MANUAL SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO WSIGA

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1 MANUAL SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO WSIGA En este manual, se describe en forma resumida las opciones y formularios del sistema WSIGA (Adminfinanq), el cual permite integrar los servicios de Facturacion, cartera y proveedores. Dicho sistema afecta en sus operaciones el sistema de contabilidad, debido a que realiza la operación contable de la transacción. ACCESO AL SISTEMA. Seleccione empresa, usuario y contraseña. Presione Aceptar.

2 MENU PRINCIPAL. En el menú principal, encontramos las opciones siguientes: Tablas: Opciones de configuración y parámetros generales del sistema Proceso de Facturacion: Sub menú para realizar procesos de Facturacion por conceptos. El sistema genera facturas, y contabiliza las operaciones. Proveedores: Sistema de información de proveedores, mediante el cual se registra el proveedor, la factura y se genera posteriormente el pago. Tesorería y cajas: Este modulo permite realizar captura de documentos contables y generar recibos de caja que afectan la cartera y la caja. Consultas: Menu de consultas por cliente, por factura por documento y otros.

3 PARAMETROS GENERALES DE FACTURACION. Esta opción nos muestra los parámetros generales que controlan la aplicación. Usualmente no se modifican, y son definidos en el momento de la instalación.

4 INFORMACION GENERAL. En esta opción, se registran parámetros generales del sistema de información tales como la fuente de ajustes contables, tipo de causación utilizada (acumulada o del periodo), Fuente de recaudos, y algunos parámetros fijos del sistema. Si desea modificar datos, debe presionar el botón grabar.

5 MENU DE FACTURACION. Este menú, tiene en su parte inicial, las tablas y parámetros de configuración del sistema y posteriormente aparecen las opciones para generar facturas, configurar formas de pago y generar reportes del sistema.

6 MAESTRO DE CLIENTES. Esta opción nos permite registrar los terceros en el sistema, tales como clientes a los cuales se les va a generar una factura, como proveedores. EL sistema realiza una validación de los datos digitados y presione el botón grabar. Para modificar datos, digite la cedula o nit a modificar y presione ENTER, el sistema traerá los datos a la pantalla y permitirá modificarlos.

7 REGISTRO DE CODEUDORES. Esta opción permite que a una factura (Producto de una asesoria), o una cuenta por cobrar, se le asignen codeudores. El procedimiento es digite la cedula del tercero y presione ENTER. Seleccione la cedula del codeudor (Debe estar creado en el maestro de clientes), y presione ENTER. Seleccione el parentesco. Seleccione el saldo Active el estado. Presione el botón Grabar.

8 CONFIGURACION DE LINEAS. El maestro de líneas, corresponde a códigos de líneas de Facturacion o de proveedores. Como ejemplo podemos definir que los saldos o facturas de las matriculas las vamos a codificar con la línea numero 1 y el nombre MATRICULAS PREGRADO. En esta opción se debe asignar una cuenta del PUC para dicha línea. Es decir la cuenta en la cual se llevara la cartera pendiente de pago de las matriculas. Es importante anotar que las facturas generadas en la asesoría del proceso académico, se crean en la línea numero 1.

9 TIPOS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. En este parámetro se definen los tipos de productos o servicios que la institución factura. En este caso se definió así: 7-Facturacion comercial 9-Facturacion Academica (Matriculas)

10 PRODUCTOS Y SERVICIOS A FACTURAR. En este parámetro, se definen los productos y servicios a facturar teniendo en cuenta el tipo de producto o servicio. Se selecciona el tipo de servicio (Ejemplo 7), se digita en referencia el código ejemplo 01 (Lo anterior significa que se creara el código de producto 701. Se digita ENTER (Si el producto esta creado el sistema lo traerá a la pantalla). La opción cuentas por referencia, nos permite digitar las cuentas de Venta, Iva, Descuento etc. El botón Tabla Mtroinvencar nos permite ir directamente a la tabla de productos y realizar modificaciones especificas a los productos ya creados.

11 CODIGOS DE PRODUCTOS A FACTURAR. Esta opción nos permite definir, cada uno de los códigos de productos que se seleccionaran en una factura comercial. Se digita el código y la descripción. En valor matricula se digita el valor unitario Se deben registrar las cuentas de venta, descuento y el centro de costos al cual el sistema llevara la operación. NOTA: En referencia se debe colocar el código del producto digitado en el paso anterior. NOTA: En código de línea se registra el código de línea de la cuenta por cobrar.

12 PROCESO DE FACTURACION. Una vez se encuentre configurado el sistema para facturar, este proceso se realiza por la opción, GENERAR FACTURAS. Digite la cedula o Nit del Cliente a Facturar. (Puede utilizar la Lupa para buscar por nombre) Seleccione el Concepto a facturar. E l sistema trae el nombre, y el valor unitario por defecto, la cantidad y el detalle. Una vez defina el concepto Presione el botón Ok. El sistema realiza el proceso de acumulación de la factura.

13 VER EJEMPLO. El sistema genera la acumulación de los conceptos. Al Terminar Presione el botón GRABAR. EL sistema muestra la factura impresa en la pantalla, y realiza automáticamente la contabilización de la factura, en la fuente configurada.

14 FORMATO DE FACTURA. Datos Emisor. Datos Cliente Prefijo y numero de factura. Código Interno Detalle Factura Fechas.

15 COMPROBANTE GENERADO EN LA CONTABILIDAD Automáticamente al generar la factura en la contabilidad se crea un comprobante soporte de la operación de Facturacion. Por consulta de comprobantes se puede observar lo siguiente.

16 PLAN DE PAGOS EN FACTURAS. EL sistema WSIGA, permite que a una factura se le defina un plan de pagos. Esto es utilizado cuando las instituciones financian una factura en cuotas. Esta opción pide el número de la factura generada por el sistema, y permite seleccionar el número de cuotas, la periodicidad de pago y la tasa de interés. Con estos parámetros el sistema configura la operación.

17 CONSULTA LIQUIDACION FACTURAS. Esta opción permite, realizar la consulta de una factura, liquidando los intereses y basado en el plan de pagos. Esta opción es utilizada cuando la factura tiene asociado un plan de pagos. El sistema muestra el valor a pagar de capital, los intereses y el total pago.

18 RECAUDOS POR CORPORACIONES. Esta opción permite, realizar la aplicación de pagos de cartera directamente desde un archivo plano enviado por el banco, el cual debe contener los valores recaudados en la cuenta corriente o de ahorros de la institución. Usualmente las facturas de asesoría Academica, son recaudadas por una entidad bancaria, la cual debe reportar en forma diaria los pagos realizados a dicha cuenta. En el archivo plano enviado por el bando, se encuentra el número de la factura y el valor pagado. Con esta información el sistema realiza los siguientes pasos. -Afectar la cartera -Generar el comprobante de contabilización del pago el cual es debito a la cuenta 11 (banco) y crédito a la cuenta 13 (Cartera). Nota : El sistema utiliza la fuente de recaudos definida en la opción de parámetros generales.

19 SUBMENU PROCESOS ACADEMICOS. El sistema tiene la opción de procesos académicos dentro del sistema de Facturacion y cartera, para permitir el registro y asignación de becas académicas en el semestre. Este submenú tiene la opción para definir el tipo de becas que se otorgan en la institución y la opción para asignar becas a estudiantes. Un estudiante que tenga registrada una beca, al generar su factura Academica (asesoría), el sistema le aplica la beca al valor de la factura.

20 TIPOS DE BECAS. Los tipos de beca, son definidos por la institución y solo se debe definir el código y el nombre del tipo de beca. Ejemplo 1- Becas Académicas 2- Becas por rendimiento 3- etc.

21 ASIGNACION DE BECAS A ESTUDIANTES. Esta opción permite asignar un porcentaje de beca a un estudiante de la institución, de esta forma al generar la factura Academica el sistema descuenta automáticamente el valor de la beca del pago total. Debe digitar el código del estudiante y presionar ENTER Digite el periodo académico, para el cual se le otorga la beca Seleccione el porcentaje de beca Selección el tipo de beca Presione el botón Grabar. NOTA: El sistema tiene las opciones para exportar los estudiantes becados por tipo de beca y por periodo académico.

22 CONTABILIZACION ASESORIAS ACADEMICO. Esta opción permite, cargar en la contabilidad los comprobantes, generados por el proceso de Facturacion y generación de asesorías académicas. En el sistema de información académico, el sistema permite generar una factura, con las materias y horarios seleccionados por el estudiante. Este proceso, permite cargar la contabilidad con los comprobantes individuales que soportan la creación de la cartera esto es: Cuenta Debito Crédito 13 XXXXX 41 XXXXXXX

23 SUBMENU DE REPORTES. La opción reportes, permite al usuario generar diferentes tipos de informe sobre el proceso de Facturacion, tanto Academica como comercial. Dentro de este menú encontramos, un informe general de todas las facturas que se encuentran activas en la cartera, así como informes de Facturacion entre fechas.

24 INFORME GENERAL DE FACTURAS POR CLIENTE. Este informe nos muestra para cada cedula, las facturas que nos adeuda, con el valor inicial, la fecha, el numero y el saldo.

25 INFORMES DE FACTURACION OTROS SERVICIOS. Este formulario, nos da la posibilidad de generar o exportar a Excel, los resúmenes de la Facturacion generada entre dos fechas de corte. Tiene la posibilidad de generar el resumen o el detalle de las facturas generadas.

26 INFORMES DE FACTURACION. Esta opción, nos presenta en un formato diferente, la Facturacion generada entre dos fechas, con la posibilidad de generar cartera vencida y formatos de paz y salvo. Cada uno de los botones, fue desarrollado de acuerdo a una solicitud especifica de usuario y dependiendo de las necesidades puntuales.

27 RESUMEN DE FACTURACION POR PERIODOS (AÑOS). Esta opción nos permite agrupar la Facturacion Academica (Semestres), por cada programa y por un periodo anual. Solo debe seleccionar el programa académico y el año de proceso. Presione el botón procesar. El sistema mostrara la información en la pantalla y podrá imprimir dicho resumen.

28 RESUMEN DE FACTURACION POR PERIODOS (semestres). Esta opción nos permite agrupar la Facturacion Academica (Semestres), por cada programa y por un periodo semestral. Solo debe seleccionar el programa académico y el semestre ejemplo 20101, Presione el botón procesar. El sistema mostrara la información en la pantalla y podrá imprimir dicho resumen.

29 MENU DE PROVEEDORES. El modulo de proveedores, tiene la opciones para realizar el proceso de registro de facturas, y generar el proceso de causación. Incluye la opción para generar informe de proveedores por vencimientos y de generar el proceso de pago de proveedores. Tiene igualmente la posibilidad de realizar procesos de pago masivo, generando los comprobantes contables para la cancelación de los proveedores y la generación del egreso.

30 MODULO DE TESORERIA Y CAJAS. El modulo de tesorería, tiene las opciones para la captura de comprobantes, el registro de transacciones y la configuración de un sistema de cajas y tesorería. Dentro del aplicativo de cajas, seleccionamos la opción Registro y Registro de Ventas por Cajas. Esta opción nos permite realizar el recaudo por cajas siguiendo el siguiente contenido.

31 MODULO DE CAJAS E INVENTARIOS RECAUDOS POR CAJA Inicialmente el sistema mostrará, la pantalla de registro del usuario de caja. Al presionar el Botón Registrar Ventas el sistema mostrara la siguiente pantalla. Código De La Caja Nombre Del Usuario Clave Usuario Fecha Contable En este campo se debe digitar el código de la caja. En este campo se debe digitar el nombre del usuario que se encuentra manejando el equipo. En este campo se debe digitar la clave del usuario que se encuentra manejando el equipo. En este campo se debe digitar la fecha de la venta en formato aaaa-mm-dd.

32 Comandos En este cuadro se debe seleccionar en cada una de las opciones de chequeo la deseada.

33 Para registrar las ventas digite el código de plu en el campo código, el sistema mostrara el nombre del articulo o servicio a registrar. En el campo cantidad digite la cantidad de unidades a vender. Si el servicio tiene un valor definido el sistema mostrara a este en el campo valor unitario, en caso contrario el sistema le permitirá modificar el valor. Para registrar la venta debe presionar el botón OK, el sistema mostrara el registro de la venta en el cuadro detalle transaccional y acumulara el valor en el campo total venta. Para continuar registrando ventas o servicios repita el procedimiento anterior. Si el usuario no conoce los codigos de venta de los artículos, puede buscar por nombre, presionando con el mouse el item plu. Para eliminar una venta, solo de doble clic sobre el item seleccionado en el cuadro detalle transaccional. Una vez se registren los artículos a vender Presione F10 o el Botón Registrar, y el sistema mostrara la siguiente pantalla. Imprimir De Nuevo Consolidado Directorio Permite imprimir de nuevo una venta. Nos muestra la pantalla de consulta general por cliente. Nos muestra el directorio de plus.

34 En esta pantalla debe registrar el valor pagado por el cliente en el campo valor pago y el sistema le mostrara el valor a devolver.

35 MODULO DE CONSULTAS. Este submenú contiene las opciones de consulta de todos los módulos del sistema. Incluye la opción de consolidado por cliente, y las consultas de saldos por tercero, documentos, movimientos por cuenta rango y movimiento por fuente entre otras. EFFICIENTSOFT

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