Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero

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1 Elaborado por: Archivista Gladys Rodríguez López Fecha: Mayo, OBJETIVO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Servicios Generales Revisado por: Jefe de SG. MBA. Azarías Ruiz Villalobos. Fecha: Junio de 13 Aprobado por: Jefe DAF. Lic. Henry Vega Vega Fecha: Junio 2014 Conformar con su debida foliación, mediante el establecimiento de los requisitos y pasos a seguir en los Departamentos y Unidades del Servicio Fitosanitario del Estado; para contar con completos como evidencia y garantía de la integridad, confiabilidad y transparencia de la gestión institucional. 2. ALCANCE Es de aplicación obligatoria en todas las unidades y departamentos del SFE, para la conformación de a procedimientos técnicos y administrativos que evidencien el cumplimiento de los objetivos y funciones del SFE. 3. PRODUCTOS Expedientes completos debidamente foliados. 4. INDICADORES Número de completos debidamente foliados. 5. CLIENTES Departamentos del SFE. Unidades del SFE. Usuarios de los servicios del SFE.

2 2 de DEFINICIONES Documento: Información producida o recibida durante el desarrollo de una actividad institucional; dotado de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar la evidencia de esa actividad. Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución técnica y administrativa, así como a las diligencias encaminadas a ejecutarla. También es conocido como Unidad Documental Compuesta porque posee varios tipos documentales relacionados con una función específica. Folio: Hoja. Foliar: Acción de numerar hojas. El número de folio va coincidir con el orden cronológico de las actuaciones que sirven de antecedente, fundamento y evidencia de las diligencias encaminadas a cumplir con una función. Foliación: Consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas o folios, de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una institución o entidad. La foliación ratifica el orden del expediente es para asegurar que contiene la totalidad de los documentos y actos administrativos que resuelven un determinado trámite o asunto, además de garantizar la integridad del mismo. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Información confidencial: Condición de la información contenida en los que se encuentran en trámite hasta su resolución. Así como aquella información con cualidad de "reservado" o "restringido" que tienen ciertos datos sobre uno mismo, por el hecho de pertenecer a la intimidad. Inclusive la información protegida por leyes específicas, por ejemplo la ley 7975 de información no divulgada.

3 3 de 13 Información pública: Toda información contenida en registros y documentos en las Unidades y Departamentos del SFE, de trámites que ya han sido concluidos o asuntos resueltos, no se encuentran protegidos por una ley específica y son de interés público. : Lo escrito o impreso en una cara. Paginar: Acción de numerar páginas o cada una de las caras de las hojas de un documento. Principio de Orden Original: Principio que establece que los documentos de archivo deberán ser conservados de acuerdo al orden que le dio la institución, organismo o área productora, esto quiere decir que esta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento. Rectificación de número de folio: Acción de corregir el número de folio erróneo, mediante el trazo de una línea oblicua sobre el número, anotando a la par el número de folio correcto y dejando constancia por escrito en el expediente. Serie documental: Son conjuntos de documentos homogéneos, repetitivos, que tienen en común: el tipo de documento es decir su presentación externa, la función y la oficina productora. Tipo documental: Es la unidad documental mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantiza su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas manila, las cajas de archivo y los empastes o tomos. Unidad Documental Simple: Constituido por un sólo tipo de documento producto de una misma función repetitiva. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos de referencia CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-08 Ley General de la Administración Pública, Ley 6227.

4 4 de 13 CÓDIGO GC-Ex-12 GC-Ex-128 GC-Ex-174 GC-PG-01 DAF-SG-P-02 F-01-DAF-SG-PO-05 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Modificación de la Ley 8220, Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Ley Ley Ley de información no divulgada. Reglamento de la Ley de información no divulgada Elaboración y aprobación de documentos del Servicio Fitosanitario del Estado Políticas para el funcionamiento de los archivos de gestión del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Hoja de control 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES Dirección Jefes de Departamento y Jefes de Unidad. Funcionarios responsables de conformar y foliar en cumplimiento de sus obligaciones. Encargado del Archivo Central 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1. Conformación de Todo Departamento y Unidad del SFE, debe abrir un expediente para cada proceso técnico y administrativo que tenga a cargo Los se abren una vez que se cuenta con todos los requisitos completos que se exigen para iniciar un proceso El funcionario responsable del proceso o quien el Jefe designe, debe conformar los dentro de un fólder, ampo, carpeta (digital) y, rotularlo en función de la serie documental, estableciendo datos que permitan identificarlo de manera única entre los demás En caso de los con información clasificada como

5 5 de 13 confidencial, el Jefe de Unidad, Departamento o Dirección asigna al funcionario responsable de la conformación y custodia del expediente de información confidencial El responsable de abrir el expediente por primera vez, debe incorporarle una Hoja de Control (F-01-DAF-SG-PO-05), donde se indica el nombre completo del funcionario o funcionarios responsables, la fecha de ingreso a cada departamento involucrado, el estado de trámite según fecha y referencia a documentos en otros soportes (documentos en digital); con el fin de contar con una bitácora del mismo. En el caso de los documentos confidenciales, hacer la referencia a su condición en dicha Hoja El responsable del expediente, debe clasificar y ordenar todos los tipos documentales relacionados con una actividad, tema o asunto en particular. Los antecedentes, diligencias realizadas y resolución final deben estar organizados en orden cronológico, es decir del más antiguo al más reciente, de acuerdo a cómo se fueron dando las acciones; para que sirva de antecedente y fundamento a la resolución técnica y administrativa de los objetivos del SFE En caso de ser asuntos particulares o confidenciales, se debe asignar un responsable de centralizar la información que se genere alrededor de un mismo asunto El responsable debe llevar el expediente en orden riguroso de presentación, por lo que conforme se va dando el proceso o trámite, debe introducir al expediente en orden cronológico, los documentos que sean recibidos de parte del Administrado o producidos por la misma oficina u otro departamento del SFE, que tienen relación y sirven de respaldo técnico-legal de las acciones realizadas en cumplimiento de un procedimiento No puede introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos firmados. En caso de realizarse alguna, debe existir una autorización escrita del funcionario autorizado o el competente para ello. Dicha autorización debe ser

6 6 de 13 archivada en el expediente dejando constancia detallada y expresa de la modificación y/o alteraciones realizadas y la justificación fundamentada de la misma En caso de encontrarse documentos doblados o arrugados, se debe proceder a desdoblarlos para evitar su deterioro En caso de que el expediente se extravíe, el Departamento o Unidad responsable tiene la obligación de reconstruir el mismo. Si en el transcurso del proceso, el expediente apareciera, se reemplaza el reconstruido Identificación de los El responsable del expediente debe indicar como mínimo la siguiente información para identificar de manera única el fólder o portafolio: a) El nombre de la oficina productora. b) Nombre de la serie documental o asunto c) Año. Donde: a) El nombre de la oficina debe indicarse tal cual está establecido en el Reglamento de Estructura Organizativa, decreto MAG; ó según la codificación de los Departamentos y ámbitos de acción (unidades y secciones) responsables del documento, aprobado por la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno. b) El nombre de la serie documental, es originado por el nombre del tipo de documento, la función y la oficina productora. En el caso de tratarse de un asunto especificar el nombre con el que es conocido. c) El año es indicar el tiempo en que se origina la información Para lograr una identificación única para los, en caso de tratarse de un proceso que cuenta con código ó por la cantidad de trámites se rige por número de

7 7 de 13 consecutivo, entonces esos datos también son requeridos en la identificación del expediente. Así como la condición del expediente cuando es confidencial. Ejemplos: ARP : Thrips palmi CFI-NT59, , Correspondencia Unidad Regional Huetar Norte, 2012 CTNBio, Expediente del Acta de reunión OR-Estudio técnico para la declaratoria de plaga Gorgojo Kapra DSFE-PCCI-Expediente de creación de la Unidad de, 2012 OR-Expediente de Registros de viveros: Nombre del vivero, número de registro DAF-SG-Expediente de vehículo NR-ARP-Informe para ARP : Nombre de la plaga DSFE Caso frijoles de China CONFIDENCIAL En caso de que el expediente sea mayor a los 5 cm de grosor o es de más de 200 folios, se deberá dividir en tantos tomos como sea necesario, utilizando para cada tomo un fólder, carpeta manila o portafolio, en el que se indique el número de tomo que le corresponda. Ejemplo: DAF-SG-Archivo Central Recibos de dinero: Fotocopias, Tomo 1 de 2. DAF-SG-Archivo Central Recibos de dinero: Fotocopias, Tomo 2 de 2. Donde: DAF es el nombre del Departamento. SG es el nombre de la Unidad. Archivo Central es la Unidad funcional de la Unidad de Servicios Generales. Recibos de dinero es el nombre del tipo de documento. Fotocopias es el nombre del rubro 20.f según la lista de tarifas de servicios del SFE.

8 8 de Requisitos para foliar los documentos Revisar que la documentación está en la ubicación correcta, respectando el principio de orden original, de modo que esté de acuerdo a los trámites que dieron lugar a su producción, sin folios duplicados idénticos o en blanco Cuando el expediente excede los doscientos (200) folios, debe dividirse en función de la cantidad de los mismos, cuidando formar un solo texto. Además se debe: a) Etiquetar cada expediente indicando el número de partes o tomos en que se encuentra dividido, a cuál tomo corresponde, además de los datos en función del tipo de expediente, que permitan identificarlo de manera única entre los demás, por ejemplo: Expediente de, 1 de 3, comienza con el folio 001 al 200. Expediente de, 2 de 3, comienza con el folio 201 al 405. Expediente de, 3 de 3, comienza con el folio 406 al 605. b) Elaborar un índice de los documentos que contiene cada parte o tomo No se debe foliar con tinta de color roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas Ejecución de la foliación La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (digitalización). El funcionario debe utilizar un sello o bolígrafo azul o negro para numerar. El número de folio inicia en 001, se coloca en el margen superior derecho de la cara recta del folio, en el mismo sentido del texto, de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales, etc Se realiza del documento con fecha más antigua hacia el documento con la fecha más reciente, de manera que se inicia en la primera hoja del documento y las demás serán foliadas en forma correlativa, de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

9 9 de 13 números, según se hayan acumulado los documentos, formando un solo cuerpo. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis En el caso de que se formara más de una unidad de conservación, la foliación se ejecuta de forma tal que la segunda sea la continuación de la primera, guardando siempre el orden cronológico congruente con los procedimientos y actuaciones que se dieron a lo largo del proceso. Además, en casos especiales, se debe adjuntar al expediente un área de notas (anexo 1), que sirva de control y de referencia cruzada, donde se indique información sobre el expediente, si existen documentos separados, como el caso de los documentos confidenciales, documentos relacionados en otros soportes, etc La numeración del expediente debe seguir un orden cronológico, de manera tal que los documentos más antiguos (salvo que aparezcan adjuntos a un acto procedimental posterior) tengan la numeración más baja y viceversa. Del mismo modo, el orden debe ser ascendente, de forma tal que al abrir el expediente aparezca el folio con la numeración más baja y no a la inversa Los traslados de documentos u hojas de ruta ó trámite, que estén numeradas, fechadas y contengan disposiciones debidamente firmadas por los funcionarios competentes tendrán el número de folio que les corresponde Los planos, mapas, dibujos, folletos, boletines, periódicos, revistas, documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, fotografías, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia en el área de notas (F-01-DAF-SG-PO-05) En caso de unidades de conservación (copiadores, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, se respeta la

10 10 de 13 numeración sin necesidad de refoliar a mano. Se debe registrar en el área de notas del expediente, la cantidad de folios que contiene Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación para formar un solo cuerpo En caso de errores en la foliación Si se coloca un número de folio erróneo, se debe rectificar trazando una línea oblicua sobre el número de folio incorrecto, colocar el número correcto a la par y dejar constancia mediante un oficio que se conserva en el expediente (anexo 1) En caso de los foliados que contenían documentos que fueron reubicados, por consiguiente alteran el orden de los folios del expediente del que fueron extraídos como al que corresponden: a) Realizar la rectificación de los números de folio utilizando la plantilla del anexo 1, se ubica al inicio de cada expediente. b) Trazar una raya oblicua sobre el número y anotar cerca el número de folio correcto Cuando los errores en la foliación se detecten en procedentes de otras instituciones, ajenas al SFE: a) Si a discreción de la Unidad receptora es un expediente de una condición especial, de prioridad o de urgencia, deberá hacerse responsable de la rectificación de número de folio (anexo 2) y comunicarlo a la jefatura de la oficina que incumple. b) La oficina receptora, agregará al final del documento o expediente una constancia (anexo 3), señalando los errores detectados en la foliación, el funcionario quien detectó el error incluirá la fecha, su nombre, apellidos y el cargo. Esta constancia será foliada con el número que le corresponde y se continuará el proceso. El número

11 11 de 13 que le corresponde a la constancia, es el consecutivo correcto, detectado al corroborar el número de folios real recibido. c) En caso contrario, mediante una nota se comunica la devolución del documento o expediente a la entidad de origen para que regularice su foliación (Anexo 2) En caso de recibirse sin foliar Cuando se requieran provenientes de otras instituciones no se deben recibir si no vienen debidamente foliados Si a discreción de la Unidad receptora es un expediente de una condición especial, de prioridad o de urgencia, dicha Unidad deberá hacerse responsable de foliar el expediente recibido La oficina receptora, agregará al final del documento o expediente una constancia, 10. Anexos señalando que se recibió sin foliar y que se procedió a realizarlo (anexo 3). Anexo 1: Rectificación de números de folio Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento FECHA ACRÓNIMO DE OFICINA-NUMERO DE OFICIO-AÑO El que suscribe hace constar: El Expediente de, de fecha, asunto ; ha sido observado, detectándose error en la foliación de al. Se procedió a rectificar los números de folio siguientes: Firma y sello de la Unidad o Departamento NOMBRES Y APELLIDOS CARGO cc.: Archivo

12 12 de 13 Anexo 2: Devolución de sin foliar, procedentes de otras oficinas. Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Unidad FECHA ACRÓNIMO DE OFICINA-NÚMERO DE OFICIO-AÑO Jefatura de la Unidad u Oficina remitente Nombre de la Unidad u Oficina remitente Nombre de la Institución remitente El Expediente de, de fecha, asunto ; remitido por su oficina, ha sido observado, detectándose que no viene debidamente foliado, por lo que se devuelve el documento o expediente para que realice la foliación debida, con el fin de poder continuar con el proceso. Firma y sello de la Unidad o Departamento NOMBRES Y APELLIDOS CARGO cc.: Archivo Anexo 3: Constancia de foliación de procedentes de otras oficinas. Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Unidad FECHA ACRÓNIMO DE OFICINA-NÚMERO DE OFICIO-AÑO Jefatura de la Unidad u Oficina remitente Nombre de la Unidad u Oficina remitente Nombre de la Institución remitente El Expediente de, de fecha, asunto ; remitido por su oficina, ha sido recibido sin foliar, por motivo Se procedió a foliarlo y a continuar con el proceso. Firma y sello de la Unidad o Departamento NOMBRES Y APELLIDOS CARGO cc.: Archivo

13 13 de Control de cambios: Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad Última línea-----

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