INDICE DE ACCESO PARA PROVEEDORES

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1 INDICE DE ACCESO PARA PROVEEDORES 1. Ingreso al Sistema 2. Menú Principal 3. Facturas 3.1. Carga 3.2. Carga asistida 3.3. Elimina 4. Cotizaciones 5. Cambio Contraseña 6. Instructivo de Uso 7. Consultas 7.1. Documentos de Compra 7.2. Contratos Marco de Compras 7.3. Remitos 7.4. Estados de Facturas 7.5. Cuenta Corriente 7.6. Órdenes de Pago 7.7. Seguimiento de Compras 8. Salir

2 1. Ingreso al Sistema Al ingresar a la dirección dirigirse al link PROVEEDORES, allí se presentará el formulario de Acceso a Proveedores, en la cual el usuario deberá autentificarse. En el Campo Código Proveedor se deberá ingresar un código (Es el mimo código que figura en la Orden de Compra como Nº de proveedor ) y en el campo Clave la contraseña correspondiente a cada proveedor (Si es la primera vez que se utiliza el sistema, la contraseña será igual que el Código de proveedor). Si es la primera vez que se ingresa al sistema, se pedirá que se cambie la contraseña. Al presionar en el botón Cerrar del mensaje que aparece en formulario anterior, se tiene que ingresar el valor de la nueva Clave, que se debe repetir en el campo Reingrese Clave por razones de seguridad. Una vez terminado el proceso de cambio de clave (en caso de que sea la primera vez que se ingrese al sistema) o de autenticación, se presentará el formulario de Menú Principal.

3 2. Menú Principal Esta pantalla cuenta con un Menú en forma de árbol con 6 ramas. 3. Facturas En la primera rama se encuentra la opción Facturas. Al expandir la esta rama se presentan 3 opciones: Carga Carga asistida y Elimina. 3.1 Carga Al presionar sobre la opción Carga se presentará el formulario de Carga Simplificada de Facturas de Proveedores, en donde los usuarios (Proveedores) podrán cargar las distintas facturas. En el Campo Proveedor se carga automáticamente el código y el nombre del mismo. En los campos Letra-Sucursal-Número se selecciona primero desde una lista si la factura es de tipo A B o C, luego se ingresa el número de la sucursal (Solo ingresar el número necesario, no anteponer números 0 (ceros)) y por último el número de factura. -En la imagen se seleccionó la letra A, la sucursal 5 y el número 2350 de factura. -

4 Luego al presionar en el ícono calendario se selecciona la fecha correspondiente a la factura. Terminado esto se selecciona la moneda desde el botón, ubicado al costado del campo Moneda. Al presionar este botón se abrirá el siguiente formulario: Este formulario, como se podrá apreciar, contiene un listado con todas las monedas utilizadas, encabezada por el campo código, luego descripción, la fecha (Fecha en que se cotizó la misma) y por último la cotización de la misma. Una vez seleccionada una de estas (Al hacer click sobre la misma) al presionar el botón Seleccionar (Ubicado por encima del encabezado de la lista) se regresará al formulario anterior, y se cambiarán automáticamente el código que aparecía en el campo Moneda y el Tipo de Cambio, en donde aparecerá la cotización de la moneda que se selecciona en el formulario anterior. En el campo Neto Gravado se ingresa el importe neto gravado, luego el importe exento en el campo Neto Exento. Luego debe seleccionar la provincia que aplica la retención de Ingresos Brutos para ello presione el botón que se encuentra al lado del texto de la leyenda Cod. Prov Retención I.Brutos se abrirá el siguiente formulario: Seleccione la provincia y presione el botón Seleccionar (Ubicado por encima del encabezado de la lista) se regresará al formulario anterior, y se cambiarán automáticamente el código que aparecía en el campo Cod. Prov Retención I.Brutos y se mostrara la descripción de la provincia elegida.

5 En el campo %Percep. IIBB se ingresa el porcentaje de percepción de Ingresos Brutos que tendrá la factura, en el campo IVA se ingresará el porcentaje (%) del Impuesto al Valor Agregado que tendrá la factura, en el campo %Percep. IVA se ingresa el porcentaje de percepción de IVA que tendrá la factura, en el campo %Percep.Ganan se ingresa el porcentaje de percepción de Ganancia que tendrá la factura, en el campo %Imp. Internos se corresponden con los Impuestos Internos que tendrá la factura. A medida que se cargan valores en los campos y se presiona la tecla TAB el campo Total en $ de la factura se calcula automáticamente. Al presionar el botón Grabar Cabecera se guardará la cabecera de la factura con todos los datos anteriormente cargados y se presentará el siguiente formulario: Como se puede apreciar, el formulario esta compuesto por todos los datos del encabezado de la factura, que se cargaron en los pasos anteriores y se le adicionan dos pestañas. La primera de estas contiene un listado con todos los productos que se pueden facturar. Este listado además de contener todos los datos de los productos a facturar (Cantidad a facturar, Tipo, Sucursal, número, línea, Ítem, versión, descripción, unidad de medida, y precio) contiene una casilla de texto en la cual se debe ingresar la cantidad a facturar, También se tiene la posibilidad de buscar por el número de documento (ya sea PED o

6 AES ), y luego al presionar el botón buscar, solo mostrará los ítems que correspondan a cierto documento; al presionar el botón Ver todos se visualizarán todos los ítems de todos los documentos del proveedor. En el formulario aparece una breve explicación de lo anteriormente mencionado. Al presionar el botón GRABAR ITEMS A FACTURA el producto se cargará en la factura, y aparecerá en un nuevo listado, que se puede visualizar al presionar la pestaña Ítems Facturados.

7 En este caso se cotizó 1 producto: Portanumerador zolada DST univers - 1 unidad En caso de presionar el botón Eliminar, ubicado en la última columna de izquierda a derecha del listado, el ítem se elimina y no se carga en la factura. Finalizado todo este proceso al presionar el botón Grabar Factura se guardará la misma, en caso de presionar Cancelar se cancelará y al presionar Menú Principal, regresará al menú principal. 3.2 Carga Asistida En caso de presionar sobre la opción Carga Asistida se presentará el formulario de Carga Asistida, en donde los usuarios (Proveedores) podrán cargar las distintas facturas de manera asistida, la misma entrada de menú presenta la forma de carga. El proceso de carga consta de 4 pasos. 1 - Iniciar proceso Presionando el botón "Iniciar Carga", ubicado en la esquina superior izquierda, el sistema validará los ítems pendientes de facturación y avanzará al paso 2 de selección de Notas de Pedido a facturar. 2 - Buscar Pedidos y Grabar Ítems El sistema brindará 2 opciones de búsqueda para que pueda encontrar las Notas de Pedido. a) Por número de Nota de Pedido. b) Por moneda y %IVA.

8 Luego de encontrar los pedidos, deberá ingresar las cantidades a facturar en cada ítem y presionar el botón "Grabar Ítems en Factura". Una vez grabados todos los ítems correspondientes a la factura presionar el botón "Confirmar Datos". 3 - Confirmar Datos El sistema brindará una vista previa de la factura, en donde podrá completar los datos faltantes de la misma previamente a la grabación. 4 - Fin Carga El sistema mostrará un mensaje indicando el resultado de la grabación. Adicionalmente puede corroborar los datos cargados en la factura utilizando al funcionalidad de Consultas -> Estados de Facturas.

9 3.3 Elimina En caso de presionar sobre la opción Elimina se presentará el formulario de Seleccionar Facturas, en donde los usuarios (Proveedores) podrán cargar las distintas cotizaciones. En el listado se pueden apreciar todas las facturas registradas y no descargadas en el sistema de gestión de TTE S.A., por el proveedor autentificado. Una vez seleccionada una de estas (Al hacer click sobre la misma) al presionar el botón Detalle (Ubicado por encima del encabezado de la lista) se abrirá el siguiente formulario: El formulario contiene el encabezado y el detalle de la Factura seleccionada en el listado del formulario anterior y además los botones: Eliminar Factura, Volver al Listado y Menú Principal.

10 Al Presionar el botón Volver el Listado se regresa al Listado de Selección de Facturas. Al Presionar el botón Menú Principal se regresa al Menú Principal de Proveedor. Al Presionar el botón Eliminar Factura aparece un mensaje preguntando si realmente se está seguro de querer eliminar la factura seleccionada: En caso de Presionar la opción No, el mensaje desaparece y no se realiza ninguna acción, si ocurriese lo contrario la factura se elimina y se regresa al Listado de Selección de Facturas, en donde se muestra un mensaje avisando que se elimina una factura y el Nº de la misma.

11 4. Cotizaciones En la segunda rama se encuentra la opción Cotizaciones. Al presionar sobre esta opción se presentará el siguiente formulario: El formulario contiene un listado de cotizaciones no vencidas. Existe lo opción de seleccionar una cotización en particular, ingresando en el botón BUSCAR, allí aparecerá un listado, el cual deberá seleccionar la opción deseada, apretar REALIZAR BUSQUEDA Y aparecerá la Cotización solicitada. En caso, de no querer esta opción, se puede presionar OCULTAR BUSQUEDA.

12 Al presionar sobre una de las Cotizaciones y luego apretar en el botón Cotizar se abrirá el siguiente formulario: En el campo Propuesta se ingresa le nombre de la misma, en el campo moneda se selecciona que unidad monetaria que se va a utilizar en el proceso de cotizaciones: Se presenta el listado de selección de moneda. Se selecciona una moneda haciendo un click sobre algún elemento del listado. En el campo fecha aparece la fecha del día, la cual no se puede cambiar. Luego se tiene que seleccionar Condición de Entrega. Se presenta el listado de selección de Condición de Entrega. Se selecciona haciendo un click sobre algún elemento del listado.

13 Concluida la selección de Condición de Entrega, se ingresa el número de días de plazo de entrega, este campo deber ser numérico y además entero. Después se procede a seleccionar la fecha de validez de la cotización, al presionar en el ícono de calendario aparece un calendario en el cual se debe seleccionar la fecha: Recuadrado en azul aparece el día actual, y en amarillo con borde rojo la fecha seleccionada. Al hacer click sobre cualquier día se seleccionada la misma. Por último se tiene que ingresar la condición de Pago y una condición de Pago Alternativa, también existe la opción de adjuntar archivos a la Cotización. El campo OBSERVACIONES, es de uso interno por lo que no debe ser utilizado. Luego de seleccionar o ingresar la propuesta, moneda, fecha, plazo de entrega, plazo de entrega, fecha de validez y condición se da por concluida la carga de encabezado de cotización, los datos de Fecha de validez y plazo de entrega se utilizarán por defecto para cada uno de los ítems a cotizar. Por ejemplo si se selecciona en la fecha de validez en 20/08/2008 todos los ítems a cotizar se cargarán con esa fecha de validez, y si ingresa como plazo de entrega el valor 5 desde la fecha actual se le sumarán 5 días, o sea si la fecha actual fuese 02/06/08 la fecha de entrega sería 07/06/08. En el listado que aparece debajo de la cabecera aparecen todos los ítems por cotizar, al presionar en el enlace cotizar (ubicado en el mismo listado, en la última columna de la misma) se procede a la cotización del ítem, en donde se puede cambiar la fecha de validez (cabe recordar que por defecto aparecerá la fecha que se seleccionó en el encabezado), la fecha de entrega (También aparecerá la fecha indicada por el campo plazo de entrega en el encabezado), se deberá ingresar el precio y también una observación. Presionando el enlace Ok se cotiza el ítem, y presionando el botón Cancelar se cancela la cotización. Cada vez que se cotice un ítem, el mismo aparecerá con letra de color azul, a diferencia de la letra color gris que tienen los ítems no cotizados, y con los enlaces Modificar y Eliminar (Ubicados en la columna Cotizar del listado) que al presionarlos se puede modificar una cotización o eliminar la misma (Al eliminarla aparecerá nuevamente con letra en color gris).

14 Una vez cotizados todos los artículos que se desee se presiona el botón Cargar cotización y se cargarán todas las cotizaciones de los ítems que se hayan cotizado. Al presionar volver al listado, no se cotizará ningún ítem, y se vuelve al listado anterior. Este formulario es el que aparecerá luego de haber cargado una cotización, la misma cuenta con dos enlaces: Menú Principal, que al presionarlo direcciona hacia el Menú Principal, y el enlace aquí direcciona hacia el listado de cotizaciones.

15 5. Cambio de Contraseña En la tercera rama se encuentra la opción Cambio de Contraseña. Al presionar sobre esta opción se presentará el siguiente formulario, donde se podrá cambiar la contraseña. En esta pantalla se tiene que ingresar el valor de la nueva Clave, que se debe repetir en el campo Reingrese Clave por razones de seguridad. 6. Instructivo de Uso En la cuarta rama se encuentra la opción Instructivo de Uso. Al presionar esta opción abrirá automáticamente el instructivo de uso del Sistema.

16 7. Consultas En la quinta rama se encuentra la opción Consultas. Al expandir esta rama se presentan 7 opciones: Documentos de Compra, Contratos Marco de Compras, Remitos, Estados de Facturas, Cuenta corriente, Orden de Pago y Seguimiento de Compras. 7.1 Documentos de Compra Al presionar sobre la opción Documentos de Compra se presentará el formulario de Consulta de Documentos de Compra. En este formulario se presenta un listado con los documentos de Compra (AES y Pedidos) del proveedor autentificado en el sistema. Este listado contiene el Tipo del documento (AES o PED), la sucursal, el número, la fecha y el importe del mismo.

17 Al seleccionar uno de estos elementos y luego al presionar el botón Detalle se visualiza el formulario Detalle de Documentos de Compra. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el formulario contiene los datos de encabezado (Proveedor, Tipo de Documento, Sucursal, Número, Moneda, Condición de Pago, Fecha, Transporte, Lugar de Entrega y Observaciones) y el detalle (línea, ítem, versión, descripción, unidad de medida, cantidad, fecha requerida, precio unitario, sub-total sin IVA de cada uno de los ítems y el total) del documento anteriormente seleccionado El formulario también dispone de la opción de búsqueda de un Documento específico, utilizando la opción BUSCAR, filtrando las opciones que aparecen, apretar REALIZAR BUSQUEDA. En caso, de no querer esta opción, se puede presionar OCULTAR BUSQUEDA. Además el formulario contiene 2 botones: Volver al Listado y Menú Principal, al presionar el primero se regresa al Formulario de Consulta de Documentos de Compra, y al presionar el segundo se regresa al Menú Principal.

18 7.2 Contratos Marco de Compras Al presionar sobre la opción Contratos Marco de Compras se presentará el formulario de Consulta de Contratos marco de compra. En este formulario se presenta un listado con los Contratos marco de compras del proveedor autentificado en el sistema. Este listado contiene el Nº de Contrato marco de compra, sucursal, fecha, fecha de vencimiento, condición y observaciones. El formulario también dispone de la opción de búsqueda de un Documento específico, utilizando la opción BUSCAR, filtrando las opciones que aparecen., apretar REALIZAR BUSQUEDA. En caso, de no querer esta opción, se puede presionar OCULTAR BUSQUEDA. Al seleccionar uno de los elementos del listado de los Contratos marco de compra y luego al presionar el botón Detalle se visualiza el formulario Detalle de contrato marco de compras.

19 Como se puede apreciar en la imagen anterior, el formulario contiene los datos de encabezado (Fecha, Número, Sucursal, Fecha de Vencimiento, Condición, Transporte, Proveedor Observaciones del contrato, Comentarios de Compra) y el detalle (línea, autorizado, Anulado, Artículo, Descripción, Unidad de medida, Cantidad, y precio al día de cada uno de los ítems) del contrato de marco anteriormente seleccionado. Además el formulario contiene 2 botones: Volver al Listado y Menú Principal, al presionar el primero se regresa al Formulario de Consulta de Contratos marco de compra, y al presionar el segundo se regresa al Menú Principal.

20 7.3 Remitos Al presionar sobre la opción Remitos se presentará el formulario de Consulta de Remitos. En este formulario se presenta un listado con los remitos del proveedor autentificado en el sistema. Este listado contiene la sucursal, la fecha, el destino y el número de Remito, la sucursal y el número de I.R. (Informe de Recepción). El formulario también dispone de la opción de búsqueda de un Documento específico, utilizando la opción BUSCAR, filtrando las opciones que aparecen., apretar REALIZAR BUSQUEDA. En caso, de no querer esta opción, se puede presionar OCULTAR BUSQUEDA.

21 Al seleccionar uno de los elementos del listado delos remitos del proveedor autentificado en el sistema y luego al presionar el botón Detalle se visualiza el formulario Detalle de Remito. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el formulario contiene los datos de encabezado (Fecha, Número, Sucursal y destino de Remito, Sucursal y número de I.R., y además los datos del proveedor.) y el detalle (línea, ítem, versión, Descripción, Unidad de medida, Cantidad recibida, Cantidad aceptada, Cantidad rechazada, tipo de pedido, Sucursal pedido, Numero de pedido, y línea de pedido de cada uno de los ítems) del remito anteriormente seleccionado. Además el formulario contiene 2 botones: Volver al Listado y Menú Principal, al presionar el primero se regresa al Formulario de Consulta de Contratos marco de compra, y al presionar el segundo se regresa al Menú Principal.

22 7.4 Estados de Facturas Al presionar sobre la opción Estados de Facturas se presentará el formulario de Seleccionar Factura. En este formulario se presenta un listado con las facturas del proveedor autentificado en el sistema. Este listado contiene letra, sucursal, número, fecha, fecha de Carga, estado e importe de cada una de las facturas. Al seleccionar uno de estos elementos y luego al presionar el botón Detalle se visualiza el formulario Detalle de Factura.

23 El formulario contiene el encabezado y el detalle de la Factura seleccionada en el listado del formulario anterior y además los botones: Volver al Listado y Menú Principal. Al Presionar el botón Volver el Listado se regresa al Listado de Selección de Facturas. Al Presionar el botón Menú Principal se regresa al Menú Principal de Proveedor. Al seleccionar uno de estos elementos y luego al presionar el botón O.P. Asociadas se visualiza el formulario Seleccionar Orden de Pago que muestra el listado de ordenes de pago asociadas a la Factura previamente seleccionada. Presionando el botón Volver se regresa al listado de Facturas.

24 7.5 Cuenta Corriente Al presionar sobre la opción Cuenta Corriente se presentará el formulario de Consulta de Cuenta Corriente. En este formulario se presenta un Filtro de búsqueda, en el cual se debe seleccionar una fecha de vencimiento. Al presionar el botón Buscar aparecen en el detalle de movimientos todos los documentos realizados hasta dicha fecha. Al seleccionar una factura y luego al presionar el botón Detalle se visualiza el formulario Detalle de Factura en una ventana emergente.

25 El formulario contiene el encabezado y el detalle de la Factura seleccionada en el listado del formulario anterior. Al ser una ventana emergente, al cerrarla no se cerrará el Sistema (Solo se cerrará el detalle de la factura seleccionada), se puede seguir visualizando la Consulta de la cuente corriente desde la otra ventana. 7.6 Ordenes de Pago Al presionar sobre la opción Ordenes de Pago se presentará el formulario Seleccionar Orden de Pago. En este formulario se presenta un listado con Ordenes de Pago a Proveedor. Este listado contiene sucursal, número, fecha, fecha de Carga e importe de cada una de las oredenes de pago. Al seleccionar una orden de pago y luego al presionar el botón Fact. Asociadas se visualiza el formulario Seleccionar Factura que muestra el listado de facturas asociadas a la Orden de Pago previamente seleccionada.

26 Al seleccionar una orden de pago y luego al presionar el botón Detalle se visualiza el reporte Orden de Pago que muestra el detalle de la Orden de Pago previamente seleccionada. Si dicha orden de pago tiene retenciones aplicadas se visualizara un boton a la derecha del boton volver. En caso contrario significa que dicha orden de pago no posee retenciones. Hacer clic en dicho boton para ver las retenciones aplicadas. Tambien aplica a Retenciones de Ganancias

27 Imprimir la retención en caso de ser necesario desde el icono de la impresora, de esta manera todas las retenciones podran ser gestionadas a través de la autogestión web. Este reporte tiene la opción de imprimir presionando el botón Imprimir o volver a lista de ordenes de pagopresionando el botón Volver.

28 7.7 Seguimiento de Compras Al presionar sobre la opción Seguimiento de Compras se abrirá una nueva pestaña del explorador Seguimiento de Compras por Proveedor. En dicha pestaña se muestra el Informe Principal Materiales con fecha de entrega próxima.

29 8. Salir En la sexta y última rama se encuentra la opción Salir. Al presionar esta opción se presentará el siguiente mensaje: Si se presiona Cancelar, el mensaje desaparecerá y seguirá en el menú Principal, en cambio si se presiona Aceptar aparecerá el siguiente mensaje: Esto indica que acaba de cerrar la sesión en el sistema, para seguir utilizando el sistema deberá autentificarse nuevamente desde el formulario de Log-in.