Calendario y control de periodos

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Gloria Sandoval Aguilar
hace 8 años
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Calendario y control de periodos Descripción Para tener un control y prevenir errores sobre la información que procesamos en nuestros libros contables, Openbravo tiene la capacidad de controlar en

1 Calendario y control de periodos Descripción Para tener un control y prevenir errores sobre la información que procesamos en nuestros libros contables, Openbravo tiene la capacidad de controlar en qué fechas se pueden crear / modificar documentos, esto se hace mediante la creación de un calendario y la apertura / cierre de periodos. Este proceso es importante porque ayuda a la empresa a controlar cuando se ha cerrado un periodo y obtenido los reportes financieros y declaraciones. Con esto se logra que ningún usuario pueda modificar la información presentada / reportada. Si se cierra un período, no se permiten las transacciones y los asientos contables con una fecha de contabilización dentro de ese período. El período comprende los días correspondientes a un mes, tomando en cuenta las variaciones de número de días que cada uno pueda contener. Creación de un Calendario Para llevar el control de nuestro períodos es necesario tener esta configuración aplicada a la organización con la cual estamos trabajando. Para comenzar es necesario configurar el ejercicio fiscal sobre el cual se quiere trabajar, estos comprenden los 12 meses de año, nos dirigimos a Contabilidad > Configuración> Calendario Anual y Períodos. Dentro de esta ventana poder encontrar los registros ya generados. Creamos un nuevo registro y completamos la siguiente información: Organización: Indica la organización para la cual estará disponible este calendario Nombre: Nombre para el calendario, usualmente se utiliza el nombre de la empresa. Descripción: Campo para alguna descripción adicional para este calendario Activo: Indica si el calendario está activo para asignarse / utilizarse

Este proceso es importante porque ayuda a la empresa a controlar cuando se ha cerrado un periodo y obtenido los reportes financieros y declaraciones.

Creación de los años fiscales y períodos contables El siguiente paso es crear los años fiscales en donde se podrán manejar periodos, para este ejemplo solo crearemos uno.

2 Creación de los años fiscales y períodos contables El siguiente paso es crear los años fiscales en donde se podrán manejar periodos, para este ejemplo solo crearemos uno. Para llenar los años fiscales, hay que ir a la pestaña Ejercicio de la ventana Calendario anual y periodos. En esta pestaña creamos un registro nuevo y capturamos los siguientes campos: Ejercicio: Se captura el año fiscal. Solo con números. Descripción: Campo para alguna descripción adicional para el registro Activo: Indica si el ejercicio está activo. Posterior a esto vamos a crear los períodos contables para el año que acabamos de registrar, los periodos contables indican los meses del año. Para crear los periodos, utilizamos el botón Crear periodos de la ventana Calendario anual y periodos. Al hacer click en el botón el sistema nos preguntará un par de cosas: Lenguaje: Indica el lenguaje para crear los meses, sugerimos utilizar el lenguaje Español (México) Crear periodo de ajustes: Indica si se quiere crear un periodo número 13 para hacer ajustes contables.

En esta pestaña creamos un registro nuevo y capturamos los siguientes campos: Ejercicio: Se captura el año fiscal. Solo con números.

Al hacer click en el botón Aceptar el sistema creará los períodos, los cuales los podemos visualizar en la pestaña Periodo de la ventana Calendario anual y periodos.

3 Al hacer click en el botón Aceptar el sistema creará los períodos, los cuales los podemos visualizar en la pestaña Periodo de la ventana Calendario anual y periodos. Abrir Períodos Para abrir/cerrar un período ingresamos en Contabilidad> Configuración> Abrir/ Cerrar Control Período Histórico. Dentro de esta ventana podemos revisar el listado de períodos generados y el estatus de tiene cada uno de ellos, los periodos cerrados se iluminarán de color Rojo, los periodos abiertos de color verde, como se muestra en la siguiente imagen. Vamos a trabajar con el siguiente ejemplo: La empresa ha iniciado sus operaciones durante el mes de septiembre de 2014, para comenzar la captura de sus operacione sara el resto del año se han abierto los períodos correspondientes a Septiembre, Octubre y Noviembre, quedando pendiente el mes de Diciembre. Para abrirlo seleccionamos el registro y damos clic en el botón Abrir o Cerrar Período, como se muestra en la siguiente imagen:

Dentro de esta ventana podemos revisar el listado de períodos generados y el estatus de tiene cada uno de ellos, los periodos cerrados se iluminarán de color Rojo, los periodos abiertos de color

Posterior a esto, el sistema nos arrojará un ventana como la que se muestra a continuación y elegimos la opción Abrir o Cerrar Período y damos clic en OK.

4 Posterior a esto, el sistema nos arrojará un ventana como la que se muestra a continuación y elegimos la opción Abrir o Cerrar Período y damos clic en OK. En el apartado de Documentos que podemos ver en la parte de abajo de la ventana A brir/ Cerrar Control Período Histórico, se despliegan los registros de los documentos que puedan utilizarse en los procesos dentro del sistema y que pueden ser modificados en el lapso correspondiente al período abierto, por ejemplo entradas y salidas de mercancía, facturas de compra y venta, asientos contables, etc. En caso de requerir que ciertos procesos no puedan ser aplicados en un período que se encuentra abierto, puede seleccionarlos y modificar su estatus. Por ejemplo, en nuestra empresa durante el mes de Septiembre 2014 se está inhabilitando las transacciones para Amortizaciones/

procesos dentro del sistema y que pueden ser modificados en el lapso correspondiente al período abierto, por ejemplo entradas y salidas de mercancía, facturas de compra y venta, asientos contables,

Depreciaciones; para aplicarlo es necesario seleccionar el documento correspondiente al periodo de Septiembre y hacer clic en Abrir o Cerrar Periodo.

5 Depreciaciones; para aplicarlo es necesario seleccionar el documento correspondiente al periodo de Septiembre y hacer clic en Abrir o Cerrar Periodo. Si revisamos el estatus del período se ha marcado como Mixto ya que contiene elementos permitidos y no permitidos dentro del mismo período. Si se desea cerrar por completo el período sólo es necesario seleccionar el registro y dar clic en el botón Abrir o Cerrar Períod o y seleccionar Período Cerrado. Esta funcionalidad como se comentaba en un inicio le permite administrar y controlar la información que se esta procesando. Manuales relacionados: Entidad Organización

Si se desea cerrar por completo el período sólo es necesario seleccionar el registro y dar clic en el botón Abrir o Cerrar Períod o y seleccionar Período

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