MEXICALI, B.C. A 14 DE NOVIEMBRE DEL 2005 SD

Transcripción

1 ANSELMO RUIZ RODRÍGUEZ SUBDIRECTOR DE OBRAS ARTURO VENEGAS JACOBO SUBDIRECTOR DE AGUA Y SANEAMIENTO HERON VERA VILLALOBOS SUBDIRECTOR COMERCIAL JULIO C. MEZA AGRAMONT JEFE DE LA UNIDAD DE PLANEACION VICTOR MANUEL CAMPOS CAMPOS JEFE DE LA UNIDAD JURÍDICA J. JESÚS SANTIBÁÑEZ PLATA JEFE DE LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA P R E S E N T E.- MEXICALI, B.C. A 14 DE NOVIEMBRE DEL 2005 SD Mediante el presente les informamos las modificaciones realizadas en la normatividad a la que se deberán apegar al solicitar recursos monetarios para el ejercicio de viáticos y gastos de viaje por comisiones oficiales de trabajo, lo cual tiene el propósito de simplificar los procedimientos de registro y control interno que identifiquen el uso y destino de los mismos, cuyo cambio fundamental consiste en que el monto autorizado para consumo alimentos de acuerdo a la tarifa que prevalezca vigente en su momento, sea sustituido por el concepto de viáticos no sujetos a comprobación. Sin otro particular por el momento, me despido de usted. A T E N T A M E N T E OSCAR AMAYA RABAGO SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO C.C.P. EFRAIN MUÑOZ MARTIN.- DIRECTOR GENERAL C.C.P. EXPEDIENTE C.C.P. ARCHIVO

2 Con el propósito de atender los requerimientos de recursos financieros necesarios para que el personal desarrolle las actividades que se originan en viajes por comisiones oficiales de trabajo que presenten las distintas áreas de la Comisión Estatal de Servicios Públicos de Mexicali, motivó a que se enuncien los lineamientos para normar las erogaciones que sobre éste concepto se realicen, toda vez que la planeación presupuestal debe lograr la asignación de recursos de acuerdo a las acciones a realizar en cada una de las áreas, basándose en criterios que con lleve al logro de la optimización en el uso adecuado de los recursos financieros, con la finalidad de orientarlos hacia proyectos de alta rentabilidad social. LINEAMIENTOS PARA VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE POR COMISIONES OFICIALES DE TRABAJO. Para los efectos de estos lineamientos se entiende por viático: la cantidad de dinero que para alimentos se otorga a una persona para realizar un viaje con motivo de su trabajo, y por gasto de viaje: cantidad de dinero que por concepto de hospedaje, peajes y pasajes se le otorga a una persona para solventar los gastos inherentes a su estancia y traslado originados por el viaje. 1.- El trámite de solicitud de recursos para realizar la comisión asignada se efectuará ante la Oficina de Egresos para la elaboración y entrega del cheque correspondiente, para lo cual se deberá presentar ante ésta oficina los documentos que a continuación se enuncian. a) FORMATO DE COMISION OFICIAL DE TRABAJO (sustituye al oficio de comisión) Se anexa estructura del formato debiéndose llenar todos los campos con la información solicitada. Deberá utilizarse un formato de comisión oficial de trabajo para cada empleado o en su defecto se indique en forma individual a cada uno de los empleados que integraran la comisión. El formato se puede localizar en f:\usr\gastos de viaje\formato de comisión de trabajo. El oficio de comisión deberá contener la firma de autorización del Subdirector correspondiente de acuerdo al área de adscripción del empleado que es comisionado o en su caso la del director general para los jefes de las unidades dependientes de la propia dirección así como para los subdirectores del organismo.

3 b) SOLICITUD PRESUPUESTAL Se deberá elaborar a través del Sistema de Control Presupuestal la solicitud presupuestal de gastos por comprobar, en la cual se detallarán las partidas a afectar que correspondan de acuerdo a la información que presente el oficio de comisión relativo al viaje, integrando los montos de cada partida de acuerdo a lo establecido en la tarifa diaria de gastos de viaje según el nivel y destino que se encuentre vigente. 2.- Los recursos que el organismo autorice para efectuar erogaciones motivados por un viaje que realice el empleado por comisión asignada a lugar distinto de su área de trabajo, serán parcialmente comprobables de acuerdo con lo siguiente: NO SE DEBERAN COMPROBAR (viático): - Alimentación (El monto sujeto a límites según tarifa descrita en el punto 6). SE DEBERAN COMPROBAR (gasto de viaje): - Hospedaje (El monto sujeto a límites según tarifa descrita en el punto 6) - Peajes (El monto de acuerdo al costo de las cuotas vigentes por la utilización del servicio) - Pasajes (El monto de acuerdo al costo en la tarifa vigente por la utilización del servicio) 3.- En ningún caso se dará trámite a solicitudes que indiquen montos superiores a los indicados en la tarifa diaria de viáticos y gastos de viaje según nivel y destino que excedan al señalado como monto máximo. 4.- La solicitud presupuestal deberá estar autorizada por el Jefe del Departamento en que se encuentra asignado el empleado y por el subdirector del área correspondiente, adicionándole la firma de autorización del gasto por parte de la Unidad de Planeación. 5.- Todo empleado que sea comisionado con destino fuera del estado de Baja California, ya sea, dentro del territorio nacional o al extranjero, la solicitud presupuestal deberá contener la firma del director general del organismo autorizando dicha comisión. 6.- En la solicitud presupuestal se deberá indicar el importe requerido para gastos de alimentación y hospedaje el cual se deberá establecer de acuerdo a los montos máximos que se detallan en la siguiente tarifa, tomado en consideración la categoría del empleado, lugar del destino y duración de la comisión a desempeñar.

4 TARIFA DIARIA DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE SEGUN NIVEL Y DESTINO NIVEL DESTINO MONTO MAXIMO POR DIA (M.N.) 1 AL 17 DENTRO DEL ESTADO Alimentación $ Hospedaje OTROS ESTADOS Alimentación $ Hospedaje EXTRANJERO 18 al 19 DENTRO DEL ESTADO Alimentación $ Hospedaje 1, OTROS ESTADOS Alimentación $ Hospedaje 1, EXTRANJERO 20 DENTRO DEL ESTADO OTROS ESTADOS EXTRANJERO 7.- El tramite de solicitud de viáticos y gastos de viaje deberá presentarse ante la Oficina de Egresos cuando menos con 24 horas de anticipación a la fecha de la partida del personal comisionado. 8.- En caso de que los gastos de hospedaje originados por la comisión asignada excedan a los límites de los montos autorizados no serán reembolsables dichas diferencias.

5 9.- En caso de que existan sobrantes de los montos entregados para efectuar los gastos viaje, en relación las partidas de hospedaje, peajes y pasajes, estos deberán ser depositados a favor del organismo en la cuenta bancaria que se le indique a través de la Oficina de Egresos en un término máximo de 3 días después de concluida la comisión La autorización de viáticos o gastos de viaje por montos menores al señalado como máximo de acuerdo a la tarifa vigente, se realizará a criterio del superior jerárquico en función del destino y la duración de la comisión a desempeñar 11.- En ningún caso procederá el pago de viáticos ó gastos de viaje por comisiones de trabajo a desarrollar dentro del perímetro que corresponda al municipio de adscripción laboral o que en total, implique un desplazamiento menor a 40 kilómetros Cuando para el traslado en comisión de trabajo se requiera boleto de avión, deberá tramitarse por separado la solicitud presupuestal La Oficina de Egresos elaborará un cheque nominativo para cada una de las personas comisionadas, por lo cual serán responsables de su buen uso con apego al cumplimiento de la normatividad establecida para estos casos Cada empleado en forma personal pasara a recoger el cheque emitido a su favor a la Oficina de Egresos, en caso de encontrarse imposibilitado de realizar esta acción, deberá emitir carta poder a favor de un tercero para que éste acuda a la oficina en mención para recoger el cheque correspondiente debiendo cumplir con lo siguiente: Presentar original de la carta poder que lo faculta para recoger el cheque. Identificación del beneficiario del cheque que muestre la firma para su cotejo. Identificación propia de la persona que solicita el cheque para su cotejo Las facturas que se presenten a efecto de comprobación de gastos deberán reunir los requisitos fiscales que se establecen en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación de acuerdo con la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. - Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien la expide. - Folio impreso. - Lugar y fecha de expedición. - Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien lo expide. - Descripción del servicio prestado o artículo adquirido.

6 - Valor unitario expresado en número, e importe total expresado en número y letra, así como el monto del impuesto al valor agregado ( IVA) que deba trasladarse. - Fecha de impresión, datos de identificación del impresor autorizado y vigencia de la factura. - Y las demás aplicables en su momento por esa ley Los gastos por comprobar no deben de incluir costos por consumo de gasolina, para lo cual se solicitarán a la Subdirección Administrativa vales especiales de gasolina En ningún caso se cubrirán gastos por consumos de cigarros, bebidas de graduación alcoholicas y pago de propinas voluntarias La comprobación documental correspondiente del gasto se hará ante la Oficina de Contabilidad dentro de los siguientes diez días naturales después de terminada la comisión, para lo cual se deberá elaborar una comprobación de gastos que se emite a través del sistema de control presupuestal detallando la partida de gasto de acuerdo al concepto de cada uno de los comprobantes. En caso contrario después de transcurrido dicho plazo se procederá a descontarle al empleado vía nómina el importe no comprobado La comprobación documental se hará de acuerdo al tipo de moneda en que fueron entregados los recursos para ejercer el gasto En caso de que no se hayan solicitado con toda oportunidad los recursos necesarios para la comisión, lo que ocasiona que los empleados tengan que utilizar sus propios recursos para ejercer los gastos necesarios inherentes a la comisión a la cual fue asignado, procederá una vez concluida la comisión a solicitar el reembolso correspondiente, para estos casos igualmente se deberá apegar a la normatividad que se indica en estos lineamientos Los presentes lineamientos surtirán efecto a partir del 14 de Noviembre del 2005, dejando sin efecto la normatividad que sobre este concepto se haya emitido con anterioridad. A T E N T A M E N T E OSCAR AMAYA RABAGO SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

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