, al igual que en la pagina web del municipio. Audiencias Públicas; Herramienta que le permite a la ciudadanía Socorrana, conocer de primara mano, el accionar e interactuar en los procesos públicos El día 23 de abril de 2015 se realiza, el evento de rendición de cuentas de la vigencia 2014, para lo cual se realiza convocatoria por medio de comunicación, Televisiva, Radial y Escrita a partes interesadas. Alcalde Municipal Evidencia en pagina web del municipio, link Rendición de Cuentas, Informes a la Ciudadanía. Página 9

10 Atención Alcaldía Municipal Ciudadano de Socorro Mesas de Trabajo; herramienta que permite a la ciudadanía Socorrana, interactuar en la construcción de presupuesto municipal y Plan de Desarrollo Municipal, Programas y Proyectos Informes de Gestión; herramienta que la permite a la ciudadanía Socorrana, conocer la gestión adelantada en los diferentes sectores con inversión social a través de los recursos del municipio Informe de Gestión de la vigencia 2014, Publicado el 30 de enero de 2015 en pagina web del Municipio de Socorro. Alcalde Municipal Evidencia en pagina web del municipio, link Rendición de Cuentas, Informes a la Ciudadanía. Programas televisivos y radiales; herramienta que la permite a la ciudadanía Socorrana, conocer a través de la televisión y radio local, avances en la gestión del Plan de Desarrollo Se continua con el proceso de publicación de todas las acciones realizadas por la administración municipal a través de la televisión comunitaria. El proceso de publicación de todas las acciones realizadas por la administración municipal se realiza a través de la televisión comunitaria. Secretaria General y de - Oficina de Prensa Evidencia digital de programas publicados, soportes del contrato numero Página 10

11 Continuar con el cargue de El proceso de registro se realiza en la Se continua con el proceso de registro Secretaria General y de Evidencia física y digital del información en el aplicativo ventanilla única de correspondencia, a través de la ventanilla única de. control realizado, en archivo desarrollado en Excel, para se realiza el control en la secretaria de correspondencia. y secretaria de despacho. controlar los destinatarios y despacho. tiempos de respuesta de todos los documentos entrantes, a la administración municipal. Sistema PQRS Análisis de las peticiones, quejas, y reclamos presentadas por los usuarios, el buzón ubicado en la entrada del municipio, en forma semanal. Se continua con el proceso de registro de información en aplicativo diseñado para el control y seguimiento de PQRS; de igual forma se adelanta la revisión de permanente del buzón ubicado en la parte exterior del palacio municipal. Se evidencia registro de respuestas Secretaria General y de proyectadas parte de la abogada. MARIANA CAROLINA ARENAS CALA; de igual forma se adelanta la revisión de permanente del buzón ubicado en la parte exterior del palacio municipal. Evidencia física y digital del control realizado, en archivo y secretaria de despacho. Consolidación Documento Cargo: del Nombre: Firma: SECRETARIO GENERAL Y DE GOBIERNO OSCAR DANIEL GALINDO BARÓN Seguimiento de la Estrategia Cargo: Nombre: Firma: JEFE DE CONTROL INTERNO CARLOS ARTURO CARREÑO SÁNCHEZ Página 11

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