ESTRUCTURA DE DECISIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA

Transcripción

1 ESTRUCTURA DE DECISIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA Elaborado por: Ana Luisa Sepúlveda Arcos Consultora Internacional en Gestión Empresarial Panamá, septiembre 2013

2 NIVEL DIRECTIVO DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA FRANK DE LIMA G. Ministro DARÍO A. ESPINOZA Viceministro de Finanzas HORACIO MONTENEGRO Director General de Tesorería TAMITZI G. DONATO Subdirectora General de Tesorería Estructura de Decisiones de la 2

3 ÍNDICE Contenido Página Introducción. 04 Estructura de Decisiones del Director General de Tesorería. 05 Estructura de Decisiones Operacionales. 06 Estructura de Decisiones Administrativas. 07 Estructura de Decisiones de los Jefes de Departamento. 09 Estructura de Decisiones de la 3

4 INTRODUCCIÓN La Estructura de Decisiones es una herramienta de gestión que permite establecer las decisiones que todo Jefe de Unidad Administrativa puede tomar autónomamente, con base en la autoridad que corresponde al ejercicio de las responsabilidades que le están asignadas. Esto hace que cada Jefe de Unidad Administrativa sepa exactamente que decisiones puede tomar sin consultar a su superior inmediato y que decisiones no puede tomar porque no corresponden a su nivel de autoridad. La Estructura de Decisiones permite seleccionar cuidadosamente las decisiones que se pueden delegar en forma descendente y determinar cuáles deben reservarse al nivel superior. En unidades administrativas altamente técnicas en las cuales se delega a cada técnico algunas decisiones en su especialidad, puede establecerse también la estructura de decisiones del equipo de trabajo. La Estructura de Decisiones es una herramienta sumamente útil, ya que facilita, entre otros: La fluidez de las operaciones. La eliminación de los cuellos de botella. La descentralización administrativa. El empoderamiento. El fortalecimiento del sentido de compromiso. Una mayor responsabilidad en el logro de las metas. El presente documento contiene la Estructura de Decisiones del Director de la, tanto en lo operacional como en lo administrativo. Estructura de Decisiones de la 4

5 ESTRUCTURA DE DECISIONES DEL DIRECTOR GENERAL DE TESORERÍA Estructura de Decisiones de la 5

6 ESTRUCTURA DE DECISIONES DEL DIRECTOR GENERAL DE TESORERÍA A. ESTRUCTURA DE DECISIONES OPERACIONALES 01. Decidir la recaptura de fondos para el Tesoro Nacional de las Instituciones que presentan excedentes en sus cuentas bancarias. 02. Decidir sobre la solicitud de préstamos interinstitucionales por falta de liquidez. 03. Decidir la recomendación de descomprometer las gestiones de cobro institucionales para proyectos con poca o nula ejecución, al cierre del ejercicio fiscal. 04. Decidir la contención de los pagos conforme a la liquidez en caja. 05. Decidir la colocación de fondos en plazo fijo u overnight en casos de excedentes en caja. 06. Decidir los lineamientos sobre las prioridades para la selección de pagos tanto dentro como fuera del sistema integrado de administración financiera. 07. Decidir el momento de las transferencias financieras para traslado de fondos a las instituciones, con base en el dinero que posea cada institución en sus cuentas bancarias (vigente solo hasta la implantación de la Cuenta Única del Tesoro). 08. Decidir los contenidos de la página Web de la Dirección General de Tesorería. 09. Decidir los lineamientos para la información a suministrar a través de INFOBOT. 10. Decidir la aprobación de las cesiones de crédito entre cedentes y cesionarios (Proveedores-Bancos y Factoring). Estructura de Decisiones de la 6

7 11. Decidir las excepciones con relación a las devoluciones de las gestiones de cobro. B..ESTRUCTURA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS 01. Decidir la aprobación del Plan de Trabajo que le presente cada unidad administrativa de la. (Base: Reglamento de Trabajo. Art. 15). 02. Decidir la aprobación del Informe de Gestión que mensualmente le presente cada unidad administrativa de la (Base: Reglamento de Trabajo. Art. 16). 03. Decidir la designación de los funcionarios que deben integrar los diferentes equipos de trabajo. 04. Decidir la designación de los funcionarios que deben liderar los diferentes equipos de trabajo 05. Decidir los tiempos para la presentación de los trabajos. 06. Decidir, previa consulta con los jefes de las unidades administrativas de la, el presupuesto requerido para cada vigencia fiscal. 07. Decidir los requerimientos de bienes y servicios de la Dirección General de Tesorería. 08. Decidir el perfil del personal técnico y administrativo para la Dirección General de Tesorería. 10. Decidir la recomendación de aumentos salariales para el personal de la. 11. Decidir la autorización para las capacitaciones del personal de la Dirección General de Tesorería, tanto dentro como fuera del País. Estructura de Decisiones de la 7

8 12. Decidir las reuniones de coordinación del trabajo de la Dirección General de Tesorería 13. Decidir sobre medidas disciplinarias con relación al personal de la Dirección General de Tesorería, en el marco de lo establecido en el Reglamento de Personal del. Estructura de Decisiones de la 8

9 ESTRUCTURA DE DECISIONES DE LOS JEFES DE DEPARTAMENTO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA Estructura de Decisiones de la 9

10 ESTRUCTURA DE DECISIONES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN FINANCIERA 01. Decidir las alertas a la sobre el estado del flujo de caja. 02. Decidir lo que se va a pagar diariamente, determinando las prioridades con base a la cuota de pago diario y a los lineamientos establecidos por la. ESTRUCTURA DE DECISIONES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PAGOS 01. Decidir la autorización de la modificación de los datos en el Registro del Proveedores del Estado, de la cuenta única del tesoro, con base en evidencia comprobada. 02. Decidir la suspensión temporal del envío de órdenes de transferencia bancaria en casos de detectarse alguna inconsistencia. 03. Decidir la autorización de los pagos por transferencia bancaria. 04. Decidir la autorización del reenvío de transferencias bancarias en caso de rechazo de transferencia anterior. ESTRUCTURA DE DECISIONES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DEL TESORO 01. Decidir la devolución de las Gestiones de Cobro con base en los siguientes criterios: a. Diferencia entre la parametrización y la partida presupuestaria. b. Diferencia en el valor a pagar que aparece en la gestión de cobro y el monto que aparece en el sistema. c. Diferencia en el nombre y número del proveedor que presenta la gestión de cobro y el nombre y número que aparece en el sistema. Estructura de Decisiones de la 10

11 d. Falta de retención en las gestiones de cobro o en el sistema, en los casos de facturas mayores de B/.20, e. Falta de la Orden de Compra original que debe adjuntarse a la Gestión de Cobro. f. Falta de factura original, contrato, formulario de avance de obras o acta de aceptación final en Gestiones de Cobro por contratos de obras. g. Presencia de tachones o borrones en la Gestión de Cobro. h. No utilización del formulario vigente para la presentación de la cuenta correspondiente a la Gestión de Cobro. i. Ausencia de alguna firma o sello pertinente en la Gestión de Cobro. j. Falta de refrendo de la Contraloría General de la República en la Gestión de Cobro. k. Gestiones de Cobro menores de B/.1, (No corresponden a la ). l. Falta de presentación por separado de las Gestiones de Cobro Institucionales correspondientes al monto a pagar y al cargo bancario para pago de pasajes al exterior (CAVISA). 02. Decidir las recomendaciones de mejoras para la optimización de los procesos contables. 03. Decidir la persona a recomendar a la Dirección para el retiro o inclusión de valores o documentación en la Caja de Seguridad del Banco Nacional. 04. Decidir la distribución de las tareas entre el personal del Departamento de Operaciones. Estructura de Decisiones de la 11