POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN

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1 RESOLUCIÓN AGM N 002 (Enero 02 de 2010) POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA INTRODUCCIÓN Basados en el artículo 2 de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4 de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal h) Modernización, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21º de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos; por otro lado en el artículo 2º del Acuerdo N 024 de diciembre 13 de 2008, establece como una de las funciones del el apoyo a los planes y programas con fines archivísticos. Ante esta situación, y con la necesidad de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), se debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas, que contribuyan al normal funcionamiento del Archivo General del Municipio. El objetivo esencial del Programa de Transferencias Documentales, es planear de forma estratégica y coordinada con cada una de las dependencias productoras de documentos la entrega de aquella documentación de los archivos de gestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, deberá conservarse permanentemente en el Archivo Central e Histórico, dado el valor que adquiere para procesos investigativos, tecnológicos y culturales. Así mismo aquellos archivos de entidades públicas y privadas que por razones administrativas requieran de los servicios del Archivo General del Municipio obtengan la conservación, organización y salvaguarda de los documentos.

2 OBJETIVO OBJETIVO GENERAL Transferir al Archivo General del Municipio los archivos de gestión de cada una de las dependencias y oficinas de la Administración Municipal que mediante las tablas de retención documental requieran de su traslado para la conservación, organización y salvaguarda del patrimonio administrativo, informativo y cultural del Municipio. OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir el Programa de Transferencias Documentales, en términos de procesos y procedimientos anualmente, contribuyendo al normal funcionamiento de los fondos acumulados en las dependencias y oficinas productoras de documentos. Fijar la normatividad vigente y los lineamientos necesarios para lograr que las transferencias documentales se realicen de manera organizada y de acuerdo a lo fijado por el Decreto No. 019 de 2009.

3 METAS OBJETIVO GENERAL Transferir al Archivo General del Municipio los archivos de gestión de cada una de las dependencias y oficinas de la Administración Municipal que mediante las tablas de retención documental requieran de su traslado para la conservación, organización y salvaguarda del patrimonio administrativo, informativo y cultural del Municipio.

4 ANTECEDENTES Mediante el Decreto No. 019 de junio 30 de 2009, expedido por el Despacho Municipal se establecieron parámetros en la contribución de la organización de los archivos en el Municipio, fundamentados en la Ley y en consonancia con la normatividad vigente, igualmente una vez iniciado el proceso de la aplicación del Programa de Gestión Documental (PGD) y la Organización de Archivos; se estableció la necesidad y la obligatoriedad de la aplicación de las Tablas de Retención Documental, así tras un estudio y análisis en cuanto a producción, control y organización de archivos y arroja posibles soluciones e hipótesis frente a la descongestión de los fondos documentales existentes en la Administración Municipal. En conjunto con los órganos asesores se desarrollaron inquietudes frente a la necesidad de continuar con la organización, tanto de los archivos de gestión como el Archivo General del Municipio. Hasta el momento el Archivo General, a través de procesos como el Programa de Capacitación y el Programa de Gestión Documental (Resolución AGM No. 001 de mayo 12 de 2009), ha logrado asesorar y garantizar que el sistema de archivo adaptado y adoptado por la Administración Municipal funciona normalmente, sin embargo se incurre en la necesidad física y administrativa de trasladar o transferir aquellos acervos que una vez organizados bajo los lineamientos de la Ley 594 de 2000, Acuerdo Municipal No. 006 de 2003, Acuerdo Municipal No. 024 de 2008, Decreto Municipal No. 019 de 2009 y la Resolución AMG No. 001 de 2009, hagan parte de la transferencias documentales que debe implementar la Administración Municipal.

5 CONSULTA Para la consulta se recomienda leer la presentación y el contenido. En caso de duda sobre cualquier concepto de tipo archivístico, se sugiere remitirse a los siguientes documentos: Reglamento General de Archivos (Decreto No. 019 de 2009). Programa de Gestión Documental (Resolución AGM No. 001 de 2009). El Archivo General del Municipio, dispondrá copias del presente documento, las cuales reposaran en cada oficina; es decir, que cada una de las mencionadas adoptará los parámetros establecidos por el Estado; dando cumplimiento a lo dispuesto por el Archivo General del Municipio. Cabe agregar que los formatos dispuestos harán parte de la diaria labor gestionada por parte del municipio en adoptar los principios esenciales del fin de éste documento.

6 RESOLUCIÓN AGM N 002 (Enero 02 de 2010) Página 1 de 11 POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL MUNICIPIO DE LA PALMA CUNDINAMARCA El Consejo Municipal de Archivo en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 11º del artículo 189º de la Constitución Política, el artículo 3º de la Ley 80 de 1989 y el artículo 5º y el Título IX de la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo N 024 de 2008 y demás normas que refieren la materia y CONSIDERANDO Que mediante el Decreto No. 019 del 30 de junio de 2009 se expidió el Reglamento General de Archivos del Municipio de La Palma Cundinamarca. Que en el artículo 40º del citado decreto, precisa: Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un Plan de Transferencias al Archivo General, con su tipología documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997). Que es obligación de los servidores públicos pertenecientes a la Administración Municipal velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. (Concordancia: Decreto 019 de 2009 y Resolución AGM No. 001 de 2009). Que el mediante la Resolución AMG No. 001 de 2009, en su artículo 39o, precisa Transferencias Documentales al Archivo Histórico. El archivo histórico, es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación. Su organización responde a: La estructura orgánico-funcional de los fondos. Organización de secciones y subsecciones. Descripción documental: Se recomienda con un mayor nivel de análisis para responder a requerimientos y necesidades de especialistas e investigadores.

7 Establecer el procedimiento a seguir para realizar las transferencias documentales de los archivos de gestión al central y de este al histórico. Los jefes de las distintas dependencias deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental, velar por la conformación, organización y control de los archivos de gestión teniendo en cuenta los principios archivísticos, el ciclo vital del documento y la normatividad archivística. Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental aplicando los siguientes criterios: Organización de los documentos a transferir en las unidades de conservación marcadas y rotuladas con la información en ellas impresas de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Solicitud por escrito de la Dependencia transferente al Archivo General del Municipio y Correspondencia acompañada del formato único de inventarios diligenciado conforme al instructivo. Elaboración de cronograma de transferencias por el Archivo General del Municipio, de acuerdo a las solicitudes presentadas. Visita de diagnostico para determinar el grado de organización de los documentos a transferir, el cumplimiento de los procedimientos, evaluar las condiciones de conservación y hacer la recomendaciones del caso. La dependencia procederá a efectuar las operaciones que le sean indicadas: limpieza de documentos, foliación, identificación de carpetas y cajas, entre otros. El cumplimiento se verificará por los Asesores documentales del Archivo General del Municipio, quienes darán su aprobación. Para continuar con el procedimiento de transferencia. La dependencia deberá transferir al Archivo Central, solamente aquellas Series y Subseries Documentales contempladas en las Tablas de Retención Documental que hayan cumplido el tiempo estipulado en ellas para el Archivo de Gestión. En la fecha señalada para la transferencia el funcionario encargado se trasladará al Archivo Central para hacer entrega de los documentos acompañado del Formato Único de Inventario Documental de todo lo cual se levantará un acta que deberá ser firmada por el Jefe del Archivo y el delegado de la dependencia. Si de la confrontación anterior resultaré inobservancia de los procedimientos o inconsistencia entre la relación adjunta y el contenido de las cajas, se dará por no recibida y se efectuaran por escrito las observaciones a que haya lugar para que la Dependencia adelante las acciones correctivas pertinentes.

8 Las unidades de conservación que se utilicen para las transferencias se identificarán con la información contenida en ellas, indicando el número consecutivo de cajas y el número de expedientes extremos de las mismas. PARÁGRAFO PRIMERO: El Archivo General del Municipio suministrará las unidades de conservación para las transferencias documentales, teniendo en cuenta el volumen de documentos a transferir; previa solicitud escrita de las dependencias. Los jefes de las dependencias serán los responsables de las transferencias documentales primarias. El Archivo General del Municipio programará anualmente las Transferencias documentales. Que por lo anteriormente expuesto, El RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Expídase y adóptese el Cronograma de Transferencias Documentales para la Administración Central anualmente. ARTÍCULO PRIMERO. Cada una de las dependencias y oficinas de la Administración Central que producen documentación según el Decreto No. 020 de 2009 (Sistema Municipal de Códigos Convencionales), deberá presentar y realizar de manera conjunta con el Archivo General del Municipio las Transferencias Documentales de acuerdo al Cronograma de Transferencias Documentales. PARÁGRAFO PRIMERO. Durante el primer semestre de cada vigencia se atenderán las solicitudes de transferencias documentales de las siguientes dependencias y oficinas productoras de documentos: a) Enero: Despacho Alcalde. b) Febrero: Secretaría de Gobierno. c) Marzo: Archivo General del Municipio. d) Abril: Almacén. e) Mayo: Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria UMATA. f) Junio: Enlace Municipal Acción Social. PARÁGRAFO SEGUNDO. Para el segundo semestre de cada vigencia se atenderán las solicitudes de transferencias documentales de las siguientes dependencias y oficinas productoras de documentos: a) Julio: Secretaría de Planeación. b) Agosto: Plan de Intervenciones Colectivas P.I.C. c) Septiembre: Secretaría de Vivienda y Servicios Públicos. d) Octubre: Tesorería General.

9 e) Noviembre: Comisaría de Familia. f) Diciembre: Inspección Municipal de Policía. ARTÍCULO TERCERO. Los jefes de las dependencias serán los responsables de las transferencias documentales, ajustados a la programación anual y semestral de las Transferencias Documentales. ARTÍCULO CUARTO. El Jefe de Archivo y el personal a cargo del Archivo General del Municipio rendirá un informe de las transferencias realizadas al sitio de depósito de los documentos. ARTÍCULO QUINTO. Las transferencias documentales se deberán realizar con base en el Decreto No. 019 de 2009 (Reglamento General de Archivos) y la Resolución AGM No. 001 de 2009 (Programa de Gestión Documental). ARTÍCULO OCTAVO. Envíese copia de la presente Resolución al Archivo General del Municipio. ARTÍCULO NOVENO. La Presente Resolución rige a partir de su expedición, deroga las que le sean contrarias y será publicada en el sitio web municipal COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en La Palma Cundinamarca, el día Enero 02 de JAIRO SEGUNDO MELO PRIETO Alcalde Municipal Presidente CRISTIAN ALFONSO ANZOLA TOVAR Jefe de Archivo Secretario Consejo Municipal de Archivo Original: Archivo General del Municipio. Revisó: Rafael V. Proyectó y Elaboró: Cristian A. Aprobó: JSMP/ Cristian A.

10 ANEXOS

11 BIBLIOGRAFIA COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Ley 594 de Bogotá D.C. COLOMBIA. Funciones del Archivo General de la Nación. Ley 80 de Bogotá D.C. COLOMBIA. Sistema Nacional de Archivos de Colombia. Decreto Nacional N 4124 de 2004: Archivo General de la Nación, Bogotá D.C. COLOMBIA. Día Nacional de los Archivos. Decreto Nacional N 3666 de 2004: Archivo General de la Nación, Bogotá D.C. COLOMBIA. Conservación de Documentos Reglamento General de Archivos. Acuerdo N 049 de 2000: Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. COLOMBIA. Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Reglamento General de Archivos. Acuerdo N 042 de 2002: Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. COLOMBIA. Lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados Reglamento General de Archivos. Acuerdo N 002 de 2004: Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. COLOMBIA. Regulación en el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 de 2000 Reglamento General de Archivos. Acuerdo N 039 de 2002: Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. COLOMBIA. Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Reglamento General de Archivos. Acuerdo N 060 de 2001: Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. BOGOTÁ D.C. Organización de Historias Laborales Reglamento General de Archivos. Circular N 004 de 2003; Circular N 012 de 2004: Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. LA PALMA. Aplicación de La Ley 594 de 2000 Concejo Municipal. Acuerdo Municipal N 006 de La Palma Cundinamarca. LA PALMA. Reglamento General de Archivos - Aplicación de la Ley 594 de 2000 Concejo Municipal. Acuerdo Municipal N 019 de La Palma Cundinamarca. LA PALMA. Programa de Gestión Documental- Aplicación e implementación de la Ley 594 de Resolución AGM No. 001 de La Palma Cundinamarca.