Software para Seguimiento de Clientes. Descripción del Producto

Transcripción

1 Software para Seguimiento de Clientes Descripción del Producto

2 Descripción del Sistema Es un completo sistema que permite tener un mejor control y manejo sobre clientes antiguos y nuevos, ya que permite tener a disposición del usuario la información en forma mucho más fluida y clara sobre los procedimientos de venta y acciones futuras programadas con el cliente, a partir de llamadas, citas, reuniones u otra forma de contácto, para hacer un real seguimiento de los pasos a seguir por cada una de las partes. Además permite mantener una cartera de clientes actualizada y activa para ser consultada en cualquier momento por el usuario y que permite crear informes detallados enumerando todos los pasos desde el primer contácto hasta la posible venta o no venta. Ingresar al Sistema Para Ingresar al sistema se debe introducir la siguiente dirección en el navegador: Luego aparecerá la pantalla de inicio en la cual se procederá a ingresar el usuario y contraseña

3 Menú Principal Al ingresar aparece el menú principal que consta de tres ítems: Seguimiento de Clientes, Informes, Administración (fig. 1) Fig.1 1. Seguimiento de Clientes (fig. 2) : Es la herramienta principal de la aplicación, la cual se encarga de llevar un control detallado de los clientes, permitiendo un manejo de datos de cada uno de ellos tales como nombre, dirección, fecha de contacto, filtro de clientes activos e inactivos, el tipo de producto al cual esta relacionado cada uno de ellos, etc. Además consta de acciones pendientes (fig.2) que son básicamente reuniones, citas o llamadas a futuro con cada cliente. Fig.2 Seguimiento de clientes

4 Al pinchar el ítem seguimiento de clientes, se desplegará la siguiente pantalla (fig.3): Fig.3 Seguimiento y búsqueda de clientes Nombre Empresa Acciones Pendientes 1.1 Seguimiento y Búsqueda de Clientes: Este módulo realiza una búsqueda en detalle de los clientes, además de crear uno nuevo (fig.4) Ingreso de nuevo cliente Fig.4 Filtros de Búsqueda Filtros de Búsqueda La búsqueda se puede filtrar por distintos campos: - Rut: Permite ingresar el Rut de la empresa - Empresa: Permite ingresar el nombre de la empresa - Contacto: Permite ingresar el nombre de la persona representante de la empresa

5 - Software: Permite hacer una selección entre los distintos softwares (ERP, POS, PYME, Factura electrónica, etc.) - Estado: Permite seleccionar si es un cliente Activo, Inactivo o Ambos - Estado Clientes: Permite seleccionar si un cliente Compró, Compró en otro lado, si está en Seguimiento o Ambos Ingreso de Nuevo Cliente: Consta de una ficha que permite el ingreso de los diversos datos para un nuevo cliente : Fig.5 Encabezado Ficha Datos Empresa Contacto de la empresa Acciones del cliente Encabezado Ficha: Genera automáticamente un código numérico para la ficha y permite guardar los cambios realizados (fig.6) Fig.6

6 Datos Empresa: Permite ingresar los antecedentes del cliente en forma detallada (fig.7): - Rut - Razón Social - Dirección - Comuna - Sistema (campo obligatorio): Permite seleccionar el sistema por el cual el cliente ha solicitado información - Observaciones: Permite Ingresar cualquier antecedente de relevancia en el seguimiento - Referencia (campo obligatorio): Permite especificar la forma de búsqueda utilizada por el cliente para encontrar referencias del software. Por defecto las opciones son Página web, Google, Páginas amarillas, pero permite seleccionar otro método de búsqueda pinchando el campo Otros. - Estado: Permite seleccionar si el cliente está Activo o Inactivo pudiéndose modificar esto cuando se desee - Estado Cliente: Permite establecer si el cliente está en Seguimiento, si Compró en otro lado, o ya Compró el Producto Fig Contacto de la Empresa: Es la persona que llamó interesada por algún software. En base a esta persona se ingresa un nuevo cliente y número de ficha. Para este ítem se ingresarán los siguientes datos (fig.8): - Nombre (campo obligatorio) - - Teléfono - Fax - Celular - Cargo - Observaciones: Permite Ingresar información de relevancia en torno al contacto - Estado: Permite seleccionar si la persona a cargo está Activa o Inactiva. Esto es para un eventual cambio de la persona a cargo

7 Fig Acciones del Cliente: Permite enumerar y establecer en detalle las acciones realizadas por el cliente y así llevar un control actualizado de eventos trascendentes para al futura venta o no venta. Esta acción es llevada a cabo por el vendedor y permite ingresar los siguientes detalles (fig.9): - Fecha - Hora (formato 24 horas) - Como contactó: Permite establecer la forma de contacto ( , Teléfono, Celular, en forma Personal y Otro - Acción: Es la razón fundamental por la cual el cliente se ha contactado. Las opciones son: Cotización, Que le pareció el sistema, Demo, Volver a llamar, Reunión, Otros. - Atendido Por: En este caso son las iniciales del vendedor. - Teléfono - Respuesta: Permite registrar un texto descriptivo en torno a lo que el cliente decida Próxima llamada: - Observaciones: Permite registrar los eventos futuros con el cliente - Fecha - Hora Todos estos ítems son modificables en el menú administración > Mantenedores (Ver punto 3.3 Mantenedores) Agregar Acción detalle de las acciones Eliminar Ultimo Detalle detalle de las acciones : Es el botón que permite agregar una línea para el : Permite eliminar una línea para el Fig.9

8 1.2 Nombre de empresa: En esta tabla aparece el listado completo de empresas y clientes. Aquí se incluyen los clientes activos (indicados con una y en color gris) y los clientes inactivos (Indicados con una y en color amarillo) fig.10 Fig.10 Cliente Inactivo Cliente Activo Al pinchar en cualquiera de los clientes se despliega el formulario para agregar o eliminar una acción, cambiar el estado (activo o inactivo), dejar pendiente un contacto con el cliente y ajustar otros detalles (fig.11) Fig.11 Aquí se puede agregar otra acción o contacto Permite agregar detalles del contacto, tales como fecha, Hora, etc. Agregar un nuevo campo de acción Eliminar una acción Agregar observaciones importantes de cara al seguimiento Dejar Pendiente un contacto

9 1.3 Acciones Pendientes (fig.12): Muestra un listado de clientes que tengan acciones pendientes dentro de la semana. Para que aparezca como pendiente se debe indicar en el listado Nombre de empresa (detallado en el punto 1.2) Fig.12 Al pinchar en un cliente se despliega nuevamente el formulario de la fig.11 Aquí se deja como pendiente Para que aparezca o no como pendiente se debe elegir la opción en el campo con encabezado, de modo que aparecerá en el listado junto con las demás acciones pendientes indicando fecha y hora.

10 2. Informes: Permite obtener un listado de clientes y acciones, filtrando diferentes detalles y antecedentes, para así obtener un informe completo de la información solicitada. (fig.13) Fig.13 Informes Al pinchar sobre este botón se despliega un nuevo menú que incluye lo siguiente: Lista de Seguimientos, Listado de Clientes, Vencimiento de Seguimientos (fig.14) Fig Lista de Seguimientos (fig.15): Muestra el último seguimiento de cada cliente, pudiendo filtrar por: - Fecha (Desde Hasta) - Estado (si está activo o inactivo) - Estado del cliente (si compro, compró en otro lado, o en seguimiento) Fig.15

11 2.2 Listado de clientes (fig. 16): Muestra el listado de todos los clientes, independiente el estado en el que se encuentre cada uno de ellos, el cual se puede filtrar por: - Fecha (Desde Hasta) - Estado (si está activo o inactivo) - Estado del cliente (si compro, compró en otro lado, o en seguimiento) - Ordenar por (ficha, razón social) Fig Vencimiento de seguimientos (fig. 17): Indica los plazos a cumplir en las acciones con cada cliente, siendo este una reunión o una próxima llamada. Este listado se puede filtrar por: - Fecha (Desde Hasta) - Estado (si está activo o inactivo) Fig.17

12 3 Administración (fig.18): Permite cambiar los parámetros del sistema, como pueden ser usuarios, asignación de clientes a cada usuario, mantenedores, etc. Fig.18 Al pinchar sobre este botón se despliega un nuevo menú que incluye lo siguiente: Usuarios, Asignar clientes a Usuarios, Mantenedores (fig.19) Fig.19 Administración 3.1 Usuarios (fig. 20): Es un listado en cual figuran los encargados de hacer los seguimientos de venta para cada cliente. Este podría ser un vendedor u otra persona autorizada para hacerlo. Fig.20 Para ingresar un nuevo usuario se debe presionar el botón el cual desplegará un formulario para ingresar un nuevo vendedor o persona autorizada (fig.21) Fig.21

13 3.2 Asignar Clientes a Usuarios (fig.22): Esta función solo es realizada por el administrador del sistema y consiste en asignar a cada usuario su propia lista de clientes para una atención más personalizada y cercana con cada uno de ellos. Para asignar un cliente a un usuario es necesario pinchar el sobre el usuario (en este caso haremos clic sobre Andrea Bravo) Fig.22 Asignaremos un cliente a este usuario Se desplegará un listado en el cual aparecen todos los clientes que por defecto están asignados a admin. Para Asignar el cliente a Andrea Bravo simplemente se tiene que tickear el campo donde dice Asignar y después se procede a guardar los cambios presionando el botón que está en la parte superior (fig.23) Fig.23 Aquí se tickea para asignar este cliente Para realizar el proceso contrario se debe marcar la opción, o sea quitar la asignación de un cliente a un usuario, se debe tickear la opción Liberar y luego guardar los cambios (Fig.24)

14 Fig.24 Aquí se tickea para liberar este cliente 3.3 Mantenedores: Configura todos los parámetros en la ficha de Seguimiento de Cliente para que el sistema funcione correctamente permitiendo agregar o eliminar ítems. Por ejemplo modificación de acciones (cotización, demo, reunión u otro), ingreso de los tipos de sistemas o productos, forma en que el interesado conoció el producto, referencias de otras personas, los tipos de contacto (teléfono, mail, formulario Internet), etc. Al pinchar en mantenedores se despliega el menú principal como se muestra en la fig.25 Fig.25

15 El menú Mantenedores contiene las siguientes opciones: - Acciones (fig.26): Permite agregar o eliminar un evento del campo acción el cual se despliega en la ficha Seguimiento de Cliente (ver punto , ítem acciones). Fig.26 El botón Nuevo despliega un mantenedor que permite agregar una nueva acción y dejarla activa o inactiva. Aquí se elimina una acción Al pinchar encima de una acción existente, permite modificarla y dejarla activa o inactiva.

16 - Cargos: Permite agregar, modificar o eliminar el cargo del cliente o la persona que lleva a cabo el contacto con la empresa. Fig.27 El botón Nuevo despliega un mantenedor que permite agregar un nuevo cargo. Aquí se elimina una acción Al pinchar encima de un cargo existente, permite modificarlo.

17 - Referencias: Permite agregar, modificar o eliminar una referencia de contacto del cliente con la empresa Fig.28 El botón Nuevo despliega un mantenedor que permite agregar una nueva referencia y dejarla Activa o Inactiva. Aquí se elimina una acción Al pinchar encima de una referencia existente, permite modificarla.

18 - Sistemas (fig.29): Permite agregar, modificar o eliminar el producto por el cual el cliente está interesado en recibir información para una eventual compra a futuro Fig.29 El botón Nuevo despliega un mantenedor que permite agregar un nuevo Sistema, agregar una Descripción y dejarlo Activa o Inactiva. Aquí se elimina una acción Al pinchar encima de un sistema o producto existente, permite modificarlo.

19 - Tipos de Contactos (fig.30): Permite agregar, modificar o eliminar el tipo de comunicación usada por el cliente para contactarse con la empresa. Fig.30 El botón Nuevo despliega un mantenedor que permite agregar una nuevo tipo de contacto y dejarlo Activo o Inactivo. Aquí se elimina una acción Al pinchar encima de un Tipo de Contacto existente, permite modificarlo.

20 - Tipo Personas (fig.31): Permite agregar, modificar o eliminar personas o vendedores a cargo del seguimiento del cliente en una posible compra. Fig.31 El botón Nuevo despliega un mantenedor que permite agregar un Nuevo Tipo de Personas y dejarlo Activo o Inactivo. Aquí se elimina una acción Al pinchar encima de un Tipo de Persona existente, permite modificarlo.

21 - Comunas (fig.32): Permite agregar, modificar o eliminar el listado de Comunas Fig.32 El botón Nuevo despliega un mantenedor que permite agregar una Nueva Comuna y dejarla Activa o Inactiva. Aquí se elimina una acción Al pinchar encima de una Comuna, permite modificarla y cambiarla de estado (de activo a inactivo o viceversa).