PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA MUDANZA DEL ACERVO DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES ORGANICAS DE LA SEDE CENTRAL

Transcripción

1 "Año de las Cumbres Mundiales en el Perú" MINISTERIO DE EDUCACIÓN Oficina de Trámite Documentario Archivo Central PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA MUDANZA DEL ACERVO DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES ORGANICAS DE LA SEDE CENTRAL Año Abril 2008 Página 1 de 1

2 I.- Introducción En vista que el Órgano de Administración de Archivos - Archivo Central es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación, y además a que las autoridades del Ministerio de Educación han dispuesto la mudanza de las unidades orgánicas de la sede central, donde se considerará personal, equipos, muebles, acervo documental etc... el Archivo Central ha formulado el presente Plan de Contingencia con la finalidad de brindar las pautas técnicas archivísticas que regule las acciones a ejecutarse y así prevenir eventuales extravíos o deterioro del Patrimonio Documental del Sector. II.- Objetivo Lograr el traslado del Archivo Activo de las unidades orgánicas de la sede central del Ministerio de Educación a los nuevos ambientes que se les asigne, así como la Transferencia del Archivo Pasivo al Archivo Central. III Finalidad Lograr la Organización, Selección, Descripción, Foliación y Conservación del acervo documental de las dependencias de la sede central del MED Proporcionar a las unidades orgánicas, un instrumento técnico que les permita garantizar el traslado ordenado de la documentación a su nuevo local y la transferencia documental al Archivo Central de una manera uniforme Salvaguardar la integridad y conservación del Patrimonio Documental de acuerdo a normas establecidas por el Archivo General de la Nación Prevenir posibles extravíos de documentos en trámite o en proceso que dificulte la prosecución del servicio educativo. IV.- Base Legal DL N Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación y su Reglamento DS N ED RJ N AGN/J Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación RSG N ED Aprueba la Directiva N ME/SG-OTD AC Normas para la Transferencia de documentos administrativos de los Archivos de Gestión al Archivo Central del Ministerio de Educación RM N ED - Aprueba las Normas Complementarias y Procedimientos para la foliación de documentos. Página 2 de 2

3 V.- Planeamiento de Acciones El acervo documental que custodian actualmente las unidades orgánicas se dividen en Archivo Activo y Archivo Pasivo. El Archivo Activo constituye la documentación que se encuentra en proceso correspondientes a los años 2008, 2007 y en algunos casos a años anteriores, el mismo que será trasladado al nuevo local de la Sede Central para la prosecución del su trámite. El Archivo Pasivo esta conformado por los documentos que han cumplido su vigencia administrativa y que están pendientes de ser transferidos al Archivo Central. Para el caso, el Archivo Central será el encargado de supervisar y monitorear las acciones archivísticas que se ejecutarán para el traslado y la transferencia del Patrimonio Documental. VI.- Acciones que efectuará el Archivo Central Visitas de supervisión a los Archivos de Gestión y Periféricos con la finalidad de efectuar un levantamiento de información sobre las series documentales que custodian (fechas extremas, volumen, etc...) Monitoreo de la ejecución de los procesos técnicos archivísticos que se estarán desarrollando en las dependencias de la Sede Central, desde su inicios hasta su finalización. VII.- Acciones que efectuarán los Archivos de Gestión y Archivos Periféricos (unidades orgánicas) Cada Dirección, Programa, unidad, área, equipo, etc... deberá designar a un encargado de los archivos de gestión o periférico, quien será el responsable de efectuar la transferencia formal del Archivo Pasivo al Archivo Central Asimismo, cada dependencia se encargará de dotar del material necesario (cajas, papel, cola, cinta de embalaje, etc...) para la ejecución de los trabajos archivísticos en mención Cada servidor (nombrado, destacado, consultor, contratado, etc...) será responsable de la documentación que se encuentra actualmente en su poder, es decir de la que maneje o que se encuentre en proceso o en trámite (Archivo Activo), el mismo que asumirá las sanciones a que hubiere lugar si fuera el caso que se extravíen en la mudanza Si fuera el caso, que se suscitara algún extravío de la documentación o eliminación clandestina, la dependencia propietaria deberá notificar al Órgano de Administración de Archivos Archivo Central para efectuar las acciones correspondientes. Página 3 de 3

4 VIII.- TRANSFERENCIA DEL ARCHIVO PASIVO AL ARCHIVO CENTRAL Procedimiento para la aplicación de la Directiva N ME/SG/OTD-AC aprobada por la RSG N ED Normas para la Transferencia de documentos administrativos de los Archivos de Gestión al Archivo Central del Ministerio de Educación. 1.- El Director o Jefe de la unidad orgánica que requiera transferir documentación, designará al personal suficiente que tendrá a su cargo la organización documental (clasificación, ordenamiento, signación), seguido de la descripción mediante la elaboración del Inventario de Series Documentales (descargar formato de Inventario en EXCELL). 2.- Asimismo, al organizar la documentación se podrá solicitar al Archivo Central la asistencia de un técnico archivero para el asesoramiento correspondiente, con la finalidad de establecer las series documentales, el sistema de ordenamiento, los datos que se indicaran en el rótulo, la elaboración de inventarios, etc Como unidad de archivamiento o de conservación para el almacenamiento de la documentación se deberán utilizar cajas archiveras (descargar modelo), la misma que cuenta con las dimensiones necesarias para su instalación topográfica en las estanterías del Archivo Central. - NO ENVIAR UNIDADES DE CONSERVACIÓN, sin antes haber sido aprobados los Inventarios y la posición de los paquetes documentales en los contenedores por un archivero autorizado por el Archivo Central. - No se recibirá en Transferencia las unidades de conservación documental que no se ajuste a lo convenido. Las unidades de conservación serán instaladas en las estanterías metálicas del repositorio documental, razón por la cual deberán guardar las condiciones de medida exigidas a fin de evitar el apilamiento de cajas que se excedan en las medidas. 4.- Concluido el proyecto del Inventario de Transferencia Documental, el archivero responsable solicitará al Archivo Central la revisión del instrumento descriptivo, a fin de obtener su conformidad para realizar la transferencia del Archivo de Gestión. 5.- De existir observaciones se procederá a subsanarlas a fin de contar con la conformidad del Archivo Central, el archivero responsable de la remisión deberá firmar los Inventarios de Transferencia Documental. 6.- El Jefe o representante de la unidad orgánica, deberá visar el Inventario y remitirlo con Oficio al Archivo Central, indicando el tiempo aproximado de permanencia en custodia a fin de realizar consultas. 7.- A partir de la Transferencia Documental, el Archivo Central asume la administración de los archivos, para realizar consultas y/o requerir préstamo de los documentos originales se deberá cursar un documento en donde se indique el motivo de la consulta especificando la fecha de su devolución al fondo documental. Descargar de la pagina web Página 4 de 4

5 IX.- TRASLADO DEL ARCHIVO ACTIVO AL NUEVO LOCAL DEL MED La mudanza de los Archivos Activos se efectuaran aplicando los siguientes procesos: 1.- Descripción Los Expedientes u otra documentación administrativa será registrada en el Inventario de Registro (RSG N ED), indicando el número de caja, descripción de la serie documental, fechas extremas, etc... Los Inventarios deberán tener la visación del servidor que se encuentra a cargo de la documentación así como el sello de la dependencia propietaria. 2.- Conservación La documentación se instalará en cajas archiveras (de no contar con las cajas adecuadas se podrá utilizar otro tipo de cajas que se asemejen a las dimensiones indicadas). Así también, las cajas deberán estar lacradas o selladas. 3.- Rotulado En el rotulado deberá codificarse indicando los siguientes datos: 1) Órgano de Dirección 2) Unidad Orgánica 3) Series documentales 4) Año 5) N correlativo de caja Cada dependencia deberá tener un correlativo del número de cajas que trasladaran al nuevo local. 5.- Cotejo El día en que se efectúe la mudanza, la unidad orgánica notificará al Archivo Central solicitando la asistencia de un técnico archivero a fin de verificar los Inventarios de Registro y constatar que todas las cajas se encuentren codificadas e identificadas, visando los auxiliares descriptivos emitiendo conformidad Un ejemplar del Inventario se deberá entregar al chofer del camión quien será responsable de las cajas mientras dure el flete evitando así pérdidas en el camino. Así también, el chofer deberá visar los Inventarios de Registro Al llegar el camión a su destino, el chofer deberá hacer entrega formal de la documentación, a un especialista de la dependencia propietaria, el mismo que deberá constatar que las cajas se encuentren completas así como que no hayan sido abiertas en el trayecto Al finalizar del traslado, se deberá remitir al Archivo Central, un ejemplar del Inventario de Registro con las firmas mencionadas, a fin de llevar un control de la documentación que se encuentra en la nueva sede. 6.- Los formatos que se utilizaran para el Inventario de Registro y Rotulado de del Archivo Activo serán los que se mencionan en la RSG N ED. Página 5 de 5

6 IX.- Consideraciones que se deberá tomar en cuenta Se hace la salvedad que la Resolución Jefatural N AGN/J Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación, impone multas de 2.5 a 50 IUT a los Titulares de las Entidades Públicas y/o Funcionarios del más alto nivel, responsables de la gestión institucionales, etc.. por la omisión de los dispositivos legales para la transferencia y eliminación del Patrimonio Documental Archivístico Así también, en el Reglamento de la Ley N Decreto Supremo N JUS Reglamento del Sistema Nacional de Archivos en el Capitulo VIII, se establecen las faltas graves y posible de sanción cuando se atenta contra el Patrimonio Documental de la Nación Si fuera el caso, que alguna unidad orgánica haya elaborado Directivas, Normas, etc... para el traslado de la documentación, deberá coordinar con el Archivo Central para su ejecución Las dependencias quedan prohibidas de efectuar la eliminación de documentación que consideren en desuso o que hayan cumplido su fin administrativo. En todo caso, dicha documentación podrá ser transferido al Archivo Central para su custodia y evaluación posterior por el Comité de Evaluación de Documentos aprobado por Resolución Ministerial N ED. Cabe resaltar que sólo el Archivo General de la Nación es el organismo facultado de autorizar eliminaciones documentales en cumplimiento con normas archivísticas vigentes. Página 6 de 6