Comprobación de Viáticos de Empleados ICAI

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1 Allende y Manuel Acuña s/n, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila. México, C.P Teléfonos y Fax (844) , , , DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Comprobación de Viáticos de Empleados ICAI REV /09/2014 Página 1 de 16 ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO I. Objetivo: Comprobar en tiempo y forma los recursos económicos otorgados para el desarrollo de las comisiones otorgadas a los empleados del ICAI. II. III. Alcance: Dar cumplimiento a los lineamientos y reglamentos internos del ICAI, entregando la comprobación de los recursos otorgados por concepto de viáticos La Dirección Administrativa es la responsable de la recepción de dicha comprobación y de vigilar el cumplimiento de los requisitos fiscales necesarios para su correcto procesamiento. Definiciones: Viáticos: Recursos económicos destinados a los gastos generados en el desarrollo de comisiones conferidas en cumplimiento de las funciones inherentes a dicha comisión. Comisión: Labor específica a desarrollar Comprobación: Entrega de la facturación que justifique la erogación del recurso. SIIF: Sistema Integral de Información Financiera DA: Dirección de Administración y finanzas CG: Consejo General IV. Responsables: La Dirección Administrativa y de Finanzas, y todos y cada uno de las Direcciones y departamentos involucrados en las comisiones asignadas a los empleados dependientes de las mismas. V. Referencia: Marco legal. Lineamientos internos del ICAI Ley de la Auditoria Superior del Estado de Coahuila de Zaragoza Ley de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. VI. Lineamientos: Para el procedimiento de comprobación de viáticos, se tienen como base los Lineamientos Internos del ICAI en los cuales se contienen las tarifas autorizadas, factores aplicables y bases en general VII. Desarrollo:

2 14/09/2014 Pagina 2-16 Sujeto Involucrado: Empleado viaticante 1. Entrega la comprobación (facturas, archivos electrónicos PDF y XML, ficha depósito) al Jefe de contabilidad, mediante el formato ICAI-DA-F-04 proporcionado junto al cheque. Sujeto Involucrado: Jefe de contabilidad. 1. Este recibe, y revisa que la documentación comprobatoria (facturas, archivos electrónicos PDF y XML, ficha de depósito) cumpla con los requisitos fiscales indispensables y obligatorios, así como verificar que contengan la firma o rubrica del empleado. 2. Revisa, que coincidan las fechas de la documentación con la fechas del viaje de comisión. 3. Separa los gastos por concepto y cuentas para contabilizar en sistema SIIF, para esto se siguen los siguientes pasos, en el caso de que sean únicamente facturas. 3.1* Se ingresa al módulo de SIIF, 3.2* Se ingresa el nombre del usuario y contraseña, desplegando el menú del sistema, ingresando al Ejercicio Presupuestal.

3 17/09/2014 Pagina * Dentro de proceso, se selecciona Administrar solicitudes de pago 3.4* Se abre la opción y seleccionamos Nueva

4 17/10/2014 Pagina * Se ingresan los datos de Dependencia; Justificación, Beneficiario, concepto de solicitud y descripción. Dándole guardar. 3.6* Se ingresa la información en los campos de evento específico, seleccionando la cuenta a afectar contablemente según el clasificador del gasto a criterio del contador, la clave presupuestal y el monto. Agregando los conceptos ya mencionados, esto nos genera un número de póliza de diario.

5 17/09/2014 Pagina * Cuando se contabilizan comprobaciones de gastos generados por los empleados, automáticamente el SIIF, nos emite pólizas de diario, en esta opción se selecciona el tipo de solicitud PÓLIZA DE DIARIO, en el campo de no. de solicitud se ingresa el número antes generado, nos despliega la misma en pantalla dándole enter. Aquí se tendrán que dar los estatus contables necesarios para que dicha póliza se refleje en nuestra contabilidad y estados financieros, los cuales: emitida, recibida, validada, ejercida y en contabilidad. 3.8* Se imprime dicha póliza, y archiva junto a la comprobación fiscal del empleado. Generando con esto la póliza de diario

6 4.- Una vez capturada en punto numero 3 del desarrollo. Aplica reembolso? Si o No DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 17/09/2014 Pagina En caso de aplicar reembolso del viático a favor del ICAI se realiza el descuento vía nomina o bien se contara con una ficha de depósito que se capturara de la siguiente manera: 5.1* Se ingresa el nombre del usuario y contraseña, desplegando el menú del sistema, ingresando al Ejercicio Presupuestal. 5.2* Dentro de proceso, se selecciona Administrar solicitudes de pago

7 5.3* Se abre la opción y seleccionamos Nueva DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 17/09/2014 Pagina * Se ingresan los datos de Dependencia; Evento Genérico, Beneficiario (Cuenta bancaria), concepto de solicitud y descripción. Dándole guardar.

8 17/09/2014 Pagina * Se ingresa la información en los campos de evento específico, seleccionando el evento de cancelación de gastos a comprobar, colectiva a detalle (el nombre del empleado que comprueba) y el monto de la ficha de deposito. Agregando los conceptos ya mencionados, esto nos genera un número de póliza de diario. 5.6* Cuando se contabilizan comprobaciones de gastos generados por los empleados, en este caso fichas de deposito, automáticamente el SIIF, nos emite pólizas de diario. En el campo tipo de solicitud seleccionamos PÓLIZA DE DIARIO, en el campo de no. de solicitud se ingresa el número antes generado, nos despliega la misma en pantalla dándole enter. Aquí se tendrán que dar los estatus contables necesarios para que dicha póliza se refleje en nuestra contabilidad y estados financieros, los cuales: emitida, recibida, validada, ejercida y en contabilidad.

9 17/09/2014 Pagina Una vez concluido el punto numero 5 del desarrollo aplica reembolso a favor del empleado? Si o No 7.- En caso de aplicar reembolso del viático a favor del empleado se contaría con un oficio de autorización firmado por la D.G. que se capturaría de la siguiente manera. 7.1* Se ingresa el nombre del usuario y contraseña, desplegando el menú del sistema, ingresando al Ejercicio Presupuestal. 7.2* Dentro de proceso, se selecciona Administrar solicitudes de pago

10 17/09/2014 Pagina * Nos despliega la pantalla mostrada en la que seleccionamos la opción Nueva, dando clic. 7.4* Se ingresan los datos de Dependencia; Justificación, Beneficiario, concepto de solicitud y descripción.

11 17/09/2014 Pagina * Dentro de la pestaña DETALLE se ingresa la información en los campos de: -Evento específico, seleccionando la cuenta a afectar contablemente según el clasificador del gasto, de acuerdo al giro del servicio aplicando criterios contables. -La clave presupuestal -El monto. -Agregando los conceptos ya mencionados en la solicitud Y guardando, esto nos genera una solicitud de pago 7.6* Se imprime la solicitud de pago, se archiva junto a las facturas y oficio de autorización. Generando con esto la solicitud de pago

12 17/09/2014 Pagina * Con lo anterior, nos emite un número de solicitud de pago, nos despliega la misma en pantalla dándole enter. Aquí se tendrán que dar los estatus contables siguientes: emitida, recibida, validada, ejercida, en caja, en caja confirmada; para que dicha solicitud pase al módulo de caja general para su respectiva impresión de cheque. 7.8* Una vez estando la solicitud en el estatus de EN CAJA ingresamos en el menú principal a la opción de CAJA GENERAL.

13 17/09/2014 Pagina * Dentro de caja genera, seleccionamos la opción de procesos, pagos: 7.10* Dentro de la pestaña: Todos, se selecciona la clasificación indicada, además de la cuenta bancaria de la que se generará el cheque, identificando el número de solicitud a trabajar, y seleccionando la misma.

14 17/09/2014 Pagina * Una vez seleccionada la solicitud, se selecciona la opción de generar cheque, verificando que el número de cheque en sistema coincida con el número del cheque físicamente. Todo lo anterior es para poder llevar acabo el proceso vía SIIF, En caso de no tener acceso al sistema SIIF: Sujeto Involucrado: Jefe de Contabilidad Se llena manualmente el formato ICAI-DA-F-05 con los datos del beneficiario y montos de la factura a pagar, la cual deberá de adjuntarse al formato ya mencionado como respaldo, para que en cuanto se tenga acceso al SIIF, se sigue el proceso antes mencionado de contabilización. Sujeto Involucrado: Jefe de Contabilidad: Este turna el documento ICAI-DA-F-05 a la DA, para su correspondiente revisión y firma. Sujeto Involucrado: Dirección Administrativa y de Finanzas Esta turna a la DG, quien a su vez también firma el documento ICAI-DA-F-05 y lo envía al Consejero Presidente para su revisión y firma. Sujeto Involucrado: Consejero Presidente: Este regresa el documento ICAI-DA-F-05 ya firmado a la DA, para su correspondiente pago. Sujeto Involucrado: Dirección De Administrativa y de Finanzas Esta turna a la Recepción, quien entrega el cheque al empleado.

15 Diagrama de flujo INICIO DEL PROCEDIMIENTO EL JEFE DE CONTABILIDAD RECIBE DEL EMPLEADO LA COMPROBACION FISICA (FACTURAS ARCHIVOS ELECTRONICOS PDF Y XMLY FICHA DE DEPOSITO)ANEXANDO EL FORMATO ICAI-DA-F-04 PREVIAMENTE RECIVIDO POR EL VIATICANTE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 17/09/2014 Pagina15-16 EL JEFE DE CONTABILIDAD REVISA QUE LOS DOCUMENTOS (FACTURAS ARCHIVOS ELECTRONICOS PDF Y XMLY FICHA DE REEMBOLSO A FAVOR DEL ICAI) CUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES OBLIGATORIOS NO SE SEPARAN LAS FACTURAS POR CONCEPTO Y CUENTAS PARA CONTABILIZAR EN EL SISTEMA SIIF PARA ESTO SE SIGUEN LOS SIGUIENTES PASOS NO SE AUTORIZA? REVISA COINCIDAN LAS FECHAS DE LA DOCUMENTACION CON LAS FECHAS DEL VIAJE DE COMISION APLICA REEMBOLSO A FAVOR DEL ICAI SI EN CASO DE APLICAR REEMBOLSO A FAVOR DEL ICAI SE REALIZA EL DESCUENTO VÍA NOMINA O BIEN SE CONTARA CON UNA FICHA DE DEPOSITO MISMA QUE SE CAPTURARA MEDIANTE EL SISTEMA SIIF SI SE EMITE LA POLIZA DE DIARIO MEDIANTE EL SIIF SE VERIFICA EN AUXILIARES CONTABLES QUE SE HAYA REALIZADO EN CORRECTO MOVIMIENTO A LA COMPROBACION O REEMBOLSO DEL EMPLEADO NO SE ELABORA UNA SOLICITUD DE PAGO EN EL SIIF SE RECIBE OFICIO DE AUTORIZACION POR LA D.G. APLICA REEMBOLSO A FAVOR DEL EMPLEADO SE ARCHIVA LA DOCUMENTACION ORIGINAL EN EL EXPEDIENTE MENSUAL CONTABLE SI SE TURNA EL DOCUMENTO ICAI-DA-F-05 A LA DA PARA SU CORRESPONDIENTE REVISIÓN Y FIRMA UNA VEZ FIRMADO EL DOCUMENTO ICAI-DA-F-05 POR LA DA LO TURNA A LA DG QUIEN A SU VEZ FIRMA EL DOCUMENTO Y LO ENVÍA AL CONSEJERO PRESIDENTE PARA SU REVISIÓN Y FIRMA EL CONSEJERO PRESIDENTE REGRESA EL DOCUMENTO FIRMADO A LA DA PARA SU CORRESPONDIENTE PAGO FIN DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA EL CHEQUE

16 17/09/2014 Página Instrucciones de trabajo: Sistema Integral de información Financiera (SIIF). *Las que se indican según Manual del SIIF, al cual se ingresa, al módulo indicado en el SIIF, y seleccionando la opción de ayuda?, dentro de la cual se indican los pasos específicos a seguir. (SISTEMA INTUITIVO) Formatos: Formato ICAI-DA-F-04 Fin de Procedimiento Control de Cambios. Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión /08/2011 Se modifico el procedimiento debido a que se agregaron dos medidas mas de captura las cuales son reembolso a favor del instituto y reembolso a favor del empleado. Cambio parte del desarrollo y el diagrama /10/2012 Se modifican procedimientos para dar cumplimiento a la obligación que se fundamenta en la Resolución Miscelánea Fiscal para el 2014 publicada en el Diario Oficial de la Federación. El CFF y la ley de ISR

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