Revisado por: Jefe SG Nombre: Azarías Ruiz Villalobos. Fecha: Julio, 2014

Transcripción

1 Rige a partir DAF-SG-PO-11 de Agosto, 2014 Elaborado por: Archivista Nombre: Gladys Rodríguez López Fecha: Julio, OBJETIVO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad de Servicios Generales Transferencia de documentos al archivo central Revisado por: Jefe SG Nombre: Azarías Ruiz Villalobos. Fecha: Julio, de 10 Aprobado por: Jefe DAF Nombre: Henry Vega Vega Fecha: Julio, 2014 Transferir documentos de un Archivo de Gestión al Archivo, con el fin de contar con expedientes completos como evidencia y garantía de la integridad, confiabilidad y transparencia de la gestión institucional, de acuerdo a los plazos de conservación de documentos. 2. ALCANCE Es de aplicación obligatoria en todas las unidades y departamentos del SFE, para documentos técnicos y administrativos que evidencien el cumplimiento de los objetivos y funciones del SFE. 3. PRODUCTOS Lista de remisión. Registro General de Ingreso de Documentos 4. INDICADORES Número de remisiones anuales. 5. CLIENTES Departamentos del SFE. Unidades del SFE. 6. DEFINICIONES Archivo de Gestión: Son los archivos de las diferentes divisiones, secciones, unidades y departamentos de la institución, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación que se encuentra en

2 2 de 10 gestión. También se le llama prearchivalía. Generalmente comprende los documentos producidos en los últimos cinco años. Archivo : Es la Unidad que centraliza la documentación de toda la institución que ha finalizado su trámite administrativo pero no ha perdido su valor legal. También se le llama archivalía. Comprende los documentos con menos de treinta años de haberse originado. Documento: Información producida o recibida durante el desarrollo de una actividad institucional; dotado de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar la evidencia de esa actividad. Principio de Orden Original: Principio que establece que los documentos de archivo deberán ser conservados de acuerdo al orden que le dio la institución, organismo o área productora, esto quiere decir que esta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento. Serie documental: Son conjuntos de documentos homogéneos, repetitivos, que tienen en común: el tipo de documento es decir su presentación externa, la función y la oficina productora. Transferencia de documentos: Procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de retención establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantiza su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas manila, las cajas de archivo y los empastes o tomos. Unidad documental: Constituido por un sólo tipo de documento producto de una misma función repetitiva.

3 3 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos de referencia CÓDIGO GC-Ex-11 GC-Ex-99 F-01-DAF-SG-PO-11 R-01-DAF-SG-PO-11 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos Reglamento de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Lista de remisión Registro General de Ingreso de Documentos al Depósito 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES Jefes de Departamento y Unidades: Designar los funcionarios responsables del archivo (os) de gestión de la oficina. Encargados de Archivos de Gestión: Elaboran listas de remisión de documentos al Archivo porque han cumplido con el plazo de conservación en la oficina. Encargado del Archivo : Asesora a los Encargados de Archivos de Gestión sobre la elaboración de listas de remisión, confronta las listas con el contenido de la caja. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. 9.1 Identificación de documentos a transferir La Unidad o Departamento que deseen transferir documentos deben consultar el informe de valoración emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación para comprobar qué documentos se pueden transferir y a partir de cuándo La Unidad o Departamento comunica al encargado del Archivo las intenciones de transferir cuáles documentos al depósito El encargado del Archivo se reúne con el responsable o el encargado del Archivo de Gestión para brindar una inducción sobre el proceso de transferencia y para inspeccionar: a. La condición de los documentos. b. Determinar el volumen.

4 4 de 10 c. Estado de la documentación. d. Determinar los recursos necesarios para concretar con éxito el proceso Producto de la reunión con el responsable o el encargado del Archivo de Gestión, el encargado del Archivo, propone un plan de trabajo (anexo 1) que debe ser aprobado por ambas partes, en el cual se indique: a. La (s) persona (s) designada (s) por la Unidad o Departamento, como responsable de que el trabajo inicie, se desarrolle y concluya de manera exitosa. b. Los recursos necesarios. c. Las fechas de visita de seguimiento mensual de parte del encargado del Archivo. d. Las tareas por cumplir con las fechas de plazo. 9.2 Preparación de los documentos a transferir al Archivo del SFE Los documentos a transferir deben estar: a. Debidamente clasificados y ordenados, respetando el Principio de Orden Original. b. Contenidos en unidades de conservación adecuadas, que garanticen su preservación e identificación. c. Estar identificados en cuanto a asunto, fechas y cantidad La Unidad o Departamento es la encargada de ejecutar el trabajo de preparación de los documentos a transferir con la coordinación del Archivo, a saber: a. Separar los documentos duplicados. Conservar los originales y sus copias cuando no hay originales. b. Sacar el exceso de los elementos corrosivos del papel como, clips, ligas, prensas de carpetas ( fasteners ), etc. Dejar sólo lo estrictamente necesario para mantener unida una unidad documental, por ejemplo: una grapa. c. Pasar a carpetas los documentos colocados en los cartapacios, portafolios o ampos, rotular las carpetas y numerarlas de manera consecutiva: 1, 2,3. d. Colocar los documentos en cajas e identificarlas de manera consecutiva: 1, 2,3.... Elaborar el instrumento descriptivo Lista de Remisión F-01-DAF-SG-PO-11 Completando los siguientes elementos:

5 5 de 10 Departamento: Nombre del Departamento de acuerdo al decreto MAG. Unidad: Nombre de la Unidad de acuerdo al decreto MAG. Serie: Nombre de la Serie documental a transferir. Realizado por: Nombre de la (s) persona (s) que elabora (n) la Lista. Fecha: Se anota la fecha del día en que se termina de elaborar la Lista. N de orden: Anotar un número en orden consecutivo a partir del 1 (1, 2, 3, 4, 5 ). Corresponde a cada unidad documental o carpeta que se va incluyendo en la Lista de Remisión. El número de orden de la unidad documental debe coincidir con el número de orden en la Lista de Remisión. También éste número puede coincidir con el número consecutivo de la caja. Contenido: Redactar un breve resumen de la información de cada unidad documental. Iniciar siempre con el nombre del tipo documental (acta, informe, contrato, cartas, correspondencia, presupuesto, acuerdo, decreto, ley, etc.). En caso de que los documentos contengan código o rangos numéricos se debe de indicar cuáles son. Fechas extremas: El formato es AÑO-MES-DIA, separado por guiones (-). Cuando el documento no tiene fecha se escribe sin fecha. Volumen: Es la cantidad de cajas de archivo, empastes, o metros lineales totales que constituye la remisión. Entregado por: Nombre del funcionario que entrega la documentación. Recibido provisional: Nombre del funcionario quien recibe de manera provisional los documentos. Los siguientes elementos, serán completados por el Archivo, a saber: V.B del Encargado: Una vez que se ha confrontado lo indicado en la Lista con el contenido de las cajas, el encargado del Archivo da el visto bueno a la Lista. N de transferencia: Es la identificación del número de transferencia al Archivo del acuerdo al Registro General de Ingreso de Documentos. Depósito: Nombre del espacio físico donde se mantendrán los documentos.

6 6 de 10 Ubicación: Número de estante y anaqueles donde permanecerán ordenados los documentos en el depósito. e. Trasladar los documentos al Archivo : suministrar el transporte y el personal para el acarreo de las cajas hasta el depósito en el Archivo. f. Conservar los documentos no transferidos, en caso de ser documentos que han perdido valor administrativo legal, solicitar la eliminación de éstos de acuerdo al procedimiento DAF-SG-PO-17 Tablas de Plazo y Solicitudes de Valoración Parcial El encargado del Archivo de acuerdo al Plan de trabajo aprobado, realiza visitas de seguimiento al trabajo de preparación de los documentos a transferir, acorde a lo siguiente: a. La visita de seguimiento es mensual con una duración de 60 a 90 minutos. b. Coordinar la participación de todas las personas involucradas en el proceso. c. Registrar de cada visita los resultados obtenidos y el avance del proceso, utilizando la plantilla GC-R-02 Control de reuniones. d. Verificar el cumplimiento de tareas definidas en el plan de trabajo. e. Atención de dudas y demás que le soliciten. f. Cotejar la información que se va indicando en la Lista de Remisión contra el contenido de las cajas donde se estén ubicando los documentos. g. Revisar los documentos que se van separando porque no van a ser transferidos. 9.3 Formalización de la transferencia El responsable del Archivo de Gestión envía una solicitud de transferencia dirigida al encargado del Archivo del SFE (anexo 2), indicando la razón de la transferencia y adjuntando la Lista de Remisión El Encargado del Archivo una vez que recibe la solicitud, se apersona en el Departamento o Unidad que solicita la transferencia para: a. Constatar lo indicado en la Lista de Remisión con el contenido de los documentos a transferir.

7 7 de 10 b. Exactitud entre la identificación de la caja y la información anotada en la Lista de Remisión. c. Exactitud entre las fechas extremas anotadas en la Lista con las de cada carpeta. d. Confirmar que los documentos cumplen con los plazos de conservación. e. Comprobar la debida clasificación y ordenación de los documentos. f. Comprobar que no falten documentos. g. Coincidencia entre el número de carpetas contenidas en las cajas con las descritas en la Lista. h. Reciprocidad entre la información reflejada en la parte externa de la caja y la Lista, en términos de nombre y número El encargado del Archivo una vez determinado que los documentos cumplen con los requisitos, acuerda con la Unidad o Departamento la fecha en que se va realizar el traslado de los documentos al depósito La Unidad o Departamento debe suministrar el transporte y el personal para el acarreo de las cajas hasta el depósito en el Archivo El encargado del Archivo devolverá como recibo a la oficina copia de la Lista de Remisión y la original la archiva en el expediente que se lleva del Departamento o Unidad El encargado del Archivo debe registrar la transferencia en el Registro General de Ingreso al depósito de documentos del Archivo.

8 8 de Anexos Anexo 1: Plantilla Plan de trabajo FECHA DAF-SG-AC-BV-NÚMERO-AÑO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad de Servicios Generales Archivo Plan de Trabajo para transferir documentos al Archivo a. De conformidad con lo establecido en la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y el procedimiento DAF-SG-PO-11 sobre la transferencia de documentos de una etapa de archivo a otra, los documentos a continuación han cumplido con el plazo de permanencia en el Archivo de Gestión del Departamento o Unidad de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos: Serie documental Fechas Volumen Estado 1 b. Para ejecutar el trabajo de preparación de los documentos a transferir, acordamos llevar a cabo las siguientes tareas: Tarea Responsable Recursos necesarios Fechas de plazo 1 Firma y sello de la Unidad o Departamento Nombre y apellidos Cargo Firma y sello de la Unidad de Archivo Nombre y apellidos Cargo cc.: Unidad de Archivo

9 9 de 10 Anexo 2: Plantilla Solicitud de transferencia Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Unidad FECHA ACRÓNIMO DE OFICINA-NÚMERO DE OFICIO-AÑO Nombre y apellidos Encargado del Archivo Unidad de Servicios Generales Departamento Administrativo y Financiero De conformidad con los artículos 59 al 63 del Reglamento a la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, solicito realizar una transferencia al Archivo de los documentos indicados en la Lista de Remisión adjunta, los cuales han cumplido con el plazo de permanencia en el Archivo de Gestión del Departamento o Unidad de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos. Firma y sello de la Unidad o Departamento NOMBRES Y APELLIDOS CARGO cc.: Archivo Adjunto: Lista de remisión

10 10 de Control de cambios: Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad Última línea-----