Reformas. Área Inmobiliaria. Reformas

Transcripción

1 Área Inmobiliaria Reformas 1

2 Índice Reformas. Introducción... 3 Iconos de Reformas... 4 Expedientes... 5 Añadir Presupuesto... 5 Modificar Presupuesto... 9 Denegar Presupuesto Suprimir Presupuesto Presupuestos Predefinidos Administración Aceptar Presupuesto Cambiar Valor de Presupuesto Incorporar Reforma al Total de la Venta Cerrar Presupuesto Anular Aceptación de Presupuesto Anular Incorporación Venta Consultas Imprimir Presupuesto Presupuestos NO Aceptados Relación de Presupuestos Reformas Incorporadas al Total de Venta Situación de Presupuestos Informe de Situación de Presupuestos Informe General de Presupuestos Presupuestos Contratadas Listado de Presupuestos

3 Reformas. Introducción Conceptos Generales El Control de Reformas permite controlar y gestionar las mejoras contratadas por los clientes y que afectan a una unidad de venta. Para la creación y seguimiento de expedientes, es necesario tener abiertas las unidades en situación vendida en Administración Comercial. Por tanto, no es posible incorporar al sistema una reforma ajena al área de Ventas. Reformas y Administración Comercial Cuando se incorpora un presupuesto de Reformas en el sistema, éste da la posibilidad de tratar la operación de forma independiente a la venta, desde la perspectiva contable y de gestión. También puede optar por indicar que la operación se considerará como mayor importe de la venta. Para este último tipo de gestión es imprescindible que el porcentaje del impuesto sea idéntico al utilizado en la operación de venta. Con el fin de facilitar la visión de conjunto del tratamiento de una reforma, relacionaremos los pasos que se han de seguir desde que se genera el presupuesto hasta que se da por entregada la reforma. El ciclo comienza cuando se crea un expediente (Añadir Presupuestos, menú Expedientes). El siguiente paso es la contabilización del mismo (Aceptar Presupuesto, menú Administración). Finalmente, dos son los caminos por los que se puede optar para realizar el cierre: Si la reforma se considera mayor valor de venta: - Se puede ejecutar el proceso de Incorporar Reforma al Total Venta, menú Administración para su tratamiento en conjunto con la operación, cerrándose la misma en el momento en que se realice la entrega de llaves. - O bien, se puede ejecutar el proceso de Cierre de Reformas, menú Administración, para efectuar la entrega de la misma de forma independiente. Si por el contrario la reforma no se trata como mayor venta, debe realizar el Cierre de Reforma, menú Administración, para dar por entregada la misma. Configuración Los asientos generados por el sistema, en los distintos procesos de contabilización de este módulo, siguen el mismo criterio utilizado en Administración Comercial, esto es, se deben parametrizar adaptándose a las normas de contabilización empleadas en cada organización. Los modelos de asientos de reformas se configuran en el proceso Asientos Comerciales, menú Configuración, módulo Configuración, área Herramientas. 3

4 Iconos de Reformas Prinex21 cuenta con un juego de Nuevos Iconos de Acceso Directo Prinex21 en la BARRA GENERAL DE HE- RRAMIENTAS, estos iconos son accesos directos a algunas de las opciones más importantes de los procesos que lo componen. Situado en la barra general de herramientas de Prinex21, funciona como acceso directo (Trabajar con...). En el caso de este módulo nos lleva a Trabajar con presupuestos de Reformas, Derechos de Golf y Otros Presupuestos, desde esta pantalla podemos acceder a todos estos procesos. La barra de iconos comunes de Reformas también está disponible mediante opciones de menú, el cual se despliega al activar el botón derecho del ratón estando posicionados sobre una de las líneas. 4

5 Expedientes Añadir Presupuesto o Reforma o Derechos de Golf o Otros Presupuestos El proceso Añadir Presupuesto: Reformas / Menú Expedientes / Reformas, Derechos de Golf y Otros Presupuestos, realiza la apertura del presupuesto. A la entrada del mismo, el sistema solicita el inmueble afectado por la reforma. Nótese que el estado de los inmuebles presentados por el sistema es vendido o entregado. Otra consideración que se debe tener en cuenta es que el sistema permite la creación de más de un presupuesto para un mismo inmueble. Una vez efectuada la selección del inmueble, se presenta una pantalla solicitando los detalles de la Reformas, Derechos de Golf y Otros Presupuestos. Reforma: 5

6 Derechos de Golf: Otros Presupuestos: Esta pantalla presenta tres pestañas: Datos Generales, Detalles del Presupuesto y Forma de Pago. 6

7 En este cuadro de diálogo se introduce la información básica del presupuesto. La operación no se puede confirmar sin haber completado estos datos. Sociedad: por defecto se presenta el código de sociedad promotora. No obstante, el sistema permite especificar otro distinto existente en el maestro de sociedades. Fecha del Presupuesto, Fecha de Caducidad: son datos de cabecera del presupuesto de carácter informativo. Mayor Valor del Bien: este ítem indica si el importe de la reforma se acumulará al precio total del inmueble. Si se define esta opción, es imprescindible que el porcentaje del impuesto utilizado sea el mismo que el que grava la venta del inmueble. Detalles del Presupuesto: En esta opción definiremos de qué reformas consta el presupuesto y cuántas unidades vamos a emplear, así como el precio total de cada una de las reformas. Las reformas predefinidas son las que ofrece la promoción como reformas estándar. Se configuran en la opción reformas predefinidas en este mismo punto de menú. Según el tipo de reforma de que se trate, el sistema pedirá el número de unidades para calcular el precio total. Esto es, si la reforma se mide en unidades, el sistema solicitará el número. Por el contrario si fuera según partida alzada no solicitará la entrada de unidades. Observaciones: campo literal para añadir observaciones al presupuesto, está ubicado en la parte superior izquierda. A la hora de establecer reformas predefinidas, hay veces que necesitamos decimales, como por ejemplo al introducir metros cuadrados, por eso al dar de alta la reforma hemos modificado el campo unidades para que se puedan escribir decimales. 7

8 Forma de Pago: Definir el modo de pago de la reforma o reformas que se le vayan a hacer al inmueble. La forma de Pago se define: a la entrada o en el aplazado. Además habrá que definir en qué forma va a pagar el cliente, si mediante efecto, pagaré, o cualquier otro documento. Finalizada la introducción del presupuesto de reforma el proceso facilita la posibilidad de imprimirlo. 8

9 Modificar Presupuesto o Reforma o Derechos de Golf o Otros Presupuestos La opción Modificar presupuesto: Reformas / Menú Expedientes / Reformas, Derechos de Golf y Otros Presupuestos, permite modificar el presupuesto de la reforma que hemos generado anteriormente. Mediante el botón (Operación) Reforma se visualizan los datos de la reforma. Seleccionando con doble click ó Modificar para actualizar fechas, importes y forma de pago de las reformas que estén incluidas en dicho presupuesto. Imprimir: Genera un informe de la reforma en formato Word. 9

10 Derechos de Golf Otros Presupuestos 10

11 Denegar Presupuesto o Reforma o Derechos de Golf o Otros Presupuestos La opción Denegar Presupuesto: Reformas / Menú Expedientes / Reformas, Derechos de Golf y Otros Presupuestos, deshabilita el presupuesto impidiendo su aceptación. Equivale a la eliminación pero, a diferencia de ese proceso, el expediente permanece en el sistema a efectos de consulta como presupuesto no aceptado. Naturalmente, sólo pueden denegarse presupuestos que aún no se hayan contabilizado. El panel que se muestra en este proceso es el mismo que el visualizado en Añadir/Modificar Presupuestos con el fin de facilitar la consulta a los datos del mismo. Mediante el botón Confirmar el proceso inhabilita el presupuesto procesado. 11

12 Suprimir Presupuesto o Reforma o Derechos de Golf o Otros Presupuestos Al activar el proceso Suprimir Presupuesto: Reformas / Menú Expedientes / Reformas, Derechos de Golf y Otros Presupuestos, se produce la eliminación de la reforma presupuestada. Al contrario que en el proceso de Denegar Presupuesto, los datos de la reforma desaparecen del sistema por completo. La ventana de este proceso es idéntica a la de Añadir/Modificar Presupuestos, para facilitar la consulta a los datos que van a ser eliminados. Al activar el botón Confirmar se procede a la eliminación del presupuesto. 12

13 Presupuestos Predefinidos Desde este punto se establecen las Reformas / Menú Expedientes / Presupuestos Predefinidos Se trata de crear una Tabla con las reformas que se ofrezcan en la promoción con la ventaja de poder usarlas cuando se esté introduciendo un presupuesto. Se pueden Añadir, Modificar, Suprimir y Duplicar los datos de la línea de Presupuesto Predefinido. Copiar los datos de una línea de Presupuesto Predefinido a otra Promoción. El botón Texto, permite añadir un texto adicional descriptivo de la misma, así como Imprimir la reforma seleccionada. Los datos de la tabla son: Código: a elección del usuario. Concepto: definir término (puntos de luz, bañera, cambio suelos, etc.). Precios: introducir precio por unidad. Tipo de reformas (unidades, partida alzada) Nuevo campo Agrupación de Conceptos de reformas predefinidas Al utilizar esta lista en los presupuestos e introducir las reformas predefinidas confeccionadas en este apartado, el sistema calculará automáticamente el total del importe por unidad. 13

14 Administración Aceptar Presupuesto El proceso Aceptar Presupuesto (Menú Administración / Módulo Reformas) es el encargado de efectuar la contabilización del presupuesto aceptado por el cliente. Como se explicó en el apartado de Reformas. Introducción, los asientos generados por el sistema son parametrizables, si bien Prinex21 contiene, por defecto, modelos predefinidos, dando la consideración de anticipos a las cantidades entregadas y aceptadas por el cliente. DATOS DE LA REFORMA: Muestra la información del cliente, nº de reforma, Tipo de inmueble y Fecha de presupuesto. PRESUPUESTO: Accede a los datos del Presupuesto (Datos Generales, Forma de Pago, Detalles). DATOS DE CONTABILIZACIÓN: Fecha: Se corresponde con la fecha del asiento contable. Importe: Cantidad cobrada al contado en el momento de aceptar el presupuesto (o contrato de reforma). Puede activar las opciones de Imprimir Factura y Registrar Cheque. Finalmente se monta el asiento contable, permitiendo el proceso la impresión del mismo. Cuenta de Tesorería: Cuenta donde se llevará a cabo el ingreso. Modelo: Activa el proceso de Asientos Comerciales (menú Configuración, área Herramientas), permitiendo modificar el modelo de asiento que se va a emplear en este proceso de contabilización. 14

15 Cambiar Valor de Presupuesto Mediante la opción Cambiar Valor de la Reforma (Menú Administración / Módulo Reformas) se puede efectuar el reajuste de los precios de la reforma ya contabilizada a la baja o la alta. En Nuevo Total se especifica el importe total de la reforma (sin impuestos) después del aumento o reducción. El sistema presentará (por diferencia) el importe de la regularización (impuestos incluidos). En caso de subida de la operación, el importe correspondiente al reajuste debe indicarse en la ventana inferior junto con el resto de cantidades aplazadas, detallando: formato, importe, vencimiento y cuenta contable (si procede). Nota: cuando el diferencial se cobre al contado, introduzca un documento de tipo-9 y realice posteriormente su cobro en el proceso Cobro de Vencimientos, menú Vencimientos, módulo Cuentas a Cobrar, área Administración Comercial. Si se ha efectuado una reducción del total de la reforma, la cantidad correspondiente al reajuste, puede ser regularizada de dos formas: 1. Mediante abono : en cuyo caso se factura en ese momento la cantidad diferencial. 2. Mediante aplazado en negativo : en este otro supuesto se entiende diferida la regularización a otro momento en el que se compensará el importe minorado con otras cantidades pendientes de cobro. Para esta modalidad, es obligado el empleo del formato 9 como canal de cobro. Al finalizar se monta el asiento contable, permitiendo el proceso la impresión del mismo. 15

16 En esta misma ventana dispone de los botones siguientes: Modelo de Asiento: Activa el proceso Asientos Comerciales, menú Configuración, área Herramientas, permitiendo modificar el modelo de asiento que se va a emplear en este proceso de contabilización. Bases: Remite a Bases de Facturación, mostrando el importe neto y el IVA del efecto. Detalle del Presupuesto: Accede a los datos de situación económica de la reforma. (Situación de Reformas, menú Consultas). Incorporar Reforma al Total de la Venta El proceso Reformas / Administración / Incorporar Reforma la Total de la Venta, trata presupuestos en situación Aceptados y definidos como mayor precio de la operación de venta a la cual se encuentran vinculados. Una vez efectuada la selección, el sistema presenta individualmente la Situación Económica de la Operación de Venta (referido al compromiso del contrato: entrada, aplazado, hipoteca) y la situación de la reforma (entrada y aplazado). Finalmente, se presenta la situación futura de la venta después de ejecutar este proceso. 16

17 Mediante el botón Confirmar se confirma el proceso de incorporación. La reforma entonces, deja de existir como entidad independiente y pasa a formar parte de la operación a todos los efectos, desde el punto de vista económico. En los procesos donde se puede acceder a los datos del presupuesto, los expedientes incorporados aparecen con el literal Mayor Venta en el ítem estado. 17

18 Situación de la Reforma: Accede a los datos de situación económica de la venta, permitiendo modificar el modelo de asiento que se va a emplear en este proceso de contabilización. Reforma: Accede a los datos de situación económica de la reforma. (Situación de Reformas, menú consultas). 18

19 Cerrar Presupuesto El proceso Cerrar Reforma (Menú Administración / Módulo Reformas) implica que, desde el punto de vista contable, se pase a resultados el importe total de la operación de reforma. Como resultado de este proceso, el sistema muestra la situación actual de la operación indicando el importe que se va a facturar. El cierre de reformas puede efectuarse tanto sobre expedientes susceptibles de ser incorporados al valor total de la venta o ajenos a la misma. Evidentemente, si la reforma ya ha sido incorporada al total de la venta, el cierre se efectuará automáticamente a la Entrega de Llaves del inmueble. Modelo y Modelo Aceptado Activa el proceso de Modelos de asientos, permitiendo modificar el modelo de asiento que se va a emplear en este proceso de contabilización. Dentro de cualquiera de los dos vemos los Detalles: Accede a los datos de situación económica de la reforma. (Situación de Reformas, menú Consultas). 19

20 Anular Aceptación de Presupuesto El proceso de Anular Aceptación del Presupuesto (Menú Administración / Módulo Reformas) permite efectuar la eliminación de un presupuesto contabilizado y sin cantidades aplazadas en situación de cobro o negociación. La operación solicita los siguientes datos: Fecha de Anulación: con la que se efectuará el asiento (si procede). Borrar Presupuesto: permite mantener o no, los datos del presupuesto. Si decide no seleccionar este ítem, solamente se procederá a la anulación del movimiento contable, permaneciendo los datos del presupuesto. Tipo de Anulación: la opción de borrado de asiento elimina físicamente la información contable, mientras que la de Contra-Asiento confecciona un apunte de signo contrario al original. Detalles: Accede a los datos de situación económica de la reforma. (Situación de Reformas, menú Consultas). Anular Incorporación Venta Mediante el proceso Anular Incorporación Venta (Menú Administración / Módulo Reformas) es posible desvincular operaciones de reforma que se hayan tratado en el proceso de Incorporar Reforma al Total de la Venta. Los datos que se presentan en la ventana del proceso, comunican la situación en que se encuentran el contrato de compra venta y la reforma aceptada y cómo quedará después de la desvinculación. Con Confirmar se procede a la ejecución de la anulación. 20

21 Reforma: Accede a los datos de situación económica de la reforma. (Situación de Reformas, menú consultas). Situación de la Reforma: Accede a los datos de situación económica de la venta. 21

22 Consultas Imprimir Presupuesto A la entrada del proceso Reformas / Consultas / Imprimir Presupuesto, se presenta una ventana de búsqueda con los criterios de selección del Estado del Presupuesto: Pendiente de aceptar sin imprimir, Pendiente de aceptar y Todos. También dispone de otros criterios de búsqueda tales como: Inmueble, Nº Operación, Reforma y Comprador. Una vez realizada la selección, el sistema solicita el modelo de documento y emite una ficha con el cliente, la unidad de venta y el detalle de los conceptos incluidos en el presupuesto, así como su valoración económica. 22

23 También imprime las siguientes variables: DETALLE-REFORMA-SIN: Líneas de detalle sin importes DETALLE-TOT-REFORMA-SIN: Importes Totales sin desglosar TOTAL-CONCEPTOS Importe total de conceptos PLAZO-ACEPTACION: Plazo de aceptación Al seleccionar un Presupuesto para imprimir, nos saldrá la siguiente ventana, en la que tenemos que elegir el Modelo que queremos. Al abrir los Modelos una lista del modelos de los que disponemos: En este punto es donde se configuran los Modelos de Word para la impresión de presupuestos. El mecanismo es idéntico al de configuración de contratos privados en Administración Comercial. Seleccionar modelo. Trabajar con el modelo. 23

24 Presupuestos NO Aceptados Mediante la opción Reformas / Consultas / Presupuestos NO Aceptados se muestran en pantalla todas la reformas denegadas. Con doble click tiene la posibilidad de consultar los detalles de las mismas. 22 Relación de Presupuestos El proceso Reformas / Consultas / Relación de Presupuestos muestra en pantalla la relación de todas las reformas de los inmuebles de la promoción, sea cual sea el estado en que se encuentren: Nº Reforma, Importe, Estado (aceptado, denegado, presupuestado, mayor valor del bien), Cliente e Inmueble... El botón Situación de la Reforma : Permite ver en detalle cada reforma seleccionada que no esté en situación denegada. Reformas Incorporadas al Total de Venta Como se explicó en el apartado Incorporar Reforma al Total de la Venta, cuando se incorpora una reforma a su operación de venta el tratamiento de los datos económicos es conjunto desde ese preciso momento. No obstante, el sistema permite mediante el proceso Reformas / Consultas / Reformas Incorporadas la Total de la Venta, efectuar la consulta de una reforma de modo independiente a la venta a la que se asoció. El botón Situación de la Reforma : Accede a la consulta de la reforma seleccionada. 24

25 Situación de Presupuestos La opción Reformas / Consultas / Situación de reformas muestra la relación de reformas aceptadas correspondientes a la Promoción en uso. Una vez seleccionado el inmueble de la relación de reformas, el sistema permite consultar los detalles de la misma. 25

26 Imprimir: Imprime los datos principales de la reforma seleccionada. Vista 2 Presupuesto: Muestra el presupuesto de reforma. RESUMEN: En esta ventana se visualizan los datos generales de la operación. De una parte, se detalla el precio total de la reforma (desglosado en Neto e Impuestos). De otra, la situación de cobro de las cantidades comprometidas en la formalización del presupuesto. COMPROMISO: Esta pestaña muestra los datos de formalización del presupuesto aceptado. El desglose de cantidades (Neto e Impuestos) se distribuye en: Entrada: Cantidad cobrada en el presupuesto aceptado o contrato de reforma. Aplazado: Importe total de los vencimientos posteriores a la aceptación del presupuesto. En el apartado de Varios se detallan las cantidades debidas por otros conceptos (como los gastos originados por el impago de cantidades aplazadas). COBRADO: En el apartado de cobros se presentan dos ventanas detallando las cantidades cobradas al contado (Entrada) y los Cobros de cartera (aplazado). Esta consulta permite navegar por la información de cobro hasta el máximo nivel de detalle. Para ello, basta con seleccionar la línea de cobro que se desea visualizar y hacer click con el botón derecho del ratón. PENDIENTE: En esta ventana se visualizan los vencimientos pendientes de cobro. Puede navegar igualmente por la información hasta el máximo nivel de detalle. Para ello, basta con seleccionar la línea que se desea visualizar y hacer click con el botón derecho del ratón. El detalle al que se puede acceder es: Historia del Vencimiento, Consulta de Bases, Detalle de Entregas, Datos de Familia y Observaciones. OTRAS SITUACIONES: En esta ventana podemos ver el Estado de los Efectos, con el Nº Fecha de vencimiento y Nominal del mismo, así como acceder a diferentes niveles de detalle (Hª del vencimiento, consulta de bases, etc.) FACTURAS: Relación de facturas generadas por el cobro de las cantidades devengadas en el presupuesto aceptado o contrato de reforma. Puede consultar el Detalle de la Factura mediante click con el botón derecho del ratón. TITULAR OPERACIÓN, TITULAR PRESUPUESTO: En esta ventana se detallan los clientes que componen la operación. Junto con los datos de NIF y nombre, se visualiza el porcentaje de participación que les corresponde en la operación. ASIENTOS Para el detalle de cobros de contado: Consulta del Asiento. Para el detalle de vencimientos se presenta: Historia del Efecto, Consulta de Bases, detalle de Entregas, Datos de Familia y Observaciones. 26

27 Informe de Situación de Presupuestos Reformas / Consultas / Informe de Situación de Presupuestos Seleccionando el inmueble de la relación de reformas que se muestra en pantalla (reformas aceptadas), el sistema permite obtener por pantalla o impresora, un informe con la situación económica de la operación. Este listado muestra: Promoción, Cliente, Inmueble y número de reforma Importe (neto, IVA y total) de la reforma Importes pendientes de cobro e Importes ya cobrados Situación del aplazado con Nº de efecto, Fecha de vencimiento, Importe nominal, Gastos y Entregas a cuenta. 27

28 Informe General de Presupuestos El Reformas / Consultas / Informe General de Refor- mas permite obtener un listado impreso de todas las reformas según selección. Puede establecer Filtros por Sociedad, Delegación, Promoción, Sector, Unidad de Negocio, Clientes y Tipo de inmueble (Vivienda, Garaje, etc.). Puede optar entre listar las reformas por: Mayor Valor del Bien, Situación (denegada, aceptada, etc.) y Vista, así como elegir los periodos a listar: Fecha de Presupuesto o Fecha de Aceptación, con Importes Netos o con IVA. Se incluye en el Informe General de Reformas, una cabecera para especificar el periodo que se estuviera consultando. 28

29 Este documento tiene salida a Excel, ejecutando una Macro del Informe General de Reformas con gráficos. 29

30 Presupuestos Contratadas La opción Reformas / Consultas / Reformas Contratadas genera un informe de las reformas predefinidas. Los filtros de selección tales como promoción, cliente, tipo de reforma predefinida, fecha de presupuesto, fecha de aceptación, etc. permiten obtener el listado de las reformas con exclusiva salida a Excel, ordenado por los criterios empleados: Mayor valor del bien, Situación de la reforma y Vista. Listado de Presupuestos El Reformas / Consultas / Listado de Reformas permite obtener una Relación Impresa de todas las Reformas según selección. Puede establecer Filtros por Sociedad, Delegación, Promoción, Sector, Unidad de Negocio, Importes (Con IVA y Sin IVA ) y por último (Incluir o no en Vista 2). Al completar los filtros por los que deseamos seleccionar el listado y pulsar Confirmar nos saldrá un Documento como el siguiente. 30