Anexo RESOLUCIÓN AI DEL 25 DE ABRIL DE 2011

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1 Anexo RESOLUCIÓN AI DEL 25 DE ABRIL DE 2011 Lineamientos para la legalización de libros de actas del Directorio Legislativo que lleva la Dirección Ejecutiva AUDITORÍA INTERNA ASAMBLEA LEGISLATIVA El Auditor Interno en uso de la facultad que le confieren los artículos 23 de la Ley General de Control Interno y 25 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, para organizar y disponer del funcionamiento de este órgano fiscalizador, así como definir, establecer y mantener actualizadas las metodologías de trabajo, procedimientos, prácticas y demás guías requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias y, Considerando que: 1º- El artículo 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno, establece a la Auditoría Interna la competencia de autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. 2º- Las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República mediante Resolución R-DC , publicada en La Gaceta N 28 del miércoles 10 de febrero de 2010, en la norma Servicios de la auditoría interna, establece como parte de estos los servicios preventivos relativos a la autorización de libros. 3º- El artículo 60 del Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, establece los servicios de autorización de libros, como servicios preventivos que presta la Auditoría Interna con fundamento en las disposiciones indicadas en los considerandos anteriores, que consisten en autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deba llevar la Asamblea Legislativa y otros que, a criterio del Auditor Interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno; cerrar esos libros mediante razón de cierre, ambas firmadas por el responsable designado por el Auditor Interno; y fiscalizar la efectividad de su manejo, autorización y control. Asimismo, en lo de interés, dicho Reglamento establece que estos procesos se realizan de conformidad con los procedimientos que el Auditor Interno defina al respecto. 4º- El punto IV de la Resolución citada deroga el Manual sobre normas técnicas que deben observar las unidades de auditoría interna en la legalización de libros, publicado en el Alcance Nº 7 a La Gaceta Nº 24 del 2 de febrero de 1996, indicado en el considerando inmediato anterior. 5º- Ante la derogatoria del Manual mencionado, se requiere disponer de lineamientos que guíen y orienten el proceso de legalización de libros en la Asamblea Legislativa. 1

2 6º- La norma 2.5 Políticas y procedimientos de las precitadas Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, instituye como parte del desempeño del auditor interno: establecer y velar por la aplicación de la normativa interna, fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar la actividad de auditoría interna en la prestación de los diferentes servicios. Dicho enunciado involucra la elaboración de lineamientos, como guías orientadas a sistematizar métodos de trabajo para realizar los servicios de auditoría, en este caso los preventivos de autorización de libros. Por tanto, RESUELVE: I. Aprobar y promulgar los siguientes Lineamientos para la legalización de libros de actas del Directorio Legislativo que lleva la Dirección Ejecutiva. II. Disponer de los Lineamientos para la legalización de libros de actas del Directorio Legislativo en el archivo permanente del Sistema Audinet y en el apartado perteneciente a la Auditoría dentro de la opción de INTRANET, incluida en el Portal Legislativo. III. Comunicar que los Lineamientos para la legalización de libros de actas del Directorio Legislativo que lleva la Dirección Ejecutiva, aprobados y promulgados mediante la presente resolución, entrarán a regir a partir del 25 de abril de Lineamientos para la legalización de libros de actas del Directorio Legislativo que lleva la Dirección Ejecutiva 1. La Auditoría Interna autorizará mediante razón de apertura los libros de actas del Directorio Legislativo que lleva la Dirección Ejecutiva, lo que contribuirá con el fortalecimiento del sistema de control interno relativo a esa gestión. 2. Las hojas blancas sueltas a autorizar, sujetas a posterior encuadernación, se deben presentar a la Auditoría en grupos de 500 folios, en buen estado, numeradas en forma consecutiva e impreso el logotipo o nombre de la institución en cada uno de ellos. Para efectos de facilitar su manipulación y control, dicha numeración debe aparecer en el extremo superior derecho de la hoja y el logotipo o nombre de la institución en la parte superior. 3. La Dirección Ejecutiva debe presentar a la Auditoría Interna una nota de solicitud de legalización y adjuntar las hojas sueltas respectivas. En dicho oficio, se debe indicar el libro que se trata, el período al que corresponde y el número de los folios que se adjuntan. Asimismo, se debe hacer constar en ese oficio que se llevó a cabo, con resultados satisfactorios, la revisión de los siguientes aspectos: a) Los folios se encuentran en buen estado. b) Cada una de las hojas está numerada en forma consecutiva y tiene impreso el nombre o logotipo de la Institución. c) Con excepción de lo indicado en el punto b) anterior, las hojas se encuentran en blanco. 2

3 4. Para procurar la consecutividad cronológica de los hechos registrados y mantener un control adecuado sobre la documentación legalizada, la Auditoría no procederá a realizar la apertura de un nuevo libro si antes no se ha llevado a cabo la razón de cierre del libro anterior. Sin embargo, considerando que las actas del Directorio Legislativo se imprimen en hojas sueltas, la Auditoría podría hacer una excepción, si ese libro se encuentra en trámite de encuadernación, por el tiempo que éste dure, que debe ser razonable, con el propósito de no entorpecer la continuidad de la gestión relativa a dichas actas. 5. La Auditoría dispondrá de tres sellos: Sello con la leyenda relativa a la razón de apertura del libro, que se estampará en el primer folio. La encargada de legalización procederá a anotar los datos requeridos en él, relativos a Número de asiento, Número de tomo, Tipo de libro, Nombre del órgano solicitante, Cantidad de folios que componen el libro, Fecha del asiento y Firma de la persona encargada de la legalización. Sello con la leyenda Auditoría Interna, que se imprimirá en cada folio del libro, para asegurar razonablemente que no se utilizarán hojas diferentes que puedan alterar la información. Sello que se utilizará para la razón de cierre del libro, el cual se estampará inmediatamente después de la última anotación, por lo que se requiere disponer de espacio suficiente. La encargada de legalización procederá a anotar los datos que en él se solicitan y que se refieren a Número de tomo que finaliza, Tipo de libro, Órgano que lo utilizó, Fecha del cierre, Firma de quien hace el cierre. 6. Una vez que el libro esté debidamente autorizado e incluidos los datos en los registros que lleva la Auditoría, la encargada de legalización de esta unidad asesora se comunicará con la funcionaria de la Dirección Ejecutiva a cargo del libro legalizado, para que procedan a su retiro. Adicionalmente, se preparará un informe sobre el proceso de legalización realizado, contentivo de las situaciones u observaciones determinadas en éste, así como, de ser procedente, las acciones correctivas que eventualmente sean requeridas. Dicho informe será comentado con los responsables de llevar las actas en la Dirección Ejecutiva. 7. Para el retiro de los folios legalizados por la Auditoría Interna, la persona, previamente autorizada a quien le corresponde realizar esa diligencia, deberá completar con su nombre, firma y fecha, la boleta denominada Comprobante para recibo y entrega de libros, la cual se encuentra disponible en la Auditoría. 8. En caso de que los folios legalizados para las actas del período, excedan la cantidad efectivamente utilizada, se deberá realizar la anulación de los folios sobrantes en el libro, previo a presentarlo a la Auditoría para su cierre, guardando espacio suficiente para que ésta estampe el sello de cierre. 9. La persona de la Dirección Ejecutiva encargada de llevar el libro de actas, deberá velar de que las hojas que se inutilicen o anulen, por errores de impresión o sobrantes al final del período, etc., continúen figurando en el lugar que les corresponde, con el propósito de no alterar el orden de los folios. En caso de que la Auditoría Interna determine alguna situación inconveniente al respecto, deberá informarse sobre las razones por las que esta se dio y, de considerarlo necesario, recomendar la apertura de un procedimiento que aclare lo sucedido. En estos casos, antes de efectuar el cierre, se dejará constancia en el libro de lo encontrado, debajo de lo cual se estampará el sello de la Auditoría y firmarán quienes estén a cargo de la función de legalización en esta unidad asesora y un funcionario de la Dirección Ejecutiva. 3

4 10. Previo a realizar ante la Auditoría Interna, la solicitud de cierre del libro de actas utilizado, la Dirección Ejecutiva tramitará ante el Departamento de Proveeduría la encuadernación del libro, lo que facilitará el archivo y contribuirá a fortalecer el control físico de esos documentos. 11. Una vez que la Dirección Ejecutiva disponga del libro debidamente encuadernado, debe verificar que: a) El libro y los folios se encuentren en buen estado. b) Cada una de las hojas encuadernadas esté numerada en forma consecutiva y tenga impreso el nombre o logotipo de la Institución. c) Las actas están asentadas únicamente en folios que tienen estampado el sello de la Auditoría Interna. d) El libro inicie con el folio en que la Auditoría estampó el sello de razón de apertura. e) Los folios estén completos y no se haya alterado, de cualquier manera, la encuadernación o foliación de los tomos. f) Las hojas anuladas o inutilizadas figuran en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios. g) Las actas incorporadas en el libro a cerrar se encuentren numeradas consecutivamente, estén firmadas por el Presidente, la Primera y Segunda Secretaria y se haya estampado el sello correspondiente a cada una de ellas, con el propósito de darle más formalidad a esos documentos. 12. La solicitud de cierre del libro debe plantearla la Dirección Ejecutiva a la Auditoría Interna mediante un oficio, indicando el libro de que se trata, el período al que corresponde y que se llevó a cabo, con resultados satisfactorios, la revisión de cada uno de los aspectos señalados en el punto 11) anterior. 13. Realizado el respectivo cierre e incluidos los datos en los registros que lleva la Auditoría, la encargada de legalización se comunicará con la funcionaria de la Dirección Ejecutiva a cargo del libro legalizado, para que procedan a su retiro. Adicionalmente, esta unidad asesora elaborará un informe del proceso de cierre del libro efectuado, contentivo de las situaciones u observaciones determinadas en éste, así como, de considerarse necesario, las acciones correctivas que eventualmente sean requeridas. Dicho informe será comentado con los funcionarios de la Dirección Ejecutiva, encargados de llevar las actas del Directorio Legislativo. 14. Para el retiro del libro con su razón de cierre, la persona designada previamente para realizar esa diligencia, deberá completar, con su nombre, firma y fecha, la boleta denominada Comprobante para recibo y entrega de libros, la cual se encuentra disponible en la Auditoría. 15. Los libros que se legalicen y no se retiren, se conservarán por espacio de tres meses; transcurrido ese plazo, la Auditoría Interna procederá a destruirlos. Cinco días hábiles antes del vencimiento de ese término, se le comunicará la situación al encargado del libro legalizado en la Dirección Ejecutiva. En el eventual caso de que sea reiterada la falta de retiro en tiempo de libros legalizados, la Auditoría Interna analizará las causas de que eso suceda para determinar las medidas correctivas que se ameriten. 4

5 16. En caso que se requiera realizar el cambio de tipo de libro, se hará la aclaración abajo del sello de apertura inicial y se estampará un nuevo sello de apertura. Este trámite se hará solo una vez y se considera como una nueva legalización. El cambio puede hacerse si el libro no se ha iniciado, o si se ha iniciado con información que corresponde plenamente al tipo de libro para el que se solicita el cambio. 17. Para realizar la apertura de libros, que eventualmente corresponda reponer, en caso de robo o extravío, la Auditoría constatará que exista una denuncia ante la Instancia Judicial correspondiente y, si se trata de pérdida por incendio, que exista una certificación del Instituto Nacional de Seguros; asimismo, que se hayan realizado dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta y una en alguno de los diarios de mayor circulación nacional. Lo anterior, para verificar que ha habido una gestión administrativa tendiente a esclarecer el robo o extravío, o la ocurrencia del siniestro, que brinde una seguridad razonable de que la solicitud para legalizar nuevos libros obedece verdaderamente a un hecho excepcional. 5

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