Secretaría Parlamentaria y Vinculación Ciudadana, Secretaría Jurídica y Legislativa y las Fracciones del H. Congreso del Estado de Chihuahua.

Transcripción

1 Página 1 de 10 I. OBJETIVO Regular oportunamente la asignación de viáticos locales, nacionales e internacionales al personal del H. Congreso del Estado acorde a las políticas establecidas, manteniendo un control de las erogaciones realizadas. II. ALCANCE El procedimiento se aplica a la totalidad de los Diputados y al personal de la Secretaría de Servicios Administrativos, Secretaría Parlamentaria y Vinculación Ciudadana, Secretaría Jurídica y Legislativa y las Fracciones del H. Congreso del Estado de Chihuahua. III. POLÍTICAS 1. La Dirección de Finanzas y Contabilidad, será responsable de definir los procedimientos administrativos de viáticos para su operación, registro y control. 2. El personal del H. Congreso del Estado que sea comisionado tendrá derecho al otorgamiento de viáticos de conformidad con la Norma de Viáticos, autorizada por la Secretaría de Servicios Administrativos del H. Congreso del Estado. 3. Las Fracciones Parlamentarias, las Secretarías y Presidencia del H. Congreso del Estado de Chihuahua deberán solicitar los viáticos cuando así lo requieran, por medio del formato autorizado FR 01/02/03/01 a excepción de la Fracción del PAN deberá solicitar los viáticos por medio del FR 01/02/03/02 y la Fracción del PRI por medio del FR 01/02/03/ Los Diputados, las Fracciones Parlamentarias, Presidencia y Titulares de las Secretarías tienen con un Presupuesto Anual Calendarizado RE 01/02/01/01 de viáticos autorizado para ejercerlo en función propia de su encargo. 5. Para el otorgamiento de viáticos, es requisito indispensable que el área solicitante tenga disponibilidad de la partida de viáticos. 6. Las áreas solicitantes deberán efectuar la solicitud de viáticos FR 01/02/03/01, FR 01/02/03/02 o FR 01/02/03/03 ante la Dirección de Finanzas y Contabilidad y el trámite correspondiente de pago no excederá de tres días hábiles, después de la fecha de recepción en la Dirección de Finanzas y Contabilidad. 7. Los Diputados en el ámbito de sus atribuciones, podrá solicitar para pago la cantidad que ellos requieran para gastos de viáticos, sin necesidad de hacer el cálculo por medio de la Norma de Viáticos en los apéndices 1,2 y Se deben otorgar viáticos exclusivamente por los días estrictamente necesarios para que el personal desempeñe la comisión conferida, apegándose a la zonificación y la Norma de Viáticos. 9. Las comisiones locales, nacionales o internacionales deben de estar relacionadas con las actividades que realiza el servidor público comisionado. 10. Para el otorgamiento de pasajes, de conformidad con la comisión asignada, se deben de tomar en cuenta los medios de transporte y la distancia por recorrer al lugar de destino, las rutas más cortas para el desplazamiento, y las líneas que ofrezcan un mejor y más rápido servicio. 11. El cálculo para el combustible cuando es un vehículo particular o vehículo oficial de acuerdo a la Norma de Viáticos se determinará de la siguiente manera: a. Cuando el vehículo sea de cuatro cilindros, se divide los kms. por recorrer entre 10 y el resultado se multiplica por el precio por litro del combustible. b. Cuando el vehículo sea de seis u ocho cilindros, se divide los kms. por recorrer entre 5 y el resultado se multiplica por el precio por litro del combustible.

2 Página 2 de Para el personal que se autorice una comisión a fuera del Estado de Chihuahua, pero en territorio Nacional se le deben asignar viáticos, conforme a la tarifa del Apéndice 2 de acuerdo a la Norma de Viáticos. 13. Para el personal que se autorice una comisión a fuera del Estado de Chihuahua, pero en territorio Internacional se le deben asignar viáticos, conforme a la tarifa del Apéndice 3 de acuerdo a la Norma de Viáticos. 14. Tratándose de comisiones que comprendan la estancia en distintas poblaciones, entidades federativas o países, la cuota que se asigne es la que marque la tarifa de la Norma de Viáticos, correspondiente a cada una de ellas, de acuerdo al número de días de permanencia en cada lugar. 15. En los casos en que coincida la estancia en dos o más localidades o países en un mismo día, se aplica la tarifa de acuerdo a la Norma de Viáticos de la localidad o país en que se pernocte. 16. Establecer parámetros ros de comprobación hacia los Diputados y el personal del H. Congreso del Estado, por medio de porcentajes de acuerdo al importe otorgado, autorizado por el Comité de Administración del H. Congreso del Estado. 17. Obtener la firma del comisionado en el recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02, para realizar el mismo día la transferencia bancaria, después de la firma de conformidad. 18. El recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02,, será firmado únicamente por el comisionado y/o por la persona autorizada. 19. Las personas comisionadas deberán entregar la comprobación de viáticos en la Oficina de Finanzas, por medio del formato de Informe de Actividades FR 01/02/03/04 y una copia del recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02 con las facturas o comprobantes de gastos. 20. Para que el Procedimiento de Otorgamiento de Viáticos PR 01/02/03 se desarrolle correctamente, se requiere de dos personas como mínimo un Jefe de División y un auxiliar administrativo, de acuerdo al Profesiograma PF 01/00/01, un sistema contable, equipo de cómputo, Internet y materiales de oficina 21. La División de Nóminas y Viáticos deberá informar a la Oficina de Finanzas los pagos a efectuarse por concepto de viáticos, después de las 13:00hrs del día en curso, para la disponibilidad del recurso financiero. 22. El Encargado de Control Vehicular de la Dirección de Adquisiciones y Servicios deberá informar a la División de Nóminas y Viáticos, cuando otorgue un vehículo oficial para pasajes locales, nacionales e internacionales, para su adecuado cálculo de viáticos oportuno y en caso de que un vehículo oficial no tuviese sistema IAVE, el Encargado de Coordinación Vehicular de la Dirección de Adquisiciones y Servicios, deberá informar a la División de Nóminas y Viáticos, para que incluya el costo de las casetas en los viáticos. 23. De acuerdo a la Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Chihuahua, la documentación se conservara por 6 años por el auxiliar de contabilidad idad a cargo del archivo muerto, así mismo por medio electrónico permanecen respaldados en el equipo de cómputo a cargo de la División de Nóminas y Viáticos y/o el Departamento de Tecnología de la Información. 24. El procedimiento de otorgamiento de viáticos PR 01/02/03 está regulado por la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua art. 73, en donde se especifica la obligación del pago de las erogaciones del H. Congreso del Estado 25. Los cheques deberán ser firmados por las personas autorizadas ante las Instituciones bancarias correspondientes, debiendo firmar mancomunadamente.

3 Página 3 de 10 IV. DIAGRAMA DEL PROCESO

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5 Página 5 de 10 V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ÁREA RESPONSABLE División Nóminas y Viáticos No. DE ACTIVIDAD 1 Área Solicitante 2 División de Nóminas y Viáticos 3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Recibe solicitud de viáticos FR 01/02/03/01, FR 01/02/03/02 o FR 01/02/03/03 autorizada por el para efectuar revisión de datos en el Informe Dinámico de Viáticos RE 01/02/03/01 en el Sistema Integral Administrativo. El trámite es correcto? Si esta incorrecta pasa a la actividad 2 y si esta correcta pasa a la actividad 3. Si no está correcta la solicitud de viáticos FR 01/02/03/01, FR 01/02/03/02 o FR 01/02/03/03, el área solicitante la recibe cancelada, por parte del Área de Nómina y Viáticos. Si la solicitud de viáticos FR 01/02/03/01, FR 01/02/03/02 o FR 01/02/03/03 es correcta, se verifica el medio de transporte; los cuales pueden ser avión, vehículo oficial asignado, transporte público o vehículo particular. Registra en el Sistema Integral Administrativo, el nombre del comisionado, solicitante, cuenta de afectación ción contable, los días de salida, motivo de la comisión. Si el medio de transporte es por medio de avión, este es comprado en una agencia de viajes y se registra en el Sistema Integral Administrativo, los datos del boleto de avión y el costo del mismo. Si el medio de transporte es vehículo oficial el combustible se otorgara de la siguiente manera: a) Cuando el vehículo sea de 4 cilindros, se divide los kms. por recorrer entre 10 y el resultado se multiplica por el precio del combustible b) Cuando el vehículo sea de 6 u 8 cilindros, se divide los kms. por recorrer entre 5 y el resultado se multiplica por el precio del combustible, registrando en el Sistema Integral Administrativo, el vehículo que se utiliza y el costo del pasaje. Si es el medio de transporte es vehículo particular el combustible se otorgará de la siguiente manera: a) Cuando el vehículo sea de 4 cilindros, se divide los kms por recorrer entre 10 y el resultado se multiplica por el precio del combustible. b) Cuando el vehículo sea de 6 u 8 cilindros, se divide los kms. por recorrer entre 5 y el resultado se multiplica por el precio del combustible. El costo de las casetas se pagará de acuerdo al apéndice 1, registrando en el Sistema Integral Administrativo, el vehículo que utiliza vehículo particular y el costo del combustible y casetas dentro del concepto de pasaje. Si el medio de transporte es público se investigaran los costos del mismo, vía Internet o telefónicamente, registrando en el Sistema Integral Administrativo. Se calcula los viáticos por concepto de alimentación y hospedaje considerando la Norma de Viáticos, registrándolo en el Sistema Integral Administrativo. Se registra si el solicitante tiene la obligación de comprobar de acuerdo a los parámetros establecidos por el Comité de Administración y la forma en que se van a pagar los viáticos, los cuales pueden ser por medio de transferencia bancaria o ch. La forma de pago es por transferencia Bancaria? Si es afirmativo pasa a la actividad 4 y si es negativo pasa a la actividad 9.

6 Página 6 de 10 ÁREA RESPONSABLE Auxiliar Administrativo No. DE ACTIVIDAD Área Solicitante 5 Auxiliar Administrativo Oficina de Finanzas Auxiliar Administrativo División de Contabilidad 9 Dirección de Finanzas y Contabilidad Secretaría de Servicios Administrativos Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal Dirección de Finanzas y Contabilidad Secretaria de la Dirección de Finanzas y Contabilidad Si la forma de pago de los viáticos es vía transferencia bancaria, se turna al auxiliar administrativo, la cual recaba la firma del comisionado e informa por medio de la entrega del recibo de viáticos RE 01/02/03/02,, el importe asignado para su gasto, la cantidad a comprobar, la fecha límite de comprobación, el número de cuenta bancaria en la cual será depositado el total de los viáticos. Firma el recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02 y lo entrega al auxiliar administrativo. Recibe el recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02 y realiza la transferencia bancaria e imprime el comprobante bancario. 7 Recibe comprobante bancario de la transferencia de los viáticos depositados Recibe cuando el viático fue depositado el RE 01/02/03/02 firmado por el comisionado a viáticos, la transferencia bancaria y si la forma de pago de viáticos es con cheque recibe el recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02, para su afectación presupuestal y lo envía a la División de Contabilidad para su trámite. La forma de pago es con cheque? Si es afirmativo la forma de pago en cheque recibe del auxiliar administrativo, el recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02,, la solicitud de viáticos FR 01/02/03/01, FR 01/02/03/02 o FR 01/02/03/03 autorizada, para elaborar el cheque e imprimir la póliza de egresos RE 01/02/05/01,, anexando la información antes mencionada. Pero si es negativo y la forma de pago fue transferencia bancaria recibe los comprobantes de depósito del acuerdo al Banco, el recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02 firmado por el comisionado, la solicitud de viáticos FR 01/02/03/01, FR 01/02/03/02 o FR 01/02/03/03 autorizada, elaborando e imprimiendo la póliza de egresos RE 01/02/05/01,, anexando la información antes mencionada. Recibe cheque de viáticos revisa y firma cheque y lo turna a la Secretaría de Servicios Administrativos. Firma Titular de la Secretaria de Servicios Administrativos? Si es afirmativo el Titular de la Secretaria de Servicios Administrativos, recibe los cheques enviados por la Dirección de Finanzas y Contabilidad, firma los cheques para la segunda firma y los envía a la Dirección de Finanzas y Contabilidad. Si es negativo el Jefe de la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal, recibe los cheques enviados por la Dirección de Finanzas y Contabilidad, firma los cheques para la segunda firma y los envía a la Dirección de Finanzas y Contabilidad 13 Recibe los cheques firmados y los turna a su Secretaria para entrega. 14 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Recibe los cheques de viáticos por medio del, para la entrega del cheque y el recibo de pasaje y viáticos RE 01/02/03/02, al área solicitante él cual tiene que firmar la póliza de egresos RE 01/02/05/01 y el recibo de viáticos y pasaje RE 01/02/03/02.

7 Página 7 de 10 ÁREA RESPONSABLE No. DE ACTIVIDAD Área solicitante 15 Oficina de Finanzas División de Nóminas y Viáticos DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Requiere comprobar viáticos? Si es negativo termina su procedimiento, pero si tiene que comprobar dicho concepto, acude a la Oficina de Finanzas para realizar la comprobación de viáticos correspondiente. Recibe la comprobación de viáticos por medio del Informe de Actividades FR 01/02/03/04 y el recibo de pasajes y viáticos RE 01/02/03/02 con sus facturas o comprobantes. Esta correcta y completa la comprobación? Si es afirmativo termina el procedimiento. Pero si esta incorrecta o incompleta, informa a la División de Nóminas y Viáticos para su descuento vía nómina. Efectúa el descuento correspondiente en la nómina, por concepto de falta de comprobación de viáticos. Fin de procedimiento. VI. GLOSARIO Comisión Oficial: Es la función o tarea conferida a los servidores públicos para que se realicen las actividades inherentes a su cargo, en un lugar distinto al centro de trabajo de su adscripción. Solicitud de Viáticos: Es el documento oficial en el que se consigna el nombre del servidor público comisionado, objetivo, funciones, temporabilidad y lugar de la comisión. Pasajes Internacionales: Son las asignaciones que se otorgan al personal en activo por concepto de transportación, cuando por el cumplimiento de sus funciones o comisiones oficiales se deban trasladar de la República Mexicana al extranjero y viceversa, o bien de una ciudad a otra en el extranjero. Pasajes Nacionales: Son las asignaciones que se otorgan al personal en activo, por concepto de transportación, cuando en el cumplimiento de sus funciones o comisiones oficiales se deban trasladar de una población distinta a la de su adscripción, fuera del estado y dentro del territorio nacional. Pasajes Locales: Son las asignaciones que se otorgan al personal activo, por concepto de transportación, cuando en el cumplimiento de sus funciones o comisiones s oficiales se deban trasladar a una población distinta a la de su adscripción, dentro del territorio estatal. Tarifa: Es la tabla que consigna los montos máximos diarios, que se otorgan por concepto de viáticos clasificados por nivel y zona. Viático: Es la asignación destinada a cubrir los gastos por hospedaje, alimentación, transporte local o cualquier otro similar a éstos, cuando el desempeño de una comisión temporal lo requiera siempre y cuando sea en un lugar distinto al de su adscripción. IAVE: es el sistema que le permitirá transitar por las autopistas país, con todas las ventajas que representa ya no tener que pagar el costo de las casetas en efectivo. Sistema Integral Administrativo: Es una herramienta administrativa para sistematizar los procesos de la Dirección de Finanzas y Contabilidad y la Dirección de Adquisiciones y Servicios, para tomar decisiones oportunas mediante la consulta ejecutiva de reportes en pantalla e impresos. Norma de viáticos: Tarifa de Viáticos Locales por Grupos Jerárquicos y Zonificación.

8 Página 8 de 10 VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Norma ISO 9001:2008 Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Chihuahua. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua Ley General de Contabilidad Gubernamental Norma de viáticos Manual de calidad Manual de organización Manual de procedimientos CÓDIGO S/C S/C S/C S/C S/C MC 01/01/01 MO 01/00/01 MA 01/01/01 VIII. CONTROL DE REGISTROS REGISTROS Informe dinámico de viáticos Solicitud de Viáticos Solicitud de Viáticos GPPAN Solicitud de Viáticos GPPRI Informe de Actividades Recibo de Pasajes y Viáticos Póliza de Egresos Presupuesto Anual Calendarizado TIEMPO MÍNIMO DE CONSERVACIÓN RESPONSABLE DE CONSERVARLO CÓDIGO 2 años División de Nóminas y Viáticos. RE 01/02/03/01 6 años División de Contabilidad FR 01/02/03/01 6 años División de Contabilidad FR 01/02/03/02 6 años División de Contabilidad FR 01/02/03/03 6 años División de Contabilidad FR 01/02/03/04 6 años División de Contabilidad RE 01/02/03/02 6 años División de Contabilidad RE 01/02/05/01 Oficina de Programación y 2 años RE 01/02/01/01 Evaluación Presupuestal

9 Página 9 de 10 IX. CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA O 23/Noviembre/2009 R1 06/Enero/2010 R2 25/Enero/2010 R3 18/Octubre/2010 R4 07/Noviembre/2011 R5 01/Enero/2012 R6 20/03/2012 R7 02/04/2014 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Documento inicial para la implementación de Sistema de Gestión de Calidad 1.- El concepto de Norma de Viáticos en el glosario. 2.- En documentos de referencia el nombre de Norma de Viáticos. 3.- Se modifican las políticas 7, 25 y 26 y se eliminó la política 2 anterior. 1.- Se elimina la política Se modifica política 21 y Se modifica la actividad 9 y En el glosario se modifica en concepto de Norma de Viáticos. 5.- En documentos de referencia se elimina el Código Fiscal de la Federación y se incluye la Ley de Presupuestos, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Chihuahua. 6.- Se elimina en control de registros la póliza de aplicación presupuestal RE 01/02/01/08 y se modifica el tiempo mínimo de conservación de 5 a 6 años de los formatos y registros existentes. 1.-Se documenta el FR 01/02/03/ Se modifican las políticas 3, 6,11,14, Se modifican las descripciones de las actividades 1,2,3, Se modifican las firmas de autorización. 5.-Se quita asterisco en el tiempo mínimo de conservación, en la sección de Control de Registros. 1.- Se modifica la política Se elimina la política 12 y la descripción de actividades 3 renglón 5, en virtud de que los vehículos oficiales no se proporcionan n con tanque de combustible lleno. 1.- Se modifican las políticas 20, 21, 22, 23 y 24 y se adiciona la política En el procedimiento se cambia el nombre de Área de Nóminas y Viáticos por División de Nominas y Viáticos, además de agregar un auxiliar administrativo. 3.- En el glosario se cambia el Sistema Integral Administrativo de acuerdo al cambia de Depto. a Dirección de Recursos Materiales 4.- En documentos de referencia se incluye la Ley General de Contabilidad Gubernamental. 5.- Cambia en firmas de autorización el nombre del titular de la Dirección de Finanzas y Contabilidad. 1.-Se cambia nombre de Dirección de Recursos Materiales por Dirección de Adquisiciones y Servicios. 2.- Se cambia código de formato en la descripción de actividades Se modifica nombre del puesto en la descripción de actividades Se modifica el formato FR 01/02/03/ Se modifica la descripción de actividades 16, las políticas 3,7 y 19 y se incluye el formato de Informe de Actividades FR 01/02/03/04.

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