VERSION CIRCULAR # 68 JUNIO 2 DE 2011

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1 VERSION CIRCULAR # 68 JUNIO 2 DE 2011 Para un mejor aprovechamiento de cada actualización de las aplicaciones D&D CONTROL TOTAL 2.021, D&D CONTABILIDAD 2.021, PUNTO DE VENTA y NOMINA 2.021, recomendamos ROTAR ESTA CIRCULAR A LOS FUNCIONARIOS QUE USAN LA APLICACIÓN. A continuación encontrará los cambios realizados a las diferentes opciones de los menus con que cuentan nuestra aplicación. Se reasigna la unidad logica habitual que se nombraba como F: ahora se llamara N: debido a que en algunas empresas la unidad F: esta siendo utilizada por Windows para el manejo de lectores de memorias. CONTROL TOTAL FACTURAS DE COMPRA Gracias a los avances de nuestro sistema, le sugerimos a las empresas que a partir de la actualizacion con esta version, hagan las entradas del inventario por FACTURA DE COMPRA, ya que desde esta opcion estaran llevando automaticamente el movimiento contable, manejando ya los proveedores y los vencimientos a que halla lugar. Para que el documento pase por la interfase contable, debemos parametrizar por ARCHIVO/PARAMETROS DE INTERFASE/DOCUMENTOS/FACTURA DE COMPRA/ y adicional ARCHIVO/PARAMETROS/CONCEPTOS/GRUPOS. Recordemos que las cuentas que deseamos que se afecten dicho documento deben estar debidamente creadas en el plan de cuentas de la empresa y que en especial la cuenta de Proveedores que en el caso utilizaremos debe estar creada como que maneje vencimientos.

2 Las rutas por donde podemos hacer dicho documento son: ARCHIVO/DOCUMENTOS/FACTURA DE COMPRA, donde nos saldra la siguiente pantalla: Parte de la informacion que nos solicita es No. de factura (es el correspondiente al que trae la factura del proveedor), la fecha es la del dia de dicha compra, el proveedor, el nit, direccion, si hay o no descuento, y las condiciones de pago, retencion, impuesto, habituales

3 del proveedor, el articulo que se esta adquiriendo y si la empresa maneja rollo solicitara manual el numero de rollo, con F8 totalizamos. O por EXPANSIONES/ORDENES DE COMPRA/DOCUMENTOS/ORDENES DE COMPRA, luego de realizarla debemos guardarla, modificarle su estado dejandola aprobada, posteriormente realizaremos el recibo de mercancia, donde se le podrá asignar los rollos, y por ultimo podremos hacerle la entrada a las referencias por medio de EXPANSIONES/ORDENES DE COMPRA/DOCUMENTOS/FACTURA DE COMPRA SOBRE RECIBO DE MERCANCIA. Haciendo uno de los dos procedimientos anteriores ya podremos contablemente consultar o listar los vencimientos propios de cada proveedor. CONSULTAS / CARTERA Esta consulta se modificó, presentando inicialmente los documentos que tiene pendientes especificandolos ya sea por su vendedor, zona o cliente mostando la cartera por vencer y vencida por mas de 151 dias. (lo anterior lo muestra por rangos de 30 en 30), en el recuadro de los documentos me muestra facturas vencidas y por vencer con los dias de mora si los hay, los dias de fecha de facturacion, el numero de factura, etc. y en la parte inferior los posfechados, mostrando la fecha de consignacion, la plaza, la cuenta corriente y el valor del cheque. Los ordenamientos se llevan a cabo pulsando clic en el encabezado de la columna que desea tomar como referencia para el ordenamiento. PEDIDOS

4 Para las empresas que manejan el administrador de pedidos se creó una nueva opción que le permitirá tomar en bloque por cliente o por pedidos todos los documentos a los cuales desea darles visto bueno. A continuacion se detallara el procedimiento a seguir: Al ingresar por expansiones \ pedidos \ administrador de pedidos. El sistema le mostrara la siguiente ventana en la cual se puede observar el nuevo boton habilitado V.B. en Bloque. Posteriormente viene la ventana para darle el visto bueno en bloque a los pedidos. Aquí podra filtrar por cliente o solicitar que sean mostrados todos los pedidos para proceder a seleccionar los documentos que desea procesar. Pulsando el botón Selec Todo los pedidos quedaran en su totalidad marcados para ser procesados, si usa el botón Quitar Todo se desmarcaran los documentos y con el botón Aplicar se procede a darle el visto bueno comercial a todos los documentos seleccionados una vez confirme la pregunta.

5 CLIENTES Según el Decreto No por el cual se reglamentan parcialmente los artículos y del Estatuto Tributario, nos indica que cuando tenemos clientes que le venden a comercializadoras internacionales ellos retienen el 75% sobre el IVA. Es el caso de los clientes que son REGIMEN COMUN y GRAN CONTRIBUYENTE y le venden a COMERCIALIZADORAS INTERNACIONALES, mientras esten marcados que atienden comercializadoras en el momento que les facturamos el sistema sobre el iva de la factura tomara el 75% de retencion de IVA. Para que las condiciones anteriores se cumplan, debemos tener claro cuales clientes modificaremos, ya que cuando actualizamos los datos nos indicaron que le vendian a COMERCIALIZADORAS INTERNACIONALES. La ruta a a seguir es ARCHIVO/CLIENTES/MODIFICAR/se llama el cod del cliente/se verifica tipo de documento y regimen IVA, teniendo estos datos claros en la parte superior de la ventana de modificacion de cliente hay una pestaña que dice DATOS FISCALES, abrimos esta pestaña y le marcamos con clic si atiende comercializadoras internacionales.

6 ORDENES DE PRODUCCION Y ESTRUCTURAS Las modificaciones hechas en EXPANSIONES-ESTRUCTURAS-CONSULTA DE ESTRUCTURAS Nos muestra una casilla llamada COSTO MES ANTERIOR y VALOR A COSTO MES ANTERIOR, esto con el fin, que el sistema tome los valores respecto al costo en el que terminan los componentes o insumos en el mes inmediatamente anterior, y de esta forma ver el costeo de la estructura a costo promedio, a costo actual, y a costo mes anterior, para visualizar la variacion, como muestra la siguiente grafica:

7 Y por EXPANSIONES-ESTRUCTURAS-LISTADOS, tambien refleja es el costo del mes anterior y el valor de costo mes anterior, asi: Si estamos realizando una salida automatica sobre los items que no descargan inventario, el costo que toma esos items es el costo que se le dio al momento de la creacion del mismo. Cuando hay estructuras pregunta C.I.F. (costos indirectos de fabricacion), este es un item que se debe crear por ARCHIVO-ITEMS DE INVENTARIO, y se puede crear varias veces, dependiendo de los diferentes procesos que maneje la empresa, ya que el sistema toma los 5 primeros caracteres, ejemplo C.I.F-01, C.I.F-02, C.I.F-03 etc. Esto con el fin que si las diferentes estructuras manejan distintos costos indirectos los podamos incluir en ellas. Lo anterior para que actualice en la salida la cuenta que maneja el C.I.F. Cuando se finaliza la orden de produccion el sistema pregunta la cantidad de merma o desperdicio por grupo, la forma enque dicha merma se reparte dentro de los items del grupo es la siguiente:

8 CALCULO DE PORCENTAJE = Cantidad de desperdicio X 100 Insumos entregados de ese grupo CANTIDAD POR PRODUCTO = Salida de ese item X % que anterior 100 GENERADOR DE REPORTES DE INVENTARIO Se adicionaron los campos en el generador de reportes de inventario desde el 183 al 191, de esta forma podremos incluir en los generadores de reportes los datos respecto a las compras que tenga la empresa. RECOMENDACIONES PRACTICAS Nuestras aplicaciones cuentan con una serie de opciones útiles y muy prácticas como lo es el manejo de las imágenes. A continuación se relacionará el procedimiento a seguir con el fin se llevar a cabo esta labor.

9 Al ingresar por el catálogo de clientes podrá encontrar un botón llamado VER IMAGEN el cual desplegara las diferentes opciones a consultar como se muestra a continuación: Aquí podrá seleccionar el tipo de imagen que desea visualizar, siempre y cuando haya tenido en cuenta la ubicación de los datos y las dimensiones al escanearla. FOTOGRAFIA (CONSULTAS-ESTADISTICA DE CLIENTE-VER IMAGEN) N:\DATOS\IMAGENES\CLIENTES\FOTO\NIT.BMP. CAMARA DE COMERCIO N:\DATOS\IMAGENES\CLIENTES\CCIO\NIT.BMP CARTAS ENVIADAS N:\DATOS\IMAGENES\CLIENTES\ENVIADO\NIT.BMP CARTAS RECIBIDAS N:\DATOS\IMAGENES\CLIENTES\RECIBIDO\NIT.BMP REFERENCIAS COMERCIALES N:\DATOS\IMAGENES\CLIENTES\RECO\NIT.BMP PEDIDOS N:\DATOS\IMAGENES\CLIENTES\PEDIDOS\NIT.BMP

10 NOMINA v Se adicionó la consulta de cesantías consolidadas. v Cuando se liquida a un empleado y se quiere pagar las vacaciones en dinero, se liquida un dia por la opcion normal, y el resto de dia o acumulados se marca en dinero. CONTABILIDAD BASE DE RETENCION En la actualidad se exige que en los Certificados de Retención de IVA se muestren en forma discriminada, el porcentaje de la Base Gravable y el porcentaje Base del IVA, por esta razón en el plan de cuentas se adicionaron dos campos llamados % Base de Retención (ej. 3.5%) y % Base de IVA (ej. 16%) respectivamente, con el fin de poder cumplir con este requerimiento de ley. Se deben abrir cada una de las cuentas de acuerdo con las diferentes tarifas de IVA que utilicen, y colocarle a cada una de ellas los porcentajes correspondientes.

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