PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO AL USUARIO. TESORERÍA. Datos Generales: Número de horas:

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1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO AL USUARIO. TESORERÍA Datos Generales: Número de horas: Pre Requisito: Conocimientos sobre: Contabilidad Financiera, Presupuestaria y Básica Carácter: Obligatorio

2 Introducción El siguiente programa tiene por finalidad brindar la capacitación necesaria a los usuarios sobre la funcionalidad del sistema PROYECTO RORAIMA. En dicho programa se realiza un recorrido por todos y cada uno de los procesos que conforman a cada Sub Sistema a fin de cumplir con los objetivos establecidos. Descripción General En primer lugar definiremos a PROYECTO RORAIMA como: Sistema de Información Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa, Financiera y Recursos Humanos de Empresas, Institutos de Educación y Entes Autónomos del Estado PROYECTO RORAIMA abarca el desarrollo de sistemas de Bases de Datos que integren procedimientos administrativos, manuales y automatizados, para asegurar, un flujo de información adecuado, actualizado y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los niveles de la organización con el fin de mejorar la gestión administrativa, financiera y no financiera de Institutos o Entes Autónomos Está compuesto por los siguientes Sub Sistemas:

3 Sub-Sistema de Tesorería El sub-sistema de Tesorería tiene como objetivo fundamental generar información para controlar y custodiar los ingresos provenientes del presupuesto, los que se originen por créditos adicionales y demás operaciones bancarias e hipotecarias que realice la Institución. Adicional a esto, el subsistema facilita la preparación de informes de las cuentas bancarias, relación de ingresos y egresos, caja, cheques en custodia, flujos de caja y mantiene el control de las obligaciones que la Institución tiene con terceros. Este Sub sitema abarca los siguientes procesos:

4 Definiciones Específicas: 1. Empresa: Tabla: OPDEFEMP Proceso en el que se visualizan los datos de la empresa. La definición de la empresa viene de la tabla EMPRESA. Pestaña Datos de la Orden: Maneja información de Datos de la Orden y Tipos de Orden. Datos de la Orden Cuenta por Pagar: Se refiere a la Cuenta Contable asociada a una deuda contraída por la Institución. Se utiliza cuando la Institución maneja una cuenta pote para la cuenta por pagar de los proveedores. Cuenta de Descuento: Indica la Cuenta Contable asociada a una deducción sobre una Orden de Pago otorgada por la Institución (esta cuenta se mueve cada vez que se mueve la columna de descuento en una orden de pago). También se utiliza para el manejo de anticipos y amortizaciones, esta cuenta se disminuye a medida que se amortiza el anticipo. Un anticipo es un movimiento netamente financiero, no afecta presupuesto. El Número Inicial para la Orden de Pago se refiere al correlativo de la Orden de Pago. El Formato Unidad de Origen define la estructura del código de la unidad de origen, es decir, de donde procedió la necesidad de generar el pago. Tipo de Orden Nómina: Permite indicar con que tipo de documento de causado va a estar asociada la nómina para cancelar el sueldo de todo el personal que labora en la Instituciones, es decir, permite hacer la relación entre Nómina y Tesorería. Aportes: Permite indicar con que tipo de documento de causado va a estar asociada la cancelación de los Aportes. Nota: Definir este documento como APOR.

5 Ejecutivo: Permite indicar con que tipo de documento financiero va a estar asociado el aporte del Ejecutivo a la Institución. No es una Orden de Pago. Pestaña Asociaciones: Se ingresa en Valor de la Unidad Tributaria el valor actual de la unidad tributaria. Generar Comprobantes de Orden: Al tildar esta opción se activa la generación de comprobantes de orden tanto en el Sub-Sistema de Compras como en el de Tesorería. Ver Comprobantes y Retenciones: Al tildar esta opción se activan los botones para ver los comprobantes contables y las retenciones en la pantalla de la Orden de Pago. Generar Comprobante Adicional: Permite generar el comprobante contable de la fracción del bono vacacional. Generar Causado Bono Vacacional: Permite causar mensualmente el bono vacacional, así este no se esté pagando.

6 2. Tipos de Cuentas Bancarias: Tabla: TSTIPCUE

7 Proceso que permite registrar información relacionada con los diferentes Tipos de Cuentas Bancarias utilizadas en la Institución. Por ejemplo: cuenta corriente, cuenta de ahorros, fondos de activos líquidos, etc. Para Modificar una Cuenta Bancaria: Seleccionar de la Lista el Código de la Cuenta Bancaria a modificar El sistema muestra la Cuenta Bancaria seleccionada Es importante señalar que a Descripción es el único dato que se puede modificar Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron podemos consultar la Cuenta Bancaria directamente desde la Lista de Cuentas Para Eliminar una Cuenta Bancaria: Seleccionar de la Lista la Cuenta Bancaria a Eliminar El sistema muestra la Cuenta Bancaria Presionar (foto) El sistema verifica con el usuario antes de eliminar Presionar Aceptar El sistema muestra un mensaje de éxito

8 El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Cuentas Bancarias registradas donde podremos verificar que la Cuenta Bancaria ya fué eliminada con éxito 3. Tipos de Movimientos Bancarios: Tabla: TSTIPMOV Proceso que permite definir todas las transacciones o movimientos posibles que se utilizan para manipular las cuentas bancarias. Por ejemplo: cheques, notas de debito, cotas de crédito, intereses, etc. Asignamos un Código y una Descripción Se especifica si el movimiento que se esta definiendo aumenta (Débito) o si disminuye (Crédito) la cuenta para la institución. Todos los documentos de pago (cheques y notas de débito) deben estar definidos con el mismo código en el Sub-Sistema de Presupuesto. Para Modificar un Movimiento Bancario: Seleccionar de la Lista el Código del Movimiento Bancario a modificar El sistema muestra el Movimiento Bancario seleccionado Es importante señalar que la Descripción es el único dato que se puede modificar Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de Movimientos Bancarios. Para Eliminar un Movimiento Bancario: Seleccionar de la Lista el Movimiento Bancario a Eliminar El sistema muestra el Movimiento Bancario seleccionado Presionar (foto) El sistema verifica con el usuario antes de eliminar

9 Presionar Aceptar El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Cuentas Bancarias registradas donde podremos verificar que la Cuenta Bancaria ya fué eliminada con éxito 4. Tipos de Rendimiento: Tabla: TSTIPREN Proceso en el cual se registran los Tipos de Rendimiento que ofrece el banco. La producción de intereses sobre el dinero depositado en una cuenta bancaria. Por ejemplo: rendimiento a 30 días, a 60 días, etc. Para Modificar un Tipo de Rendimiento: Seleccionar de la Lista el Tipo de Rendimiento a modificar El sistema muestra el Tipo de Rendimiento seleccionado Es importante señalar que la Descripción es el único dato que se puede modificar Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de los Tipos de Rendimientos registrados.

10 Para Eliminar un Tipo de Rendimiento: Seleccionar de la Lista el Tipo de Rendimiento a Eliminar El sistema muestra el Tipo de Rendimiento seleccionado Presionar (foto) El sistema verifica con el usuario antes de eliminar Presionar Aceptar El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Tipos de Rendimiento registrados donde podremos verificar que el registro ya fué eliminado con éxito 5. Tipos de Monedas: Tabla: TSTIPMON Proceso en el que se define la información relacionada con las unidades monetarias que debe tomar en cuenta el Sistema en el caso de que se vaya a manejar un módulo multimoneda, sin embargo los módulos de Presupuesto y Contabilidad se manejan únicamente en Bolívares Nota: Siempre debe estar definido un tipo de moneda. Para Modificar un Tipo de Moneda Seleccionar de la Lista el Tipo de Moneda a modificar El sistema muestra el Tipo de Moneda seleccionada

11 Es importante señalar que la Descripción y el Monto son los únicos datos que se pueden modificar Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de los Tipos de Moneda registrados. Para Eliminar un Tipo de Moneda: Seleccionar de la Lista el Tipo de Moneda a Eliminar El sistema muestra el Tipo de Rendimiento seleccionado Presionar (foto) El sistema verifica con el usuario antes de eliminar Presionar Aceptar El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Tipos de Moneda registrados donde podremos verificar que el registro ya fué eliminado con éxito 6. Tipos de Retenciones: Tabla: OPTIPRET Retención es una porción de dinero que se le quita a un beneficiario en una orden de pago para entregarlos a la Tesorería Nacional por concepto de impuesto. Se deben definir todas las retenciones que se le deducen a los proveedores, contratistas y al personal de la Institución. Todo pago de personal a un tercero se debe definir en Retenciones. Se asigna un Código y Descripción que haga referencia al Tipo de Retención a registrar Sustraendo es un monto que se calcula para disminuírselo al monto que se va a retener, por lo general se aplica solo a personas naturales y a partir de cierto monto.

12 Si la retención no maneja sustraendo, simplemente se indica cual es el porcentaje a retener sobre que porcentaje de la base imponible. Si la retención maneja sustraendo, se debe definir el sustraendo donde Factor siempre va a ser y porcentaje sustraendo es el porcentaje a retener. A cada retención se le debe asociar una cuenta contable. La cuenta contable de la retención prevalece sobre la cuenta contable del beneficiario (esto en el caso de un pago de retenciones). Toda retención genera una cuenta por pagar. Para Modificar un Tipo de Retención: Seleccionar de la Lista el Tipo de Retención a modificar El sistema muestra el Tipo de Retención seleccionada Es importante señalar que la Descripción es el único dato que se puede modificar

13 Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de los Tipos de Retención registrados. Para Eliminar un Tipo de Retención: Seleccionar de la Lista el Tipo de Retención a Eliminar El sistema muestra el Tipo de Retención seleccionado Presionar (foto) El sistema verifica con el usuario antes de eliminar Presionar Aceptar El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Tipos de Retención registrados donde podremos verificar que el registro ya fué eliminado con éxito 7. Tipos de Financiamientos: Tabla: FORTIPFIN Proceso en el que se definen los recursos que van a soportar el gasto que se esta haciendo. Por ejemplo: presupuesto ordinario, ingresos propios, aporte del ejecutivo, etc.

14 Para Modificar un Tipo de Financiamiento: Seleccionar de la Lista el Tipo de Financiamiento a modificar El sistema muestra el Tipo de Financiamiento seleccionado Es importante señalar que la Descripción y el Nombre Abreviado son los únicos datos que se pueden modificar Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de los Tipos de Financiamientos registrados. Para Eliminar un Tipo de Financiamiento: Seleccionar de la Lista el Tipo de Financiamiento a Eliminar El sistema muestra el Tipo de Financiamiento seleccionado Presionar (foto) El sistema verifica con el usuario antes de eliminar Presionar Aceptar El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Tipos de Financiamientos registrados donde podremos verificar que el registro ya fué eliminado con éxito 8. Bancos: Tabla: TSDEFBAN Proceso se en el que se definen cada una de las cuentas bancarias que se manejan en la Institución y que se van a manejar en el Sistema. Se asigna un Número Cuenta el cual deben ser los 20 dígitos de la cuenta. Asignar el Nombre del Banco asociado a la cuenta

15 Seleccionar el Tipo de Cuenta la cual es indispensable para la integración contable. Seleccionar el Código Contable asociado a la operación Ingresar los dias de Validez del Documento el cual es usado para emitir reportes de cheques caducos. Seleccionar del Calendario la Fecha del Periodo para las Imputaciones Presupuestarias Seleccionar del Calendario la Fecha de Vencimiento del documento Indicar en Conciliable si la cuenta bancaria participará en la Conciliación Bancaria de la institución Indicar en Renovación Automática si la cuenta Bancaria será actualizada automáticamente por el sistema Indicar la Fecha de Apertura de la Cuenta Bancaria Pestaña Información General Información Indicar el Grupo de Cuentas Bancarias que se asocian con fines de pagos comunes Indicar el Uso de la Cuenta Seleccionar el Tipo de Rendimiento Saldo de la Cuenta: Si se apertura una cuenta el saldo anterior debe ser cero y por movimientos según libros se genera el depósito con el monto con que se apertura la cuenta. Si por el contrario es una cuenta que viene de un año a otro, el saldo anterior es el saldo al 31 de Diciembre del año pasado pero sin el transito. Indicar el Saldo Anterior en Banco que trae la institución del último ejercicio contable según registros bancarios y el Saldo Anterior en Libros que trae la institución según registros en libros Indicar en Debitos en Bancos el monto del pago de una deuda contraída por la institución registrada en Banco hasta le fecha y en Débitos en Libros el monto del pago de una deuda contraída por la institución registrada en libros

16 Indicar en Créditos en Bancos el monto del pago de una deuda a la institución registrada en Bancos y en Créditos en Libros el monto del pago de una deuda a la institución registrada en Libros El Saldo en Bancos y en Libros automáticamente el sistema los genera Pestaña Manejo de Cheques: Permite controlar el correlativo de los números de cheques y corroborar si el número del cheque que se esta emitiendo está dentro del rango definido. Permite tener una única chequera activa por cuenta bancaria.

17 9. Tipos de Beneficiarios: Tabla: OPTIPBEN Proceso que se utiliza para dar una clasificación de los beneficiarios. Por ejemplo: proveedores, contratistas, consultores, etc.

18 Para Modificar un Tipo de Beneficiario: Seleccionar de la Lista el Tipo de Beneficiario a modificar El sistema muestra el Tipo de Beneficiario seleccionado Es importante señalar que la Descripción es el único dato que se puede modificar Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de los Tipos de Beneficiarios registrados. Para Eliminar un Tipo de Beneficiario: Seleccionar de la Lista el Tipo de Beneficiario a Eliminar El sistema muestra el Tipo de Beneficiario seleccionado Presionar (foto) El sistema confirma antes de eliminar Presionar Aceptar El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Tipos de Beneficiarios registrados donde podremos verificar que el registro ya fué eliminado con éxito

19 10. Beneficiarios: Tabla: OPBENEFI Proceso en el que se definen todos aquellos beneficiarios que no provengan de proveedores, contratistas y empleados, ya que estos se registran en los módulos de Compras y Nómina respectivamente. Por ejemplo: Tesorería Nacional, Instituto Venezolano de Seguro Social, bancos, etc. Un beneficiario es toda aquella persona natural o jurídica que va a recibir en algún momento un pago por parte de la Institución. Para Registrar un Beneficiario: Ingresamos los Datos Personales del Beneficiario: Cédula ó Fif Tipo de Persona (Natural ó Jurídica) Nit Nombre o Razón Social Nacionalidad Dirección Teléfono Pestaña Cuentas: Seleccionamos las Cuentas Contables, de Orden y de Percontra asociadas Seleccionamos el Tipo de Beneficiario al que pertenece En la Pestaña Otras Cuentas, seleccionamos aquellas Cuentas Contables, de Orden, Percontra y Caja Chica asociadas a actividades secundarias

20 Para Modificar un Beneficiario: Seleccionamos de la Lista el Beneficiario a modificar Es importante señalar que los datos que se pueden modificar son los correspondientes a los Datos Personales del Beneficiario Una vez realizados los cambios presionamos (foto) para guardar los cambios El sistema muestra un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de Beneficiarios registrados. Para Eliminar un Beneficiario: Seleccionar de la Lista el Beneficiario a eliminar

21 El sistema muestra el Beneficiario seleccionado Presionar (foto) El sistema confirma antes de eliminar Presionar Aceptar El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Beneficiarios registrados donde podremos verificar que el registro fué eliminado con éxito 11. Asociación de Retenciones / Conceptos de Nómina: Tabla: OPRETCON Proceso que permite asociar los conceptos de deducción de nómina con la respectiva retención, esto garantiza que cuando se cierre la nómina se genere la retención en la orden de pago. 12. Definición de Ubicación: Tabla: BNUBICA

22 Proceso en el que se definen las diferentes unidades de la organización a las cuales se les asocia una orden de pago. No necesariamente son las mismas categorías presupuestarias. Para Modificar una Ubicación: Seleccionar de la Lista la Ubicación a modificar El sistema muestra la Ubicación seleccionada Es importante señalar que la Descripción es el único dato que se puede modificar Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios El sistema emite un mensaje de éxito Para verificar que los cambios se guardaron con éxito podemos consultar directamente desde la Lista de Ubicaciones registradas. Para Eliminar una Ubicación: Seleccionar la Ubicación a Eliminar El sistema muestra la Ubicación seleccionada Presionar (foto) El sistema confirma antes de eliminar Presionar Aceptar

23 El sistema seguidamente nos lleva a la Lista de Tipos de Beneficiarios registrados donde podremos verificar que el registro ya fué eliminado con éxito 13. Definición del IVA para Agentes de Retención: Tabla: OPRETIVA Proceso que permite asociar las retenciones del IVA con el recargo, de manera que al emitir la Orden de Pago el Sistema sepa a que código presupuestario se le va a retener IVA. 14. Definición de Cuentas Contables para Rendición de Gastos Proceso que permite definir las Cuentas Contables para la Rendición de Gastos y Tipo de Movimiento para Apertura y Reintegro de Caja Chica. Una vez definidas las cuentas Contables para Rendición de Gastos, no deberían ser modificadas Para Eliminar la Definición:

24 Ingresamos a la opción Definición de cuentas Contables para Rendición de Gastos y automáticamente el sistema nos mostrará la información registrada Presionamos (foto) El sistema confirma antes de eliminar Presionar (foto) El sistema ya automáticamente no muestra ninguna información 15. Definición de Reportes de Comprobantes de Retención Permite definir como se generarán los reportes de Comprobantes de Retención. Para Registrar dicha definición: Seleccionamos el Tipo de Comprobante al cual se le asociarán los Tipos de Retención En la Tabla Tipo de Retención seleccionamos del catálogo las Retenciones asociadas al Tipo de Comprobante Si deseamos eliminar una retención que ya está seleccionada, nos posicionamos sobre la retención a eliminar y presionamos (foto) Ordenamiento de Pago: 1. Ordenes de Pago: Tablas: OPORDPAG Maestro de la Orden de Pago OPDETORD Detalle de la Orden de Pago OPRETORD Retenciones por Orden de Pago OPORDCHE Cheques por Órdenes de Pago OPFACTUR Datos de la factura Proceso que registra y actualiza las órdenes de pago tomando en cuenta la Partida o Título Presupuestario del que se va a tomar el dinero. Cuando se genera la orden de pago de retenciones automáticamente el Sistema coloca el mismo tipo de la orden de pago madre. La orden de pago es un documento que va a soportar la emisión de cheques. Cuando una orden de pago aparece como pendiente por pagar es porque no se ha emitido el cheque. Con una orden de pago se puede ordenar pagar más de un compromiso del mismo proveedor.

25 En la orden de pago en las imputaciones presupuestarias se debe marcar la partida presupuestaria a la que se le va a aplicar alguna retención. Tipos de Ordenes de Pago: Refiere a Compromisos (Órdenes de Compra y/o Servicios, Contratos, etc.) O/P Directas (Viáticos, Pagos de Servicios Básicos, etc.) O/PD Extrapresupuesto (Anticipo) OP/E Pagos a Nómina OP/N Pagos de Aportes Patronales APOR Orden de Pago que Refiere a Compromiso: Ingresar la Referencia Número que hace única a la orden de pago. Seleccionar la Fecha de la Orden Seleccionar el Tipo de orden de pago (documento que causa). Al seleccionar el Tipo de Documento O/P el sistema muestra ubicado en la parte superior izquierda de las imputaciones presupuestarias, al presionarlo aparece una pantalla donde se va a seleccionar el compromiso al que refiere la Orden de Pago, cada vez que se seleccione uno se debe hacer click en el botón salvar (foto) y al final se hace click en botón salir (foto). Ingresar el Concepto de la Orden de Pago Ingresar la Unidad Origen la cual es la responsable de emitir la Orden de Pago Seleccionar el Tipo de Financiamiento En la Pestaña Imputaciones Presupuestarias al presionar seleccionamos el Compromiso al que refiere, el sistema automáticamente muestra lla información referente al Compromiso: las Imputaciones Presupuestarias y el resto de los datos de la Orden de Pago como el Código del Beneficiario, la Cuenta Contable asociada al Beneficiario en caso de tenerla. En la Pestaña Facturas encontramos el botón (foto) el cual al presionarlo permite introducir los datos de la factura para generar el libro de compras y los comprobantes de retención. Los campos nota de débito, nota de crédito, tipo de transacción y factura afectada no se llenan porque son para el libro de ventas.

26 Se puede causa el monto completo o una fracción del compromiso. Orden de Pago con Retenciones: En el caso de ISLR y 1x1000 se debe marcar el código presupuestario sobre el cual se va a aplicar la retención para que el Sistema calcule la base imponible, en el caso del IVA no es necesario marcar el código presupuestario ya que en la pantalla de Definición de IVA para Agentes de Retención ya se le indicó al Sistema sobre que código se va a retener. Para aplicar retenciones sobre algún código presupuestario: Seleccionar el Código Presupuestraio al que se le va a aplicar la Retención Presionar el botón (foto) que se encuentra en el grid de imputaciones presupuestaria, luego el Sistema presentará una Tabla en la que se podrá introducir los datos de la Retención que se quiere calcular. Para llevar a cabo esta operación, se debe hacer doble click en la columna Tipo para buscar en el catálogo la Retención que se desea cargar. La retención del 75% del IVA se aplica cuando el proveedor desglosa en la factura el IVA, cuando el proveedor no lo refleja pero lo esta cobrando se le aplica la retención del 100% del IVA. El comprobante contable que genera es la cuenta del gasto y la cuenta del gasto del IVA (en caso de que la orden tenga retención del IVA) contra la cuenta por pagar del beneficiario. Orden de Pago Directa: Se utiliza para pagos contra factura. Por ejemplo: viáticos, agua, luz, etc. Ingresar toda la información referente a los Datos de la Orden En la Pestaña Imputaciones Presupuestarias seleccionamos los Códigos Presupuestarios involucrados en la Orden de Pago Ingresar el Monto a causar Si una orden de pago directa tiene retención del IVA se debe colocar en las imputaciones el código presupuestario del IVA y en monto a causar se coloca el monto del recargo. Orden de Pago de Nómina:

27 Tabla: NPCIENOM Cada persona tiene asociada una categoría presupuestaria y cada concepto de nómina tiene asociada una partida, el Sistema agrupa las personas por categoría y totaliza por concepto para luego formar los títulos presupuestarios. Al seleccionar el tipo de orden de pago OP/N el Sistema muestra todas aquellas nóminas que ya fueron cerradas que por consiguiente se les puede generar la orden de pago. El beneficiario de este tipo de orden de pago es la Institución. En el grid de las imputaciones, en la columna Monto a Causar se reflejan las asignaciones y en la columna de Retenciones se reflejan las deducciones. Nota: Cuando no cuadran las retenciones de nómina en la orden de pago es porque no esta asociado en concepto de deducción de nómina con la retención de Tesorería. Cuando cuadra pero no se genera alguna de las órdenes de pago de retención es porque varios conceptos de deducción de nómina se asociaron a una misma retención. Orden de Pago de Aportes Patronales: Este tipo de orden se genera por cada uno de los conceptos de aporte de cada una de las nóminas. Caja Chica: La caja chica se apertura a principio de año, puede ser con una orden de pago extrapresupuesto (igual a Anticipo) o con un cheque financiero (cheque extrapresupuesto). Si se realiza la apertura con un cheque extrapresupuesto, el beneficiario va a ser la persona encargada de la caja chica. El comprobante contable que se genera debe contener la cuenta de caja chica contra la del banco. Es posible que el comprobante muestre automáticamente la cuenta por pagar al proveedor, que es la que tiene asociada el beneficiario, en ese caso lo que se debe hacer es cambiar esa cuenta por la de caja chica. Cuando se ha gastado el 75% de la caja chica, esta se debe reponer (reponer es relacionar en que se ha gastado el dinero). Para ello se hace un orden de pago donde los códigos presupuestarios a imputar son los correspondientes a los gastos y luego se emite el cheque que hace referencia a esa orden de pago. Existen 2 casos para la caja chica:

28 1. Se apertura la caja chica afectando la cuenta de caja chica contra banco. La relación se hace afectando las cuentas de gastos contra una cuenta por pagar. Y en la reposición se afecta la cuenta por pagar contra la del banco. La cuenta de caja chica se movería nuevamente cuando se cierre la caja chica. 2. Se apertura la chica afectando la cuenta de caja chica contra banco. La relación se hace afectando las cuentas de gastos contra la cuenta de caja chica. Y en la reposición se afecta la cuenta de caja chica contra la del banco. Para este caso el beneficiario debe tener asociada la cuenta de caja chica. Fondo en Avance, Fondo de Anticipo o Fondo Rotatorio: 1. Creación del Fondo: Cuando se le va a dar el dinero a la persona. Se realiza con un cheque extrapresupuesto. El comprobante contable que se genera contiene la cuenta de anticipo contra la de banco. 2. Rendición del Fondo: Cuando la persona relaciona los gastos. Por presupuesto se debe elaborar un pago directo para generar el gasto, obviamente debe haber definido en el Sistema un documento de pagado (Rendición de Fondo) que precomprometa, comprometa, cause, pague y reste disponibilidad. Y por contabilidad se debe generar un comprobante de la cuenta de gasto contra la de anticipo. 2. Fondos a Terceros: Tabla: OPORDPAG Maestro de la Orden de Pago OPDETORD Detalle de la Orden de Pago Módulo que permite generar las ordenes de pago de retenciones. Se deben colocar todos los datos de la Orden, en los datos de las Retenciones se debe seleccionar el Tipo de Retención y allí deben aparecer todos los números de las ordenes que se les haya realizado dicha retención. Después se debe seleccionar cual es la orden a la que se le desea realizar la orden de pago de Fondos a Terceros.

29 3. Enterar Retenciones ISLR: Tabla TSENTISLR Permite indicarle al proveedor con que planilla se le deposito a la Tesorería Nacional todo lo que se le retuvo. Este se debe realizar para cada uno de los cheques a los que se les retuvo ISLR. Para Registrar una Retención de ISLR: Seleccionar el Nro. de Cheque por concepto de la Orden de Retención Seleccionar la Fecha de la Orden de Retención Ingresar número de depósito Ingresar la Fecha en la que se realizó el depósito Ingresar el Nombre del Banco donde se realizó el depósito Bancos: 1. Emisión de Cheques: Tabla: TSCHEEMI (no guarda notas de débito, solo cheques). TSMOVLIB Acá se registra la información referente a los cheques que la institución emita para el pago de las deudas. Tiene una integración contable y presupuestaria dependiendo del movimiento, presupuestariamente genera un pagado y contablemente un cheque que refiere a causado disminuye la deuda y el banco y si es un cheque directo genera un gasto y disminuye el banco. Todo movimiento de pago va a generar un Movimiento según Libros, por lo tanto esta pantalla es únicamente para emitir cheques, si se desea consultar o eliminar algún cheque se debe hacer en la pantalla de Movimientos según Libros. Los documentos de pago deben estar definidos en Presupuesto. Para Registrar una emisión de cheques: Ingresar los datos referentes al cheque: Tipo de Documento, Cuenta Bancaria, Número de Cheque, Cédula ó Rif del Beneficiario y Fecha de Emisión

30 Si seleccionamos un Tipo de Documento : Que genere Ordenes de Pago automáticamente el sistema muestra las Ordenes de Pago pendientes por pagar al proveedor en caso de tenerlas Si el Documento genera pagos directos, se debe indicar el concepto del pago y seleccionar los Códigos Presupuestarios con el monto a pagar por cada uno Si presionamos (foto) podemos generar automáticamente el Comprobante Contable que haga referencia a la Orden de pago En la sección Ordenes de Pago, seleccionamos si el Tipo de Pago será Simple ó Compuesto. Si se van a pagar varias órdenes de pago con un solo cheque, el tipo de pago debe ser compuesto, en caso de que se quieran pagar varias órdenes con cheques distintos el tipo de pago será simple. Si se selecciona más de una orden y el tipo de pago se deja simple se van a generar tantos cheques como órdenes de pago se hayan seleccionado. Ingresar la Descripción del Pago Presionar (foto) para guardar el registro Siempre y cuando se afecte el presupuesto se deben registrar los movimientos de pago por emisión de cheques. Si la afectación es solo financiera se deben registrar en Movimientos según Libros. Las cuentas de pasivo de las retenciones de órdenes de pago se van a reflejar contablemente en la emisión del pago al beneficiario. El comprobante contable que se generaría contendría la cuenta por pagar contra la de banco y la de retención. 2. Movimientos Según Libros: Tabla: TSMOVLIB Permite registrar y actualizar, en Libros, las transacciones efectuadas por la Institución, a excepción de aquellos documentos que se generan en Emisión de Cheques, como por ejemplo: Cheques y Notas de Débito. Todos los movimientos bancarios que se generen en el Sistema generan un movimiento según libro. Estos movimientos son los Ingresos y Egresos de la Empresa. Todo movimiento según libro que se genere tiene estatus NO CONCILIADO.

31 Para Registrar un Movimiento: Seleccionamos la Cuenta Bancaria relacionada con el Movimiento Ingresamos la Referencia del movimiento Seleccionamos el Tipo de Movimiento Ingresamos la Descripción del Movimiento Ingresamos el Monto y Fecha del Movimiento El sistema automáticamente le asigna a Número de Comprobante el mismo Número de Referencia del Movimiento y a la Descripción del Comprobante la misma Descripción del Movimiento Ingresamos la Fecha en la que se está generando el Comprobante Contable Por esta pantalla se eliminan o anulan cheques siempre y cuando no estén con estatus CONCILIADO. La eliminación de un cheque se debe realizar únicamente cuando el físico no se ha impreso. Proceso de Anulación de Cheque: Un cheque genera un movimiento según libro y contablemente origina un asiento, por ejemplo: CHQ Al anular el cheque, se anula el asiento contable y se genera un nuevo movimiento en libros de tipo ANUC cuya referencia va a ser igual a la del movimiento anulado pero con una A al principio (A ) y a su vez se genera un comprobante de anulación con referencia igual a la del movimiento ANUC y presupuestariamente se anula el pagado con la fecha de anulación. ANUC A

32 En ambos comprobantes el Sistema coloca el estatus (STACON) en C, ya que al momento de una conciliación no se deben tomar en cuenta estos movimientos. En caso de que haya habido una equivocación en la fecha de anulación se debe realizar lo siguiente: Eliminar el movimiento original (cheque) en TSMOVLIB, TSCHEEMI, OPORDCHE, CPIMPPAG, CPPAGOS, CONTABC1, CONTABC y modificar en OPORDPAG los campos NUMCHE y CTABAN igual a blanco y STATUS igual a N. Eliminar el movimiento de anulación en TSMOVLIB, CONTABC1 y CONTABC. Generar nuevamente el cheque para luego anularlo con la fecha correcta. Al realizar la eliminación del cheque, ya sea por el Sistema o por la Base de Datos, automáticamente se dispara un trigger que actualiza la disponibilidad presupuestaria en CPASIINI. Por este módulo también se pueden generar Depósitos. Es en este caso cuando se prende el botón de Generar Comprobantes. El comprobante se genera con la cuenta del banco y el usuario debe completar el comprobante con la cuenta de ingresos. 3. Movimientos Según Libros Años Anteriores: Tabla: TSMOVLIB Esta pantalla sirve únicamente para transcribir los movimientos que quedaron en transito al cierre del ejercicio del año anterior. Valida que la fecha del movimiento sea menor a la del ejercicio actual. Para Registrar un Movimiento Según Libro de años Anteriores: Seleccionar la Cuenta del Banco relacionada con el Movimiento Ingresar la Referencia correpondiente al movimiento según libro de años anteriores Seleccionar la Fecha del Movimiento la cual debe ser menor a la Fecha del Ejercicio Actual Seleccionar el Tipo de Movimiento Ingresar la Descripción que haga referencia al Movimiento Ingresar el Monto y la Fecha del registro

33 Presionar (foto) El sistema emite un mensaje de éxito 4. Movimientos Según Bancos: Tabla: TSMOVBAN Este módulo permite registrar los movimientos de los Estados de Cuenta enviados por los Bancos, para efectos de la ejecución automática de la Conciliación Bancaria. También permite transcribir los movimientos que aparecen en los estados de cuenta y que no están en los libros, estos movimientos estarán en transito en el banco (partidas no conciliadas en libros- PNCL). Para Registrar un movimiento según banco se puede realizar de dos maneras: Introduciendo los datos directamente en la pantalla, de acuerdo a los Estados de Cuenta emitidos por el Banco, en este caso la referencia del movimiento debe ser igual a la del movimiento en libros Mediante la opción de Mostrar Movimientos Según Libros donde se muestra una pantalla en la cual se podrá visualizar todas las Cuentas Bancarias manejadas por la Institución. Al seleccionar una de estas Cuentas y presionar (foto) aparecerá un listado de todos los Movimientos según Libros con estatus NO CONCILIADO registrados en el Sistema sobre esa cuenta con fecha igual o menor a la del mes que se indicó, si la cuenta no posee movimientos el Sistema le mostrará un Mensaje indicando que no existen movimientos sobre esa Cuenta Bancaria. En el caso de que la Cuenta Bancaria tenga movimientos, el Sistema le permite seleccionar aquellos que desee incluir, haciendo click sobre la referencia y luego presionando el botón, o puede seleccionarlos todos haciendo click sobre el botón. Se debe tener en cuenta que cuando un movimiento en libros esta en el estado de cuenta y en libros tiene una fecha menor a la del estado de cuenta se debe colocar la fecha que esta en el estado de cuenta en el campo FECHA BANCO, si no se realiza ese cambio la conciliación no cuadra. Al haber seleccionado por lo menos un movimiento se activará el botón Generar Bancos que le permitirá generar el Estado de Cuenta sobre las transacciones indicadas al Sistema. Para Eliminar un movimiento según banco de los ya generados se debe consultar el movimiento por la pantalla de movimientos según bancos y eliminarlo.

34 En el caso de que un Movimiento en Banco esté Conciliado, éste no podrá ser Eliminado. 5. Movimientos Según Bancos Años Anteriores: Tabla: TSMOVBAN Proceso que sirve únicamente para transcribir los movimientos que quedaron en transito al cierre del ejercicio del año anterior. Valida que la fecha del movimiento sea menor a la del ejercicio actual. Para Registrar un Movimiento Según Libro de años Anteriores: Seleccionar la Cuenta del Banco relacionada con el Movimiento Ingresar la Referencia del Movimiento Seleccionar la Fecha del Movimiento la cual debe ser menor a la Fecha del Ejercicio Actual Seleccionar el Tipo de Movimiento Ingresar la Descripción que haga referencia al Movimiento Ingresar el Monto Presionar (foto) 8. Transferencias Bancarias: Tabla: TSTRABAN Este módulo permite la transferencia de dinero entre cuentas bancarias, bien sea del mismo banco o de bancos diferentes siempre y cuando sean cuentas que maneje la Institución. Cuando se realiza una transferencia bancaria, en Movimientos según libros se van a generar dos movimientos con la misma referencia pero de tipos y cuentas bancarias diferentes, es decir, un movimiento para cuenta a la que se le esta sacando el dinero y otro para la cuenta a la que se le da el dinero y ambos movimientos tienen asociado el mismo comprobante contable Para Registrar una Transferencia Bancaria: Ingresamos los Datos propios de la Transferencia: Referencia Fecha Descripción y Monto de la Transferencia a realizar

35 Ingresamos los Datos de los Códigos Bancarios: Código Desde el cual se realiza la transferencia Código Hasta donde se dirige la Transferencia El movimiento de crédito va a ser una nota de débito y el movimiento de débito va a ser una nota de crédito. En cuanto a los Datos del Comprobante Contable el sistema asigna al Número de Comprobante la Referencia de la Transferencia y a la Descripción del Comprobante la misma Descripción de la Transferencia 6. Conciliación: Tabla: TSCONCIL Proceso que realiza la conciliación, es decir se comparan las operaciones efectuadas según libro contra las operaciones realizadas en banco, con el fin de determinar posibles diferencias entre los saldos. Para Registrar una conciliación Bancaria: Introducir el Número de Cuenta para realizar la conciliación Seleccionar el Mes a cerrar Ingresar el Año a cerrar Presionar (foto) El sistema emite un mensaje de éxito Al registrar una Conciliación Bancaria, el mensaje que aparece indica que el proceso fue realizado más no que la conciliación fue exitosa. Si la conciliación no cuadra se anula y todo se reversa, se debe revisar de nuevo los movimientos según libros y según banco. Si la conciliación fue exitosa se debe entrar obligatoriamente a la pantalla de Cierre de Banco con la finalidad de generar el histórico de la conciliación y garantizar que no se efectúen transacciones en el mes conciliado. Al momento de realizar una conciliación bancaria se debe asegurar que: 1. Los saldos iniciales en libros y bancos deben estar correctos. 2. Estén cargados todos los movimientos en transito.

36 3. Estén cargados todos los movimientos en libros correspondientes a ese mes. 4. Se genere correctamente el estado de cuenta bancario (Movimientos según Bancos). Pasos para Conciliar: 1. Garantizar que estén registrados todos los movimientos en los libros. 2. Cuando lleguen los estados de cuenta generar el banco. 3. Conciliar. 4. Emitir el reporte y verificar que la diferencia sea igual a cero. 5. Si no es igual a cero se anula la conciliación y se debe revisar donde esta la diferencia. 6. Si la diferencia es igual a cero se debe cerrar el banco. Razones por las cuales una conciliación no cuadra: 1. No se paso un movimiento. 2. Se paso un movimiento con otra fecha. 3. Se paso un movimiento que no se debía haber pasado. 4. Falto registrar movimientos en transito. 5. Los saldos anteriores en libros y bancos no son los correctos. 7. Cierre de Periodos: Tabla: TSCONCILHIS Proceso que permite generar el cierre de un determinado Período del Ejercicio Contable actualmente abierto, el módulo cerrara solo los periodos que hayan sido conciliados previamente. Para ejecutar el Cierre de Período: Seleccionar la Cuenta Bancaria a cerrar Seleccionar el mes a cerrar Indicar el año en el cual se va a realizar el cierre Caja. 1. Cheques en Custodia: Tabla: TSCHEEMI

37 Todo cheque emitido siempre va a caja. Este módulo permite Consultar los diferentes Cheques emitidos por la Institución, bien sea que estén anulados, entregados o que aún se encuentren en Caja. Así mismo permite entregar los cheques al beneficiario.

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