Volumen TECNOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL SIMI EVOLUTION (9.0) Guía de usuario

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1 Volumen 1 TECNOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL SIMI EVOLUTION (9.0) Guía de usuario

2 SISTEMA INTEGRADO DE MANEJO INMOBILIARIO Guía administración módulo CALLCENTER Tecnología de Administración Empresarial Calle 94A No.11A-41 Of.401 Teléfono

3 Tabla de contenido 1. DEFINICION 2. SUBMENU 2.1. GUION REGISTRAR CLIENTE FILTRAR 2.2. CONSULTAS 2.3. VER CLIENTES 2.4. CREAR CITA 2.5. VER AGENDA 2.6. REPORTES

4 Módulo CALLCENTER 1. DEFINICIONES El CALLCENTER es una herramienta muy efectiva para optimizar su estrategia comercial ya que cuenta con una serie de alternativas que permiten obtener una mayor información de los clientes potenciales que están interesados en inmuebles consignados en la inmobiliaria, al igual que permite medir la labor comercial y la efectividad de las estrategias que se tienen implementadas en la inmobiliaria. A través de este módulo podremos filtrar de forma ágil y sencilla la información de los inmuebles que tenemos disponibles para arriendo o venta al igual que permite llevar un historial de la gestión comercial que se ha hecho para cada uno de ellos. A continuación explicaremos la funcionalidad de este módulo al igual que las posibilidades de gestión que se pueden obtener mediante su uso. 2. SUBMENU CALLCENTER El módulo de CALLCENTER se cuenta con un submenú que se está ubicado en la parte inferior de la pantalla donde encontraremos las diferentes opciones con las que cuenta el módulo las cuales explicaremos a continuación.

5 2.1. GUION El guion es una herramienta muy efectiva comercialmente ya que nos permite poder llevar el control de la conversación y de esta forma podremos recopilara la información sobre el cliente que está llamando a la inmobiliaria para información al igual que podremos empezar el proceso de alimentación de la información del historial comercial y obtendremos los datos que son obligatorios para poder hacer un filtro de inmuebles en el módulo. 2.2 CONSULTAS Este sub módulo está conformado por varias ventanas las cuales no van a permitir ingresar la información del cliente, consultar su historial de llamadas, filtrar información de inmuebles, adjudicar las llamadas a cada inmueble para poder generar un reporte comercial de este, agendar una cita a un asesor y enviar una oferta a través de internet a un cliente potencial.

6 2.1.1 REGISTRAR CLIENTE Esta parte de la ventana nos permite ingresar la información de la persona que está llamando al igual que poder consultar el historial de llamadas de este cliente, de esta forma podremos llevar un mayor control comercial al igual que implementar una estrategia de fidelización de clientes.

7 La parte superior está compuesta por los campos Nombre, Teléfono, Celular, Correo, Asunto y Medio (los campos que se encuentran precedidos por un (*) son obligatorios.) El botón que se encuentra al lado del campo de *NOMBRE sirve para saber si esta persona ya ha llamado con anterioridad y si es llenará automáticamente los campos que se encuentran a continuación de no ser así tendremos que llenar los campos, pero cuando la persona vuelve a llamar nuevamente se podrá utilizar el botón de auto llenado. Si la persona ya ha llamado antes se abrirá esta ventana donde escogeremos a la persona para que se llenen automáticamente los campos siguientes. Los campos de Asunto y medio son obligatorios y nos permitirán llevar un historial sobre el motivo de la llamada del cliente y también el medio publicitario por el cual se enteraron de un inmueble y de esta forma podremos evaluar si la labor comercial que estamos utilizando ha sido efectiva.

8 Posteriormente encontraremos estos tres botones que sirven para guardar la información del cliente. En caso que el cliente haya llamado por primera vez y no tenga historial oprimiremos el botón GUARDAR CLIENTE. Si el cliente ya tiene historial se abrirá la siguiente ventana: Al darle Click en el botón OK nos traerá la información de las personas que corresponden al nombre y al teléfono anteriormente ingresado.

9 Una vez escogido la persona interesada (descartando que fuese un homónimo), se abrirá la ventana del historial de llamadas y de citas donde encontraremos la comercial información que ha cliente tenido un cliente desde su primera llamada. Cuando le hacemos Click en el botón de ACEPTAR se abrirá la siguiente ventana pidiéndonos confirmar si queremos seguir guardando la información a este cliente.

10 Una vez escogido el nombre de la persona que llama, debemos oprimir el botón de OBLIGATORIO para que el sistema siga guardándola información de este cliente. Si queremos iniciar una nueva búsqueda o ingresar un nuevo cliente debemos hacer Click en el botón LIMPIAR DATOS.

11 2.1.2 REGISTRAR Una vez realizados los pasos anteriores y haber guardado los datos del Cliente el sistema nos conducirá a una nueva ventana donde podremos hacer el filtrado para encontrar los inmuebles de acuerdo a la necesidad de la persona que está llamando.

12 En la parte superior encontraremos tres campos de color rojo los cuales son obligatorios para poder realizar la búsqueda de inmuebles. Estos campos nos permitirán llevar una estadística de la destinación del inmueble, el tipo de inmueble que buscan los clientes y su gestión comercial. Posteriormente encontraremos un filtro para poder encontrar la información del inmueble que cuente con las características que el cliente busca. Es importante aclarar que los filtros se hacen desde lo más general hasta lo más particular, ya que si hacemos una búsqueda muy específica llenando todos los campos es muy posible que no encontremos ningún inmueble que cumpla con todas las exigencias. Se recomienda llenar los tres campos citados anteriormente y una vez nos muestre los inmuebles podemos adherir más variables a la búsqueda para hacerla un poco más especifica.

13 Una vez escojamos las variables a filtrar hacemos Click en el botón BUSCAR. A continuación aparecerá toda la información en la ventana derecha de los inmuebles que cumplen con las variables que se ingresaron en el filtro. En la parte superior aparecerá el listado de los inmuebles que cumplen con las características que busca el cliente.

14 Acá encontraremos estos botones los cuales nos servirán para asignarle la llamada al inmueble y de esta forma poder llevar una estadística de las veces que se ha dado la información del mismo, y a que persona. De esta forma alimentaremos el historial del cliente como el historial del inmueble que posteriormente podrá ser enviada al propietario en un informe vía . Hemos de tener en cuenta que solo podremos asignar la información del inmueble a la llamada actual, y si oprimimos dos veces el botón de registro de llamada a un mismo inmueble en la misma búsqueda nos aparecerá esta advertencia la cual nos informa que ha ese inmueble ya le fue asignada la llamada.

15 También tenemos un botón al lado derecho donde podremos enviar vía la oferta de un inmueble a nuestro cliente: Una vez oprimido el botón el sistema generara un documento el cual se podrá enviar vía internet.

16 Para enviar el debemos hacer Click en el botón CORREO. Una vez oprimido se abrirá esta ventana donde podremos enviar la propuesta por medio del Outlook o por correo directo dependiendo de la configuración inicial del módulo comercial.

17 En la parte inferior encontraremos la información de los inmuebles, sus fotos y sus características. Toda esta información fue ingresada en el módulo comercial en CREACIÓN DE INMUEBLES.

18 2.3 VER CLIENTES En este sub módulo podremos encontrar toda la información de los clientes que han llamado por información de un inmueble y si se desea completar alguna información extra, podemos editar el registro.

19 2.4 CREAR CITA Aquí podremos ingresar la información de la cita para un inmueble, la hora de inicio y finalización, la información del cliente, para que asesor es la cita y quien se la agendó (configurado previamente en el módulo comercial).

20 2.5 VER AGENDA En esta ventana podremos ver todas las citas agendadas y desde una fecha especificada hasta otra fecha especificada. La información será agrupada por promotor. 2.6 REPORTES. Por último tenemos esta ventana donde podremos encontrar todo el resumen de las llamadas recibidas por el CALLCENTER al igual que todas las citas que han sido agendadas a un inmueble en específico. Este es el punto de partida para enviar el informe a los propietarios de la gestión comercial realizada a su inmueble.

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