MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD. USO DE LA HERRAMIENTA SAFWEB Módulo de Operaciones y Contabilidad

Transcripción

1 MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD USO DE LA HERRAMIENTA SAFWEB Módulo de Operaciones y Contabilidad

2 Antecedentes Definición Ventajas del SAF Web Estructura Módulos de SAFWeb Procesos según la Naturaleza Acceso Políticas de Creación de Usuarios Formularios Flujos de las Operaciones Ingresos Comprobante Modelo Impresión de Comprobantes Anulaciones Cierre Mensual y Anual Agenda

3 Antecedentes La Dirección Nacional de Contabilidad, introduce la Solución de Administración Financiera en Web (SAFWeb), con el objetivo de garantizar a las entidades que utilizan otras soluciones informáticas, la adecuada y eficiente gestión contable, facilitando la medición y registro oportuno de las operaciones Presupuestarias y Financieras.

4 Definición La Solución de Administración Financiera (SAF) es una Solución que las entidades utilizarán para registrar las operaciones una vez se hayan perfeccionado todos los trámites administrativos correspondientes. Este Sistema realizará la afectación contable y presupuestaria, mediante reglas predefinidas automatizando el registro de las operaciones.

5 Ventajas del SAFWeb Ambiente amigable en Web Registros Financieros y Presupuestarios integrados, parametrizados, automatizados y en línea Controles acorde a las Normas Vigentes Impresión de cheques automáticos, pagos por transferencias Solo requiere de línea de internet Proceso de cierre en fechas reales Integración Automática a SIAFPA Acceso ilimitado de usuarios sin costo de licenciamiento Integración de los Módulos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería

6 Ventajas del SAFWeb Facilidad para la integración y consolidación de la información financiera y presupuestaria por estar en línea en tiempo real. Control y ejecución presupuestaria automática. Consulta ilimitada de las operaciones registradas a los directivos.

7 Estructura SAF Web SIAFPA Oracle Aplicación Web instalada en el Ministerio de Economía y Finanzas que esta disponible para todas las entidades integradas en la red WAN Requerimiento en la Entidad PC con un browser

8 Módulos SAFWeb Administración Contabilidad Seguridad Presupuesto Tesorería Ingresos

9 Procesos según la Naturaleza Procesos Operativos: son aquellos en donde se origina un registro o una transacción. Ejemplos: Contabilidad, Ingreso, Presupuesto, Tesorería. Procesos de Apoyo: son aquellos que sirven de consulta, soporte y generación de reportes. Ejemplos: el acceso, consultas, fondos.

10 Procesos de Apoyo Consultas Son utilizadas para la generación de reportes como apoyo al análisis en las entidades. Reportes a consultar: Saldo y Movimiento Presupuestario Partida de Gasto Ingreso o corrección de partida Generación de Informes Financieros Impresión de Comprobantes

11 SAFWeb Procesos Operativos Tipos de Operación: Contratos de Obras Contratos de servicios Contratos Diversos Orden de Compra Pago de Planilla Cuenta Directa Caja Menuda Viático Ingresos

12 SAFWeb Operaciones

13 SAFWeb Operaciones Conceptos por tipo de operación: Contratos de Obras Contratos de Servicios: - Contrato de Alquiler - Contrato de Honorario - Información y Publicidad - Consultorías - Mantenimiento y Reparación - Impresión - Telecomunicaciones - Desarrollo de Aplicaciones Informáticas - Servicios Profesionales - Otros Servicios

14 SAFWeb Operaciones Contratos Diversos: - Contrato de Bienes y Consumo - Contratos Diversos Otros - Contratos de Bienes de Capital Orden de Compra: - Orden de Compra al Contado (Bienes) - Orden de Compra al Contado (Servicios) - Orden de Compra al Contado (Bienes de Capital) - Orden de Compra al Crédito - Orden de Compra al Crédito (Bienes de Capital)

15 SAFWeb Operaciones Pago de Planilla: - Pago de Planilla - Pago de la Cuota Obrero Patronal - Pago de retenciones a favor de terceros Cuenta Directa: - Subsidio de Vigencia Expiradas - Agua - Luz - Aseo - Telefonía - Gastos de Campo - Transferencias Corriente - Subsidio

16 SAFWeb Operaciones Caja Menuda: - Apertura de caja menuda - Rembolso de la caja menuda - Incremento Viático

17 Políticas en el Manejo de Usuarios Todo usuario que requiera de una creación, modificación, eliminación de usuario o reinicio de contraseña deberá cumplir los siguientes requerimientos: Tener una cuenta de correo electrónico de la entidad, ya que toda la comunicación se hará vía correo electrónico institucional únicamente. No se aceptará ninguna documentación en físico. Para la creación, eliminación y activación de usuarios los formularios se enviarán al correo dncs.solicitudes@mef.gob.pa

18 Políticas en el Manejo de Usuarios Los únicos autorizados para solicitar la creación, eliminación o activación de usuarios en el sistema son: el Director de Administración y Finanzas de la Entidad o el Jefe de Departamento solicitante. Las solicitudes de reinicio de contraseña deberán enviarse al correo reiniciosiafpa@mef.gob.pa y ser enviadas desde el correo institucional del colaborador a quien esta asignado el usuario a reiniciar.

19 Formulario de Creación de Usuario

20 Formulario de Reinicio de Usuario Llenar las generales Colocar el código de usuario

21 Acceso al Sistema Ingresar a la dirección Seleccionar la unidad Contable Ingresar el usuario y clave Dar clic en ingresar

22 Flujos transaccionales SAFWeb

23 SAFWeb Flujos Transaccionales CONTRATO DE OBRAS DIVERSOS CONTRATOS DE SERVICIOS OBRAS - DIVERSOS Unidad Gestora CONTABILIDAD TESORERIA Documento Operaciones Pagos A A- Unidad Gestora 1- Operaciones 2- Aprobación de Operaciones 3- Registro del devengado 4- Aprobación del Devengado 5- Programar Pagos 6- Impresión de Cheques 4 5 6

24 SAFWeb Flujos Transaccionales CONTRATO DE SERVICIOS OBRAS - DIVERSOS Usuario Opción y Sub - Opción Documento Procesado A Unidad Gestora Documento Contratos 1 Contabilidad Operativo OPERACIONES Registro del documento del Contratos 2 Cantabilidad APROBACIÓN DE Supervisor OPERACIÓN Aprobación del Registro del documento del Contrato 3 Contabilidad Operativo 4 Cantabilidad Supervisor 5 Tesoreria Operativo 6 Tesoreria Supervisor REGISTRO DE DEVENGADO APROBACIÓN DEL REGISTRO DEVENGADO PAGOS / PROGRAMAR PAGOS PAGOS / IMPRESIÓN DE CHEQUE Registro del documento de la Solicitud de Pago Aprobación del Registro del documento de la Solicitud de Pago Programar el pago a efectuar Imprimir el cheque

25 SAFWeb Flujos Transaccionales CONTRATO DE SERVICIOS CONTRATOS DE SERVICIOS HONORARIOS Y HONORARIO Y ALQUILERES ALQUILERES Unidad Gestora CONTABILIDAD TESORERIA Documento Operaciones Pagos A A- Unidad Gestora 1- Operaciones 2- Aprobación de Operaciones 3- Consultas Operaciones 4- Registro del devengado 5- Aprobación del Devengado 6- Programar Pagos 7- Impresión de Cheques 5 6 7

26 SAFWeb Flujos Transaccionales CONTRATO DE SERVICIOS HONORARIOS Y ALQUILERES Usuario Opción y Sub - Opción Documento Procesado A Unidad Gestora Documento Contratos 1 Contabilidad Operativo OPERACIONES Registro del documento del Contratos 2 Contabilidad APROBACIÓN DE Supervisor OPERACIÓN Aprobación del Registro del documento del Contrato 3 Contabilidad Operativo 4 Contabilidad Operativo 5 Contabilidad Supervisor 6 Tesorería Operativo 7 Tesorería Supervisor CONSULTA DE OPERACIÓN REGISTRO DE DEVENGADO APROBACIÓN DEL REGISTRO DEVENGADO PAGOS / PROGRAMAR PAGOS PAGOS / IMPRESIÓN DE CHEQUE Procesar las fechas de compromisos a devengar Registro del documento de la Solicitud de Pago Aprobación del Registro del documento de la Solicitud de Pago Programar el pago a efectuar Imprimir el cheque

27 SAFWeb Flujos Transaccionales ORDEN DE COMPRA AL CONTADO ORDEN DE COMPRA AL CONTADO Unidad Gestora CONTABILIDAD TESORERIA Documento Operaciones Pagos A A- Unidad Gestora 1- Operaciones 2- Aprobación de Operaciones 3- Registro del devengado 4- Aprobación del Devengado 5- Programar Pagos 6- Impresión de Cheques 7- Aprobación de Recepción de Bienes 6 7

28 SAFWeb Flujos Transaccionales ORDEN DE COMPRA AL CONTADO Usuario Opción y Sub - Opción Documento Procesado A Unidad Gestora Documento Orden de Compras 1 Contabilidad Operativo OPERACIONES Registro del documento de la Orden de Compra 2 Contabilidad Supervisor APROBACIÓN DE OPERACIÓN Aprobación del Registro del documento de Orden de Compra Contabilidad Operativo Contabilidad Supervisor Tesorería Operativo Tesorería Supervisor Contabilidad Operativo REGISTRO DE DEVENGADO APROBACIÓN DEL REGISTRO DEVENGADO PAGOS / PROGRAMAR PAGOS PAGOS / IMPRESIÓN DE CHEQUE APROBACIÓN DE RECEPCIÓN DE BIENES Registro del documento de la Solicitud de Pago Aprobación del Registro del documento de la Solicitud de Pago Programar el pago a efectuar Imprimir el cheque Recepción de la Orden de Compras al Contado

29 SAFWeb Flujos Transaccionales ORDEN DE ORDEN COMPRA DE COMPRA AL CREDITO AL CREDITO Unidad Gestora CONTABILIDAD TESORERIA Documento Operaciones Pagos A A- Unidad Gestora 1- Operaciones 2- Aprobación de Operaciones 3- Registro del devengado 4- Aprobación del Devengado 5- Programar Pagos 6- Impresión de Cheques 4 5 6

30 SAFWeb Flujos Transaccionales ORDEN DE COMPRA AL CREDITO Usuario Opción y Sub - Opción Documento Procesado A Unidad Gestora Documento Orden de Compras 1 Contabilidad Operativo OPERACIONES Registro del documento de la Orden de Compra 2 Contabilidad Supervisor APROBACIÓN DE OPERACIÓN Aprobación del Registro del documento de Orden de Compra 3 Contabilidad Operativo REGISTRO DE DEVENGADO Registro del documento de la Solicitud de Pago Contabilidad Supervisor Tesorería Operativo Tesorería Supervisor APROBACIÓN DEL REGISTRO DEVENGADO PAGOS / PROGRAMAR PAGOS PAGOS / IMPRESIÓN DE CHEQUE Aprobación del Registro del documento de la Solicitud de Pago Programar el pago a efectuar Imprimir el cheque

31 SAFWeb Flujos Transaccionales CUENTA DIRECTA CUENTA DIRECTA Unidad Gestora CONTABILIDAD TESORERIA Documento Operaciones Pagos A A- Unidad Gestora 1- Operaciones 2- Aprobación de Operaciones 3- Registro del devengado 4- Aprobación del Devengado 5- Programar Pagos 6- Impresión de Cheques 4 5 6

32 SAFWeb Flujos Transaccionales Cuenta Directa Usuario Opción y Sub - Opción Documento Procesado A Unidad Gestora Documento Reembolso de Caja Menuda 1 Contabilidad Operativo OPERACIONES Registro del documento de Caja Menuda 2 Contabilidad Supervisor APROBACIÓN DE OPERACIÓN Aprobación del Registro del documento de Caja Menuda 3 Contabilidad Operativo REGISTRO DE DEVENGADO Registro del documento de la Solicitud de Pago Contabilidad Supervisor Tesorería Operativo Tesorería Supervisor APROBACIÓN DEL REGISTRO DEVENGADO PAGOS / PROGRAMAR PAGOS PAGOS / IMPRESIÓN DE CHEQUE Aprobación del Registro del documento de la Solicitud de Pago Programar el pago a efectuar Imprimir el cheque

33 SAFWeb Flujos Transaccionales VIÁTICO VIATICO Unidad Gestora CONTABILIDAD TESORERIA Documento Operaciones Pagos A A- Unidad Gestora 1- Operaciones 2- Aprobación de Operaciones 3- Registro del devengado 4- Aprobación del Devengado 5- Programar Pagos 6- Impresión de Cheques 6

34 SAFWeb Flujos Transaccionales VIÁTICOS Usuario Opción y Sub - Opción Documento Procesado A Unidad Gestora Documento VIATICO 1 Contabilidad Operativo OPERACIONES Registro del documento de Viatico 2 Contabilidad Supervisor APROBACIÓN DE OPERACIÓN Aprobación del Registro del documento de Viatico 3 Contabilidad Operativo REGISTRO DE DEVENGADO Registro del documento de la Solicitud de Pago Contabilidad Supervisor Tesorería Operativo Tesorería Supervisor APROBACIÓN DEL REGISTRO DEVENGADO PAGOS / PROGRAMAR PAGOS PAGOS / IMPRESIÓN DE CHEQUE Aprobación del Registro del documento de la Solicitud de Pago Programar el pago a efectuar Imprimir el cheque

35 SAFWeb Flujos Transaccionales REEMBOLSO DE CAJA MENUDA REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Unidad Gestora CONTABILIDAD TESORERIA Documento Operaciones Pagos A A- Unidad Gestora 1- Operaciones 2- Aprobación de Operaciones 3- Registro del devengado 4- Aprobación del Devengado 5- Programar Pagos 6- Impresión de Cheques 6

36 SAFWeb Flujos Transaccionales REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Usuario Opción y Sub - Opción Documento Procesado A Unidad Gestora Documento Reembolso de Caja Menuda 1 Contabilidad Operativo OPERACIONES Registro del documento de Caja Menuda 2 Contabilidad Supervisor APROBACIÓN DE OPERACIÓN Aprobación del Registro del documento de Caja Menuda 3 Contabilidad Operativo REGISTRO DE DEVENGADO Registro del documento de la Solicitud de Pago Contabilidad Supervisor Tesorería Operativo Tesorería Supervisor APROBACIÓN DEL REGISTRO DEVENGADO PAGOS / PROGRAMAR PAGOS PAGOS / IMPRESIÓN DE CHEQUE Aprobación del Registro del documento de la Solicitud de Pago Programar el pago a efectuar Imprimir el cheque

37 Ingresos SAFWeb

38 Concepto de Ingresos Son todas las ganancias que ingresan al conjunto total del presupuesto de una entidad, ya sea pública o privada. Determinan el tipo de ingreso que se va a registrar en el presupuesto de ingreso. Se registran los ingresos provenientes de los servicios prestados por la institución y efectuados en su determinado período contable.

39 Procesos Operativos Tipos de Ingresos Ingresos diversos de gestión Ingresos por transferencia Ingresos de ventas de servicios Ingresos por tasas y derechos Ingresos extraordinarios y de ejercicios anteriores. Donaciones corrientes recibidas del exterior o sector privado Donaciones de capital del sector privado Donación de entidades descentralizadas

40 Procesos Operativos Ingresos Registro de Ingresos financieros presupuestarios Recaudación del Facturado Deposito del Ingreso Anulaciones

41 Proceso Recaudación de Facturado Seleccionar la opción Recaudación del Facturado Seleccionar o buscar el registro de ingreso facturado (ingresar el número de expediente) Seleccionar la Caja Guardar Aprobar

42 Proceso Depósito de Ingresos Seleccionar la opción Depósito de Ingresos Buscar el registro de acuerdo al número de expediente Aprobar

43 Procesos Operativos SAFWeb Contabilidad Registro de comprobantes de diarios que NO figuran dentro del flujo operacional Registro de ajustes

44 Comprobante de Diario SAFWeb Contabilidad Comprobante de Diario

45 Comprobante de Diario SAFWeb Contabilidad Comprobante de Diario

46 Comprobante Modelo SAFWeb Contabilidad Comprobante Modelo Los comprobantes modelos son asiento de diarios parametrizados para hacer un registro específico que no tienen una transacción o un flujo en el sistema como una operación.

47 Impresión de Comprobante SAFWeb Contabilidad Impresión de Comprobante Se selecciona el comprobante o se filtra por número de comprobante o por el número del expediente para visualizar en pantalla el asiento de diario.

48 Anulaciones SAFWeb Las Anulaciones en el sistema son efectuadas regresivamente según el avance de los procesos ejecutados, por el cual se cuenta con las anulaciones siguientes: Anulación de la Recepción de Bienes que anula la Recepción de Bienes Anulación del Registro de Devengado que anula el registro de devengado Anulaciones de la operación que anula el registro de la operación Anulación de Ingreso que anula el registro del Ingreso

49 Opción de Cierre Mensual Cierre Mensual SAFWeb

50 Opción de Cierre Anual Cierre Anual SAFWeb

51 GRACIAS MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD