DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ MEMORIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 INFORME DE EMPALME

2 DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ MEMORIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL

3 CREACIÓN

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5 ESTRUCTURA SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ Consejo Distrital de Archivos Secretaría Técnica MEMORIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL DISTRITAL Ente rector de la función archivística pública y responsable de la memoria histórica de Bogotá Subdirección Sistema Distrital de Archivos Subdirección Técnica

6 DECRETO 267 DE 2007 Artículo 7º. Funciones de la Secretaría General. h. Formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos, conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito. DECRETO 2578 de 2012 Artículo 8. Conformación de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos estarán conformados por los siguientes miembros, así: El Secretario General o un funcionario administrativo de igual jerarquía de la respectiva Gobernación o Alcaldía, quien lo presidirá

7 DECRETO 267 DE 2007 Artículo 31. Funciones de la Dirección Archivo de Bogotá. Como ente rector del Sistema Distrital de Archivos son funciones de la Dirección Archivo de Bogotá, las siguientes: a. Asistir a la Secretaría General en la formulación y coordinación de las políticas de gestión documental distrital, para orientar y coordinar el Sistema de Archivos de la Administración Distrital. b. Promover y orientar la formulación de las políticas, planes y programas necesarios para garantizar el Sistema Integrado de Conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la Comisión Distrital de Archivos. c. Promover la formulación y orientar la ejecución de políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad. d. Planificar y ejecutar procesos integrales de formación y cualificación dirigidos a los servidores públicos del Distrito Capital y a la ciudadanía, en los temas relacionados con las funciones archivísticas.

8 DECRETO 267 DE 2007 Artículo 31. Funciones de la Dirección Archivo de Bogotá e. Promover la formulación y orientar la ejecución de las políticas de difusión y comunicaciones necesarias para promover y divulgar el patrimonio documental de la Ciudad mediante la publicación de textos, realización de exposiciones y organización de otros eventos. f. Promover y desarrollar las investigaciones históricas y técnicas requeridas para el acopio, adquisición, organización, conservación y servicio de los acervos con valor de patrimonio documental para la Ciudad. g. Promover, orientar y divulgar las políticas y estándares que regulen la gestión documental en la administración distrital. h. Planificar, promover y gestionar el Sistema de Información de Archivos en el Distrito Capital para apoyar los procesos y servicios del Archivo de Bogotá y del Sistema Distrital de Archivos. Nota: De otra parte, el artículo 4 del Decreto 329 de 2013, señala que el Director del Archivo de Bogotá D.C., en su calidad de secretario técnico, asistirá al Consejo Distrital de Archivos y coordinará los procesos y procedimientos que se surtan en desarrollo de las funciones de este último.

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10 PROCESO SAAD ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DISTRITALES OBJETIVO DEL PROCESO Apoyar a la Dirección Archivo de Bogotá en la coordinación y articulación del Sistema Distrital de Archivos, a través de la formulación de estrategias y actividades propias de los procesos de la gestión documental y de la función archivística, que permitan fortalecer al interior de cada entidad, la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA- y su articulación con el Sistema Integrado de Gestión SIG-.

11 PRODUCTOS PRODUCTOS DEL PROCESO Lineamientos de políticas en gestión documental. Asistencias técnicas, conceptos técnicos, jornadas de sensibilización, mesas de trabajo, visitas técnicas y eventos para la implementación y/o fortalecimiento del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA-. Conceptos técnicos de revisión y evaluación de tablas de retención y valoración documental e instrumentos técnicos y archivísticos. Informe sobre el estado de la administración documental en el Distrito Capital. Instrumentos técnicos (guías, manuales, instructivos, infogramas, entre otros), para la gestión normalizada de los documentos. Informes técnicos de visitas de seguimiento.

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13 PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO Asistencia técnica en gestión documental y archivos Objetivo: Asistir técnicamente a las entidades del Distrito Capital, a través de estrategias y actividades propias de los procesos de la gestión documental y la función archivística que permitan fortalecer la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA- y su articulación con el Sistema Integrado de Gestión. Diseñar o actualizar instrumentos técnicos para normalizar la gestión documental en el Distrito Capital Objetivo: Diseñar o actualizar los instrumentos técnicos que apoyen la normalización y el desarrollo de la gestión documental en las entidades del Distrito Capital. Elaborar informe sobre el estado de la administración documental en el Distrito Capital Objetivo: Conocer el estado de la administración documental en el Distrito Capital con base en los informes presentados por las entidades en concordancia con la normativa archivística.

14 PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO Formular lineamientos de políticas en gestión documental Objetivo: Formular lineamientos de las políticas que permitan el fortalecimiento en la gestión documental de las entidades del Distrito Capital. Coordinar la revisión y evaluación de las Tablas de Retención y de Valoración Documental presentadas por las entidades del Distrito Capital para su convalidación por parte del Consejo Distrital de Archivos Objetivo: Revisar y evaluar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental presentadas por parte de las entidades del Distrito Capital para su convalidación por parte del Consejo Distrital de Archivos D.C. Seguimiento a la gestión documental en las entidades del Distrito Capital Objetivo: Realizar visitas de seguimiento a las entidades de la administración distrital, verificando el cumplimiento de la normativa archivística vigente para el fortalecimiento de la gestión documental.

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16 PROCESO SUB. TÉCNICA ACOPIO, PROCESAMIENTO TÉCNICO, Y SERVICIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE Y DE INTERÉS PARA LA CIUDAD OBJETIVO DEL PROCESO Poner al servicio las unidades documentales de valor patrimonial a través de los procesos técnicos, la investigación y la divulgación, con el fin de garantizar el acceso a la información a la ciudadanía y grupos de interés.

17 PRODUCTOS PRODUCTOS DEL PROCESO Investigaciones en temas históricos y técnicos de conservación y restauración. Unidades documentales con procesos complementarios, puestos al servicio. Depósitos y unidades documentales saneadas. Guías de fondos y colecciones. Divulgación de la memoria histórica de la ciudad.

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19 PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO Acopiar la documentación de interés para la ciudad Objetivo: Acopiar la documentación patrimonial de interés para la ciudad producida por las entidades distritales, personas naturales o jurídicas de carácter público o privado, mediante la formalización del acopio para su conservación permanente, con el fin de ponerla al servicio de la ciudadanía. Catalogación y descripción documental Objetivo: identificar los documentos, su contenido y ubicación mediante datos normalizados para su recuperación y consulta de los usuarios. Comunicación y divulgación de las actividades del Archivo de Bogotá y de la documentación de interés para la ciudad Objetivo: Elaborar y ejecutar estrategias de comunicación a fin de dar a conocer la memoria documental e histórica de la ciudad, a través de los productos editoriales, exposiciones, página web, programas de radio, televisión y audiovisuales.

20 PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO Investigación en memoria histórica de Bogotá, para la puesta en valor de los fondos y colecciones patrimoniales de la Dirección Archivo de Bogotá Objetivo: Planear, desarrollar, hacer seguimiento, evaluar y garantizar la calidad de las investigaciones requeridas en la Dirección Archivo de Bogotá, en materias como historia y memoria de la ciudad, procesamiento técnico, conservación, restauración y ciencias aplicadas al patrimonio documental de Bogotá, con el fin de obtener productos requeridos como insumo y apoyo a los procesos y procedimientos técnicos misionales para la incorporación de valor y puesta en servicio de los fondos y colecciones documentales patrimoniales que custodia la Dirección Archivo de Bogotá. Monitoreo y control de condiciones ambientales Objetivo: Establecer las actividades requeridas para llevar a cabo el monitoreo de las condiciones ambientales, variables fisicoquímicas, microbiológicas y saneamiento ambiental de los depósitos y áreas técnicas de la Dirección Archivo de Bogotá y de las entidades del Distrito que soliciten el servicio.

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22 PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO Servicios Archivo de Bogotá Objetivo: Establecer los parámetros necesarios para la prestación de los servicios de sala de consulta, de visitas guiadas y de préstamo de espacios de conferencia del Archivo de Bogotá, definiendo los conceptos y lineamientos generales de cada servicio, con el fin de orientar al responsable de las actividades hacia la aplicación del instructivo de trabajo correspondiente. Tratamientos de conservación, restauración y reprografía Objetivo: Realizar las actividades de conservación, restauración y reprografía que garanticen la permanencia de la documentación que ha sido considerada de conservación permanente y de interés para la ciudad.

23 PROYECTOS ASOCIADOS El proyecto de inversión 7379 Archivo de Bogotá: por una memoria diversa e incluyente, obedece a la necesidad institucional de lograr el mejoramiento de la administración documental y la organización de los archivos en el Distrito Capital; así como a la puesta en servicio de los fondos documentales y las colecciones con valor histórico, acopiadas por la Dirección Archivo de Bogotá y permite desarrollar estrategias de divulgación, apropiación social, uso pedagógico e investigación académica de la memoria de la ciudad, con un enfoque incluyente.

24 METAS Meta: Formulación y adopción de una política pública de gestión documental. Indicador: Avance en la formulación y adopción de una política pública de gestión documental. ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: Se presentó el acto administrativo de la propuesta de Política Distrital de Archivos y Gestión Documental, ante el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de Gestión Pública. Beneficio: Adopción por primera vez de una política que oriente el desarrollo de la función archivística, como mecanismo garante del ejercicio de acceso a la información, en marco de la Ley 1712 de 2014.

25 METAS Meta: 72 Informes técnicos de avance en el cumplimiento de la normatividad archivística en las entidades del Distrito. Indicador: Número de entidades con informes técnicos. ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: Se han realizado 52 visitas de seguimiento y se ha remitido el mismo número de informes técnicos. Beneficio: Evaluar el nivel de cumplimiento de la normativa archivística nacional y distrital, entre ellos los aspectos relacionados con el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA-, y los procesos de la gestión documental, destacando tanto fortalezas como debilidades que contribuyan a la elaboración de un plan de mejoramiento y al fortalecimiento de la gestión documental del Distrito Capital.

26 METAS Meta: Grado de satisfacción del 94% en las asistencias técnicas brindadas a las entidades distritales Indicador: Grado de satisfacción de la asistencias técnicas brindadas a las entidades distritales. ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: Grado de satisfacción del 95% frente a las asistencias técnicas que se prestan a las entidades distritales. Beneficio: permite medir el grado de aceptación y el impacto de las asistencias técnicas sobre los procesos de organización, conservación y disposición final de la documentación.

27 METAS Meta: Realizar 250 acciones de acopio de fondos y colecciones documentales Indicador: Número de acciones de acopio de fondos y colecciones documentales ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: Se han realizado 301 acciones de acopio, a través de: transferencias secundarias, cumplimiento del Decreto 173 de 2004, donación y compra. Beneficio: Las transferencias secundarias garantizan el acopio de fuentes documentales para la historia de la ciudad y de su administración distrital. Además, pone al servicio de la ciudadanía material bibliográfico, hemerográfico y documental relacionado con Bogotá.

28 METAS Meta: Contribuir con unidades documentales puestas al servicio de la comunidad Indicador: Unidades documentales, colecciones y fondos acopiados y puestos al servicio de la comunidad ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: Se han desarrollado procesos de catalogación y descripción archivística, así como procesos complementarios de conservación, para poner al servicio unidades documentales de material gráfico y cartográfico del CINEP, unidades documentales de la serie Querellas de la Secretaría de Gobierno, libros parroquiales de la Arquidiócesis de Bogotá, actas del Fondo de la Junta Asesora y de Contratos, colecciones fotográficas, publicaciones periódicas de la hemeroteca y libros patrimoniales, entre otros. Beneficio: Con la puesta al servicio de la documentación histórica, el ciudadano logra el reconocimiento de los registros documentales que dan cuenta de las diferentes formas de administración de la ciudad. Acceder a la documentación pública y privada de interés público por parte del ciudadano, contribuye a fortalecer la cultura política y cívica y a afianzar en los bogotanos su aprecio por la ciudad y su historia.

29 METAS Meta: Realizar acciones de divulgación y pedagogía de la memoria histórica de Bogotá, en la que se garantice la construcción polifónica de su historia. Indicador: número de acciones que permitan la apropiación social de la memoria de la ciudad. ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: acciones de divulgación y pedagogía. Beneficio: Se difunde el patrimonio histórico y documental de la ciudad, a través de visitas guiadas, exposiciones, eventos académicos y culturales, proyecto editorial, revista institucional, programa de radio y página web, con el propósito de brindar información y conocimiento, y generar un sentido de apropiación social de la memoria y de identidad colectiva.

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32 METAS Meta: Beneficiar a ciudadanos, con las acciones de divulgación desarrolladas por el Archivo de Bogotá. Indicador: número de beneficiarios de las acciones de divulgación desarrolladas por el Archivo de Bogotá. ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: beneficiados con las acciones de divulgación y pedagogía. Beneficio: lograr la apropiación social de la memoria histórica, considerada ésta como un bien común.

33 METAS Meta: Realizar 30 investigaciones institucionales y en ciencia aplicada. Indicador: Número de investigaciones institucionales y en ciencia aplicada. ACTIVIDADES Y/O LOGROS Avance: 19 investigaciones institucionales y en ciencia aplicada. Se realizan investigaciones institucionales de la administración de la ciudad y las relacionadas con la historia de la ciudad; así como investigaciones en química, física y biología aplicada a la conservación de documentos históricos y a la gestión documental del Distrito Capital. Beneficio: 1) Apoyar la organización de los archivos de la ciudad. 2) Fortalecer la memoria institucional de Bogotá. 3) Identificar, reconocer y acopiar la memoria de los habitantes de Bogotá.

34 RECONOCIMIENTOS Premio Nacional Jorge Palacios Preciado versión 2013, como ganador en la modalidad Entidad Archivística Destacada, otorgado por la Sociedad Colombiana de Archivistas en reconocimiento a la protección de los recursos documentales de la ciudad; garantizando la transparencia, accesibilidad, conservación y difusión de la memoria institucional y patrimonial. Ascenso de más de 450 puestos en el Índice de Gobierno Abierto (IGA), preparado por la Procuraduría General de la Nación, en relación con el cumplimiento de la Ley General de Archivos. Reconocimiento institucional del Archivo General de la Nación a los planes, programas y proyectos de la administración distrital en estas materias.

35 REESTRUCTURACIÓN Y LOGROS DECRETO 329 DE 2013

36 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL CONSEJO DISTRITAL DE ARCHIVOS No. ENTIDAD No. ENTIDAD SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPROM UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO 16 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO 17 VEEDURÍA DISTRITAL 18 HOSPITAL SAN CRISTÓBAL. 19 SECRETARÍA DISTRITAL DE HÁBITAT. 5 METROVIVIENDA 20 METROVIVIENDA HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE I NIVEL E.S.E. HOSPITAL ENGATIVÁ II NIVEL E.S.E. FONDO DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN DE MERGENCIAS - FOPAE. FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO 21 CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR LOTERÍA DE BOGOTÁ FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIÓN Y DEPORTE. EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA - ERU. INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE IDRD- 23 SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA 24 SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL. 26 PERSONERÍA DE BOGOTÁ. 27 SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE 28 JARDÍN BOTÁNICO 29 CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. No. 1 ENTIDAD UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS 2 HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE I NIVEL E.S.E. 3 ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ 4 FONDO DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN DE MERGENCIAS - FOPAE. 5 FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO 6 SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIÓN Y DEPORTE. 7 SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE 8 SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA 9 INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPROM. 10 FAVIDI - FONCEP 11 CANAL CAPITAL

37 EN CURSO FASE DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO DE BOGOTÁ -SIAB. Se adelantó un contrato de consultoría con una firma especializada, bajo la modalidad de software libre, cuyo objeto fue «El diseño, desarrollo, implementación y puesta en funcionamiento del software necesario para la administración del acervo documental físico y digital del Archivo de Bogotá, permitiendo el acceso a la información por parte del ciudadano».

38 EN CURSO EXPEDICIÓN DE UN ESTATUTO ARCHIVÍSTICO De conformidad con lo previsto en el parágrafo 2º del artículo 6 del Decreto 2578 de 2012, se inició el proyecto de elaboración del estatuto archivístico especial para Bogotá D.C., el cual tiene como fin normalizar la gestión documental y definir las competencias y responsabilidades en el marco de la administración de los archivos y desarrollo de estrategias que garanticen la transparencia y el acceso a la información pública en las entidades públicas y privada que cumplen funciones públicas con jurisdicción en el Distrito Capital. Este proyecto fue presentado ante el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. y se encuentra en proceso de ajustes para su análisis por la Dirección Jurídica Distrital con el objeto de que se surta la respectiva revisión de legalidad.

39 EN CURSO CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE BOGOTÁ D.C., COMO ENTE AUTÓNOMO Se elaboró una propuesta de acto administrativo mediante el cual se creará el Archivo General de Bogotá como un ente autónomo con la capacidad administrativa y financiera para regular, coordinar y afrontar los retos en materia de gestión documental y archivos en el Distrito Capital. De otra parte, una vez identificada la situación problemática que padece el Distrito en materia de administración de archivos, esta Dirección en conjunto con la Secretaría Distrital de Planeación considera pertinente que de este archivo general forme parte un archivo intermedio, como un proyecto cuya misionalidad consista en gestionar y custodiar los documentos transferidos desde los archivos centrales de cada una de las entidades distritales hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico o general de la ciudad, para su conservación definitiva. La creación del archivo general intermedio de Bogotá, permitiría contar con espacios de almacenamiento adecuados y suficientes para todas las entidades del Distritos coadyuvando a la descongestión de los archivos en las entidades y a la optimización de recursos humanos y financieros, entre otros.

40 EN CURSO Es un instrumento (página web) para: PORTAL PEDAGÓGICO 1)Difusión de las fuentes documentales custodiadas por el Archivo de Bogotá 2)Recuperación y apropiación de memoria e historia de la ciudad 3)Cooperación interinstitucional en red para la construcción de un centro de documentación sobre Bogotá en su pasado y presente

41 OTRAS INICIATIVAS Proyecto del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo para el Distrito Capital SGDEA. Consolidación de la Mediateca de la ciudad. Censo guía de archivos del Distrito. Inventario de archivos históricos y de colecciones privadas de valor patrimonial. Creación de la red distrital de archivos.

42 Constitución Política Derecho a la información, derecho a la intimidad, protección del patrimonio cultural, reconocimiento del carácter pluriétnico y pluricultural de la nacionalidad. Ley 397 de Ley General de Cultura. Por la cual se desarrollan los Artículos 70, 71 y 72 y demás Artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 1448 de Ley de Víctimas. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Ley 1712 de Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 514 de Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. MARCO NORMATIVO

43 Decreto 212 de Por el cual se adopta el Modelo de Estudios, Investigaciones Académicas y Apropiación Pedagógica - Social del Archivo de Bogotá y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado. Decreto 329 de Por medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., y se deroga el Decreto Distrital 475 de 2006 y se dictan otras disposiciones. Decreto 1515 de Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. MARCO NORMATIVO

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