APOYO, ASESORIA, CAPACITACION Y AUDITORIAS A ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

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1 APOYO, ASESORIA, CAPACITACION Y AUDITORIAS A ORGANIZACIONES COMUNITARIAS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Doris Castaño Agudelo Revisado por: Gloria Lucía Taborda Castro Aprobado por: Martha Isabel Uribe Escobar Cargo: Cargo: Cargo: Secretario de Despacho

2 Página 2 de 6 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 6

3 Página 3 de 6 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto disponer de un procedimiento adecuado para el desempeño de funciones, cumplimiento de los objetivos y principios de los dignatarios de los organismos comunales (JUNTAS DE ACCION COMUNAL, JUNTAS DE VIVIENDA COMUNITARIA, ASOCIACION DE JUNTAS DE ACCION COMUNAL). Así como interactuar con las organizaciones comunales, con el ánimo de coadyuvar en los procesos de mejoramiento del nivel de vida de su comunidad, verificando sus prioridades y requerimientos más relevantes. De igual forma practicar visitas de inspección con el fin de determinar la situación legal y organizativa, manejo de libros contables, para adoptar oportunamente medidas eficaces en defensa de los intereses de los afiliados. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todo el departamento del Quindío, incluye la participación directa de la Secretaria del Desarrollo Social y Político. 3. DEFINICIONES 3.1 CLIENTE: Publico externo 3.2 PROVEEDOR: Dirección de Asuntos Locales y Desarrollo Comunitario. 3.3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaria del Desarrollo Social y Político 4. NORMATIVIDAD - Constitución Política de Colombia Art Ley 743 de Decreto 2350 de Decreto 890 de Ley 753 de 2002.

4 Página 4 de 6 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Orden Público y Desarrollo Social y Político. SUBPROCESO: Desarrollo Social. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dirección de Asuntos Locales y Desarrollo Comunitario. CLIENTE: Público externo. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos Poca asistencia y apatía de la comunidad convocada. Incursión en violaciones a la Constitución, la ley y los estatutos por desconocimiento, culpa o dolo Puntos de control Coordinar amplia convocatoria con administraciones municipales. (Actividad 3). Auditorías, visitas técnicas y en general seguimiento que en uso de las facultades de vigilancia, control e inspección ejerce la Secretaria del Interior sobre las organizaciones comunales. (Actividad 5)

5 Página 5 de 6 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 1 Promover estrategias y desarrollar programas de cultura y participación comunitaria a los líderes comunales y representantes de las Organizaciones (J.A.C., J.V.C. Asociaciones de J.A.C.) 2 Identificar de necesidades de las organizaciones para diseñar Plan Anual de Gestión, apoyo, capacitación y asesoría a nivel departamental 3 Coordinar el plan de capacitación, asesorías y acciones que se requieren para el fortalecimiento de la participación comunitaria 4 Implementar el Plan de Capacitación y asesorías (apertura de libros de afiliados, actas, contables, gestión de recursos, funciones, gestión etc.) con convocatorias municipales y el seguimiento respectivo de los eventos. 5 Realizar consejos comunales para el fortalecimiento de la gestión comunitaria, formulando, gestionando proyectos y solucionando problemas con diversas secretarías, dependencias y sectores de la administración. 6 Desarrollar de procesos de control y vigilancia a organizaciones comunales, de acuerdo a la ley y teniendo en cuenta las solicitudes y necesidades de la comunidad. Asignación de responsabilidad Asignación de responsabilidad Procedimiento coordinado Procedimiento coordinado, (asesoría, capacitación, convocatoria implementada) Procedimiento coordinado Visitas de auditoria Secretario de Despacho, Director Técnico, - - técnico - técnico - técnico - universitario 10 días 30 días 15 días 30 días 10 días 60 días

6 Página 6 de 6 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación No aplica Informe de actividades/acta, No aplica Informe/acta de auditorias F-CGR-04 Control de Asistencia Técnico y Auxiliar administrativo Personal Autorizado Carpeta Cronológico Secretario de Despacho - Director Técnico - Carpeta Cronológico Director y Carpeta - Base de Datos Cronológico Secretario de Despacho - Director Técnico - técnico y auxiliar admi8nistrativo Tiempo de Retención Método 2 años Archivo de la Secretaría y Central No determinado No determinado Archivo Organismos Comunales Archivo Organismos Comunales 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Estatutos de cada Organismo Comunal 9. ANEXOS 9.1 F-CGR-04 - Control de Asistencia