Conciliación Bancaria

Transcripción

1 Conciliación Bancaria Descripción La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados en las cuentas financieras (caja o banco) dentro del sistema ERP con los valores que el banco obtiene por medio del extracto bancario. Dentro de Openbravo ERP este proceso puede llevarse a cabo con la frecuencia que se requiera, ya sea semanal, quincenal o mensual. Cabe destacar que la conciliación puede iniciarse desde el periodo que se requiera, sin embargo al iniciarse este proceso se continuará con los rangos de fechas posteriores y no se podrá conciliar fechas anteriores al extracto ya cargado en el sistema. Ej. Si ya se encuentra conciliado el mes de enero 2014 no se podrá cargar información de Configuración de cuenta financiera El proceso de conciliación bancaria se lleva a cabo en el módulo de Tesorería, para iniciar nos dirigimos al menú Aplicación / Tesorería / Transacciones / Cuenta financiera.

2 En esta ventana seleccionamos nuestra cuenta financiera (caja o banco) y damos doble clic para editar y configurar la información de nuestra cuenta. Nos dirigimos al campo Algoritmo de reconciliación y seleccionamos la opción Standard, posteriormente seleccionamos el campo Formato Estados Cuenta Bancarios y seleccionamos el formato del banco que estaremos utilizando para esta cuenta en específico. Una vez configurada esta información, damos clic en el Botón Importar extracto bancario, y a continuación el sistema nos arrojará una ventana como la siguiente. Por el momento el sistema sólo permite la carga de Estado de Cuenta en archivos con formato.csv el cual la mayoría de los bancos en México ya brindan desde su portal de banca electrónica. NOTA : En caso de que el banco de su preferencia no le otorgue su archivo.csv, usted podrá preparar manualmente un archivo en este formato y subirlo al sistema con la información que se va a conciliar. En esta ventana vamos a cargar el archivo.csv que obtenemos de nuestro banco. En el campo Documento Bancario damos clic en seleccionar archivo para buscar y agregar nuestro estado de cuenta; posteriormente seleccionamos en el campo Formato de Documento la opción Formato Estado de Cuenta. Para finalizar damos clic en el botón ACEPTAR.

3 Con esto el sistema estará cargando las líneas de la información contenida en el archivo.csv y mostrará el mensaje al completar la carga en la parte superior. Si se desea consultar la información que se acaba de ingresar al sistema, lo podemos consultar en el apartado de extracto bancario seleccionando el documento que se acaba de subir para posteriormente en el apartado de líneas que se encuentra en la parte inferior consultar estos detalles. Para iniciar nuestro proceso de conciliación damos clic en el botón Conciliación Automática, posterior a esto el sistema nos estará preguntando si deseamos se aplique el algoritmo que configuramos en nuestra cuenta financiera el cual nos ayudará en empatar y enlazar la información compatible de forma automática Si aceptamos esta opción el sistema ( en base a fecha, rfc, tercero o monto) enlaza la información tal como lo vemos en la siguiente imagen:

4 Aquí el sistema marca los movimiento conciliados automáticamente, en negativo muestra los importes relacionados a los pagos y en positivo los importes correspondientes a depósitos. Si deseamos enlazar manualmente damos clic en la lupa para agregar movimiento que ya están reintegrados o depositados en la cuenta. En este ejemplo dimos clic en la lupa para conciliar el reintegro de $300 del dia 28 de abril y el sistema en la siguiente ventana nos muestra los movimientos que podemos enlazar los cuales ya estaban aplicados a la cuenta financiera. Seleccionamos la línea a conciliar y damos clic en aceptar. Con esto, el sistema nos marcaría como conciliada de forma manual y marcaría como completada la casilla.

5 Si el importe no está registrado en la cuenta financiera, damos clic en el botón de suma para agregarlo ya sea que se aplique como Concepto Contable, Gasto o Cobro/Pago. Los pagos/cobros corresponden a los registros aplicados a facturas/pedidos. Si tenemos movimientos de este tipo pendientes de aplicar a la cuenta financiera, estos aparecen en esta ventana y nosotros manualmente seleccionamos la fecha con la cual se aplicarían a la cuenta financiera. En caso de hacer una conciliación parcial de un importe, el sistema nos arroja el siguiente mensaje y con ellos marca como conciliada la línea y genera una nueva con la diferencia pendiente de conciliar.

6 En el ejemplo, tenemos en nuestro estado de cuenta un importe de $48 y conciliamos un primer importe por $11.16 lo cual nos deja como diferencia $ Para finalizar damos clic en el botón Reconciliar. Si sólo damos clic en aceptar, estariamos dejando ya conciliadas algunas líneas pero podemos volver a editarlas hasta completar nuestro proceso. Si marcado Undo, se cancela los registros que acabamos de marcar y volvemos a comenzar este proceso de marcar las líneas de conciliación. Ya completada nuestra conciliación, el sistema nos marca que hemos completado todo correctamente. Si nos dirigimos al apartado Reconciliaciones dando doble clic en el último registro generado, podemos consultar la información de este proceso que completados. Tenemos también la opción de sacar un reporte detallado o resumido de cada proceso de conciliación que realicemos. Sólo seleccionamos el registro en el apartado reconciliaciones y damos clic en los botones que se ubican en la parte de arriba para imprimir los reporte en formato PDF. Manuales relacionados: Formato de estado de cuenta Alta de bancos Registro de egresos e ingresos vía conceptos contables