PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

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1 PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA V1.0 MAYO DE INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO - ICA Carrera 41 N Zona Industrial de Puente Aranda. Tel: Bogotá D.C. CONTENIDO

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN QUÉ SE BUSCA CON EL PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA? OBJETIVOS NORMATIVIDAD MECANISMOS Y ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RESPONSABLES: ESQUEMA DE SEGUIMIENTO:... 12

3 1. INTRODUCCIÓN El Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, es una entidad Pública del Orden Nacional con personería jurídica, que entre otras, diseña y ejecuta estrategias para prevenir, controlar y reducir riesgos sanitarios, biológicos y químicos para las especies animales y vegetales, que puedan afectar la producción agropecuaria, forestal, pesquera y acuícola de Colombia; cuenta con autonomía administrativa y patrimonio independiente, perteneciente al Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. El Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, promueve la participación y el diálogo con el ciudadano, mediante el uso de las herramientas de Control y Participación Ciudadana, a fin de mantener un flujo de comunicación directo con sus clientes y la ciudadanía en general; es así como ha planteado el plan de participación ciudadana, teniendo como base la transparencia administrativa, y la normatividad vigente enmarcada en nuestra constitución política. 2. QUÉ SE BUSCA CON EL PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA? Con el desarrollo de este plan se busca que todas las entidades del orden nacional y territorial sean conscientes de la importancia de tener una comunicación bidireccional entidad-ciudadano. Así mismo, se busca que tanto la información que se brinda a los ciudadanos, como los espacios de interlocución, sean de fácil comprensión para el público en general, es decir, que el proceso de comunicación se lleve a cabo en lenguaje claro. 3. OBJETIVOS El presente documento tiene como objetivo dar a conocer los mecanismos de participación ciudadana con el propósito de facilitar la interacción del Gobierno con la ciudadanía en general mediante los distintos medios legales establecidos para ello, es así como el Instituto Colombiano Agropecuario Ica Para fomentar esta participación y establecer los canales de comunicación, con diferentes medios de difusión e interacción que le permiten afianzar la relación con el ciudadano a implementado los siguientes distintos mecanismos de interacción con la ciudadanía. Asimismo, el Ica pretende dar cumplimiento a la Estrategia Gobierno y al criterio de Democracia, componente que establece las indicaciones para que las entidades lleven a cabo sus ejercicios de participación en línea a través de un proceso ordenado y de realimentación permanente tanto al interior, como hacia sus ciudadanos y/o usuarios.

4 4. NORMATIVIDAD A continuación se presenta una breve descripción de la normatividad relacionada a la participación ciudadana. Constitución política de Colombia de 1991 Artículo 1 Artículo 2 Artículo 6 Artículo 12 Artículo 13 Artículo 20 Artículo 23 Artículo 40 Artículo 45 Artículo 95 Artículo 74 Artículo 79 Artículo 270 Código Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011 Capítulos regulan el artículo 23 de la Constitución estableciendo el Derecho de Petición y sus distintos tipos. Artículo 3, numeral. 6 Artículo 3, numeral 9 Artículo 5 Artículo 8 Artículo 32 Artículo 53 Artículo 61 Ley 190 de 1995 Artículo 58 Ley 962 de 2005 o Ley Antitrámites de 2005 Decreto Distrital 619 de 2007 Artículo 6 Artículo 8 Artículo 10 Artículo 6 Artículo 12 Artículo 16

5 Ley 527 de 1999 Decreto 1400 de 1970 Ley 1474 de 2011 Ley 1450 de 2011 Decreto 1151 de 2008 Ley 735 de 2002 Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, en su Artículo 2 y Capítulo II Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil Artículo 2 Artículo 6 Artículo 7 Artículo 8 Artículo 9 Artículo 10 Artículo 11 Artículo 12 Artículo 13 Dispone la obligatoriedad para toda entidad pública de tener por lo menos, una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen Articulo 76 Articulo 78 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo Artículo 230 Artículo 231 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea Artículo 2 Artículo 5 Artículo 6 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único Artículo 22 Artículo 27 Artículo 34 Artículo 35 Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas Artículo 1 Artículo 6

6 Artículo 16 Ley 489 de 1998 Resolución 2544 de 2012 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones Artículo 17 Artículo 18 Artículo 32 Artículo 34 Por la cual se reglamenta el trámite de peticiones en el Instituto Colombiano Agropecuario Resolución 3037 de 2012 Resolución 3622 de 2005 Por la cual se modifica parcialmente el artículo 35 de la Resolución No del 13 de Agosto de 2012 por la cual se reglamenta el trámite de peticiones en el Instituto Colombiano Agropecuario. Consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, la transparencia en su administración y la publicidad de las actuaciones de sus funcionarios Artículo 7 Ley 152 de 1994 Decreto 4765 de 2008 por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Artículo 29 Plan estratégico, plan de acción, programas y proyectos para el cumplimiento de las funciones del Ica Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el código Disciplinario Único Ley 57 de 1985 Publicidad de los actos y documentos oficiales Decreto ley Supresión de tramites Decreto ley Ley de archivos: establece como fin esencial de los archivos la facilitación de la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten

7 Decreto Sistema general de información Administrativa de la Gestion Publica Decreto Señala requerimientos a las entidades públicas, para la prestación de servicios Decreto Crea el sistema nacional de servicio al ciudadano Decreto Decreto Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la ley 1474 de 2011 y adopta como metodología para elaborar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar Decreto regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia gobierno en línea de la república de Colombia, Decreto se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamentan los artículos 73 plan anti corrupción y atención al ciudadano y 76 Oficina de Decreto quejas, sugerencias y reclamos de la ley 1474 de 2011 (estatuto anticorrupción). Fuente: 5. MECANISMOS Y ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN: A continuación se presentan los mecanismos y canales de comunicaciones dispuestos a la ciudadanía en general. Espacio de participación: Pagina Web Enlace: en link de atención al ciudadano Objetivo: El ICA crea la presente herramienta de comunicación, con el fin de dar a conocer los servicios prestados por la entidad, y su modo de operación, información está, disponible a nivel nacional e internacional, con el firme propósito de que los usuarios tengan la oportunidad de interactuar con la entidad y participen activamente con su opinión, sugerencia o petición, en la ejecución de las actividades planteadas por el ICA. Fechas Disponibles para Participación: Toda la Vigencia

8 Espacio de participación: Línea Gratuita Nacional. Ubicación: No. Telefónico Objetivo: Este mecanismo de comunicación es dirigido a todo el conglomerado nacional e internacional, pues a través de la línea gratuita pretendemos crear un aseso de comunicación fácil y ágil, que permita interacción con el cliente tanto externo como interno. Fechas Disponibles para Participación: Toda la Vigencia Espacio de participación: Correo Institucional Ubicación: Objetivo: Proporcionar al ciudadano nacional e internacional un medio de comunicación, que le permita plantear sus posición frente a los servicios ofrecidos por la entidad, y solicitar una mejor atención y respuesta a sus peticiones tanto particulares como generales, esta es una herramienta de fácil acceso encaminado además a la interacción con los usuarios que se encuentran en zona rural y en sitios alejados de la oficina principal del ICA y sus dependencias. Fechas Disponibles para Participación: Toda la Vigencia Espacio de participación: Buzones de Petición Ubicación: oficinas del ica, puertos, aeropuertos, y pasos fronterizos a nivel nacional. Objetivo: Con esta herramienta se pretende que toda persona que se acerque a las instalaciones del ICA, tengan la facilidad de incluir mediante un escrito, la queja, petición, reclamo, sugerencia y demás, de la manera que crea conveniente bien sea anónima o con plena identificación. Fechas Disponibles para Participación: Toda la Vigencia Espacio de participación: Presencial de forma verbal Espacio de participación: Ubicación: en las dependencias establecidas para el efecto (oficinas del ica, puertos, aeropuertos, y pasos fronterizos a nivel nacional

9 Objetivo: Medio a través del cual toda persona que crea tener la necesidad de obtener respuesta de la entidad y que encontrándose de manera presencial en las instalaciones del ICA, tenga la facilidad de acercarse al funcionario competente y designado para ello, con el fin de poner a consideración su queja, petición, reclamo, sugerencia y demás que pretenda hacer valer. Fechas Disponibles para Participación: Toda la Vigencia Espacio de participación: Facebook Enlace o ubicación: Objetivo: El objetivo de la página de Facebook del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, es dar a conocer a los productores agropecuarios, gremios, periodistas y ciudadanía en general el trabajo que viene desarrollado en Instituto a nivel nacional desde su oficina en Bogotá y cada una de las 32 seccionales ubicadas en todo el país. Conocer a través de los comentarios y mensajes las dudas que tienen los colombianos sobre el trabajo del ICA. Fechas disponibles para la participación: Toda la Vigencia Espacio de participación: Twitter Enlace o ubicación: https://twitter.com/icacolombia Objetivo: El objetivo de la cuenta de Twitter del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, es compartir con los colombianos las imágenes, noticias y novedades de la entidad de forma inmediata, del trabajo del ICA en todo el país. Fechas disponibles para la participación: Toda la Vigencia Espacio de participación: Youtube Enlace o ubicación: Objetivo: El objetivo del canal de Youtube del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, es dar a conocer el programa de televisión del Instituto, ICA Comunica, y todos los videos de comunicación del riesgo que el ICA produce para cumplir con sus objetivos misionales. Fechas disponibles para la participación: Toda la Vigencia

10 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RESPONSABLES: Se presentan las actividades propuestas en concordancia al plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Participación ciudadana. ACCIONES META RESPONSABLE FECHA INDICADOR 1. Actualizar y Publicar el portafolio de servicios y trámites de la Entidad en la página Web. 2. Socializar portafolio de servicios y/o trámites al interior de la entidad. 3. Divulgar a la ciudadanía el portafolio de servicios y/o trámites de la Entidad. 4. Actualizar el procedimiento y socializarlo junto con la normatividad sobre la atención de PQR s al interior de la entidad. 5. Realizar UNA reunión trimestral con las áreas críticas basadas en los informes de PQR s y realizar conjuntamente un análisis de causas para proponer correctivos y hacer seguimiento. 6. Aplicar instrumento de medición de satisfacción del ciudadano. 7. Analizar la Información para detectar los puntos débiles del Instituto en cuanto a la satisfacción de los ciudadanos por los tramites y/o servicios que recibe y frente al comportamiento ético en el ICA 8. Promover y consolidar con las dependencias según su competencia, la elaboración del Plan de Acción para fortalecer los puntos débiles detectados en la encuesta. Un (1) Portafolio de servicios y trámites de la entidad Actualizado y publicado. Tres (3) eventos de socialización del portafolio de servicios y/o tramites de la entidad Dos (2) Mecanismos de divulgación. Un (1) Procedimiento actualizado y divulgado. Tres (3) Reuniones trimestral realizadas. Un (1) sistema de medición de satisfacción ciudadana aplicado Un (1) Informe de resultados de la aplicación del sistema de medición de satisfacción al usuario de tramites y/o servicios. Un Plan de Acción formulado y consolidado * Oficina de Tecnologías de la Información * Subgerencia Administrativa * Subgerencia Administrativa Grupo Gestión Atención al Subgerencia Administrativa * Oficina de Tecnologías de la Información (apoyo) * Oficina de Tecnologías de la Información Planeación * Subgerencias Instituto Colombiano Agropecuario Planeación 30 de junio 1 julio a 30 de Diciembre 1 julio a 30 de Diciembre 15- mayo al 30 de Diciembre 28 febrero a 30 de Noviembre 1 a 30 de julio de 1 a 30 de Agosto de 1 Septiembre a 30 de Noviembre Portafolio de servicios y tramites de la entidad Actualizado y publicado / Portafolio de servicios programado N eventos de socialización realizados / N Eventos programados. N Mecanismos de divulgación portafolio de servicios Implementados / N Mecanismos de divulgación programados Procedimiento actualizado y divulgado. Reuniones trimestral realizadas / Reuniones trimestrales programadas Sistema de medición de satisfacción ciudadana aplicado Análisis del Informe de resultados de la aplicación del sistema de medición de satisfacción al usuario de tramites y/o servicios, Plan de Acción de mejora

11 9. Mantener la actualización del contenido en pagina Web del ICA del link Atención al Ciudadano para divulgación de información general. 10. Socializar los procedimientos específicos para la atención especial de discapacitados, o personas que requieran. 11. Sensibilizar a los funcionarios de la Entidad en servicio al ciudadano. 12. Fortalecer los canales alternativos de servicio. 13. Socializar Instructivos de atención al ciudadano para los canales presencial, telefónico, correo postal y Electrónico a los funcionarios de la entidad. 14. Socializar documento final de Diagnostico de Necesidades de Señalización para el ICA con las Gerencias Seccionales y Grupo Gestión Bienestar Social y Capacitación para que se promueva su aplicación. Un (1) espacio Atención al Ciudadano en pagina Web Actualizado (6) eventos de socialización de los procedimientos específicos para la atención especial de discapacitados, o personas que lo requieran (6) eventos de sensibilización al interior de la Entidad en Oficinas nacionales y Seccionales Dos (2) Canales de atención alternativos implementados (Chat, foros, dispositivos móviles) (6) eventos de socialización de los Instructivos de atención al ciudadano para los canales presencial, telefónico, correo postal y Electrónico a los funcionarios de la entidad Socializar (1) Diagnostico de necesidades de señalización con las Gerencias Seccionales y Grupo Gestión Bienestar Social y Capacitación para que se promueva su aplicación. * Oficina de Tecnologías de la Información (apoyo) * Subgerencia Administrativa y Financiera * * * Subgerencia Administrativa y Financiera * Subgerencia Administrativa y Financiera * Oficina de Tecnologías de la Información * Subgerencia Administrativa y Financiera * Subgerencia Administrativa y Financiera * Grupo Gestión Bienestar Social y Capacitación.. Fuente: Instituto Colombiano Agropecuario 28 febrero a 30 de Diciembre 1 mayo- 30 de Diciembre 1 mayo- 30 de Diciembre mayo 15 a 30 de diciembre 1 mayo a 30 de diciembre 1 mayo a 30 de diciembre 1 espacio en pagina Web actualizado Atención especial priorizada y socializada Eventos de Sensibilización realizados / Eventos programados Canales de atención alternativos implementados. Eventos de Socialización realizados / Eventos programados Diagnostico Socializado

12 Rendición de cuentas por medios electrónicos ACCIONES META RESPONSABLE FECHA INDICADOR Oficinas Asesoras de Un informe Mayo de Informe publicado Planeación, publicado en la Página Web y de TI Elaborar y publicar el informe de gestión en la Página Web de la entidad. Actualización de todos los contenidos de la Página Web del Instituto. Realizar Audiencia Pública de Rendición de Cuentas del nivel nacional a través de streaming en la página web del ica (www.ica.gov.co) Socializar la gestión del Instituto e Incentivar la participación ciudadana a través de las redes sociales (Facebook y Twitter). Producir y emitir programas institucionales de televisión. Producir y emitir programas institucionales de radio. Pagina Web actualizada Una audiencia 5 mensajes semanales emitidos en las redes Un programa semanal de T.V Cinco programas semanales de radio. Subgerencias y oficinas asesoras. Oficinas Asesoras de Planeación y, subgerencias Oficina Asesora de Oficina Asesora de Oficina Asesora de Enero a diciembre de Julio Enero a diciembre de Enero a diciembre de Enero a diciembre de Página Web actualizada Audiencia Realizada No. de mensajes emitidos Programas emitidos Programas emitidos 7. ESQUEMA DE SEGUIMIENTO: La entidad tiene establecido como mecanismos de seguimiento y evaluación las siguientes actividades: a. Seguimiento a planes: Realizado a través de la Oficina Asesora de Planeación y de manera mensual. Evaluado conforme a lo establecido en la Ley 1437 de 2011 y en concordancia con el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. b. Evaluación de cumplimiento: realizada a través de la Oficina de Control Interno y de manera trimestral, donde se evalúa el cumplimiento de las metas periódicas y la evidencia que soporta las mismas. Se realiza en el marco de las funciones de evaluación que tiene la OCI. c. Generación de Indicadores: Cada actividad relacionada con el presente documento, contiene una meta y un indicador el cual es evaluado continuamente a través de las Oficinas Asesora de Planeación y de Control Interno, en escenarios como el Comité de Desarrollo Administrativo y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de calidad.

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