Sistema Clínico Módulo Facturacion FACTURACION

Transcripción

1 FACTURACION Este modulo nos permitirá realizar todas las gestiones referentes al ingreso e impresión de documentos (facturas, notas de crédito, etc.), así también las consultas correspondientes a estos procesos. 1

2 INGRESOS INGRESO DOCUMENTOS Esta opción nos permitirá realizar el ingreso e impresión de los documentos tributarios al sistema. Estas operaciones podrán ser realizadas para: Facturas a pacientes Ambulatorios de Centro Medico y Urgencia. Facturacion Hospitalizados Varias (no valida información de ingreso). Facturacion Hospitalizados Individual. Facturacion Hospitalizados con tipo de pagos asociadas a Bonos. Facturacion Hospitalizados con tipo de pagos asociadas a Facturacion. El proceso de Facturacion de cada una de estas opciones será explicada detalladamente a continuación. 2

3 FACTURAS A PACIENTES AMBULATORIOS DE CENTRO MEDICO Y URGENCIA Inicialmente deberemos asignar la admisión a la que facturaremos. Cabe destacar que para facturar masivamente (a FONASA o a una ISAPRE), deberemos seleccionar las admisiones correspondientes a estas instituciones (inferiores a 1000, ejemplo FONASA = Admisión 1). En el caso de no saber el numero de admisión, podremos ubicarla mediante la selección de la herramienta Lupa. Esta nos permitirá ir buscando las previsiones que ocuparemos para factura. Podremos acotar el resultado de las admisiones mostradas en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). Una vez seleccionada, deberemos seleccionar la sociedad por la cual facturaremos. Deberemos definir cual va a ser el tipo de documento que emitiremos (Facturas, Boletas, Notas de Crédito o Notas de Debito). Una vez parametrizados los datos y queramos ver los documentos que tenga asociados dicha admisión, deberemos seleccionar la opción Ver Facturas. En el caso de que queramos modificar un documento en particular, deberemos hacer doble clic sobre el o ir al recuadro Modificar Documento Numero digitar el numero de documento y seleccionar la opción Ingresar. 3

4 Una vez realizado esto, deberemos definir en el recuadro Tipo Factura la opción Ambulatorio. En el caso de querer realizar facturaciones a pagos que tengan tipo de pago Facturación, deberemos dirigirnos al recuadro Tipo Factura Ambulatoria y seleccionar la opción Facturación. Posterior a esto deberemos definir la cantidad de ítems a facturar, por lo cual deberemos dirigirnos al recuadro Prestaciones, definir la cantidad y seleccionar la opción Desplegar. 4

5 Una vez realizado esto deberemos digitar el Numero de Correlativo y Caja. Así el sistema traerá los datos correspondientes. Cabe destacar que el sistema nos traerá esos datos siempre y cuando esa atención tenga tipos de pagos con la forma FACTURACION. Para finalizar el proceso deberemos seleccionar la opción Aceptar. En el caso de querer realizar facturaciones a pagos que tengan tipo de pago Bonos, deberemos dirigirnos al recuadro Tipo Factura Ambulatoria y seleccionar la opción Bonos (Externos/Internos). Posterior a esto deberemos definir la cantidad de ítems a facturar, por lo cual deberemos dirigirnos al recuadro Nª Bonos, definir la cantidad y seleccionar la opción Desplegar. Una vez realizado esto deberemos digitar el Numero de Correlativo y Caja. Así el sistema traerá los datos correspondientes. Cabe destacar que el sistema nos traerá esos datos siempre y cuando esa atención tenga tipos de pagos con la forma BONO/BONO ELECTRONICO. Para finalizar el proceso deberemos seleccionar la opción Aceptar. 5

6 Para realizar la Facturacion masiva de las atenciones con tipo de pago Facturacion. Deberemos dirigirnos al recuadro Tipo Factura Ambulatoria y seleccionar la opción Facturacion. Posteriormente deberemos dirigirnos al recuadro prestaciones y marcar la casilla Desde Excel. Una vez seleccionada la opción Importar Excel a Grilla, el sistema nos traerá toda la información contenida en dicho archivo. En este caso el archivo para este tipo de pago debe llamarse imedfac, debe estar en formato.xls y debe ubicarse en el directorio c:\imed. Los campos a rellenar son los ilustrados y remarcados en la imagen. Deberemos ingresar los datos correspondientes al correlativo, caja y monto que queramos facturar. 6

7 Para realizar la Facturacion masiva de las atenciones con tipo de pago Bonos. Deberemos dirigirnos al recuadro Tipo Factura Ambulatoria y seleccionar la opción Bonos (Externos/Internos). Posteriormente deberemos dirigirnos al recuadro prestaciones y marcar la casilla Desde Excel. Una vez seleccionada la opción Importar Excel a Grilla, el sistema nos traerá toda la información contenida en dicho archivo. En este caso el archivo para este tipo de pago debe llamarse imed, debe estar en formato.xls y debe ubicarse en el directorio c:\imed. Los campos a rellenar son los ilustrados y remarcados en la imagen. Deberemos ingresar los datos correspondientes al número de bono y monto, con esto el sistema realizara el cruce del correlativo y caja correspondientes a ese bono. El campo detalle será utilizado para informar cuales son los bonos que no pudieron ser enlazados ya sea porque no existen o fueron mal digitados. 7

8 FACTURACION HOSPITALIZADOS VARIAS Inicialmente deberemos asignar la admisión a la que facturaremos. Cabe destacar que para facturar masivamente (a FONASA o a una ISAPRE), deberemos seleccionar las admisiones correspondientes a estas instituciones (inferiores a 1000, ejemplo FONASA = Admisión 1). En el caso de no saber el numero de admisión, podremos ubicarla mediante la selección de la herramienta Lupa. Esta nos permitirá ir buscando las previsiones que ocuparemos para factura. Podremos acotar el resultado de las admisiones mostradas en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). Una vez seleccionada, deberemos seleccionar la sociedad por la cual facturaremos. Deberemos definir cual va a ser el tipo de documento que emitiremos (Facturas, Boletas, Notas de Crédito o Notas de Debito). Una vez parametrizados los datos y queramos ver los documentos que tenga asociados dicha admisión, deberemos seleccionar la opción Ver Facturas. En el caso de que queramos modificar un documento en particular, deberemos hacer doble clic sobre el o ir al recuadro Modificar Documento Numero digitar el numero de documento y seleccionar la opción Ingresar. 8

9 Una vez realizado esto, deberemos definir en el recuadro Tipo Factura la opción Hospitalizado Varias. Posterior a esto, deberemos dirigirnos al recuadro Nª Admisión y digitar la cantidad de admisiones que va a facturar. Para continuar deberemos seleccionar la opción Desplegar. Desplegada esta ventana deberemos digitar el número de admisión y el valor de la factura correspondiente, para ingresar a la siguiente factura deberemos presionar Enter. Una vez finalizado el proceso deberemos seleccionar la opción Aceptar. 9

10 Para continuar con el procedimiento deberemos asignar los valores del documento como por ejemplo exento, afecto, glosa, numero de factura, etc. Parametrizado esto, deberemos seleccionar la opción Grabar para finalizar la operación. Cabe destacar que para anular los documentos generados (a excepción de la boleta) deberemos dejar este con valores en 0 y dejar la glosa como NULA. De la misma forma es importante recordar que cuando definíamos el documento como exento, el sistema no nos permitirá ingresar valores en el campo Afecto. Al definir documentos como tipo Exento podremos ingresar valores Exentos y Afectos en el caso de querer realizar Facturas Mixtas. 10

11 FACTURACION HOSPITALIZADOS INDIVIDUAL Inicialmente deberemos asignar la admisión a la que facturaremos. Cabe destacar que para facturar masivamente (a FONASA o a una ISAPRE), deberemos seleccionar las admisiones correspondientes a estas instituciones (inferiores a 1000, ejemplo FONASA = Admisión 1). En el caso de no saber el numero de admisión, podremos ubicarla mediante la selección de la herramienta Lupa. Esta nos permitirá ir buscando las previsiones que ocuparemos para factura. Podremos acotar el resultado de las admisiones mostradas en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). Una vez seleccionada, deberemos seleccionar la sociedad por la cual facturaremos. Deberemos definir cual va a ser el tipo de documento que emitiremos (Facturas, Boletas, Notas de Crédito o Notas de Debito). Una vez parametrizados los datos y queramos ver los documentos que tenga asociados dicha admisión, deberemos seleccionar la opción Ver Facturas. En el caso de que queramos modificar un documento en particular, deberemos hacer doble clic sobre el o ir al recuadro Modificar Documento Numero digitar el numero de documento y seleccionar la opción Ingresar. 11

12 Una vez realizado esto, deberemos definir en el recuadro Tipo Factura la opción Hospitalizado Individual. Posteriormente deberemos asignar los valores del documento como por ejemplo exento, afecto, glosa, numero de factura, etc. Parametrizado esto, deberemos seleccionar la opción Grabar para finalizar la operación. Cabe destacar que para anular los documentos generados (a excepción de la boleta) deberemos dejar este con valores en 0 y dejar la glosa como NULA. De la misma forma es importante recordar que cuando definíamos el documento como exento, el sistema no nos permitirá ingresar valores en el campo Afecto. Al definir documentos como tipo Exento podremos ingresar valores Exentos y Afectos en el caso de querer realizar Facturas Mixtas. 12

13 FACTURACION HOSPITALIZADOS CON TIPO DE PAGOS ASOCIADAS A BONOS Inicialmente deberemos asignar la admisión a la que facturaremos. Cabe destacar que para facturar masivamente (a FONASA o a una ISAPRE), deberemos seleccionar las admisiones correspondientes a estas instituciones (inferiores a 1000, ejemplo FONASA = Admisión 1). En el caso de no saber el numero de admisión, podremos ubicarla mediante la selección de la herramienta Lupa. Esta nos permitirá ir buscando las previsiones que ocuparemos para factura. Podremos acotar el resultado de las admisiones mostradas en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). Una vez seleccionada, deberemos seleccionar la sociedad por la cual facturaremos. Deberemos definir cual va a ser el tipo de documento que emitiremos (Facturas, Boletas, Notas de Crédito o Notas de Debito). Una vez parametrizados los datos y queramos ver los documentos que tenga asociados dicha admisión, deberemos seleccionar la opción Ver Facturas. En el caso de que queramos modificar un documento en particular, deberemos hacer doble clic sobre el o ir al recuadro Modificar Documento Numero digitar el numero de documento y seleccionar la opción Ingresar. 13

14 Una vez realizado esto, deberemos definir en el recuadro Tipo Factura la opción Hospitalizado Bonos. Posterior a esto, deberemos dirigirnos al recuadro Bonos y digitar la cantidad de bonos que va a facturar. Para continuar deberemos seleccionar la opción Desplegar. Una vez seleccionada la opción Desplegar el sistema nos mostrara esta pantalla, donde deberemos seleccionar la opción Buscar Bonos donde podremos buscar los bonos que iremos a facturar. 14

15 Una vez seleccionada esta opción, el sistema desplegara la ventana que se ilustra en la imagen. Deberemos ingresar un rango de fechas para acotar la búsqueda de los bonos que facturaremos. Cabe destacar que la información a facturar será de los pagos que tengan la forma de pago Bonos. Deberemos seleccionar los bonos que iremos a facturar haciendo clic sobre ellos, para desmarcarlos deberemos hacer clic nuevamente sobre el hasta que no este marcado en azul. Para continuar con el proceso, deberemos seleccionar la opción Aplicar Seleccionados. Para continuar con el proceso, deberemos seleccionar la opción Aceptar. 15

16 Posteriormente deberemos asignar los valores del documento como por ejemplo exento, afecto, glosa, numero de factura, etc. Parametrizado esto, deberemos seleccionar la opción Grabar para finalizar la operación. Cabe destacar que para anular los documentos generados (a excepción de la boleta) deberemos dejar este con valores en 0 y dejar la glosa como NULA. De la misma forma es importante recordar que cuando definíamos el documento como exento, el sistema no nos permitirá ingresar valores en el campo Afecto. Al definir documentos como tipo Exento podremos ingresar valores Exentos y Afectos en el caso de querer realizar Facturas Mixtas. 16

17 FACTURACION HOSPITALIZADOS CON TIPO DE PAGOS ASOCIADAS A FACTURACION Inicialmente deberemos asignar la admisión a la que facturaremos. Cabe destacar que para facturar masivamente (a FONASA o a una ISAPRE), deberemos seleccionar las admisiones correspondientes a estas instituciones (inferiores a 1000, ejemplo FONASA = Admisión 1). En el caso de no saber el numero de admisión, podremos ubicarla mediante la selección de la herramienta Lupa. Esta nos permitirá ir buscando las previsiones que ocuparemos para factura. Podremos acotar el resultado de las admisiones mostradas en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). Una vez seleccionada, deberemos seleccionar la sociedad por la cual facturaremos. Deberemos definir cual va a ser el tipo de documento que emitiremos (Facturas, Boletas, Notas de Crédito o Notas de Debito). Una vez parametrizados los datos y queramos ver los documentos que tenga asociados dicha admisión, deberemos seleccionar la opción Ver Facturas. En el caso de que queramos modificar un documento en particular, deberemos hacer doble clic sobre el o ir al recuadro Modificar Documento Numero digitar el numero de documento y seleccionar la opción Ingresar. 17

18 Una vez realizado esto, deberemos definir en el recuadro Tipo Factura la opción Hospitalizado Facturacion. Posterior a esto, deberemos dirigirnos al recuadro Bonos y digitar la cantidad de bonos que va a facturar. Para continuar deberemos seleccionar la opción Desplegar. Desplegada esta ventana deberemos digitar el número de admisión y el sistema cargara el valor de la factura correspondiente, para ingresar a la siguiente factura deberemos presionar Enter y repetir la operación. Una vez finalizado el proceso deberemos seleccionar la opción Aceptar. 18

19 Posteriormente deberemos asignar los valores del documento como por ejemplo exento, afecto, glosa, numero de factura, etc. Parametrizado esto, deberemos seleccionar la opción Grabar para finalizar la operación. Cabe destacar que para anular los documentos generados (a excepción de la boleta) deberemos dejar este con valores en 0 y dejar la glosa como NULA. De la misma forma es importante recordar que cuando definíamos el documento como exento, el sistema no nos permitirá ingresar valores en el campo Afecto. Al definir documentos como tipo Exento podremos ingresar valores Exentos y Afectos en el caso de querer realizar Facturas Mixtas. 19

20 CONSULTAS Este menú nos permitirá realizar consultas ya sea respecto a los pacientes como a los documentos. Por ejemplo podremos consultar por los listados de pacientes hospitalizados, con alta medica, consultar por boletas, datos de Facturacion, etc. Cada una de estas opciones serán explicadas detalladamente a continuación. 20

21 HOSPITALIZADOS Esta opción nos permite realizar una búsqueda de los pacientes que se encuentran hospitalizados. Para esto deberemos ingresar el nombre del paciente para acotar la búsqueda. Si seleccionamos la opción Buscar, obtendremos filtros que nos permitirán buscar el paciente, por el código de admisión, RUT y nombre, respectivamente. Esta opción se ocupa generalmente cuando desconocemos el código de admisión de la alta administrativa de un paciente en particular. Cabe destacar que podremos obtener información referente al medico tratante, diagnostico, que tipo de garantía dejo el paciente, así como su habitación, fecha de ingreso y fecha de alta. La opción Excel nos permitirá exportar la información a una planilla de cálculo. 21

22 ALTA MÉDICA Esta opción nos permite realizar una búsqueda de las altas médicas realizadas. Para esto deberemos ingresar el nombre del paciente para acotar la búsqueda. Si seleccionamos la opción Buscar, obtendremos filtros que nos permitirán buscar el paciente, por el código de admisión, RUT y nombre, respectivamente. Esta opción se ocupa generalmente cuando desconocemos el código de admisión de la alta administrativa de un paciente en particular. Cabe destacar que podremos obtener información referente al medico tratante, diagnostico, que tipo de garantía dejo el paciente, así como su habitación, fecha de ingreso y fecha de alta. La opción Excel nos permitirá exportar la información a una planilla de cálculo. 22

23 ALTAS DEFINITIVAS Esta opción nos permite realizar una búsqueda de las altas administrativas realizadas. Para esto deberemos ingresar el nombre del paciente para acotar la búsqueda. Si seleccionamos la opción Buscar, obtendremos filtros que nos permitirán buscar el paciente, por el código de admisión, RUT y nombre, respectivamente. Esta opción se ocupa generalmente cuando desconocemos el código de admisión de la alta administrativa de un paciente en particular. Cabe destacar que podremos obtener información referente al medico tratante, diagnostico, que tipo de garantía dejo el paciente, así como su habitación, fecha de ingreso y fecha de alta. La opción Excel nos permitirá exportar la información a una planilla de cálculo. 23

24 MAPA CAMA Esta opción nos permite ver los pacientes que se encuentran hospitalizados en estos momentos en la clínica. Podremos obtener los datos de los pacientes hospitalizados en cantidad vs la cantidad de camas existentes. El sistema proporcionara también la información referente en porcentaje de ocupación vs disponibilidad. 24

25 Si hacemos doble clic sobre un paciente podremos obtener información referente a su ingreso, previsión, medico, diagnostico, tipo de habitación, entre otros como se puede apreciar en la ilustración. Si seleccionamos la opción Imprimir podremos obtener la información de la forma como se aprecia en la imagen. 25

26 EXPORTAR EXCEL Esta opción nos permitirá exportar información de Facturacion a una planilla de cálculo en un rango de fechas predefinidos y para una sociedad en particular. Los informes que podremos exportar serán: Las facturaciones ambulatorias. Exportación de facturaciones masivas. Exportación 26

27 DOCUMENTOS POR RUT Esta opción nos permite obtener todas las facturas pendientes de pago y saldadas en un rango de fechas predefinida de una o todas las sociedades. Para realizar esto deberemos seleccionar una sociedad en particular (podremos también seleccionarlas todas). Las notas de crédito no se muestran por defecto en el sistema, por lo cual en el caso de requerirlas en el informe deberemos seleccionar la casilla Visualizar notas de crédito en el detalle. Deberemos definir el RUT para consultar. Deberemos definir el rango de fechas. Para finalizar deberemos seleccionar la opción Aceptar. Eventualmente podremos imprimir el detalle de cada uno de los ítems generados en esta opción mediante la selección de la opción Listar, o podremos exportarlo a una planilla de cálculo mediante la selección de la opción Excel. 27

28 FACTURACION DIARIA POR USUARIO Esta opción nos permitirá exportar un listado de todas las facturaciones realizadas en un rango de fechas previamente definidas. Este tipo de informe podrá ser para una sociedad en particular o para todas. Podremos acotar la información al exportar el informe por tipo de documentos (facturas exentas, afectas, notas de crédito, etc.). El informe podremos obtenerlo ya sea por fecha de emisión de los documentos o por ingreso. La información podremos obtenerla del usuario que realizo el proceso o por todos los usuarios (mediante la selección de la casilla Todos ). En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los usuarios mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). Podremos imprimir el detalle de cada uno de los ítems generados en esta opción mediante la selección de la opción Listar, o podremos exportarlo a una planilla de cálculo mediante la selección de la opción Excel. 28

29 BOLETAS Esta opción nos permitirá obtener información de las boletas traspasadas contablemente al libro de ventas de una sociedad en particular. Para esto deberemos ingresar el numero de la boleta y posteriormente seleccionar la sociedad donde consultaremos. El sistema nos proporcionara los datos referentes al ingreso de esta, como por ejemplo, el tipo de boleta, admisión, fecha, monto, etc. Podremos imprimir la información mediante la selección de la opción Listar, tal como ilustra la imagen. 29

30 CAMBIAR CLAVE Esta opción permite cambiar la clave del usuario. Para esto debemos realizar el siguiente procedimiento. 1.- Digitar nuestro nombre de usuario. 2.- Digitar nuestra clave actual. 3.- Seleccionar ENTER (con esto se desbloqueara la opción Nueva Clave y Confirmar. 4.- Digitar nueva clave. 5.- Confirmar nueva clave y seleccionar la opción Aceptar. 30

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