CONCILIACIÓN BANCARIA EN SED

Transcripción

1 CONCILIACIÓN BANCARIA EN SED Este será un proceso que recogiendo el fichero de información normalizado de la cuenta corriente (norma nº 43 de la AEB), en el que se nos detallan los movimientos entre fechas de las diferentes cuentas corrientes que mantenemos con los bancos, los case con los diferentes registros de gestión. Estos podrán estar previstos o ser de nueva creación. Deberá ser la empresa la que se ponga en contacto con su entidad bancaria para contratar o acordar con esta la forma de envío y el formato del fichero y la periodicidad o frecuencia de actualización del mismo El objetivo de este proceso es mantener controlados los movimientos bancarios a través de la integración con los procesos de gestión en SED y su posterior contabilización, con el fin de alcanzar el pleno control centralizado de la actividad económica de la empresa. Para ello se creará un módulo específico en Sed en donde se manejarán los Bancos de empresa y su conciliación con Gestión y Contabilidad, en el que los ficheros bancarios serán integrados para realizar el proceso de casación con la gestión. El modulo contempla la posibilidad de contratar/acordar con el banco cualquiera de las tres modalidades definidas por la AEB. Constará de un Panel Central donde nos mostrará las diferentes integraciones de los ficheros por cada banco de empresa, con el Estado de Casación Pendiente En proceso Finalizado de los mismos, así como el Periodo que recogen. La integración de los ficheros bancarios en Sed se establece como un proceso automático. Es decir; Sed estará a la escucha de los buzones de los bancos - generalmente directorios FTP-, donde podrían ser depositados por las entidades bancarias. Pero no es un opción que los bancos faciliten habitualmente. La práctica más común es descargarlos de las páginas WEB de las entidades bancarias. Tomaremos esta opción como la general de trabajo, independientemente de mantener habilitadas otras opciones de comunicación. Para ello crearemos una carpeta donde alojar los ficheros bancarios para luego poder integrarlos automáticamente en SED. La integración también conlleva una pre casación, es decir, que aquellos registros de movimientos que nos llegan y correspondan a registros de SED relacionados con ese Banco (Vencimientos de facturas de pago, ingreso de remesas, ingresos de caja, devoluciones, etc) se propondrán como casados

2 con algunos registros de gestión. Es decir que después de la integración de estos ficheros, ya dispondríamos de una casación automática, a falta de una validación del usuario. Aquellos movimientos que no se hayan podido casar, el usuario tendrá que casarlos asociándolos con los elementos de gestión que estén disponibles, (facturas pendientes de pago, devoluciones de giros, pago de impuestos, etc, ) o con Conceptos contables definidos y Predefinidos (Mantenimiento de cuenta, gastos financieros, etc.). Una vez casados todos los movimientos será dará por finalizado el proceso. En SED se podrá comprobar si cualquier movimiento bancario está conciliado, es decir, tiene su contrapartida de casación ESTE PROCESO LLEVA ACARREADA LA SEGURIDAD DE QUE TODOS LOS MOVIMIENTOS DE NUESTRAS CUENTAS CORRIENTES ESTÁN REFLEJADOS EN NUESTRA GESTIÓN Y POR ENDE ESTÁN CONTABILIZADOS O EN PROCESO DE CONTABILIZACIÓN. Este se nuevo modulo se hará en entorno WEB, por lo tanto tendrá que tener instalado el servidor WEB de SED. La elección del entorno WEB se debe a razones tecnológicas, - la programación actual va toda orientada hacia ese entorno porque permite la utilización del mismo tanto desde puestos de trabajo fijos como con dispositivos móviles (tablets, pc s remotos, smartphones, etc.), y razones gerenciales, - los accesos, operatorias y consultas serán exclusivas de la Dirección de la empresa o de aquellas personas expresamente habilitadas por la gerencia. Usuario Administrador de la Empresa (SUPER).

3 MODULO SED CONCILIACIÓN BANCARIA Análisis y definición de nuevas tablas ( 5 ficheros) en gestión 1. Conceptos comunes (normalizados para todos los bancos por la AEB) de los movimientos bancarios. 2. Conceptos propios. Son los propios de cada entidad 3. Cabeceras de Envío. Donde viene la información relativa al fichero, como saldo inicial, saldo final, desde fecha, hasta fecha, número total de movimientos, total cargos y total abonos, numero de cargos, número de abonos y alguna información más de control como número de envío. 4. Detalle de los movimientos asociados a cada cabecera. Donde viene la información detallada del movimiento como fecha del mismo, importe, si es cargo o abono, concepto común del movimiento, concepto propio y referencias particulares (si se ha escogido la opción 3), nº de documento al que se refiere, y los campos de relación de los diferentes registros de gestión con que se casen. Esta será la pantalla maestra del todo el proceso. 5. Referencias particulares. Donde se tomará el convenio que la entidad establece con el cliente, para que estos registros le lleguen con referencias que ambos han pactado para cada tipo de movimiento, lo que facilitaría todavía más la conciliación. Además con estos nuevos ficheros habrá que ampliar la tabla Bancos de Empresa. a. Campo para definir la carpeta donde se depositaran los ficheros b. Chek para saber si ese banco tiene conciliación y su modalidad, c. Frecuencia de envio Programación a realizar. Procesos (scripts). Estos son programas que realizan cosas sin que exista visualización de los mismos, normalmente se ejecutan en background(segundo plano). 1. Procesos de lectura de ficheros de Bancos 2. Proceso de pre casación de movimientos leídos.

4 Programas. Estos son donde el usuario interacciona con los datos visualizándolos y cotejándolos. I. Pantalla para el mantenimiento de los conceptos comunes (A que están predefinidos por ser conocidos y suministrados por la AEB se crea una pantalla para verlos y modificarlos por si estos varían a lo largo del tiempo II. Pantalla para el mantenimiento de los conceptos propios. Estos nos los tendrá que proporcionar cada banco, para poder crearlos, mantenerlos y luego interpretarlos. III. IV. Pantalla de lectura y registro de ficheros de Información de Cuenta. Es donde se verán los Cabeceras de los diferentes ficheros integrados con su información resumen y su estado de casación. Cada vez que se entre en está pantalla buscara ficheros para integrar en las diferentes carpetas definidas en los bancos de empresa Pantalla de Casación. Pantalla de trabajo donde se casaran los movimientos recibidos con los registros de gestión, con la herramientas necesarias para la búsqueda o creación de los elementos de gestión que sean necesarios(nueva factura,. Esta será la parte nuclear del proceso y la que más tiempo llevara ya que es donde se realiza todo el control de la casación. V. Si se opta por la modalidad 3, habrá que crea una pantalla adicional para el mantenimiento de los conceptos particulares. Informes. A definir, pero tendrá como mínimo la impresión de los registros a los formatos actuales (Pantalla, impresora, o Excell) y aquellos que veamos que sean demandados por los usuarios del módulo (sin cuantificar). El tiempo estimado para su desarrollo es de 230 Horas de análisis y programación y unas 20h de validación de proceso. La idea de Marnova Informática, a partir del interés de uno de nuestros clientes, es encontrar las adhesiones suficientes entre nuestros clientes para, prorrateando el coste de desarrollo entre todos los interesados, abaratar el precio final de un Módulo de gran utilidad y rendimiento.

5 VENTAJAS OBJETIVAS DEL USO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA Plena integración o Gestión General Bancos (Financiera) Contabilidad Mayor nivel de seguridad en las transacciones de datos Importante reducción de tiempos administrativos Mayor y mejor control financiero (bancos) Mayor capacidad de negociación con entidades financieras debido al conocimiento en línea de los gastos, comisiones, tasas, intereses, etc., y de su montante anual o entre periodos. Mayor capacidad de previsión para provisiones y/o gastos Visualización de documentos (clientes, proveedores, acreedores, entidades, etc.) en la pantalla de casación. Podremos ver los documentos origen del movimiento o apunte.